2.2 Документальне оформлення обліку доходів і витрат.

Бухгалтерськими документами оформлюються будь-які господарські операції в тій послідовності, в якій вони здійснюються. Це забезпечує безперервний облік усіх об’єктів обліку; юридичне обумовлення бухгалтерських записів, які роблять на основі документів, що мають підтверджуючу силу; використання документів для поточного контролю і оперативного керування діяльністю організації.

Установи і організації, що утримуються за рахунок коштів бюджету, ведуть облік виконання бюджету і кошторису видатків, які прийнято називати бюджетним обліком. Об’єктом бюджетного обліку являються доходи і видатки бюджету; фонди і резерви, які створюються в бюджеті в процесі його виконання; видатки на утримання бюджетних організацій; грошові кошти в касі і на рахунках.

Виходячи з основних вимог Закону про бухгалтерський облік, метою ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності являється формування повної, правдивої і неупередженої інформації про фінансовий стан, результати діяльності і рух грошових коштів організації.

Одним із засобів виконання цієї задачі є вибір форми бухгалтерського обліку, під якою розуміється певна система облікових регістрів, порядок і спосіб реєстрації і узагальнення інформації в них з дотриманням єдиних принципів, встановлених законом про бухгалтерський облік, з урахуванням особливостей діяльності бюджетних установ і технології обробки облікових даних. Установа сама обирає форму бухгалтерського обліку.

Як правило, в бюджетних організаціях ведення бухгалтерського обліку здійснюється по меморіально-ордерній формі обліку. З метою забезпечення єдності бухгалтерського обліку наказом Державного казначейства України від 27.07.2000р. № 68 затверджена Інструкція про форми меморіальних ордерів бюджетних установ і порядок їх складання (далі – Інструкція № 68).

При меморіально-ордерній формі обліку перевірені і прийняті до обліку документи систематизуються по датам здійснення операцій і оформлюються меморіальними ордерами – накопичувальними відомостями, яким присвоюються постійні номери.

В таблиці 2.1 розглянуті меморіальні ордери затверджені Інструкцією № 68 та їх застосування.

Таблиця 2.1 Види меморіальних ордерів та їх застосування
Меморіальний ордер	Коли застосовується
1	2
Меморіальний ордер № 1 Накопичувальна відомість за касовими операціями (форма № 380(бюджет))	Застосовується при обробці звітів касирів, для того щоб систематизувати обороти в касі за поточний місяць. Якщо здійснюються касові операції в національній та іноземній валюті, то меморіальні ордери складаються окремо для кожного виду валюти та нумеруються № 1-1, № 1-2 тощо
Меморіальний ордер № 2Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства (установах банків) (форма № 381 (бюджет))	Використовується для відображення в обліку операцій з надходження на рахунок установи асигнувань та здійснення касових видатків загального фонду. Якщо у бюджетної установи є декілька рахунків в органах Державного казначейства України (ДКУ) або в установах банків, то кожен рахунок оформлюється окремим меморіальним ордером. Такі ордери нумеруються № 2-1, № 2-2 тощо
Меморіальний ордер № 3Накопичувальна відомість руху грошових коштів спеціального фонду в органах ДК (форма № 382 (бюджет))	Використовується для відображення в обліку операцій з надходження на рахунок бюджетної установи доходів та здійснення касових видатків спеціального фонду. Такі ордери нумеруються № 3-1, № 3-2 тощо

