- •Исходная учебная ситуация
- •Введите текст в прокручиваемые поля
- •Окончание занятия
- •Окончание занятия
- •Начало занятия
- •Окончание занятия
- •Начало занятия
- •Начало занятия
- •О том, как ввести данные в форму Занятие 1
- •О поиске записей Занятие 4
- •О сортировке записей Занятие 4
- •Начало занятия
- •Начало занятия
- •Окончание занятия
- •Начало занятия
- •Подробнее Смотрите
- •Начало занятия
- •Начало занятия
- •Начало занятия
- •Начало занятия
Начало занятия
-
Запустите Microsoft Access, если Вы этого еще не сделали.
-
Откройте базу данных Сластена Лили
-
Разверните окно программы до размеров полного экрана.
Что такое запрос?
В запросе подбираются записи, с которыми Вы хотите работать. Его можно представить как просьбу предоставить определенный набор данных, например, названия транспортных компаний, обслуживающих вашу фирму, номера их телефонов и тарифы за оказываемые услуги. Такой набор данных называется динамическим и может включать в себя сведения из полей различных таблиц.
Работа с запросами мало чем отличается от работы с таблицами. Вы можете открыть запрос и просмотреть соответствующий динамический набор данных в табличном представлении. На основе запроса Вы можете создать форму или отчет. Кроме того, Вы можете обновить данные в динамическом наборе запроса и сохранить эти изменения в таблице, откуда были взяты эти данные.
Работая с фильтром (см. занятие 4), Вы черпали сведения лишь из одной таблицы. Прибегая к запросу, можно востребовать информацию из нескольких источников вашей базы данных и, кроме того, сохранить запрос, чтобы воспользоваться им еще раз или создать на его базе новый.
Как создать и отредактировать запрос
Находясь в Microsoft Access, Вы можете создать запрос, воспользовавшись Мастером простого запроса, а позже, при необходимости, отредактировать его с помощью функции графического запроса по образцу (QBE). Данная функция вполне пригодна и для создания нового запроса, хотя Мастер выполнит работу быстрее.
Работа с QBE заключается в перетаскивании полей таблиц из верхней области окна запроса в сетку QBE. Порядок размещения полей зависит от того, как Вы хотите видеть их в табличном представлении запроса.
Как создать и сохранить запрос
Допустим, руководство возложило на вас ответственность за связь с клиентами, проживающими в штате Нью-Йорк. Для успешной работы Вы должны создать запрос, который позволил бы вам иметь список имен и телефонов клиентов из заданного региона. Необходимая информация хранится в таблице Заказчики.
-
В окне базы данных щелкните на ярлычке Запросы.
-
Щелкните на кнопке Создать.
-
В открывшемся диалоговом окне Новый запрос дважды щелкните на строке Простой запрос. Окно Мастера простого запроса тут же появляется на экране.
-
Прокрутите список в окне Таблицы/Запросы и, найдя пункт Таблица:3аказчики, выделите его. Перечень полей выделенной таблицы появится в поле Доступные поля. Из этого списка Вы сейчас выберете поля, которые хотите включить в запрос.
-
Дважды щелкните на поле Код заказчика. Оно тут же появляется в поле Выбранные Поля.
-
Таким же образом поступите с полями Фамилия, Имя, Штат/провинция, Телефон. По окончании процедуры в списке должно быть пять полей.
-
Щелкните на кнопке Далее.
-
Напечатайте имя запроса Заказчики в Нью-Йорке и щелкните на кнопке Готово. Новый запрос будет открыт в режиме таблицы, а его имя отображено в строке заголовка. При этом Microsoft Access автоматически сохраняет запрос и заносит его имя в список вкладки Запросы.
Как установить для запросов условия отбора
В текущем запросе представлены все заказчики, тогда как вас интересуют только проживающие в штате Нью-Йорк.. Нужно ограничить отбираемую информацию, для чего наложить условие, согласно которому в списке останутся только жители интересующего штата.
