- •Документационное обеспечение управления
- •Лекция 1. Введение
- •Лекция 2. Терминологическая база и основные понятия документоведения. Функции документа. Системы документации
- •2.1 Базовые понятия и термины доу
- •2.2 Функции документа
- •2.3 Системы документации
- •Контрольные вопросы
- •Лекция 3 Классификация документов. Классификация административной системы документации
- •3.1 Общая классификация документов
- •3.2 Классификация административной системы документации
- •Контрольные вопросы
- •Лекция 4. Общие требования к оформлению документов
- •4.1 Нормативные требования к составу основных реквизитов и их оформлению.
- •4.2 Требования к составу реквизитов
- •4.3 Общие требования к оформлению реквизитов документа
- •«Сатурн»
- •Государственная академия управления
- •Институт управления и бизнеса
- •Омский государственный технический университет
- •П. С. Селиванову
- •Утверждаю
- •Контрольные вопросы
- •Лекция 5. Бланки документов. Типы бланков.
- •Контрольные вопросы
- •Лекция 6. Организационно-распорядительные документы
- •6.1 Организационные документы
- •6.2 Должностная инструкция
- •6.3 Распорядительные документы
- •6.4 Приказ по основной деятельности
- •Дальневосточный государственный университет
- •6.5 Выписка из приказа
- •6.6 Постановления, распоряжения и указания
- •6.7 Протокол
- •Регистрационный лист к протоколу общего собрания акционеров № 12 от 15.09.2003
- •1. Слушали
- •2. Слушали
- •Контрольные вопросы
- •Лекция 7. Справочно-информационные документы
- •Утверждаю
- •Виды внутренней переписки
- •7.2.1 Докладная записка
- •Докладная записка
- •А.С. Федорову
- •7.2.2 Служебная записка
- •7.3. Объяснительная и пояснительная записки
- •Внешняя переписка
- •7.4.1 Письмо
- •7.5 Справка
- •Оао «заря»
- •Контрольные вопросы
- •Лекция 8 Организация работы с документами
- •8.1 Технология работы с документами
- •8.2 Прием входящей корреспонденции.
- •8.3 Технологический процесс обработки исходящих документов
- •8.4 Организация работы с внутренними документами
- •Контрольные вопросы
- •Лекция 9 Информационно-поисковая система документации
- •9.1 Регистрация документов
- •9.2 Виды информационно-поисковых систем. Номенклатура дел.
- •Контрольные вопросы
- •10. Заключение
- •Библиографический список
- •Содержание
8.2 Прием входящей корреспонденции.
Входящая корреспонденция поступает от почтовых отделений, курьеров и работников, которые привезли документы из служебных командировок. Почтовые отделения и курьеры осуществляют передачу корреспонденции по описи, а работники передают документы для регистрации в службу ДОУ в первый день возвращения на работу.
Документы, поступившие в конвертах, пакетах, бандеролях, освобождаются от них. После исключения ошибки вложения – сверяется адрес на конверте с адресом указанном в реквизите адресат - упаковка, как правило, выбрасывается. Не уничтожается только в том случае, если по ней определяется дата отправки или получения. Это характерно для писем, связанных с конкурсными делами, арбитражными исками, обращениями граждан, наложенными отправлениями.
Не вскрываются конверты с пометкой «Лично» или с грифами ограничения доступа к документу «Секретно», «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна» и т.п. Письма с пометкой «Лично» передаются напрямую тому, кому они адресованы. При этом регистрационный номер проставляется на самом конверте, а в журнале входящей корреспонденции делается запись с соответствующей пометкой в разделе примечание - «личное». Конфиденциальные документы передаются в специальный отдел или ответственному должностному лицу.
Второй этап обработки входящей документации – регистрация. Входящая регистрация заключается в фиксировании сведений о поступившем документе в журнале и проставлении особой отметки состоящей из порядкового номера и даты поступления в самом документе. Она оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 и выглядит следующим образом: Вх. № 156 26.12.2008. В регистрационном журнале входящих документов вносят следующую информацию:
- порядковый входящий номер;
- дату поступления;
- наименование документа;
- сведения об авторе;
- дату и номер самого документа;
- количество листов и экземпляров поступившего документа;
- количество листов и экземпляров прилагаемых к нему документов;
- краткое содержание документа;
- кому передан документ на рассмотрение.
Последняя запись в журнале регистрации связана с процедурой размётки: распределения документов между руководителями по направлениям для рассмотрения и вынесения резолюции. При этом часть документов может передаваться непосредственно напрямую в структурные подразделения. Разметку поручают опытному специалисту, знающему структуру предприятия, который может соотнести содержание с документа с компетенцией должностных лиц. Эта процедура одна из самых сложных на этапе обработки входящей корреспонденции, т.к. неправильная адресация документов ведет к задержке принятия административного решения.
На этапе вынесения резолюции руководитель в письменной форме дает указание конкретному исполнителю.
Резолюция оформляется в следующей последовательности:
- адресат (Ф.И., должность и Ф.И., структурное подразделение);
- поручение;
- сроки выполнения;
- личная подпись должностного лица;
- расшифровка подписи;
- дата выдачи поручения.
Далее документы передаются через службу ДОУ или секретаря исполнителям.