2. Заполнение документов по поставщикам по приходу товарно-материальных ценностей, в том числе «Счета-фактуры полученные».
С этой темы начинается работа с пунктами меню программы «Торговля и бухгалтерия». Начинается работа с ввода начальных остатков.
Ввод начальных остатков по торговому учёту производится черед пункт «Регламентные операции» в «Журнале ввода начальных остатков» документами:
Ввод остатков ТМЦ;
Ввод остатков по покупателю;
Ввод остатков по поставщику;
Ввод остатков по кассе, банку, подотчётнику.
Начальные остатки по заработной плате вводятся через меню «Зарплата и кадры», пункт «Документы по расчёту зарплаты» в журнале «Журнал документов по расчёту зарплаты» документом:
Ввод начального сальдо по сотрудникам.
Для корректности ведения бухгалтерского учёта рекомендуется вначале ввести остатки по торговому и складскому учёту, по заработной плате, сформировать проводки, получить оборотно-сальдовую ведомость, а уже потом вводить другие остатки.
Все остатки по счетам, которые не попали в сферу торговли и зарплаты, следует вводить вручную через меню «Операции» в «Журнале операций», что и было сделано Вами в практической работе № 4.
Документ «Ввод остатков ТМЦ» задаёт первую партию ТМЦ, находящуюся на складе. Количество вводимых документов определяется тем объёмом исходной информации об остатках партий ТМЦ, которой располагает пользователь.
Документ «Ввод остатков по кассе, банку, подотчётнику» предназначен для ввода остатков денег в кассах ч фирме, так и наоборот – со стороны фирмы покупателю. Количество вводимых документов определяется количеством фирм, по которым вводятся остатки денежных средств.
В предлагаемой Вам сквозной задаче остатки есть только по кассе и на расчётном счёте, которые были вваедены Вами в практичекой работе № 4. Остатки по счёту 01 «Основные средства» тоже были введены ранее вручную через меню «Операции», пункт «Журнал операций» в этой же практической работе.
Рассмотрим схему движения документов по приходу тмц.
В общую схему входят документы по приходу ОС, НМА, товара, материалов. Мы рассмотрим схемы прихода товара с предоплатой и с оплатой после отгрузки.
Приход товаров с предоплатой по безналичному расчёту.
Поступление
Заявка Платёжное Выписка ТМЦ (41.1-60.1)
П
оставщику поручение (60.2-51) (19.3-60.1)
(60.1-60.2)
Запись книги покупок Счёт-фактура
(
68.2-19.3) полученный.
Формирование всех документов по поступлению товара производится через меню «Торговля и бухгалтерия» пункт «Документы по поставщикам».
Документ «Заказ поставщику» необязательный, но удобный для отслеживания взаимоотношений с поставщиком.
Документ «Платёжное поручение» формируется через меню «Торговля и бухгалтерия», пункт «Документы по банку», «Журнал платёжных документов», «Платёжное поручение». Он имеет две закладки «Основной» и «Печать». Заполняются по очереди все реквизиты (или строки, поля) этого документа.
На вкладке «Основной» задаются «Плательщик» и «Получатель» посредством выбора из соответствующих справочников, а также «Сумма» и ставка «НДС». Расчётный счёт из справочника «Банковские счета» устанавливается в соответствии с выбранным основным расчётным счётом для фирмы. В конце каждого поля реквизита имеется кнопка «О», при нажатии на которую открывается диалоговое окно соответствующего реквизита: фирма-плательщик, получатель, банковские счета и т. д. По кнопке «Основание» задаётся документ-основание, согласно которому производится перечисление денежных средств (примечание: выбирать его не обязательно)
На вкладке «Печать» можно вручную отредактировать сформированные реквизиты плательщика и получателя. Для этого нужно нажать на кнопку «Заполнить». При нажатии данной кнопки всегда предлагается стандартный вариант заполнения. В поле «Назначение платежа» вводится наименование товара, выполненных работ, оказанных услуг, номер и дата товарных документов, договоров. Реквизит «Вид платежа» заполняется из списка обычно «электронно».
После заполнения всех реквизитов следует сформировать платёжное поручение для вывода на печать, нажав на кнопку «Печать». Документ «Платёжное поручение» записывается, но не проводится, так как на его основании бухгалтерские проводки не составляются.
Формирование документа «Строка выписки банка (расход)» производится на основании документа «Платёжное поручение» через меню «Торговля и бухгалтерия», пункт «Документы по банку», подпункт «Строка выписки банка (расход)». На экране появится диалоговое окно «Строка выписки банка (расход)». При заполнении этого документа следует обратить внимание на реквизиты «Движение денежных средств» и «Вид оплаты». «Движение денежных средств» выбирается из предлагаемого соответствующего справочника. «Вид оплаты» определяет счёт дебета проводки следующим образом
Оплата поставщику:
Если документ-основание – «Платёжное поручение» – 60.2 - 51;
Если документ-основание – «Поступление ТМЦ» – 60.1 - 51
Возврат покупателю, если документ-основание «Возврат от покупателя» – 62.1 – 51
Прочее – появляется и активизируется поле «Счёт» для задания произвольного счёта посредством выбора из справочника «План счетов».
