Уровни использования информации
|
Уровни |
Используемая информация |
|
Стратегический менеджмент |
Прежде всего внешняя информация, используемая для планирования будущего организации |
|
Менеджмент подразделений |
Внешняя и внутренняя информация, необходимая для руководства и контроля деятельности подчиненных единиц внутри организации |
|
Оперативный менеджмент |
Прежде всего внутренняя информация, используемая для планирования, осуществления и контроля повседневной производственной деятельности |
|
Совершение сделок и регистрация |
Сбор данных о множестве индивидуальных действий, совершающихся в повседневной деятельности организации |
По мере того, как информация обрабатывается, менеджеры сталкиваются или испытывают необходимость в различных типах информации. В данной теме описывается семь типов информации.
Первый тип информации является общим. Общая информация - это та информация, которая возникает случайно или в ответ на неспецифические запросы или поиски. Она отвечает на вопросы типа «Что вы хотите знать?» или «Есть ли что-нибудь интересующее?» Например, когда менеджеры исследуют окружающую среду, то они делают это для получения общей информации.
Поскольку общая информация является столь широкой, ее трудно определить заранее и сложно поддерживать в компьютерных системах. Общая информация больше используется на стратегическом уровне, чем на оперативном. В силу ее определения, общая информация не используется на уровне совершения сделок.
Совершение сделок всецело сосредоточено на специфической информации, т. е. информации которая удовлетворяет особым требованиям. Специфическая информация может быть запрошена, когда вы проверяете, какой баланс на вашем контрольном счете в автоматизированной кассовой машине. Специфическая информация может быть и незапрошенной, например, когда вы получаете уведомление, что стоимость пользования вашим телефоном увеличилась.
Стимулирующая информация подобна специфической информации в том, что она слишком специфична. Если специфическая информация просто делает получателя осведомленным в чем-либо, то стимулирующая требует действия. Требуемое действие является почти автоматически, оно заранее запрограммировано. Стимулирующая информация может быть запрошенной или нет, и стимулированное действие может быть любого типа.
Исключительная информация является подобной стимулирующей в том смысле, что она стимулирует действие. Однако возникают сложности из-за того, что она стимулирует специфический тип действия, и из-за того, что запрашивается общим требованием, поступает когда исключение уже произошло. Следует отметить, что ни стимулирующая, ни исключительная информация не требует комплексного решения.
Когда план принимается к исполнению, менеджеры осуществляют контроль, чтобы убедится в его выполнении. Пятый тип информации -контрольная информация, которая необходима для корректировки отклонений от плана, причем когда эти коррективы не были заранее предусмотрены. Это качество отличает контрольную информацию от стимулирующей информации.
Шестым типом информации является информация для решения о распределении. Распределительная информация полезна для решений о том, как распределить людей, время, оборудование или деньги в соответствии с проектами. Когда у менеджера имеются данные о двух предлагаемых проектах он должен решить, как распределить ресурсы, находящиеся в его распоряжении. Здесь он нуждается в данных, позволяющих ему получить информацию об относительных затратах и доходах по этим двум проектам.
И последнее, когда менеджеры взвешивают плюсы и минусы вхождения в новый рынок, они обдумывают направляющую информацию для того, чтобы принять решение об обширном районе экономического включения фирмы. В порядке распространения направляющая информация употребляется перед распределительной и которая применяется до контрольной информации, используемой для корректировки отклонений от плана.
Для современных условий характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной на использовании
новейших технологических средств. Управленческая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений. Информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов ее передачи (связей), собственно информации.
Управляющие информационные системы последовательно реализуют принципы единства производственного процесса. Информации и организации путем применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики и моделей прогнозно-аналитических расчетов.
В производственном подразделении фирмы обеспечивается обобщение информации «снизу вверх», а также конкретизация информации «сверху вниз».
Информационный процесс, направленный на получение научно-технической, плановой, контрольной, учетной и аналитической информации, в информационных системах унифицирован и базируется на электронно-вычислительной технике.
Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместного использования информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень использования информации. Информационное обеспечение предполагает распространение информации, т. е. предоставление пользователям информации, необходимой для решения научно-производственных задач; создание наиболее благоприятных условий для распространения информации, т. е. проведение административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий, обеспечивающих ее эффективное распространение.
