О накладности накладных расходов

В истории, несомненно, был период, когда администраторы были озабочены

уровнем заработной платы и мало думали о том, во что обходится сам процесс

управления. Тенденция к механизации привела за последнее время к тому, что

процент "синих воротничков" по сравнению с процентом "белых воротничков"

уменьшился. Сейчас, как правило, из общего числа внесенных в платежную

ведомость весьма многочисленную и высокооплачиваемую группу составляют

клерки. Естественно, мы задаемся вопросом: не попробовать ли нам для

пользы дела поточнее определить объем работы, оплаченной накладными

расходами? Быть может, прибыль удастся повысить не за счет расширения

масштабов дела или уменьшения издержек производства, а просто сократив

накладные расходы? Если не заняться этим вопросом вплотную, то стоимость

канцелярской работы неизбежно будет возрастать. Одна из причин этого - тот

факт, что объем работы не всегда бывает одинаков. Масштабы бизнеса

подвержены сезонным колебаниям, которые обусловлены климатом и погодой,

сложностями транспортировки и соперничеством между промышленниками, а

также совещаниями политиков, образовательными и юридическими проблемами и

несовпадениями христианского, мусульманского и индуистского календарей.

Периоды бурной активности сменяются периодами праздности, причем последние

особенно часты, поскольку узких мест и неполадок, тормозящих весь процесс,

хватает в избытке. Учитывая эти колебания, штат постоянных сотрудников

обычно формируют в максимальном размере - на случай непредвиденного обвала

работ. Менеджеров преследует страх, что они провалят дело, если не смогут

справиться со всем объемом работ. Поэтому они предпочитают действовать

наверняка, то есть раздувать штаты.

Для типичной организации, где штаты раздуты даже в период затишья,

неизбежна относительная праздность отдельных сотрудников по отдельным

дням. Но позволят ли им оставаться праздными? Ведь среди начальников

всегда найдутся такие, которые понимают, что сотрудникам вредно

приобретать вкус к праздности. Лучшее средство от этого - придумать всем

работу. На военных кораблях в таких случаях отправляют драить палубу или

медные части. В армии - посылают выгребать навоз и до блеска полировать

сбрую. В коммерции же для этих целей организуют инвентаризацию и

уравнивание счетов с точностью до последнего пенни. При помощи этих

средств умелый руководитель сможет наладить дело так, что к концу периода

затишья все сотрудники будут порядком измотаны. Если же такого

руководителя не найдется, люди останутся праздными, что может привести к

самым неожиданным для администрации результатам. Ведь люди, хотя они с

удовольствием согласятся работать лишь половину своего рабочего дня, все

же взволнуются, если и на эту половину дел им будет не хватать. И если

администрация не придумает для них какой-нибудь работы, они придумают ее

себе сами. Любую работу можно продублировать, либо заново проверить ее

результаты, либо составить какую-нибудь документацию и организовать все

по-новому. Можно также строить самые невероятные планы, чтобы быть готовым

к самым невероятным случайностям.

Конечно, можно счесть всю эту возню и суету чем-то вполне безобидным,

но печальная истина состоит в том, что имитация работы имеет

деморализующий эффект. Это приведет не только к пустой трате денег, но и к

тому, что учреждение не справится с работой в следующий пик деловой

активности. Когда наступит кризис, то имитирующих работу будет не так-то

просто отвлечь от привычного для них имитирования. Но даже если и удастся

переключить их на реальное дело, едва ли от этого будет польза, поскольку

они привыкли любую работу делать как можно медленнее. От этой привычки в

одночасье не излечиться. Поэтому в период активности администрации

придется нанять дополнительный персонал. Постепенно новые сотрудники тоже

приучатся к праздности; весь цикл будет повторяться снова и снова, и все

большее число людей станет выполнять все меньший объем работы.

