5. Внутрифирменный механизм менеджмента: функции менеджмента, их характеристика и взаимосвязь; планирование, организация, контроль, мотивация и руководство.
Управление как функция реализуется через выполнение ряда управленческих действий, получивших название функций управления. Впервые их состав был сформулирован А. Файолем, который выделил пять исходных функций управления: планирование, организовывание, распоряжение, координирование и контроль. В последующих разработках состав функций управления пополнялся, в том числе и за счет детализации тех или иных видов управленческих работ.
В отечественных работах функции управления, которые являются составными частями любого управленческого процесса вне зависимости от особенностей той или иной организации (размера, назначения, отраслевой принадлежности т.п.), называются общими. В их составе выделяют: планирование, организовывание (организацию), координирование, мотивацию и контроль. Их содержание раскрывается следующим образом:
планирование — вид управленческой деятельности, связанной с составлением планов организации и ее составных частей;
организовывание — формирование структуры организации и управления, а также обеспечение всем необходимым для ее нормальной работы: персоналом, материалами, оборудованием, зданиями, денежными средствами, рабочим и. местам и и пр.;
координация — обеспечение бесперебойности, непрерывности процесса управления с целью достижения согласованности в работе всех звеньев организации;
мотивация — это активизация людей, работающих в организации, чтобы побудить их эффективно трудиться для выполнения ее целей;
контроль — это количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации.
Таким образом, управление представляется как динамически изменяющиеся в пространстве и времени, связанные между собою управленческие функции, целью которых является решение проблем и задач организации.
Функции процесса управления
Процесс управления состоит из четырех взаимосвязанных функций: планирования, организации, мотивации и контроля (рис.).
Рис. Функции управления.
Управленческая деятельность представляет собой сочетание различных видов деятельности (функций), каждая из которых направлена на решение специфических задач, разнообразных и сложных проблем взаимодействия между отдельными структурными подразделениями предприятия или отдельными производственными процессами.
Функция управления — конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приемами и способами, а также соответствующей организацией работы.
Все функции управления делятся на общие и конкретные.
Общие функции являются обязательными для успешной работы любой организации (планирование, организация, мотивация и контроль), последовательное выполнение данных функций обеспечивает управление любым объектом национальной экономики как предприятием, так и отраслью.
Конкретные функции — производственные (технические, технологические, организационные и т.п.), управление НТП, экономические, политические.
Специальные функции менеджмента — это функции воздействия на объект, который имеет определенную отраслевую направленность. Эти функции — прогнозирование, планирование, мотивация, координация и регулирование, организация, контроль, учет и анализ — присущи современному менеджменту.
Процесс управления хозяйственной деятельностью заключается в выполнении общих и специфических функций. На практике функции между органами управления распределяются неравномерно, часто они распыляются или дублируются.
Функции менеджмента, а соответственно, и методы их реализации не являются неизменными, навсегда сформировавшимися. Они постоянно модифицируются и углубляются, в связи с чем усложняется содержание работ, выполняемых в соответствии с их требованиями.
Исследование функций управления имеет огромное практическое значение, т.к. именно они в значительной мере определяют структуру органов управления.
Планирование — это вид управленческой деятельности, связанной с составлением планов организации в целом, ее подразделений, функциональных подсистем, отделов, служб и работников. Оно является органической частью процесса управления, задавая направление и параметры будущего развития организации. Планирование как процесс включает: установление целей и задач; разработку стратегий, программ и планов для достижения целей; определение необходимых ресурсов и их распределение по целям и задачам; доведение планов до всех, кто их должен выполнять и кто несет ответственность за их реализацию.
Многообразие целей организации приводит к необходимости разработки системы взаимоувязанных планов работы, направленных на их достижение. На базе этой системы планов в организации формируется система целей и задач, которые должны быть достигнуты организацией в соответствии со стратегией ее развития; производится распределение всех видов ресурсов; необходимых для достижения целей; определяются временные рамки выполнения целей и задач и измерители, позволяющие контролировать и оценивать выполнение задач.
Классификация всей совокупности планов организации производится по двум главным критериям: по длительности планового периода и по уровням организационного планирования, учитывающим структуру организации.
