2. Создание запроса на выборку. Необходимо перейти на вкладку Запросы. Запрос на выборку удобно создавать в режиме Конструктора. При этом появляется диалоговое окно, представленное на рисунке 11.

Рисунок 11. Диалоговое окно «Добавление таблицы»

Выделяем по очереди каждую таблицу и нажимаем на кнопку Добавить. После этого нажимаем на кнопку Закрыть. Активным становится диалоговое окно , названное по умолчанию «Запрос1: запрос на выборку» - рисунок 12.

Рисунок 12. Первый этап создания запроса на выборку

По умолчанию автоматически установились связи между полями «Номер заказа» в таблицах «Заказы» и «Клиенты» и меду полями «ФИО» в таблицах «Клиенты» и «Персонал». Они представлены стрелками, идущими от полей из одной таблицы в другую. Последняя связь в данном случае не нужна, ее можно убрать, нажав на соответствующую стрелку правок кнопкой мыши (ПКМ) и открывшемся меню выбрав пункт «Удалить». Необходимо установит связь между полем «Мастер» в таблице «Заказы» и полем «ФИО» в таблице «Персонал». Для этого, нажав на ЛКМ протянем от поля «Мастер», до поля «ФИО», чтобы образовалась стрелка. Нажав на эту стрелку ПКМ, можно вызвать диалоговое окно «параметры объединения» - рисунок 13.

Рисунок 13. Диалоговое окно «Параметры объединения»

В нашем случае необходимо оставить переключатель в первой позиции, ничего не меняя. Нажимаем кнопку ОК.

Итак, нам необходимо получить фамилии всех мастеров, ремонтировавших электронные часы. Допустим, нас также интересует должность и разряд указанного мастера, фамилия владельца часов и его телефон.

В нижней части окна конструктора указываются параметры отбираемых в выборку данных:

Поле – наименование поля, содержимое которого будет добавлено в результате запроса. Поочередно выбираем поля «Мастер», «Тип часов», «Должность», «Разряд», «ФИО» и «Телефон». Это легко осуществить с помощью нажатия кнопки .

Имя таблицы – название таблицы, в котором находится поле, используемое в качестве источника данных. Значение этого параметра в нашем случае устанавливается автоматически.

Сортировка – направление сортировки данного поля, по возрастанию или убыванию. В нашей БД не используется.

Вывод на экран – задание режима, при котором на экране отображается содержимое данного поля. В нашем случае не используется.

Условие отбора, или – указывается одно или несколько условий, в соответствии с которыми происходит добавление записей на выборку. В нашем случае для поля «Тип часов» задается условие =«электронные». Создани е запроса на выборку закончено – рисунок 14.

Рисунок 14. Создание запроса на выборку

Назовем данные запрос, например, «электронные часы». Результаты выполнения запроса представлены на рисунке 15.

Рисунок 15. Результаты выполнения запроса

3. Перекрестные запросы, запросы на создание таблицы, обновление и добавление.

Для создания указанных типов запрос необходимо в начале создать новый запрос в режиме конструктора. В макет запроса необходимо добавить таблицы, в которых содержатся исходные данные. Затем нажать ПКМ на заголовок окна (по умолчанию Запрос1:запрос на выборку) и вызвать всплывающее меню, в котором вызвать пункт Тип запроса –рисунок 16.

Рисунок 16. Выбор типа запроса

В нашем случае необходимо создать перекрестный запрос, в котором заголовки строк – номера заказов, заголовки столбцов – фамилии заказчиков, а на пересечении строк и столбцов – стоимость ремонта.

Выбираем пункт меню Перекрестный. В результате в макете запроса среди параметров появляется строка Перекрестная таблица, в которой для полей запроса с помощью кнопки можно выбрать одно из следующих значений:

Заголовки строк – выбирается для поля запроса, значение которого нужно использовать в качестве заголовка строк. В нашем случае это поле «Номер заказа» в таблице «Заказы». В строке Групповые операции выбирается значение Группировка.

