3 Правила проведения делового совещания

Руководство и проведение совещанием упрощается, когда известна типология людей, участвующих в нем: их интересы, причуды, вопросы, которые они, как правило, задают, стрессоустойчивость и пр. Марк X. МакКормак в книге "Секреты бизнеса для всех" предлагает некоторые типы персонажей (не обязательно плохих), за которыми нужно следить в ходе любого внутрифирменного совещания.

3.1 Варианты поведения сотрудников в процессе совещания:

ГОВОРЯЩИЕ НАЧИСТОТУ. Это люди, которые всегда честно высказывают свое мнение. Они не хитрят, у них нет задних мыслей. Это ценные участники любого совещания. Но их необходимо защи­щать. Они склонны зацикливаться на мысли, что "лучшая оборона - это правда", и могут не столько положить конец спорам, сколько породить новые.

МУЧЕНИКИ. Они хорошо разряжают обстановку и быстро берут на себя ответственность, когда что-то пошло не так. Опасность в том, что они берут на себя вину чересчур быстро, возможно прежде, чем вы сумеете докопаться, кто и что стоит у истоков случившегося.

КАМЕННЫЕ ЛИЦА. Эти держат свои мысли при себе, а возможно, делятся ими с боссом после того, как остальные разойдутся. Годятся их предложения или нет, но вам постоянно приходится гадать, какую игру эти люди ведут и на чьей они стороне.

ЗАВОДИЛЫ БОЛЕЛЬЩИКОВ. Они усвоили поразительную си­лу слов "Вы правы. Я никогда не думал об этом". Мне нравятся эти люди, отмечает X. МакКормак.

ОРАТОРЫ. Эти начинают говорить мягко, потом расходятся и даже через 15 минут не в силах остановиться, извергая из себя что-то режущее слух и оскорбляющее сознание. Проникновение в суть вещей подменяется у них эмоциями и краснобайством. Создается впечатление, что они из кожи вон лезут, чтобы убедить в первую очередь самих себя, а не вас. Обращайтесь с ними с осторожностью - или вообще не обращайте на них внимания.

"АДВОКАТЫ ДЬЯВОЛА". Для них все спорно. Хорошо то, что подобно настырному обвинителю они часто докапываются до правды. Плохо то, что они отнимают чересчур много времени и наносят слишком много ран. На совещание следует приглашать не более одного из них.

РАЗРУШИТЕЛИ. Эти слова не могут произнести, чтобы не погубить чью-то идею, чей-то проект или чье-то самолюбие.

ЛЮБИТЕЛИ РАССЛАБИТЬСЯ. Они откидываются на спинку стула, поудобнее устраивают ноги, настраиваются на долгий приятный отдых и вовсе не торопятся решать вопросы, стоящие на пове­стке дня. Целесообразно встречаться с такими партнерами в холле или в помещении, где нет стульев.

ГОСУДАРСТВЕННЫЕ МУЖИ. Эти продвигают себя или заставляют двигаться вперед совещание за счет умелого обращения с людьми. Теоретически таким государственным мужем должен быть руководи­тель совещания.

3.2 Правила поведения на совещании для руководителя

Совещания проходят более оперативно и конструктивно, когда его участники информированы о правилах поведения в процессе делового взаимодействия. Существуют следующие правила:

- начать вовремя;

- сообщить о регламенте, о стоимости минуты;

- согласовать правила работы, уточнить повестку дня;

- назначить ответственного за регламент и протокол;

-предупредить о "снятии" выступлений не по существу вопроса, например эмоциональные оценки людей и событий, мнения вместо конструктивных предложений, сообщение по поводу... и т. п.;

- если используется критика, то требовать ее конструктивности- называть конкретные факты и их причины, не переходить на лич­ность, а высказываться по поводу действий и ошибок, предлагать пути решения проблемы, устранения просчета, недостатка;

- жестко вести совещание по пути к намеченным целям, для этого обеспечить отдачу от каждого участника и придать конструктив­ный характер обсуждению в целом;

-использовать разнообразные приемы для активизации внимания участников совещания;

-подводя итоги совещания, обобщить все сказанное, сформулиро­вать выводы, определить задачи на будущее;

- завершить точно в назначенное время;

- в заключение оптимизировать ситуацию, настроить персонал на эф­фективную работу.