Поняття про документування та його методи, способи

Документування – це створення документа з використанням різноманітних методів, способів та засобів фіксування інформаціі на матеріальному носіі.

Метод документування – це прийом або сукупність прийомів фіксування інформаціі на матеріальному носіі за допомогою знакових систем.

Спосіб документування – це дія або сукупність дій, які приміняють при записі інформаціі на матеріальному носіі.

Засіб документування – це предмет або сукупність пристосувань, які використовуються для створення документа.

Ознайомлення із загальними вимогами до оформлення документів на підприємстві

Головні вимоги до документів, що виготовляються за допомогою друкувальних пристроїв, визначає ГОСТ 6.38-90.

Стандартні положення табуляра: нульове – від межі лівого берега для друкування змінних реквізитів, розміри берегів – лівого – 30 мм, правого – не менше ніж 10 мм, верхнього – не менше ніж 20 мм, нижнього – не менше ніж 20мм.

Текст документів на аркушах (бланках) формату А4 друкують через 1,5 міжрядкових інтервала, а на аркушах формату А5 – через один міжрядковий інтервал.

Якщо документ оформляють на двох чи більше аркушах, то другий і наступний мають бути пронумеровані арабськими цифрами. Номери сторінок простівляють посередині довжини робочої площі на верхньому березі.

Реквізит назви виду документа друкують великими літерами.

Висновок щодо дотримання вимог Стандарту

Станда́рт — документ, розроблений на основі консенсусу та затверджений уповноваженим органом, що встановлює призначені для загального і багаторазового використання правила, інструкції або характеристики, які стосуються діяльності чи її результатів, включаючи продукцію, процеси або послуги, дотримання яких є необов'язковим. Стандарт може містити вимоги до термінології, позначок, пакування, маркування чи етикетування, які застосовуються до певної продукції, процесу чи послуги.

Організаційні форми діловодства

1)Централізована форма: застосовується в установах з не великим документообігом. Вона передбачає виконання всіх операцій з документами в 1 структурі підрозділи (канцелярія, загальний відділ).

2)Децентралізована форма,вона зустрічаеться в крупних установах з великим документрообігом, огранізація діловодства ведеться в кожному структурному підрозділі які як правило розділені територіально.

3)Змішана форма організації діловодства заснована на частковій централізації. Як правило, в одному підрозділі, службі діловодства, здійснюються такі операції, як обробка вхідних і вихідних документів, реєстрація та облік документів, контроль виконання документів з резолюцією керівництва, а також зберігання справ - тобто обробка документів, що надходять на адресу керівництва установи, та тих, які безпосередньо розглядаються керівництвом.

Таким чином, змішана форма роботи з документами передбачає наявність в установі служби діловодства (спеціалізованого підрозділу або секретаря, який здійснює централізовану обробку частини документів)

На моїй базі практики переважае змішана форма організацїї діловодства.

Основні поняття, що стосуються документообігу

Документообіг - рух документів в організації починаючи з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення. Це рух документа від суб'єкта до об'єкта управління і навпаки, рух документа всередині об'єкта управління з метою його виконання або встановлення взаємозв'язку.

Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники установи та підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів.

Існують такі потоки документів:

-Вхідні – це документи, які надходять до установи;

-Вихідні – це документи, які виходять за межі організаціі, але створені в ній;

-Внутрішні – це документи, які створені в організаціі і слугують для виконання її потреб.

Організація документообігу – це комплекс правил, відповідно до яких відбувається рух документів в установі.

Організація документообігу на підприємстві

Організація роботи зі службовими документами – це організація документообігу, формування справ, зберігання службових документів та користування ними в поточній діяльності організаціі.

До організаціі роботи зі службовими документами відносяться: приймання, реєстрація, розгляд документів, обробка та відправка вихідних документів, контроль виконання документів, складання номенклатур та формування справ, підготовка справ до зберігання та використання.

В документообізі принципово повинно бути:

-Прямоточність руху документів, яка передбачає створення документачерез найменшу кількістьінстанцій за виключенням повераємих переміщень документів;

-Розподіл документів між керівниками та спеціалістами у відповідностіз функціональними зобов'язаннями;

-Обумовленність руху документів діловою необхідністю;

-Одноразовий маршрут руху та складу технологічних операційдля масових категорій документів

- Одноразове виконання кожної операції.

Особливості приймання документів

Усі документи, які надходять до підприємства, в тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізованов канцелярїї .Якщо документи надходять у неробочій час, то їх приймає черговий працівник служби документування. В канцелярїї розкривають усі конверти,за винятком тих, що мають напис “ ОСОБИСТО “. Якщо конверт пошкодженно, то про це обов'язково роблять позначку в поштовому реєстрі. Конверти слід зберігати й додавати до документів у тому разі, коли тільки за конвертом можна вствновити адресу відправника, дати відправлення й одержання документа або коли в конверті бракує окремих документів чи виявлено документи, надіслані не за призначенням.

Неправильно оформлені, пошкоджені або надіслані не за

адресою документи повертаються відправникові.

Усі документи, що надійшли до підприємства, підлягають обов'язковому попередньому розглядові завідувачем канцелярії. Мета цього процесу полягає у виявленні тих документів, з якими неодмінно має бути ознайомлене керівництвоустанови або виконавці відповідно до функціональних обов'язків, у визначенні необхідності реєстраціі документів, а також установленні термінів виконання документів, що передаються до структурних підрозділів чи безпосереднім виконавцям. Попередній розгляд документів здійснюють у день їх одержання або в перший робочий день.