Інформаційні системи і технології в обліку Приклад.

Розробити базу даних за темою "Заробітна плата" з таблицями КАДРИ, ПОСАДИ, ЗАРПЛАТА.

	КАДРИ	ПОСАДИ	ЗАРПЛАТА
Назви полів	Табельний №	Код посади	Табельний №
	Прізвище	Посада	Розрахунковий місяць
	Ім’я	Погодинний тариф	Розрахунковий рік
	По-батькові		Код посади
	Стать		Кількість годин
			Нарахована заробітна плата

що пов’язані між собою відношенням "один до багатьох", схему даних, передбачивши цілісність даних. Побудувати форми для введення даних, запит та звіт для виведення даних. Відкриття форм та звіту оформити через одну кнопкову форму.

Обчислювальне поле

[Нарахована заробітна плата] = [Кількість годин] * [Погодинний тариф]

Запит щодо заробітної плати в заданому періоді [m1.yy, m2.yy], де значення параметрів (місяців m1, m2 та року yy) задаються користувачем під час виконання запиту.

Звіт побудувати групуванням за розрахунковим періодом і сортуванням за табельним номером для таблиці ЗАРПЛАТА і подати за формою:

Рік … Місяць …

Табельний номер	Прізвище	Заробіта плата, грн.
…	…	…
	Всього	…

Розв’язування прикладу.

Започаткувати базу даних в оболонці MS Access з назвою відповідного файлу Zarplata.mdb.

1. Побудова таблиць.

1. Вибір полів, їх типів, розмірів і підписів.

Побудувати першу таблицю. Вибрати її з множини довідникових таблиць. Таких таблиць з постановки задачі дві: Кадри, Посади. Вибір назви полів, їх типів, розмірів і підписів здійснювати за правилами, що надані в Передмові. Очевидно ключами таблиць-довідників будуть відповідні коди (табельний №, код посади). При визначенні ключа таблиці Зарплата виходити з того, що кожній особі нараховується заробітна плата один раз в кожному розрахунковому періоді, таким чином, ключ цієї таблиці – множина полів {табельний №; Розрахунковий місяць ; Розрахунковий рік } Отримуються такі таблиці і поля:

Таблиця Person (кадри)

Назва поля	Тип, фіксовані значення	Розмір (формат)	Підпис
tn	текстовий	4	Таб. №
p	текстовий	20	Прізвище
i	текстовий	15	Ім’я
b	текстовий	15	По-батькові
date	дата	короткий	Дата народження
sex	Текстовий "Ч"; "Ж"	1	Стать

Таблиця Post (посади)

Назва поля	Тип	Розмір (формат)	Підпис
cod_p	текстовий	2	Код посади
name	текстовий	50	Посада
tarif	числовий	одинарне з плав. крапкою	Погодинний тариф

Таблиця Zarplata (зарплата)

Назва поля	Тип	Розмір (формат)	Підпис
tn	текстовий	4	Таб.№
m	числовий	байт	Розрахунковий місяць
y	числовий	ціле	Розрахунковий рік
cod_p	текстовий	2	Код посади
g	числовий	одинарне з плав. крапкою	Кількість годин
z	числовий	одинарне з плав. крапкою	Нарахована заробітна плата

Побудувати наведені таблиці в режимі "Конструктор" (Рис.29).

Рис.29. Фрагмент побудови таблиці Zarplata в режимі "Конструктор"

2. Застосування підстановок фіксованими значеннями і значеннями полів таблиць.

Для поля sex (cтать) таблиці Person (кадри) побудувати список фіксованих значень. Для цього в режимі "Конструктор" скористатись елементом списку типів даних "Мастер подстановок…" (Рис.30):

Рис.30. Фрагмент вибору типу даних в режимі "Конструктор"

На першому кроці діалогу вибрати радіокнопку "Будет введен фиксированный набор значений" (Рис.31):

Рис.31. Фрагмент першого кроку діалогу з майстром підстановок

На другому кроці діалогу ввести список значень "Ч" і "Ж", розташувавши їх вертикально (Рис.32):

Рис.32. Фрагмент другого кроку діалогу з майстром підстановок

На останньому третьому кроці діалогу погодитись з пропозицією майстра підстановок.

Зауваження: в даному випадку фіксованих значень статі необхідно забезпечити обмеження саме значеннями "Ч" і "Ж". Це можна зробити в тому ж режимі "Конструктор", якщо вибрати закладку "Подстановка" і вибрати значення "ДА" параметру "Ограничиться списком".

