- •Приймання документів
- •Реєстрація документів
- •Правила реєстрації й індексування документів
- •Попередній розгляд документів
- •Організація контролю за виконанням документів
- •Терміни виконання документів
- •Структура уроку
- •Організаційний момент
- •2. Актуалізація опорних знань
- •Які бувають види положення?
- •План вивчення нового матеріалу
- •Реєстрація документів
- •Правила реєстрації й індексування документів
- •Організація контролю за виконанням документів
- •Терміни виконання документів
- •Ведення довідкової роботи по контрольованих документах
- •Критерії виконання документів
- •Технологічний процес контрольно-довідкової роботи
- •Новітні технології обробки документів
- •4. Закріплення вивченого матеріалу
- •5. Підсумок уроку
Правила реєстрації й індексування документів
Реєстрація документів – це фіксація факту створення або одержання документів через присвоєння їм порядкових номерів та запису потрібних відомостей, що містяться в них (ДСТУ 2732-94).
Мета реєстрації полягає у забезпеченні обліку документа, контролю за його виконанням та оперативного використання інформації, що міститься в документі.
Кожний документ має реєструватися в даній установі лише один раз. Вхідні документи реєструють у день надходження, а вихідні та внутрішні – в день підписання.
Обов’язково мають реєструватися документи, що надходять від вищих організацій (установ), і ті, що надсилаються до вищих організацій (установ), важливі внутрішні документи (накази, розпорядження, протоколи, доповідні записки тощо), а також пропозиції, заяви, скарги громадян.
Не реєструються вітальні листи, вітальні телеграми, запрошення, інформація до відома, документи, що проходять через службу документування і піддаються оперативному обліку в спеціальних оперативних формах у галузевих та функціональних структурних підрозділах: бухгалтерські документи первинного обліку (їх реєструють у бухгалтерії), щомісячні та щоквартальні звіти підвідомчих організацій.
Відправлені організацією документи називаються вихідними. Вихідні документи, у тому числі виготовлені на ПК, обробляються й надсилаються в день їх одержання від виконавців або не пізніше наступного дня. Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації.
Під час прийому від виконавців вихідних документів секретар обов'язково перевіряє:
- правильність оформлення документа й розміщення на ньому всіх реквізитів;
- правильність зазначення адреси;
- наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
- наявність віз на копії документа, що залишається у справах установи;
- наявність на документі відмітки про додатки;
- відповідність кількості примірників кількості адресатів.
На оригіналах документів, які підлягають поверненню, у верхній чистині правого поля першої сторінки ставиться штамп "Підлягає Поверненню".
Документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті в такому разі проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в ньому. Вихідні документи, як і вхідні, підлягають реєстрації. У реєстраційній картці або в журналі зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа й номер справи, у якій буде зберігатися його копія. Документи, які доставляються на підприємства кур'єром, передаються адресатам під розписку в розносній книзі.
Оригінали таких документів, як накази, плани, звіти, протоколи тощо, залишаються в установах, які є авторами цих документів, в інші установи надсилаються їх завірені копії.
Документи, виготовлені на ПК, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв — збереженою на них інформацією. Копія супровідного листа обов'язково підшивається до справи на загальних умовах.