Продовження таблиці 2.1
1	2
Меморіальний ордер № 4Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами (форма № 408 (бюджет))	Застосовується для обліку розрахунків з різними підприємствами, установами та організаціями, що є дебіторами даної установи. Якщо розрахунки з дебіторами здійснюються за рахунок коштів спеціального фонду, то такі операції ведуться в окремому меморіальному ордері за цією ж формою
Меморіальний ордер № 5Зведення накопичувальних відомостей із заробітної плати та стипендій (форма № 405 (бюджет))	Меморіальний ордер із заробітної плати та стипендій є зведенням, що складається в установах, де виписується декілька розрахунково-платіжних відомостей Записи в ордері систематизуються за функціональною ознакою (при нарахуванні зарплати і стипендій за рахунок коштів спеціального фонду – також і за видами коштів спеціального фонду)
Меморіальний ордер № 6Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами (форма № 409 (бюджет))	Використовується для обліку розрахунків з різними підприємствами та організаціями, які ним є кредиторами даної бюджетної установи. Якщо розрахунки з кредиторами здійснюються за рахунок коштів спеціального фонду, то такі операції ведуться в окремому ордері за цією ж формою меморіальному
Меморіальний ордер № 7Накопичувальна відомість за розрахунками в порядку планових платежів (форма № 410 (бюджет))	У даному меморіальному ордері ведеться облік розрахунків за продукти харчування, медикаменти та перев’язувальні засоби тощо, що здійснюються в порядку планових платежів. Облік ведеться за кожним постачальником в розрізі кодів економічної класифікації видатків. Якщо операції за розрахунками в порядку планових платежів здійснюються за рахунок коштів спеціального фонду, то вони (операції) ведуться в окремому ордері за даною формою

Продовження таблиці 2.1
1	2
Меморіальний ордер №15Зведення відомостей за розрахунками з батьками на утримання дітей (форма № 406 (бюджет))	Дане зведення складається на підставі відомостей за розрахунками з батьками. Зведення відомостей відкривається виведенням залишку на початок місяця. В кінці місяця по всім колонкам підводяться підсумки на кінець місяця.
Меморіальний ордер №_(форма № 274 (бюджет))	Даний меморіальний ордер застосовується для відображення операцій, що не фіксуються у меморіальних ордерах №№ 1 –15.Даний ордер також застосовується для операцій, за якими не потрібно складати накопичу вальні відомості та зведення. Записи в меморіальних ордерах здійснюються як за окремими первинними документами, так і за групами однорідних документів. Дані меморіальні ордери нумеруються починаючи з № 16 за кожний місяць окремо

Меморіальні ордери підписуються виконавцем, особою, що перевірила записи в ордері, і головним бухгалтером.

Регістром синтетичного обліку за форми “Журнал-головна” є книга “Журнал-головна”. Коротку схему побудови обліку за даною формою наведено на рис.2.1.

Рис. 2.1 Схема побудови форми “Журнал-головна”

Всі меморіальні ордери повинні реєструватись у книзі “Журнал-головна” (форма № 308). Облік у книзі “Журнал-головна”, як правило, ведеться по субрахунках.

Книга “журнал-головна” відкривається щорічно записами сум залишків на рахунках на початок року у відповідності з балансом і залишками на рахунках за минулий рік. Записи в ній, при веденні в установах окремих меморіальних ордерів, здійснюються у порядку їх складання, але не пізніше наступного дня, а при складанні меморіальних ордерів – один раз на місяць. Сума за меморіальним ордером переноситься спочатку в графу “Сума оборотів по меморіальному ордеру”, а потім в дебет і кредит відповідних кореспондуючих рахунків.

В кінці місяця перевіряється правильність записів по рахунках синтетичного обліку в книзі “Журнал-головна”. Для цього підраховуються обороти по кожному субрахунку і виводяться залишки на кінець місяця у рядку “Всього”. При цьому сума оборотів за місяць по всіх субрахунках як по дебету, так і по кредиту повинна дорівнювати сумі графи “Сума оборотів по меморіальному ордеру”.

Аналітичний облік ведеться в облікових регістрах (картках, накопичу вальних відомостях та ін.).

Первинні документи можуть бути разовими – призначеними для оформлення окремих господарських операцій або груповими – призначеними для оформлення ряду однорідних господарських операцій за певний період часу.

Так , наприклад, записи в меморіальний ордер № 2 здійснюється на підставі виписок з реєстраційних рахунків, що відкриті в органах ДКУ (установах банків). При цьому до них треба додавати підтверджуючі

документи (платіжні доручення тощо). Записи в меморіальний ордер № 3 – на підставі виписок зі спеціальних реєстраційних (поточних) рахунків. При складанні

меморіального ордеру № 5 до нього додаються всі документи, що є підставою для нарахування заробітної плати: витяги з наказів про зарахування (або звільнення ) працівників, табелі використання робочого часу тощо.