-
Щелкните на стрелке у кнопки Вид панели инструментов. В открывшемся списке выберите пункт Конструктор
-
Щелкните мышью в ячейке Условие отбора столбца Штат/ провинция.
-
Напечатайте NY и нажмите клавишу Enter. После этого Microsoft Access заключит сделанную вами запись в кавычки, указывая на текстовой тип введенных данных.
Как запустить запрос
-
Щелкните на стрелке у кнопки Вид панели инструментов. В открывшемся списке выберите пункт Режим таблицы и проверьте, как сработало установленное Вами условие.
Как дополнить запрос новым условием
Теперь в вашем распоряжении есть список клиентов по закрепленному за вами региону. Вы же хотели бы познакомиться только с недавно появившимися заказчиками, имеющими код больше 200. Для этого нужно ввести в запрос еще одно условие отбора.
-
Щелкните на стрелке у кнопки Вид панели инструментов. В открывшемся списке выберите пункт Конструктор.
-
Щелкните мышью в ячейке Условие отбора столбца Код заказчика и напечатайте выражение >200. Тем самым Вы так формулируете теперь свой запрос: «Найдите заказчиков, проживающих в штате Нью-Йорк и ставших клиентами фирмы после того, как общее число заказчиков перевалило за 200
-
Воспользуйтесь кнопкой Вид, чтобы переключиться в режим таблицы и увидеть координаты лиц, с которыми Вы должны связаться.
Как проводить в запросе сортировку
-
Чтобы было легче найти телефон конкретного лица, представим список клиентов расположенным по алфавиту. Microsoft Access позволяет сделать это, не выходя из режима таблицы.
-
Щелкните где-нибудь в столбце Фамилия.
-
Щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию панели инструментов. Теперь заказчики перечислены в алфавитном порядке.
Как удалить поле
В табличном представлении запроса Заказчики в Нью-Йорке Вам совершенно не нужно поле Штат/провинция, поскольку все данные запроса относятся к одному штату, хотя в режиме конструктора без него не обойтись, так как в этом поле задано условие отбора.
-
Щелкните на стрелке у кнопки Вид панели инструментов. В открывшемся списке выберите пункт Конструктор.
-
Щелкните мышью на флажке в ячейке Вывод на Экран столбца Штат/Провинция. Все условия отбора и сортировки, заданные для этого поля, сохранятся, но в режиме таблицы его информация на экране не появится.
-
Щелкните на стрелке у кнопки Вид панели инструментов. В открывшемся списке выберите пункт Режим таблицы. Как видите, столбец Штат/провинция на экране отсутствует.
-
Щелкните на кнопке Закрыть окно запроса и в появившемся сообщении щелкните на Да, подтвердив свое намерение сохранить сделанные изменения.
-
Прокрутите, если необходимо, список объекта Запросы и убедитесь, что в нем присутствует имя Заказчики В Нью-Йорке созданного Вами запроса.
Как создать запрос на основе взаимосвязанных таблиц
Лилиан Фарбер, президент «Сластены Лили», анализирует список заказов за месяц, предшествовавший национальному празднику. Она попросила Вас составить список заказов, поступивших в компанию в ноябре. В первую очередь ее интересуют порядковые номера заказов, имена заказчиков и даты заказов. Сведения, о которых спрашивает Лилиан Фарбер, содержатся в двух таблицах: Заказы и Заказчики. Теперь вам предстоит создать запрос по образцу, не прибегая к помощи Мастера простых запросов.
-
В окне базы данных щелкните на ярлычке Запросы, а затем на кнопке Создать.
-
В диалоговом окне Новый запрос щелкните на кнопке Конструктор. Открывается окно QBE-запроса и появляется диалог Добавление Таблицы.
-
Откройте вкладку Таблицы и дважды щелкните на пунктах списка: Заказы и Заказчики.