Заголовки столбцов – аналогично выбирается для поля запроса, значение которого нужно использовать в качестве заголовка столбцов. В нашем случае это поле «ФИО» в таблице «Клиенты». В строке Групповые операции выбирается значение Группировка.

Значение – выбирается для поля запроса, в котором вычисляется итоговое значение, отображаемое в ячейках перекрестного запроса. В нашем случае это поле «Стоимость работы» в таблице «Заказы». В качестве групповых операций необходимо выбрать одну из итоговых функций или задать выражение, в котором используются итоговые функции. Выберем итоговую функцию sum.

Не отображается – выбирается для такого поля, значения которого не должны отображаться в перекрестном запросе. В нашем случае не используется.

Таким образом, создан перекрестный запрос, представленный на рисунке 17. Сохраним полученный перекрестный запрос, например под названием «Перекрестный». Результаты его выполнения отображены на рисунке 18.

Рисунок 17. Создание перекрестного запроса

Рисунок 18. результаты выполнения перекрестного запроса

4. Создание отчета. Итак, необходимо создать отчет по клиентам часовой мастерской. Допустим, необходимы сведения о ФИО клиента, является ли он привилегированным, адрес и телефон клиента, а также о том, какие часы он сдавал в ремонт, фамилию мастера и стоимость заказа.

Рассмотрим создание отчета с помощью мастера. Первоначально необходимо связать данные двух таблиц «Клиенты» и «Заказы»². Для этого в главном меню MS Access выполним команду Сервис | Схема данных. откроется диалоговое окно Схема данных, по умолчанию пустое. Нажатием на заголовок окна ПКМ вызывается всплывающее меню. В котором надо выбрать пункт Добавить таблицу – рисунок 19.

Рисунок 19. Диалоговое окно «Схема данных». Добавление таблиц

Аналогично установлению связей в создании запросов установим связь между полями «Номер заказа» в таблицах. То есть протянем с помочью ЛКМ от соответствующего поля в таблице «Заказы» до поля в таблице «Клиенты». Появится диалоговое окно – Изменение связей – рисунок 20.

Рисунок 20. Диалоговое окно «Изменение связей»

Установим флажки Обеспечение целостности данных – чтобы не хранились заказы несуществующих клиентов, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей. Далее нажимаем на кнопку Создать. Связь между таблицами создана.

Перейдем непосредственно к созданию отчета. На вкладке Отчет выберем Создание отчета с помощью мастера. Появится диалоговое окно Создание отчета – рисунок 21. В данном окне мы должны выбрать интересующие нас поля таблиц «Клиенты» и «Заказы». Выбрав их, нажимаем кнопку Далее.

Рисунок 21. Диалоговое окно «Создание отчета». Этап первый. Выбор необходимых полей

На следующих этапах, в открывающихся диалоговых окнах можно вы выполнить следующее:

Этап II. Выбрать вид представления данных – оставим все без изменений.

Этап III. Добавить уровень группировки - нажмем на кнопку > напротив поля ФИО – рисунок 22.

Рисунок 22. Диалоговое окно «Создание отчета». Этап третий. Добавления уровней группировки

Этап IV. Выбор порядка сортировки и вычислений, выполняемых для записей- оставим без изменений.

Этап V. Выбор макета для отчета. Например, установим переключатель напротив типа макета Выверенный. а ориентацию страницы зададим Альбомная.

Этап VI. Выбор требуемого стиля. Оставим по умолчанию деловой.

После выполнения каждого из этих этапов необходимо нажимать кнопку Далее.

Этап VII. Задать заголовок отчета. Назовем отчет, например. Клиенты часовой мастерской. После чего нажимаем кнопку Готово.

В результате будет создан отчет, первая страница которого представлена на рисунке 23.

Рисунок 23. Первая страница созданного отчета