Записи в меморіальні ордери №№ 4, 6 та 7 здійснюються позиційним методом – за кожною операцією, що підтверджена документом (платіжним дорученням, рахунком-фактурою тощо).до меморіального ордеру № 12 переносяться підсумки з відомостей витрачання продуктів харчування. Крім того в даному ордері записуються дані з інших видаткових документів на продукти харчування, про повернення продуктів на базу тощо. До меморіального ордеру № 13 заносяться дані з таких первинних документів: накладних на видачу матеріалів, забірних карток тощо.

Первинні документи повинні складатися своєчасно, як правило, в момент здійснення операції. Надання первинних документів до бухгалтерії регламентується графіком документообороту, який складається головним бухгалтером і затверджується керівником установи.

Що стосується кореспонденції субрахунків у меморіальних ордерах, то вона записується залежно від характеру операцій:

• по дебету одного субрахунку та по кредиту іншого субрахунку;

• по дебету одного субрахунку та по кредиту декількох субрахунків;

• по кредиту одного субрахунку та по дебету декількох.

Протягом 2000 року сфера бюджетного обліку зазнала значних змін. Зокрема, були затверджені нові форми карток, книг аналітичного обліку і меморіальних ордерів. З 25 листопада 2000 року – дати набрання чинності наказом Державного казначейства України від 06.10.2000р. № 100 “Про затвердження форм карток і книг аналітичного обліку бюджетних установ та порядку їх складання” є шість таких документів:

• картка аналітичного обліку готівкових операцій;

• картка аналітичного обліку касових видатків;

• картка аналітичного обліку фактичних видатків;

• книга аналітичного обліку асигнувань, перерахованих підвідомчим установам;

• книга обліку асигнувань та прийнятих зобов’язань.

Перша і остання форми з цього переліку – нові, інші – вдосконалені старі.

Картка аналітичного обліку готівкових операцій призначена для відображення операцій з готівкою в касі установи за кодами бюджетної класифікації і виду коштів (окремо по загальному і спеціальному фондам). Відкривають її щомісячно, підстави для записів – звіти касира, за кожним з яких підбивають підсумок.

У картці аналітичного обліку касових видатків ведуть аналітичний облік касових видатків за кодами економічної класифікації видатків. Картку відкривають щомісячно. Заповнюють її щоденно, підстави для записів – виписки органу ДКУ. Суми відшкодованих касових видатків вказують на зворотному боці картки.

Картка аналітичного обліку фактичних видатків призначена для обліку фактичних видатків за кодами економічної класифікації видатків. Ведеться картка щомісячно, підстави для записів –дані меморіальних ордерів. Суми відшкодованих фактичних видатків вказують на зворотному боці картки.

Картку аналітичного обліку одержаних асигнувань використовують для аналітичного обліку при одержанні від вищестоящої установи доходів зі спеціального фонду бюджету Картку відкривають на рік, записи у ній здійснюють на підставі виписок органу ДКУ з реєстраційних рахунків бюджетної установи. Якщо ж такі асигнування відзивають, то їх записують зі знаком “-“ або чорнилами чорного кольору. Підсумки (“Усього асигнувань за місяць”, “Усього асигнувань за рік”, “Залишок річних бюджетних призначень”) підраховують щомісячно. Книгу аналітичного обліку асигнувань, перерахованих підвідомчим установам, відкривають на рік у випадках перерахування підвідомчим установам коштів. По кожному коду функціональної класифікації видатків заводиться окрема книга. Підстави для записів – виписки органів ДКУ з рахунків установи. Відізвані асигнування записують чорнилом червоного кольору (чи зі знаком “мінус”).

Книга обліку асигнувань та прийнятих зобов’язань – нова форма. Фактично це додатковий реєстр до картки аналітичного обліку отриманих асигнувань Призначена книга для реєстрації угод, укладених бюджетними установами у будь-якій формі, та

подальшого контролю за відповідальністю прийнятих зобов’язань асигнуванням. Книгу відкривають на рік та ведуть за кодами економічної класифікації видатків. Для кожного коду функціональної класифікації видатків відводять окремі сторінки. Реєструють кожну укладену угоду, після чого завжди виводять залишок кошторисних призначень за кодами видатків. Якщо в поточному році зобов’язання за угодами не були сплачені, то їх переносять у книгу наступного року.