-
Закройте окно щелчком на кнопке Закрыть. Таблицы Заказы и Заказчики появятся в верхней части окна QBE. Обратите внимание на то, что между этими списками автоматически возникает соединительная линия, поскольку между таблицами уже установлена связь.
-
Выберите команду меню Файл - Сохранить.
-
Назовите запрос Информация о заказах и щелкните на ОК.
Как вставить поля таблиц в запрос
-
В таблице Заказы дважды щелкните на полях Код заказа, Код заказчика, Дата заказа. Все три поля будут перенесены в сетку QBE.
-
В таблице Заказчики дважды щелкните на поле Фамилия. Оно тоже окажется в сетке QBE.
Как установить условия отбора
-
Щелкните мышью в ячейке Условие отбора столбца Дата заказа и напечатайте выражение Between 1-ноя-96 And З0-ноя-96 нажмите клавишу Enter . После этого с обеих сторон обозначения дат появятся признаки числового формата (символы номера #). Поскольку выражение занимает много места, то в ячейке оно не помещается. Тем не менее, нетрудно сделать так, что его можно будет увидеть целиком.
-
Чтобы подогнать ширину столбца под самую длинную запись в его ячейках, дважды щелкните на правой границе поля над заголовком столбца. При этом указатель мыши должен иметь форму двуглавой стрелки.
-
Воспользуйтесь кнопкой Вид, чтобы переключиться в режим таблицы и просмотреть список ноябрьских заказов.
-
Снова сохраните запрос, после чего закройте его.
Как объединить в запросе таблицы
Вы могли обратить внимание, что при создании запроса на основе взаимосвязанных таблиц в окне QBE между их совпадающими полями автоматически появляется линия связи.
Линия связи появится и в том случае, когда таблицы не были предварительно связаны, но имеют одноименные поля с одинаковым типом данных, и при этом одно из указанных полей является ключевым в таблице. Линия связи в данной ситуации указывает, что, несмотря на отсутствие постоянной связи, совпадающие поля обеспечат временную связь в интересах текущего запроса.
Если между таблицами, включенными в запрос, нет связи и она не возникает автоматически при включении таблиц в окно QBE, Вы тем не менее можете соединить таблицы вручную. Для этого необходимо, чтобы соединяемые поля имели совпадающие данные.
Примечание. Когда Вы проводите соединительную линию между двумя таблицами в окне QBE, помните, что это соединение сохраняется лишь для текущего запроса. Если Вы намерены использовать те же две таблицы в новом запросе, вам придется соединять их заново.
Вам нужен инструмент, чтобы быстро найти координаты поставщика того или иного ингредиента выпускаемых фирмой конфет.
Таблица Ингредиенты содержит соответствующие сведения по категориям и сортам составляющих продуктов. Сюда же включено поле Код источника, в котором в виде обозначения указано, откуда поступает тот или иной продукт. В таблице Поставщики детализирована информация о компаниях, снабжающих фирму «Сластена Лили» шоколадом и начинками. В ней есть поле Код поставщика. Вы можете объединить в запросе эти таблицы, поскольку в них есть совпадающие данные.
-
В окне базы данных щелкните на объекте Запросы и затем на кнопке Создать.
-
Дважды щелкните в списке диалогового окна на пункте Конструктор и включите в окно запроса таблицы Ингредиенты и Поставщики, после чего закройте окно Добавление таблицы.
-
Перетащите поле Код источника таблицы Ингредиенты на поле Код поставщика таблицы Поставщики. Между двумя полями появится соединительная линия, и теперь запрос будет черпать информацию из обеих таблиц.
-
В таблице Ингредиенты дважды щелкните на позициях Категория и Тип, чтобы перенести их в сетку QBE.
-
Аналогично поступите с позицией Обращаться К таблицы Поставщики.
-
То же самое сделайте с полем Код источника таблицы Ингредиенты.
