19. Создание вычисляемых полей в запросах

Создание запросов интересно не только тем, что вы можете в виде одной таблицы представить данные из нескольких связанных таблиц и отобрать нужные записи из этих таблиц. Вы можете создавать столбцы в запросе, которые являются результатом вычислений над значениями других столбцов. Такие столбцы называются вычисляемыми. Это существенно расширяет возможности запросов. Простейшим примером вычисляемого поля в запросе может быть поле, которое объединяет имя и фамилию человека. На рис. 4.18 показан пример такого поля в запросе, созданном на базе таблиц "Сотрудники" (Employees) и "Заказы" (Orders).

Чтобы создать вычисляемое поле, нужно ввести выражение, которое вычисляет требуемое значение, в строку Поле (Field) свободного столбца бланка запроса. В данном примере это выражение представляет собой конкатенацию полей, содержащих имя и фамилию сотрудника, с пробелом между ними. В этом выражении мы используем ссылки на поля таблицы, которые в выражении заключаются в квадратные скобки. Перед выражением нужно написать имя поля: ФИО и отделить его двоеточием от выражения.

Вы можете создать сколько угодно вычисляемых столбцов в запросе, используя при этом сколь угодно сложные выражения. С другими примерами создания таких столбцов вы познакомитесь в следующих главах книги.

20. Формы создаются на основе таблиц, запросов, которые являются источниками данных. Формы являются основным средством организации интерфейса пользователя в приложении MS Access.

Типы форм:

1. Ленточная форма – предназначена для просмотра списка записей с небольшим числом полей данных. В ленточной форме отформатированные записи выводятся на экран одна за другой как в таблице.

2. Многостраничная форма – используется в том случае, когда выводятся на экран записи с большим обьемом информации ( много полей данных), отображает только одну запись.

3. Подчиненные формы – используются для представления данных, находящихся на множественной стороне связи «1:М»

4.Всплявающие формы – позволяет создавать формы , выводимые во всплывающих окнах. Она остается на переднем плане, обеспечивая доступ к кнопкам, при работе с другими окнами.

5. Модальная форма – имеется специальный тип формы, требующий от пользователя ответа как необходимого условия дальнейшей работы приложения.

21. Форма — это объект базы данных, который можно использовать для ввода, изменения или отображения данных из таблицы или запроса. Формы могут применяться для управления доступом к данным: с их помощью можно определять, какие поля или строки данных будут отображаться. Например, некоторым пользователям достаточно видеть лишь несколько полей большой таблицы. Если предоставить им форму, содержащую только нужные им поля, это облегчит для них использование базы данных. Для автоматизации часто выполняемых действий в форму можно добавить кнопки и другие функциональные элементы.

Формы можно рассматривать как окна, через которые пользователи могут просматривать и изменять базу данных. Рационально построенная форма ускоряет работу с базой данных, поскольку пользователям не требуется искать то, что им нужно. Внешне привлекательная форма делает работу с базой данных более приятной и эффективной, кроме того, она может помочь в предотвращении неверного ввода данных. В Microsoft Office Access 2007 предусмотрены новые средства, помогающие быстро создавать формы, а также новые типы форм и функциональные возможности, благодаря которым база данных становится более практичной.

Создание формы с помощью инструмента «Форма»

При помощи инструмента «Форма» можно создать форму одним щелчком мыши. При использовании этого средства все поля базового источника данных размещаются в форме. Можно сразу же начать использование новой формы либо при необходимости изменить ее в режиме макета или конструктора.

В области переходов щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме.

На вкладке Создание в группе Формы выберите команду Форма.

Приложение Access создаст форму и отобразит ее в режиме макета. В режиме макета можно внести изменения в структуру формы при одновременном отображении данных. Например, при необходимости можно настроить размер полей в соответствии с данными.

Создание формы при помощи мастера форм

Для получения большей свободы выбора полей, отображаемых на форме, вместо упомянутых выше инструментов можно воспользоваться мастером форм. Кроме того, можно указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в форму поля из нескольких таблиц или запросов, при условии, что заранее заданы отношения между этими таблицами и запросами. Для получения дополнительных сведений о создании отношений воспользуйтесь ссылками в разделе См. также этой статьи.