Нажатие кнопки «Долг контрагента» позволяет сформировать отчёт о взаимоотношениях с контрагентом. Она доступна только в случае выбора оплаты «Оплата поставщику» или «Возврат покупателя». Документ «Строка выписки банка (расход)» обязательно проводится в учёте нажатием кнопок «Записать», «Провести» и «ОК», так как по нему формируются проводки по списанию денег с расчётного счёта фирмы.
Формирование документа «Поступление ТМЦ» производится через меню «Торговля и бухгалтерия», пункт «Документы по поставщикам», подпункт «Журнал документов по поставщикам». В появившемся диалоговом окне «Журнал документов по поставщикам» на панели инструментов надо нажать на кнопку «Новая строка». В результате появится ещё одно окно «Выбор документа», где из предложенного списка выбрать пункт «Поступление ТМЦ». После нажатия кнопки «ОК» появится диалоговое окно «Поступление ТМЦ (купля-продажа)», которое надо заполнить.
Кнопка «Основание» используется, если был сформирован документ «Заказ поставщику». Если поставка осуществляется без предварительного заказа, то надо заполнить приходную накладную согласно наименованиям полей в диалоговом окне, которое имеет две вкладки: «Шапка» и «Табличная часть».
На вкладке «Шапка» в группе «Поставщик» после нажатия на кнопку «Долг контрагента» формируется отсчёт о взаимоотношениях с заданным контрагентом. По кнопке справа «Обновить» производится перерасчёт текущего долга контрагента», после нажатия нижней кнопки происходит перерасчёт суммы документа.
На вкладке «Табличная часть» особое внимание надо обратить на кнопки «Заполнить» и «Цены».
После нажатия на кнопку «Заполнить» таблица будет заполнена товарами, которые были заказаны данному поставщику по документу «Заказ поставщику» с указанием их количества. Полученную таблицу можно отредактировать в части цен и количества.
После нажатия на кнопку «Цены» Вам предлагается для редактирования диалоговое окно «Параметры документа», в котором необходимо задать тип цен посредством выбора из справочника «Тип цен», валюту – посредством выбора из предложенного списка, а вариант расчёта налогов – заданием соответствующих признаков.
Если документ «Заказ поставщику» не составлялся, то табличную часть можно заполнить при помощи кнопки «Подбор». После нажатия на кнопку «Подбор» появится документ «Подбор номенклатуры в документ «Поступление ТМЦ» с количеством на складе и ценами закупки. С его помощью можно подобрать все поступившие товары и нажать на кнопку «ОК». Все выбранные товары и тара отразятся в табличной части.
Табличная часть после редактирования цен также может заполняться через кнопку на панели инструментов «Новая строка». По очереди заполняются все колонки таблицы на основании справочника «Номенклатура» и данных накладной поставщика. По очереди вводятся все товары и тара согласно накладной поставщика. Затем документ надо «Записать» и «Провести».
После нажатия кнопки «Печать» предлагается на выбор две печатные формы:
Печать М-4;
Печать накладной на поступление.
После нажатия кнопки «Действия» справа внизу окна предлагается список действий с этим документом:
Обновление цен в справочнике цен;
Открыть в журнале документов;
Ввести на основании (в открывшемся окне предлагается выбор вида документа – основания);
Структура подчинённости (открывается дерево подчинённости документов);
Отчёт о бух. проводках;
Отчёт о движении документа.
Формирование документа «Счёт-фактура полученный» производится на основании документа «Поступление ТМЦ» после его проведения. Для этого надо нажать на кнопку «Счёт-фактура» слева внизу окна. Появится диалоговое окно «Счёт-фактура полученный», которое уже заполнено на основании документа «Поступление ТМЦ», необходимо только поставить входящий номер счёта-фактуры поставщика и включить флажок «Автоматически включать в книгу покупок». Затем надо записать и провести этот документ.
Документ «Счёт-фактура полученный» проводок не формирует.
Формирование документа «Книга покупок» производится через меню «Торговля и бухгалтерия», пункт «Регламентные операции», подпункт «Формирование книги покупок» только в том случае, если поставка данной партии товара оплачена. Автоматическое формирование записей в Книгу покупок производится за период – месяц путём записи и проведения этого документа в учёте.
Проведение этого документа формирует движение по регистру «Книга покупок» в меню «Отчёты», «Регламентированные отчёты», «Книга покупок», которую необходимо сформировать путём нажатия соответствующей кнопки.