Первичный учет, документация и инвентаризация
Первичные документы представляют собой письменные распоряжения на совершение хозяйственных операций или письменные доказательства действительного осуществления этих операций и являются основанием для последующих записей в системе счетов бухгалтерского учета.
Факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, который составляется ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции.
Документы имеют правовое значение, используются в качестве доказательства при спорах, которые могут возникнуть между субъектами хозяйствования. Арбитраж и судебные инстанции, которые рассматривают такие споры, признают за документами юридическую силу письменного свидетельства, если они составлены правильно и своевременно. Порядок составления первичных учетных документов регулируется Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности». Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Первичные учетные документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
наименование, номер документа, дату и место его составления;
содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;
должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;
должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.
Первичные учетные документы могут быть классифицированы по следующим основным признакам:
по назначению;
по способу составления;
по объему содержания;
по месту составления.
Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, отражения данной информации на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.
Под учетными регистрами следует понимать разграфленные специальным образом листы бумаги, в которых производятся текущие учетные записи.
Бухгалтерские документы проходят довольно длинный и сложный путь от момента выписки до сдачи их на хранение в архив, который называется документооборотом. Разработка документооборота является одной из составных частей постановки всей системы бухгалтерского учета в организации. При организации документооборота определяют места выписки документов, формы бланков (типовые или индивидуальные), порядок заполнения отдельных реквизитов, ответственных лиц и т.п.
Хранение документов (архив)
Процедура составления бухгалтерской отчетности является завершающим этапом в работе бухгалтера, заключительным аккордом, раскрывающим имущественное состояние и финансовое положение субъекта хозяйствования. Составление бухгалтерской отчетности является творческим процессом, требующим от бухгалтера раскрытия его профессионального мастерства, проявления знаний нормативных документов, умения правильно их трактовать и применять.
Бухгалтерская отчетность составляется по данным бухгалтерского учета и содержит сведения об имуществе, обязательствах и финансовых результатах в стоимостном выражении.
Статистическая отчетность составляется по данным статистического, бухгалтерского и оперативного учета и содержит сведения по отдельным показателям хозяйственной деятельности организации как в натуральном, так и в стоимостном выражении.
Оперативная отчетность составляется на основе данных оперативного учета и содержит сведения о некоторых фактах о деятельности организации за короткий промежуток времени – сутки, пятидневку, декаду.
Текущая отчетность включает в себя отчеты за месяц, квартал нарастающим итогом с начала отчетного года.
Годовая отчетность – это отчеты организации за отчетный год с 1 января по 31 декабря включительно.
Первичная отчетность – это отчетность отдельной организации на основании данных текущего бухгалтерского учета.
Сводная отчетность включает показатели головной организации, дочерних и зависимых обществ.
Внутренняя отчетность организации не подлежит публикации и не представляется внешним пользователям.
Внешняя отчетность является открытой для заинтересованных пользователей.
Бухгалтерская отчетность должна составляться в соответствии с законодательством Республики Беларусь и давать достоверное и полное представление об имущественном и финансовом положении организации, а также о финансовых результатах ее деятельности.
Организация должна составлять бухгалтерскую отчетность за месяц, квартал и год нарастающим итогом с начала отчетного года, если иное не установлено законодательством Республики Беларусь. При этом месячная и квартальная бухгалтерская отчетность являются промежуточными.
Бухгалтерская отчетность организаций (за исключением организаций, финансируемых из бюджета, а также некоммерческих организаций, не осуществляющих предпринимательской деятельности и не имеющих, за исключением выбывшего имущества, оборотов по реализации товаров, выполнению работ, оказанию услуг) состоит из:
бухгалтерского баланса;
отчета о прибылях и убытках;
приложений, предусмотренных нормативными правовыми актами;
аудиторского заключения, подтверждающего достоверность бухгалтерской отчетности организации, если эта организация в соответствии с законодательством Республики Беларусь подлежит обязательному аудиту;
примечание к отчетности (пояснительная записка).
Государственные унитарные предприятия представляют бухгалтерскую отчетность органам государственного управления, уполномоченным управлять государственным имуществом.
Организация (за исключением организаций, финансируемых из бюджета) представляют бухгалтерскую отчетность в сроки:
квартальную - в течение 30 дней по окончании квартала;
годовую – в течение 90 дней по окончании года.
Днем представления организацией бухгалтерской отчетности считается дата ее почтового отправления или дата ее фактической передачи по принадлежности.
При выполнении записей, связанных с отражением хозяйственных операций, могут быть допущены ошибки от простых описок до неправильно выбранных корреспондирующих счетов.
Неправильные записи в первичных учетных документах исправляются путем их зачеркивания и надписи правильных. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.
В положении о записях бухгалтерского учета предусмотрено три метода исправления ошибок:
метод корректуры;
метод дополнительных проводок;
метод «красное сторно» (метод отрицательных чисел).