Побудова списку значень поля, що надходять з відповідного поля іншої таблиці (довідника) виконується в даному прикладі для полів tn, cod_p таблиці Zarplata, причому значення для поля tn беруться з довідника Person, для поля cod_p – з довідника Post. Всі відповідні кроки майстра підстановок аналогічні крокам з прикладу для розділу "Інформаційні системи і технології в управлінні персоналом" (Рис.5).

Зауваження:

• на кроці 3 майстра підстановок множина вибраних полів складається, як правило, з ключового поля та додаткових полів, що забезпечують інформативність списку, в данному випадку це поля tn, p, і, b відповідно.

• на кроці 5 майстра підстановок MS Access рекомендує "скрыть ключевой столбец", але для забезпечення інформативності списку ми пропонуємо цю рекомендаціїю не приймати.

  3. Побудова схеми даних, забезпечення цілісності даних, створення певних відношень між таблицями.

Для забезпечення цілісності даних будуємо схему даних. Для цього залишаючись в розділі бази даних "Таблица", скористатись піктограмою схеми даних, або контекстним меню з подальшим вибором дії "Схема данных". Відкриється вікно схеми даних з зв’язками між таблицями по полям, де відбулись підстановки (Рис.33). Залишилось забезпечити цілісність даних. Для цього скористатись властивістю кожного зв’язку між таблицями: клацнути правою кнопкою миші по лінії зв’язку з подальшим вибором дії "Изменить связь …". У вікні "Изменение связей" поставити прапорець "Обеспечение целостности данных".

Рис. 33. Схема даних до забезпечення цілісності даних

Зауваження: прапорець "Обеспечение целостности данных" активізує перемикачі "Каскадное обновление связанных полей" та "Каскадное удаление связанных записей", але ми рекомендуємо прапорці тут не ставити.

Після забезпечення цілісності даних схема даних набуває в даному прикладі наступного вигляду (Рис. 34):

Рис.34. Схема даних після забезпечення цілісності даних

В результаті забезпечення цілісності даних між таблицями утворюються певні відношення (в даному випадку – відношення "один-ко-многим")

2. Побудова форм (введення даних; обчислення значень полів).

Для побудови форм перейти у розділ "Форми". Форму введення даних побудувати майстром. Спочатку побудувати форми введення даних для довідникових таблиць Person, Post. На першому кроці майстра вибрати таблицю та її поля (Рис.35, значки між вікнами забезпечують пересування полів в відповідну сторону по одному або всі разом), на другому – зовнішній вигляд форми, на третьому - стиль, на четвертому – назву.

Рис. 35. Фрагмент кроку 1 побудови форми введення даних таблиці Post.

На Рис. 36 зображено відкриту форму Post - один з можливих результатів роботи майстра побудови форм.

Рис. 36. Форма введення даних у таблицю Post

Після побудови форм введення даних в довідникові таблиці ввести за їх допомогою записи. Побудувати форму для облікової таблиці Zarplata. На першому кроці майстра побудови форми при формуванні її полів забезпечити інформативність форми за рахунок включення у форму крім всіх полів таблиці Zarplata ще й поля pib таблиці Person, полів name, tarif таблиці Post. Включення полів інших таблиць важливо ще й з причини подальших обчислень їх значень. Для забезпечення обчислень значень поля z відкрити макет форми Zarplata в режимі "Конструктор".

Рис. 37. Макет форми введення даних у таблицю Zarplata

Значенням поля z є добуток значень полів tarif і g. Щоб присвоїти полю z такий добуток необхідно скористатись властивостями кожного з полів, від яких залежить результат множень - tarif і g. Спочатку відкрити властивості tarif і скористатись закладкою "События" (Рис.38):

Рис. 38. Вікно властивостей поля tarif форми Zarplata

Вибрати подію "После обновления", встановити режим обчислень через "Процедуру обработки событий" (Рис.39 ):

Рис. 39. Вибір події в вікні властивостей поля tarif форми Zarplata

Кнопкою зайти в режим редагування цієї процедури, де записати оператор присвоєння z= tarif * g . Аналогічно необхідно обробити властивості і для поля g . На рис 40. наведене вікно Microsoft Visual Basic з відповідними процедурами.

Зауваження: при формуванні тіла процедури особливу увагу звертати на правильність написання імен полів таблиць, зміст виразів.

:

Рис. 40. Процедури обробки подій форми Zarplata

3. Побудова запиту для вибірки даних та агрегатних обчислень.