-
Щелкните в ячейке Сортировка столбца Код источника, затем щелкните на появившейся справа кнопке со стрелкой и, наконец, выберите в открывшемся списке пункт по возрастанию.
-
Воспользуйтесь кнопкой Вид, чтобы переключиться в режим таблицы и просмотреть результаты выполнения запроса.
-
Прокрутите список и посмотрите, как меняется содержание поля Обращаться к в зависимости от кода поставщика.
-
Выберите команду меню Файл - Сохранить. На экране появится диалог.
-
Назовите запрос Поставка ингредиентов и щелкните на ОК.
-
Закройте запрос.
-
Удостоверьтесь, что имя запроса появилось в окне базы данных.
Теперь запрос находится в составе базы данных Сластена Лили. Вы можете открыть его в любой момент, дважды щелкнув на имени в окне базы данных. Когда Вы открываете его, Microsoft Access использует для отображения самые последние данные, хранящиеся в таблицах Поставщики и Ингредиенты.
Как суммировать значения данных
Разрабатывая запрос, Вы можете указать, какие поля будут использоваться для группировки записей и для вычислений итоговых данных. Например, Вы можете вычислить общее количество конфет в каждом наборе.
Для получения подобных данных можно создать новый запрос, но в данном случае лучше видоизменить уже имеющийся, а именно Информация о заказах. Новый запрос будет демонстрировать общее количество заказов по стране. Затем с его помощью Вы определите количество заказов по штатам и провинциям обоих государств.
-
В окне базы данных щелкните на объекте Запросы и щелчком выделите запрос Информация о заказах.
-
Щелкните на кнопке Конструктор.
-
Выберите команду меню Файл - Сохранить как.
-
В открывшемся диалоговом окне присвойте запросу новое имя Общее число заказов по стране и щелкните на ОК.
-
Удалите из запроса поле Фамилия, для чего щелкните на области выделения поля, и затем нажмите клавишу Delete.
-
Таким же образом удалите поля Код заказчика и Дата заказа.
-
Добавьте в запрос поле Страна из таблицы Заказчики, перетащив его из списка таблицы Заказчики на поле Код заказа в сетке QBE. Когда Вы отпустите кнопку мыши, поле Страна станет первым в сетке, а поле Код заказа сместится на шаг вправо.
-
Щелкните на кнопке Групповые операции панели инструментов. В сетке QBE появляется новая строка. Для всех столбцов в ней стоит обозначение Группировка.
-
Щелкните в ячейке Групповая операция столбца Код заказа и затем щелчком на появившейся кнопке со стрелкой откройте список опций. В нем выберите пункт Count (Счет). Поскольку каждый заказ обладает уникальным кодом, то, просуммировав их, Вы получите общее число заказов. В то же время группировка производится по стране, о чем говорит соответствующая запись в ячейке столбца Страна.
-
Воспользуйтесь кнопкой Вид, чтобы переключиться в режим таблицы и просмотреть результаты выполнения запроса. Там Вы увидите распределение всех заказов по США и Канаде, причем столбец автоматически получает имя Count Код заказа.
Как провести группировку по двум полям
-
Воспользуйтесь кнопкой Вид, чтобы переключиться в режим конструктора.
-
Перетащите мышью в сетку QBE поле Штат/провинция из таблицы Заказчики, поместив его между столбцами Страна и Код заказа. В ячейке строки Групповые операции автоматически появляется запись Группировка.
-
Переключитесь в режим таблицы, чтобы просмотреть результаты выполнения запроса. Microsoft Access сначала группирует результаты вычислений по странам (поскольку это поле стоит в сетке раньше), а затем по провинциям Канады и штатам США.
Как переименовать поля в таблице
-
Воспользуйтесь кнопкой Вид, чтобы переключиться в режим конструктора.
-
Поместите указатель слева от имени Код заказа не удаляя его, и щелкните кнопкой мыши. Напечатайте новое имя Общее число заказов: (не забудьте поставить в конце двоеточие. Пробел после двоеточия необязателен).