Информация и особенно ее автоматизированная обработка - важные факторы повышения эффективности производства.
Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации.
В 80-е годы произошел переход от отдельных управленческих информационных систем к созданию единой внутрифирменной системы сбора, обработки, хранения и представления информации (ВСИ). Произошла переориентация всей деятельности в сфере обработки информации на обеспечение ее конечной цели: удовлетворение потребностей в информации руководителей на всех уровнях внутрифирменного управления. В связи с этим главное внимание уделяется точному формулированию вопросов, возникающих в сфере оперативного управления, и получению информации в кратчайшие сроки для принятия необходимых решений. В зависимости от характера и содержания требуемой информации определяются соответствующие технические средства и методы обработки информации.
Основные принципы и цели внутрифирменной системы информации:
- определение требований к содержанию информации и ее характеру в зависимости от целенаправленности;
- выработка системы хранения, использования, предоставления информации в централизованном и децентрализованном управлении;
-
определение потребностей в технических средствах (в том числе компьютерной технике) в фирме в целом и в каждом производственном подразделении;
-
разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных;
- проведение многовариантных расчетов в процессе разработки программ маркетинга, в планировании, контроле, сборе и обработке цифровой информации;
- автоматизированная обработка и выдача текстовой информации;
- обеспечение копировальными устройствами, телексами, всеми средствами связи и коммуникаций в рамках фирмы в целом и ее отдельных подразделений;
- автоматизация административно-управленческого труда на основе использования компьютерной техники. Важными задачами внутрифирменной системы информации являются:
-
координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и производственных подразделениях в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по фирме в целом;
-
определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;
-
определение основных направлений развития технологии обработки информации.
Определение потребностей каждого руководителя в необходимой ему конкретной информации - это трудная задача, и ее решение зависит от опыта и функций руководителя, а также его полномочий в принятии управленческих решений.
Внутрифирменная система информации выполняет следующие функции:
- определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления производственно-сбытовой деятельностью фирмы;
- определение потребностей в технических средствах фирмы в целом и каждого менеджера для обеспечения необходимой информацией;
-
централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;
-
определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации
• обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;
• разработка программных средств, прикладных программ.
Технология информационной деятельности включает в себя такие понятия как: материально-техническая база информационной деятельности; виды информационной технологии; носители информации, информационные базы данных; система ведения записей; создание пакетов прикладных программ.
Развитие материально-технической базы информационной деятельности можно разбить на несколько этапов.
Первый этап, охватывающий период 50-60-х годов, характеризуется созданием и использованием крупногабаритных ЭВМ; появлением и быстрым развитием техники, накапливающей, систематизирующей, обрабатывающей и выдающей информацию; созданием и совершенствованием техники, специализированных систем связи; формированием целевых информационных банков. ЭВМ стали базой информационных систем управления в так называемой макро электронной форме.
Второй этап, охватывающий 70-е года, характеризуется созданием и использованием микропроцессоров во все более разнообразных производственных, информационных, транспортных и других устройствах. Это направление развития электроники дало толчок созданию и быстрому распространению миниатюрных видов вычислительной техники - мини, микро, персональных ЭВМ, что обеспечило возможность накопления и выдачи информации в самых различных формах и разнообразного назначения. Именно на данном этапе, охватывающем 80-е годы и начало 90-х годов, информационные технологии становятся все более эффективными, все более глубоко охватывают как управляемые производственные процессы, так и сами процессы управления, обеспечивают формирование автономных и интегрированных компьютерных систем.
Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы; значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ, обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование; заменяет в конторском деле секретарей - машинисток, делопроизводителей; в бухгалтерском деле облегчает составление письменных финансовых документов, осуществление бескассовых связей с банками и финансовыми учреждениями.
Во внутрифирменной системе информации используют следующие виды вычислительной техники:
-
ЭВМ крупногабаритные и персональные;
-
Микропроцессоры;
-
Средства телекоммуникаций;
4. Электронные пишущие машинки, терминальные устройства со встроенной микроЭВМ;
5. Средства автоматизированной обработки текстовой информации.
В системе оперативного управления производством мини-ЭВМ используются для:
- разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением;
- контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства;
-
расчета заработной платы;
-
контроля за поступлением заказов;
-
анализа данных о сбыте продукции;
-
регистрации поступления платежей;
-
ведения учета и отчетности.