1.2. Работа со списком документов

После формирования запроса и осуществления поиска отобранных документов появляется окно со списком этих документов.

Получение общей информации о документе

В окне со списком, которое называется Текущая папка можно получить общее представление о каждом документе из списка: о реквизитах и названии документа, его статусе, объеме. Это позволяет провести дополнительную сортировку документов.

Двухоконный просмотр список/текст

Для смотра текста без выхода из списка документов можно окно Текущая папка разделить на две части. В верхней части остается список, а в нижней помещается текст текущего документа (выделенного курсором). Относительные размеры нижней и верхней части окна устанавливаются по желанию пользователя.

Для перехода в указанный режим работы надо в пункте главного меню Вид, выбрать команду Список и текст. Вернуться к первоначальному виду можно с помощью пункта главного меню Вид и выбрать команду Список.

Папки документов

В Карточке реквизитов имеется поле Папки документов

При работе с документами на бумажных носителях время от времени возникает необходимость создать определенные подборки документов для постоянной работы или для облегчения поиска нужного документа.

В системах Гарант - сервис имеются электронные папки, которые создает и дает им название сам пользователь по своему усмотрению. Кроме того, имеется особая папка под названием Карман, которая всегда присутствует в поисковых системах и не удаляется.

Создавать папки можно через основное окно Базы данных, вкладка Папки, а также находясь в списке документов или непосредственно в тексте документа. Документ может быть занесен в папку как непосредственно из его текста, так и из списка.

Создание файла с папкой документов (экспорт папок)

Папку с документами можно сохранить в файл с указанием его спецификации.

Находясь в окне с папками документов, надо установить курсор на названии рабочей папки или, если папок несколько, то их выделить. Затем щелкнуть мышью по кнопке В (Сохранить в Файл) пиктографического меню. В появившемся окне задать адрес, название файла и активизировать кнопку Сохранить.

Созданный файл можно использовать, например, для пере­дачи выбранных папок пользователю, работающему с системами Гарант-Сервис, на другом компьютере.

Загрузка папки из файла в систему (импорт папок)

Файл с папкой документов необходимо переписать на компьютер, с которого будет запускаться система. Затем запустить систему, войти в окно со списком папок (щелкнув мышью по коешку Папки в основном окне База данных) и с помощью мыши выбрать команду Загрузить из... пункта главного меню Файл.

В появившемся окне Открытие файла задать имя искомого файла, где хранится папка документов, предварительно указав путь. После чего нажать кнопку Открыть. Искомая папка будет включена в список папок системы на данном компьютере, причем с тем же именем, которое она имела при сохранении ее в файл.

Папки имеют несколько назначений. Например, длительное и удобное хранение подборок документов, формирование сложных поисковых запросов и т.д.

Карман

Карман — это папка документов с фиксированным названием. Для удобства работы с Карманом имеются две кнопки пиктографического меню: В Карман/Из Кармана - для занесения документов в кармана, Из Карман - для удаления их из него.

Занятие третье

Упражнение 1. Найти все сообщения, имеющиеся в базе, и, рассортировать их в порядке возрастающей хронологии.

Действия:

1. Очистить Карточку реквизитов, ввести в поле Вид документа слово СООБЩЕНИЕ и задать поиск.

2. Проанализировать список полученных документов. Описать форму представления документов.

3. Изменить имеющийся порядок сортировки, используя кнопку пиктографического меню Настройки, активизировать вкладку Разное окна Настройки, поставить переключатель соответствующего пункта и нажать ОК.

4. Описать возможность выполнения п.З, используя локальное меню.

5. Распечатать фрагмент списка документов до и после сортировки.

Задание 1

1. Найти все уставы, имеющиеся в базе, и рассортировать их в порядке возрастающей хронологии.

2. Распечатать список документов, в названиях которых имеетс я слово ПРОМЫШЛЕННОСТЬ в любом падеже.

Задание 2.

1. Находясь в списке уставов, полученном в задание 1, выбрать команду Список и текст пункт меню Вид.

2. Окно Текущая папка разделится на две части. Что произойдет, если в данном режиме нажать клавишу ЕSС?

Упражнение 2. Создать папку с именем Защита прав потре­бителей, включив в нее документы, принятые за первое полугодие 2001 г. и содержащие в тексте словосочетание ЗАЩИТА ПОТРЕБИТЕ­ЛЕЙ (в разных падежах).

Действия:

1. Очистить содержимое окна Карточка реквизитов.

