6 Лабораторна робота № 6

Тема роботи: Створення звітів.

Мета роботи: навчитися створювати звіти в Access за допомо­гою майстра та конструктора.

6.1 Робота з майстром звітів

Звіти дозволяють виводити зміст таблиць та запитів у зручному вигляді, робити підсумки для груп даних, підраховувати відсотки для проміжних підсумків відносно загального.

Майстер звітів дозволяє обирати поля з декількох таблиць або запитів. Але дуже часто буває зручніше спочатку створити запит з потрібними обчислювальними полями, а потім створювати звіт.

Розглянемо роботу з майстром звітів на прикладі.

Завдання. Створити звіт роботи, в якому для кожного кварталу підрахувати загальну та середню заробітну плату для кожного підроз­ділу і робітника. Обчислити відсотки від загальної заробленої суми.

На вкладці Отчеты викличемо майстра для створення звіту. Ви­беремо поля tviddily.tel, tvidom.pidrozdil, tvidom.fio, tzarobitok.dat та tzarobitok.zar і перейдемо до наступного етапу роботи майстра.

Рисунок 6.1 – Вибір рівнів угруповання

Встановимо рівні угруповання за датою, за підрозділом та за прізвищем (див. рис.6.1). Кнопка Группировка відкриває вікно (див. рис.6.2), в якому для поля dat вибираємо зі списку варіант угруповання – по кварталам.

Рисунок 6.2 – Вибір інтервалів угруповання

На наступному етапі роботи майстра вкажемо поле dat для сор­тування, а кнопкою Итоги відкриється вікно, в якому ми встановимо потрібні прапорці (див. рис.1.3).

Рисунок 6.3 – Вибір підсумкових функцій

На наступних етапах виберемо приблизний варіант зовнішнього вигляду звіту та його ім’я. Після редагування в Конструкторі звіт ма­тиме такий вигляд, як на рисунку 6.4.

Рисунок 6.4 – Фрагмент звіту

6.2 Робота з Конструктором звітів

Відкриємо створений звіт в режимі Конструктора (див. рис.6.5). Замінимо запропонований формат виведення кварталу на такий:

=Format$ ( [dat] ; "Квартал " & " q , yyyy " & " рік" )

Замінимо англійські підписи українськими, вилучимо зайві під­сумки, змінимо розмір шрифтів, тощо.

Заголовок використовується для розміщення підписів. Їхнє роз­ташування залежить від користувача. Група може навіть не мати заго­ловку. Примечание группы використовується для виведення підсумків.

Щоб добавити (вилучити) Заголовок / примечание отчета, треба в меню Вид встановити (зняти) позначку на цьому пункті.

Для того, щоб у звіті (див. рис.6.4) прізвище одного робітника не виводилось багато разів, можна перенести це поле з області даних до заголовку групи fio, або залишити поле на місці, але встановити для нього у вікні властивостей Не выводить повторы значення Да.

Рисунок 6.5 – Конструктор звіту

Конструктор дозволяє відміняти та добавляти рівні угруповання. Для цього треба в меню Вид обрати пункт Сортировка и группировка. Відкриється вікно (див. рис.6.6). Щоб добавити рівень угруповання, треба вибрати поле зі списку або ввести вираз і встановити значення Да для однієї або обох властивостей Заголовок та Примечание группы. Для кожного рівня вказується порядок сортування.

До розділів звіту можна вставляти рисунки з файлів. Для цього використовують меню Вставка, пункт Рисунок.

Рисунок 6.6 – Рівні угруповання звіту

Меню Файл – Экспорт дозволяє здійснювати експорт звітів до MS Word в форматі rtf (rich text format).