-
Воспользуйтесь кнопкой Вид, чтобы переключиться в режим таблицы и просмотреть результаты выполнения запроса.
-
Сохраните запрос и закройте его.
Как отобразить результаты вычислений в поле
Менеджер по продажам попросил вас ответить, что будет, если увеличить цену каждого набора на 5%.
-
Приступите к созданию запроса и включите в него таблицу Наборы.
-
В сетку QBE перенесите поля Название набора и Цена набора.
-
Воспользуйтесь кнопкой Вид, чтобы переключиться в режим таблицы и просмотреть текущие цены наборов.
-
Сохраните запрос, дав ему имя Повышение цены.
Как добавить поле вычислений
-
Переключитесь в режим конструктора и щелкните мышью в ячейке сетки QBE правее ячейки Цена набора.
-
Поскольку увеличение цены на 5% равносильно умножению на число 1,05, то введите с клавиатуры следующее выражение: [Цена набора]*1,05, после чего нажмите клавишу Enter. Microsoft Access автоматически добавит к имени поля слова: Выражение1. Под таким же именем появится соответствующий столбец в режиме таблицы.
Квадратные скобки в выражении указывают на то, что фраза, заключенная в них, является именем поля. Если бы оно состояло из одного слова, то квадратные скобки появились бы автоматически. В данном же случае их надо ввести вручную, так как в имени поля имеется пробел.
-
Чтобы увидеть выражение целиком, дважды щелкните на правой границе области выделения столбца.
-
Переключитесь в режим таблицы, чтобы увидеть результаты.
-
Переключитесь в режим конструктора и дважды щелкните мышью на словах Выражение1, таким образом выделив его.
-
На месте выделения напечатайте Новая цена.
-
Щелкните на кнопке Свойства, в результате чего на экране появится окно Свойства поля.
-
Щелкните в поле строки Формат поля и введите денежный формат: ## ##0,00 тыс.руб.
-
Щелкните в поле строки Описание и напечатайте: Показывает цену, повышенную на 5%.
-
Закройте диалоговое окно.
-
Переключитесь в режим таблицы, чтобы увидеть результаты. Теперь столбец имеет понятное название, числа в нем сопровождаются обозначением валюты, а после щелчка в любом месте столбца в строке состояния внизу окна Microsoft Access появляется фраза, которую Вы ввели в качестве описания поля.
-
Сохраните и закройте запрос
Как создать форму на основе запроса
В связи с постоянным расширением ассортимента кондитерских изделий, выпускаемых фирмой «Сластена Лили», Вы считаете целесообразным разработать форму для введения информации о новых поставщиках ингредиентов конфет. В результате рекламной кампании некоторые виды продукции приобрели большую популярность, и вам нужны контактные телефоны поставщиков, способных срочно выполнить ваши заказы. В качестве основы новой формы вполне годится запрос Поставка ингредиентов.
-
Откройте запрос Поставка ингредиентов в режиме конструктора.
-
Перетащите поле Номер телефона из списка таблицы Поставщики на поле Код источника сетки QBE. Когда Вы отпустите кнопку мыши, новое поле разместится между полями Обращаться К и Код источника.
Теперь, когда в динамическом наборе данных Вы видите и имя представителя и его телефон, вам не нужны сведения о коде поставщика.
-
Щелкните на области выделения столбца Код источника и нажмите клавишу Delete
-
Сохраните произведенные в запросе изменения.
-
Переключитесь в режим таблицы, чтобы увидеть результаты.
Получить форму на основе запроса Поставка ингредиентов можно в диалоговом окне Новая форма.
-
Щелкните на кнопке со стрелкой у кнопки Новый объект и в открывшемся списке выберите пункт Автоформа.
-
Щелкните в форме на кнопке Закрыть, подтвердите сохранение изменений и имя формы Поставка ингредиентов.