2. Заполнить поле Дата принятия диапазоном дат с 01.01.2001 по 30.06.2001.

3. В поле Текст документа (или Название документа) выполнить сложный поиск, набрав поисковое выражение ЗАЩИТ ПОТРЕБИТЕЛ. Нажать кнопку Выбрать.

4. Нажать кнопку Поиск в окне Карточка реквизитов.

5. Занести все документы из этого списка в папку с названием Защита прав потребителей. Для этого сначала отметить все документы в списке, нажав кнопку Выделить все пиктографического меню либо выбрав команду Пометить все локального меню. Затем нажать кнопку В папку пиктографического меню. В окне Занести в папку будут перечислены названия всех имеющихся уже папок с указанием количества документов в них. Первой всегда значится Текущая папка, затем Карман.

Нажать кнопку Новая и в новую строку ввести название папки Защита прав потребителей, а затем нажать кнопку Закрыть. Окно со списком папок закроется.

6. Чтобы убедиться, что папка создана и отмеченные документы в нее занесены, надо закрыть окно со списком документов, в Карточке реквизитов раскрыть соответствующее поле папки документов или активизировать вкладку Папки.

7. Курсором мыши выделить название папки Зщита прав потребителей и нажать кнопку Папка.

8. Сохранить созданную Папку в файл, используя локальное меню. Описать выполненные действия.

Задание 3.

1. Создать папку и присвоить ей имя пользователя.

2. Занести в нее все документы первого квартала 2001 г. Из списка, сформированного в упражнении 2.

3. Распечатать номера и названия документов.

Задание 4.

1. Создать папку с именем Защита информации и включить в нее документы, принятые в 2001 г. и содержащие в тексте словосочетание ЗАЩИТ ИНФОРМАЦ,

2. Распечатать названия документов и источники их публикации.

Упражнение 3. Объединить папки с названиями Защита прав потребителей и Защита информации с соответствующими документами во вновь созданную папку Общая.

Действия:

1. Очистить Карточку реквизитов.

2. Раскрыть поле Папки документов, появится список всех имеющихся папок.

3. Создать новую папку с именем Общая.

4. Выделить папки Защита прав потребителей и Защита информации, используя клавишу Сtrl и мышь.

5. Нажать кнопку Папка. В окне запроса Ваш выбор активизировать кнопку Объединить. На экране появится текущая папка со списком документов объединяемых папок.

6. Поместить список в папку Общая.

Задание 5.

1. Осуществить пересечение папок, выбрав вместо логического условия ИЛИ логическое условие И. Сколько документов в объединенной папке?

2. Проанализировать и пояснить полученный результат.

Задание 6.

1. Осуществить пересечение папок, выбрав вместо логического условия И логическое условие КРОМЕ. Сколько документов в объединенной папке?

2. Проанализировать и пояснить полученный результат.

Упражнение 4. Поместить в Карман список всех курсов валют.

Действия:

1. Очистить Карман. Раскрыть вкладку Папки и в списке выбрать имя Карман. Раскрыть папку Карман и выделить все имеющиеся документы, нажать кнопку В Карман / Из Кармана.

2. Очистить Карточку реквизитов. Заполнить поле Вид документа словом КУРСЫ, а в поле Поиск по статусу задать условие ВСЕ АКТЫ КРОМЕ НЕДЕЙСТВУЮЩИХ РЕДАКЦИЙ И УТРАТИВШИХ СИЛУ. Нажать кнопку Поиск для формирования списка действующих курсов.

3. Занести все эти документы в Карман. Для этого из списка документов пометить их, нажав кнопку Серый Плюс, а затем нажать кнопку В Карман / Из Кармана.

4. В Кармане появятся все действующие курсы. Как определить, что данный документ помещен в Карман?

5. Удалить из кармана документ, приняты в 1993 г. Для этого, находясь в списке документов установить курсор на название данного документа и затем щелкнем по кнопке В Карман / Из Кармана. Документ будет удален из Кармана. Слово КАРМАН исчезнет под названием этого документа в списке.

Задание 7.

1. Занести в Карман указы Президента РФ, принятые в первом, третьем и четвертом кварталах 2000 г. и не утратившие силу на настоящий момент.

2. Указать их количество и вывести на печать список документов с номерами в Минюсте.

Контрольные вопросы

1. Назначение папок. Порядок их создания.

2. Виды папок.

3. Назначение Кармана. Отличие Кармана от Папки, Текущей папки.

4. Какие операции можно провести с папками?

5. Какая справочная информация заключена в списке документов?