На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Другие формы, а затем выберите команду Мастер форм .

Следуйте инструкциям на страницах мастера форм.

ПРИМЕЧАНИЕ. Для добавления к форме полей из нескольких таблиц или запросов не нажимайте кнопки Далее или Готово после выбора полей из первой таблицы или запроса на первой странице мастера форм. Повторите шаги для выбора другой таблицы или запроса и щелкните все дополнительные поля, которые требуется включить в форму. Для продолжения нажмите кнопку Далее или Готово.

На последней странице нажмите кнопку Готово.

Режим макета и режим конструктора

Режим макета Режим макета представляет собой наиболее наглядный режим для изменения форм. Его можно использовать для внесения практически любых изменений в форму в Office Access . В режиме макета форма фактически выполняется, поэтому можно просматривать данные почти в таком виде, в каком они отображаются в режиме формы. Но в этом же режиме можно изменять и структуру формы. Поскольку при внесении изменений можно просматривать данные, в этом режиме очень удобно задавать размеры элементов управления и выполнять другие задачи, связанные с внешним видом и удобством формы.

Некоторые задачи невозможно выполнить в режиме макета; в этом случае необходимо переключиться в режим конструктора. В определенных случаях в Access отображается сообщение о том, что для внесения изменений следует переключиться в режим конструктора.

Режим конструктора Режим конструктора позволяет более подробно просмотреть структуру формы. Можно просматривать разделы колонтитулов и данных формы. В этом режиме форма не выполняется, поэтому при внесении изменений невозможно просматривать базовые данные. Однако некоторые задачи удобнее выполнять в режиме конструктора, а не макета, в частности следующие:

Добавлять в форму различные элементы управления, такие как надписи, рисунки, линии и прямоугольники.

Изменять источник элемента управления «Поле» непосредственно в поле без использования окна свойств.

Изменять размеры разделов формы, таких как «Заголовок формы» или «Область данных».

Изменять свойства формы, которые недоступны для изменения в режиме макета (например, Представление по умолчанию (Default View) или Режим формы (Allow Form View)).

Доработка формы в режиме макета

Создав форму, можно легко доработать ее в режиме макета. Ориентируясь на фактические данные формы, можно изменить расположение элементов управления и подобрать их размеры. Можно добавить в форму новые элементы управления, а также задать свойства формы и входящих в нее элементов управления.

Чтобы переключиться в режим макета, щелкните правой кнопкой мыши имя формы в области переходов и выберите команду Режим макета.

Форма будет открыта в режиме макета.

Изменить свойства формы, ее разделов и входящих в нее элементов управления можно с помощью окна свойств. Для отображения окна свойств нажмите клавишу F4.

Из области Список полей можно добавить в макет формы поля базовой таблицы или базового запроса. Для отображения области Список полей выполните одно из следующих действий.

На вкладке Формат в группе Элементы управления выберите команду Добавить существующие поля.

Нажмите сочетание клавиш ALT+F8.

Можно перетащить поля непосредственно из области Список полей в форму.

Чтобы добавить одно поле, дважды щелкните его или перетащите его из области Список полей в тот раздел формы, где оно должно отображаться.

Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их последовательно, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля в форму.

Доработка формы в режиме конструктора

Доработать форму можно также в режиме конструктора. Можно добавить в форму новые элементы управления и поля, разместив их на сетке макета. Окно свойств позволяет посредством изменения множества свойств формы настроить ее внешний вид.

Чтобы переключиться в режим конструктора, щелкните правой кнопкой мыши имя формы в области переходов и выберите команду Конструктор.

Форма будет отображена в режиме конструктора.

Изменить свойства формы, ее разделов и входящих в нее элементов управления можно с помощью окна свойств. Для отображения окна свойств нажмите клавишу F4.