Конечно же, тут напрашивается очень простое решение. Умный менеджер

наймет в период повышенной активности дополнительный персонал, который

будет уволен после окончания кризиса. Именно так поступает министерство

почт во время рождественских праздников. Более широкое применение этой

практики будет зависеть от специализированных фирм, которые направляют

дополнительный персонал туда, где он необходим; такие фирмы успешно

действуют в США и Великобритании, а в последнее время - и во многих

промышленно развитых европейских странах. Подобная квалифицированная

помощь возможна вследствие того, что в разных отраслях промышленности пик

активности наступает в разное время. Известно, что домашние хозяйки могут

работать неполный день в зимние месяцы, а студенты университетов - в

летние. Немного организаторских способностей, немного предусмотрительности

- и нужды промышленности вполне могут быть удовлетворены. Не следует,

однако, думать, что это решение позволит снять все проблемы. Нанимая

дополнительный персонал, мы предотвратим увеличение числа канцелярских

работников, которое могло бы произойти в результате колебаний объема

работы. Но накладные расходы могут сделаться наклАдными и по другим

причинам. Тут можно выделить три самостоятельные, хотя и взаимосвязанные

причины, первая из которых, несомненно, укрупнение фирм вследствие слияний

и объединений. Вторая причина - методика контроля, которую избирает

руководящее учреждение. Третья же сводится к тому, что контролю стоимости

вещей уделяется очень много внимания, но мало кто стремится определить,

сколько же стоит время. Общий объем бумаготворчества зависит прежде всего

от этих трех факторов (хотя не только от них). А этот общий объем нам

просто необходимо сократить.

Укрупнение организаций связано, безусловно, с тем фактом, что

производство все более сложного оборудования требует и роста

капиталовложений. Если говорить о современном реактивном двигателе, то

всего две или три фирмы во всем мире способны его производить. Только

фирмы-гиганты могут поставлять такой товар, и дело здесь вовсе не в

заговоре против малых фирм; дело в том, что сложность этой задачи требует

исключительно крупных затрат. Технология производства самолетов и

космических кораблей так сложна, что у деревенского кузнеца и у банкира из

небольшого городка мало возможностей принять участие в этом процессе. По

этой и по другим причинам некоторые индустриальные группировки в наши дни

стали очень крупными. Это приводит к усложнению структуры их руководящих

организаций, разрастание которых объясняется тем, что люди просто-напросто

придумывают работу друг для друга. По этому случаю была выдвинута теория,

согласно которой любое учреждение, где наберется больше тысячи

сотрудников, становится административно-самодостаточным. Этот специальный

термин означает, что руководящее учреждение уже не нуждается в том, чтобы

управлять или же переписываться с какими-то другими органами, оно вообще

может обходиться без каких бы то ни было внешних контактов. Оно

поддерживает свое существование исключительно за счет документов, которые

само себе адресует, а его сотрудники проводят все свое время за чтением

докладных записок, написанных соседями по коридору. Штаты в такой ситуации

будут увеличиваться, причем совершенно вне связи с объемом и даже наличием

работы, которую необходимо выполнять. Пока статус администратора будет

измеряться количеством его подчиненных, это руководящее учреждение будет

расти и пускать побеги, увеличивая тем самым накладные расходы.

И все же сами по себе размеры руководящего учреждения не так важны, как

те методы, посредством которых оно осуществляет управление. Эти методы

следует рассматривать в историческом контексте. Несколько веков назад

главной целью любого руководящего учреждения было утвердить и поддерживать

свою власть над всей организацией. Задача эта была невероятно сложной

из-за больших расстояний и относительно медленных средств сообщения. Вся

деятельность руководящего учреждения традиционно сводилась к борьбе с

этими физическими ограничениями и стараниям установить свой контроль. Сто

лет назад опасности сверхцентрализации не существовало, поскольку ее

просто невозможно было установить. Корреспонденция приходила спустя месяцы

после отправки, и полученная таким образом информация была устаревшей, а

отданные на ее основе распоряжения, когда они доходили до адресата,

оказывались и вовсе неуместными. Затем ситуация резко изменилась. Около