Для побудови запитів перейти у розділ "Запросы". Відповідно до постановки задачі, побудувати запит щодо заробітної плати в заданому періоді [m1.yy, m2.yy], де значення параметрів (місяців m1, m2 та року yy) задаються користувачем під час виконання запиту. Для цього скористатись дією "Создание запроса в режиме конструктора". В результаті зявляється вікно, в верхній частині якого розмістити необхідні для запиту таблиці (поступове додавання таблиць здійснюється в вікні Добавление таблиц). Вибрати таблиці Zarplata, Person. Після вибору необхідних для запиту таблиць вікно Добавление таблиц закрити. В нижній частині вікна запиту вказати поля , що стосуються запиту, в тому числі ті, що якісно впливають на запит, але значення яких не виводиться. Так, для прикладу вибрати поля: tn, m, y, z таблиці Zarplata та поля p, і, b таблиці Person. Ввести параметри звіту m1, m2, yy. В рядку "Условие отбора" вести умови щодо

• поля y : [ yy]

• поля m : >= [m1] And <= [m2]

Зберегти запит під деякою назвою. На Рис.41 представлений зразок макету такого запиту.

Рис. 41. Макет запиту

Щоб внести інформацію щодо сортування, значення виборки тощо необхідно в нижній частині вікна стати на перехрестя відповідного рядка і стовпчика(тут діє так звана розмітка QBE - це набір текстових вікон, які мають назву комірок, за допомогою яких здійснюється опис запиту).

4. Побудова звіту для виведення даних.

Для побудови звіту перейти у розділ "Отчеты". Звіт побудувати майстром. На першому кроці майстра забезпечити множигну полів для звіту: поля tn, m, y, z таблиці Zarplata, полів p, і, b таблиці Person. Нижче на рис.42-47 наведені фрагменти декілька головних кроків майстра побудови звітів.

Рис. 42. Крок 1 майстра побудови звітів – вибір полів звіту

Рис. 43. Крок 2 майстра побудови звітів – вибір виду представлення.

Рис. 44. Крок 3 майстра побудови звітів – вибір рівня групування.

Рис. 45. Крок 4 майстра побудови звітів – сортування та висновки.

Рис. 46. Крок 5 майстра побудови звітів – вибір макета звіту.

Рис. 47. Крок 5 майстра побудови звітів – вибір стиля звіту.

Зауваження: при необхідності редагування елементів побудованого звіту скористатись режимом "Конструктор".

5. Оформлення побудованих об’єктів через кнопкові форми.

Побудувати три кнопкові форми з назвами Довідники, Облік зарплати, Заробітна плата так, щоб розташувати на головній з них за рівнем (Заробітна плата – за темою самостійної роботи ) дві кнопки для відкриття інших кнопкових форм – форм другого рівня. Розпочати з кнопкової форми Довідники. В розділі "Формы" вибрати дію "Создание формы в режиме конструктор". Відкрити вікно з властивостями форми (Alt+Enter), встановити у закладці "Макет" значення параметрів форми "Полосы прокрутки", "Область выделения", "Кнопки перехода", "Разделительные линии" такі, як на рис. 21, після чого це вікно закрити.

Якщо вікно "Панель элементов" не відрито, то скористатись піктограмою панелі "Конструктор форм", або діями меню "Вид""Панель элементов". Переконатись, що елемент "Мастера" знаходиться в увімкнутому режимі. Вибрати "Надпись" серед елементів вікна "Панель элементов" і розмістити цей елемент на формі, надавши йому значення ДОВІДНИК. Шрифт елементу, його колір, колір форми та інші властивості, що пов’язані з оформленням, вибрати за бажанням. Вибрати "Кнопка" серед елементів вікна "Панель элементов" і розмістити цей елемент на формі. При увімкнутому режимі елемента "Мастера" вікна "Панель элементов" настане діалог з майстром побудови кнопки. На першому кроці діалогу з майстром необхідно визначитись з дією, що буде виконуватись, якщо натиснути на цю кнопку. Вибрати категорію дії "Работа с формой", а саме дію - "Отрыть форму" (Рис. 22). На другому кроці майстра кнопок вибрати конкретну форму, що буде відкриватись, наприклад, форму Person. Наступні кроки майстра зрозумілі за змістом. Так, на четвертому кроці майстра побудови кнопок необхідно ввести текст, що буде відображатись на кнопці (в даному випадку Кадри) Аналогічно побудувати кнопкову форму другого рівня Облік зарплати, після чого побудувати головну за рівнем - Заробітна плата (Рис. 48).

Рис. 48. Фрагмент відкритих кнопкових форм

Зауваження. Звернути увагу на вибір категорії для кнопки під запит: необхідно вибрати категорію "Разное" (Рис. 27) .