Из области Список полей можно добавить в макет формы поля из базовой таблицы или базового запроса. Для отображения области Список полей выполните одно из следующих действий.

На вкладке Формат в группе Элементы управления выберите команду Добавить существующие поля.

Нажмите сочетание клавиш ALT+F8.

Можно перетащить поля непосредственно из области Список полей в форму.

Чтобы добавить одно поле, дважды щелкните его или перетащите его из области Список полей в тот раздел формы, где оно должно отображаться.

Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их последовательно, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля в форму.

Чтобы добавить одно поле, дважды щелкните его или перетащите его из области Список полей в тот раздел формы, где оно должно отображаться.

Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля в форму.

22. Подчиненной формой называют форму, вставленную в другую форму. Первичная форма называется главной формой, а форма внутри — подчиненной. Комбинацию «форма/подчиненная форма» иногда называют также иерархической формой или комбинацией «родительской» и «дочерней» форм.

Подчиненные формы особенно удобны для отображения данных из таблиц или запросов, имеющих отношение «один-ко-многим». Например, можно создать форму с подчиненной формой для отображения данных из таблиц «Категории» и «Товары». Данные в таблице «Категории» являются стороной отношения «один». Данные в таблице «Товары» являются стороной отношения «многие» — каждая категория может содержать несколько товаров.

Эта процедура создает новую комбинацию формы и подчиненной формы при помощи мастера форм.

1. На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Другие формы, а затем выберите команду Мастер форм .

2. На первой странице мастера в раскрывающемся списке Таблицы и запросы выберите таблицу или запрос. Например, чтобы создать форму «ВидыТоваров», которая выводит в подчиненной форме список товаров, относящихся к конкретному виду, выберите пункт Таблица: ВидыТоваров (сторона «один» отношения «один-ко-многим»).

 ПРИМЕЧАНИЕ.   Порядок выбора таблиц или запросов не имеет значения.

3. Дважды щелкните поля таблицы или запроса, которые требуется включить в форму.

4. На той же странице мастера в раскрывающемся списке Таблицы и запросы выберите другую таблицу или запрос. В данном примере выберите таблицу «Товары» (сторона «многие» отношения «один-ко-многим»).

5. Дважды щелкните поля таблицы или запроса, которые требуется включить в форму.

6. Если до запуска мастера отношения установлены правильно, то после нажатия кнопки Далее будет задан вопрос Выберите вид представления данных , т. е. в какой таблице или запросе. В рассматриваемом примере для создания формы «Категории» выберите из списка строку по категориям. В мастере схематически отображается структура формы. Прямоугольник в нижней части формы обозначает подчиненную форму.

7. Установите переключатель в нижней части страницы мастера в положение Подчиненные формы и нажмите кнопку Далее.

8. На странице мастера Выберите внешний вид подчиненной формывыберите вариант ленточный или табличный, в зависимости от стиля макета создаваемой формы. В макетах обоих стилей данные подчиненной формы располагаются в виде строк и столбцов, но ленточный макет имеет больше возможностей настройки. В ленточной подчиненной форме можно добавлять цвет, рисунки и другие элементы форматирования, зато табличный макет более компактен как и табличное представление таблицы. Выбрав требуемые параметры, нажмите кнопку Далее.

9. На странице мастера Выберите требуемый стиль выберите стиль форматирования формы. Если на предыдущей странице был выбран вариант ленточный, выбранный стиль форматирования будет применен также и к подчиненной форме. Выбрав требуемые параметры, нажмите кнопку Далее.

10. На последней странице введите заголовки форм. Имена автоматически присваиваются формам на основе введенных заголовков, а надписи подчиненных форм — на основе введенных заголовков подчиненных форм.

На этой же странице укажите, в каком представлении должна открываться форма: в режиме формы — для просмотра и ввода данных, или в режиме конструктора — с возможностью изменения ее структуры. Выбрав требуемые параметры, нажмите кнопку Готово.

Будет создано две формы: одна для главной формы, содержащей элемент управления подчиненной формы, а другая — для самой подчиненной формы.