В соответствии с первым критерием планы подразделяются на три группы: стратегические, подчиненные разработке курса развития организации на длительный период времени; тактические, содержащие планы действий и методы реализации стратегии организации на среднесрочный период времени; оперативные, связанные с повседневным выполнением задач и оптимизацией использования привлекаемых организацией ресурсов. По второму критерию планы составляются для организации в целом, ее бизнес-единиц (самостоятельных производственных подразделений), функциональных подсистем.
Для повседневной практической работы предприятию требуется разрабатывать согласованные со стратегией и политикой текущие планы работ подразделений, в которых предусматривается выполнение заключенных контрактов и работа на перспективу. Причем если определение стратегии и политики — прерогатива высшего руководства, то текущее планирование обычно осуществляется средним руководящим звеном.
При разработке планов необходимо сначала четко определить исходное состояние дел, имеющиеся ресурсы, сами планируемые действия и цели, которые должны быть достигнуты при выполнении планов. Такие планы будут способствовать решению поставленных задач. Без этого придется либо корректировать планы, либо вовсе отказываться от их выполнения из-за неверного определения исходных позиций и намеченных действий, или из-за нехватки ресурсов. Отсутствие четко поставленных целей не позволит реально оценить выполнение планов и положение дел после проведения работ.
Функция планирования представляет собой непрерывный процесс.
Цель - это исходная точка планирования.
Цели — это желаемые результаты, которых стремится достичь организация. Цели организации устанавливаются исходя из миссии, но на выбор целей, конечно, влияет система ценностей и цели, на которые ориентируется руководство. Исходя из миссии предприятие определяет долгосрочные цели, в соответствии с которыми определяются среднесрочные и краткосрочные цели.
При установлении целей необходимо иметь в виду:
цели должны быть конкретными и измеримыми, чтобы можно было оценить вероятность их достижения и иметь базу для дальнейшей работы;
должны быть установлены сроки достижения целей (долгосрочные цели устанавливаются на срок от пяти лет и более);
цели должны быть достижимы, в противном случае работа предприятия будет дезорганизована;
цели, достижение которых осуществляется разными службами и подразделениями, должны быть взаимоувязанными, не противоречивыми.
Управление по целям (результатам). Принципы управления по целям
Составление целевых моделей — это начальный этап процесса управления по целям — концепции, широко используемой современным менеджментом. Ее суть состоит в следующем. Менеджмент как целостная система управления ориентируется на достижение всей совокупности целей и задач, стоящих перед организацией. Поэтому каждый руководитель, от высшего до низшего, должен иметь четкие цели в рамках возложенных на него обязанностей. Соответствующую целевую ориентацию работы своего подразделения он должен обеспечивать в течение планового периода времени. Цели и задачи менеджмента не только доводятся, но и согласуются (путем предварительного обсуждения) с менеджерами всех уровней, которые направляют свои усилия, ресурсы и энергию на их достижение. Процесс менеджмента по целям состоит из четырех этапов:
Определяется круг полномочий и обязанностей руководителей всех уровней.
Осуществляются разработка и согласование целей и задач управления в рамках установленных обязанностей.
Составляются реальные планы достижения поставленных целей.
Производятся контроль, измерение, оценка работы и полученных каждым руководителем показателей и по каналам обратной связи корректировка заданий, что может потребовать нового согласования целей.
Таким образом, если целеполагание — это начало всякой управленческой деятельности, то ее обязательным продолжением является определение видов работ, которые нужны для достижения целей. Менеджеры не только составляют планы, но и организуют их выполнение путем формирования структур, процессов и методов для совместного и эффективного труда.
Организовывание – это вид управленческой деятельности, направленный на формирование структуры организации и обеспечение всем необходимым для нормальной работы: разделять на части и делегировать выполнение управленческой задачи путем разделения ответственности и полномочий, установление взаимосвязей. Создание условий, которые формируют такую культуру в организации, которая характеризуется высокой чувствительностью к изменениям, создание высоких ценностей. Работа с персоналом.
Координирование – это вид управленческой деятельности по обеспечению непрерывности процесса управления во взаимосвязи всех управленческих функций.
Существуют определенные трудности: в различии в функциональном подходе подраздел., котор. могут привести к радикальному отличному решению проблемы; в различных сроках выполнения управленческих работ; в стилях руководства; в различной системе контроля; изменение во внешней и внутренней среде.
Виды координирования:
примитивное (видение трудностей и проблем).
устраняющее (возникла проблема и устранение ее).
регулирующее.
стимулирующее (улучшение деятельности).