2. Основные типы и форматы данных.

В работе с электронными таблицами можно выделить три основных типа данных: число, текст и формула. В зависимости от решаемой задачи возникает необходимость применять различные форматы представления данных. В каждом конкретном случае важно выбрать наиболее подходящий формат.

Для представления чисел по умолчанию электронные таблицы используют числовой формат, который отображает два десятичных знака после запятой (например, 195,20).

Экспоненциальный формат применяется, если число, содержащее большое количество разрядов, не умещается в ячейке (например, число 2 000 000 000 в экспоненциальном формате будет записано компактно в следующем виде: 2,00Е+09).

По умолчанию числа выравниваются в ячейке по правому краю. Это объясняется тем, что при размещении чисел друг под другом (в столбце таблицы) удобно иметь выравнивание по разрядам (единицы под единицами, десятки под десятками и так далее).

Текстом в электронных таблицах является последовательность символов, состоящая из букв, цифр и пробелов, например, запись «32 Мбайт» является текстовой. По умолчанию текст выравнивается в ячейке по левому краю. Это объясняется традиционным способом письма (слева направо).

Обратите внимание, что в программе MICROSOFT EXCEL целая часть числа отделяется от дробной запятой.

Формула должна начинаться со знака равенства и может включать в себя числа, имена ячеек, функции и знаки математических операций. В формулу не может входить текст.

Например, формула =А1+В2 обеспечивает сложение чисел, хранящихся в ячейках А1 и В2, а формула =А1*5 - умножение числа, хранящегося в ячейке А1, на 5.

При вводе формулы в ячейке отображается не сама формула, а результат вычислений по этой формуле. При изменении исходных значений, входящих в формулу, результат пересчитывается немедленно.

Для представления данных можно использовать также специализированные форматы: денежный формат (12000,00р.) удобен для бухгалтерских расчетов, форматы дата и время позволяют хранить значения временных данных (15.01.2002 17:45:10).

Выбор формата данных

1. Запустить приложение Ехсеl.

2. Выделить ячейку и ввести команду [Формат - Ячейки...]. Диалоговое окно ФОРМАТ ЯЧЕЕК имеет шесть вкладок: ЧИСЛО, ВЫРАВНИВАНИЕ, ШРИФТ, ГРАНИЦА, ВИД, ЗАЩИТА.

3. На диалоговой панели Формат ячеек выбрать вкладку Число.

4. В списке Числовые форматы: выбрать наиболее подходящий формат.

С помощью счетчика Число десятичных знаков: установить необходимое количество знаков после запятой. В поле Отрицательные числа: выбрать форму представления отрицательных чисел.

Другой способ, обеспечивающий быстрый доступ к установке нужно формата данных – это использование кнопок панели ФОРМАТИРОВАНИЯ, приведенный ниже.

Денежный формат, Процентный формат, Формат с разделителями, Увеличить разрядность, Уменьшить разрядность

3. Ввод текста в таблицу. Форматирование таблицы.

Чтобы ввести текст в ячейку ЭТ, необходимо установить на ней указатель и сделать один щелчок левой кнопкой мыши, при этом вокруг ячейки появится рамка . Теперь в выделенную ячейку введем текст, например Электронная таблица. Только вводить текст будем не в саму ячейку, а в строку формул. Для этого щелкнем мышью в строке формул и когда курсор примет вид мигающей вертикальной линии можно вводить текст. По окончании ввода текста в ячейку нажмем клавишу ENTER.

Обратите внимание, что поскольку фраза длинная, то в ячейке видна часть текста, а в строке формул введенный текст отображен полностью.

Н еобходимо запомнить, что все данные (текст, число, формула) вводятся в строке формул и хранятся в той ячейке, которая в данный момент активна (выделена). Такой стиль работы обеспечивает как удобство ввода данных, так и их редактирование.

Например, если необходимо дописать текст в ячейке или исправить уже имеющийся, то это делается в строке формул. Для этого выбираем ячейку, затем перемещаем указатель в строку формул и редактируем данные.

Другой способ - делаем двойной щелчок на ячейке и вводим данные. Обратите внимание, редактирование возможно, когда в ячейке мерцает курсор в виде вертикальной линии.

Создадим таблицу.

Журнал CHIP 08/2004	Струйные принтеры
	Общая оценка (баллов)	Соотношение цена/качество	Цена, $	Технические данные*
				Технология	Скорость печати, стр./мин
Canon S750	89	хорошее	205	Bubble-Jet	20
Canon S520	82	отличное	165	Bubble-Jet	14
HP DeskJet 990Cxi	81	среднее	240	Ink-Jet	17
HP Color Inkjet CP1160	79	среднее	310	Ink-Jet	17
HP DeskJet 980Cxi	78	среднее	225	Ink-Jet	15
HP DeskJet 960C	75	хорошее	175	Ink-Jet	15
HP DeskJet 940C	70	удовлетв.	160	Ink-Jet	12
Epson C80	73	среднее	185	Piezo electric	20
Epson C70	72	хорошее	155	Piezo electric	16
Epson C60	66	отличное	95	Piezo electric	12

Примечание: *Максимальное разрешение 2400  1200 dpi.

Используйте шрифт Courier New, размер 10 пт, выравнивание текста в ячейках по горизонтали и вертикали, разный вид (заливку) ячеек.

Наиболее трудоемким при разработке таблиц является заголовок таблицы. Анализ заголовка показывает, что для его создания потребуется три строки и шесть столбцов. Затем можно будет объединить соответствующие ячейки, чтобы заголовок имел такой же вид, как это показано на примере.

Прежде чем вводить текст в соответствующие ячейки установим для всех ячеек режим ПЕРЕНОСИТЬ ПО СЛОВАМ:

1. Выделим все ячейки заголовка, т.е. щелкнем мышью на ячейке с адресом А1 (левая верхняя) и удерживая левую кнопку мыши протащим до правой нижней ячейки с адресом F3.

2. На панели ФОРМАТИРОВАНИЕ выберем кнопку ВСЕ ГРАНИЦЫ и в списке (щелкнув по черной стрелке) выберем кнопку ВСЕ ГРАНИЦЫ .

3. Щелкнем на выделенных ячейках правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберем пункт ФОРМАТ ЯЧЕЕК...

4. В открывшемся диалоговом окне ФОРМАТ ЯЧЕЕК выберем вкладку ВЫРАВНИВАНИЕ и на панели ОТОБРАЖЕНИЕ включим флажок ПЕРЕНОСИТЬ ПО СЛОВАМ (один щелчок левой кнопкой мыши).

Выделим ячейку с адресом А1 и в строке формул напечатаем заголовок первого столбца таблицы. Аналогично введем текст в остальные ячейки, так как это показано на рисунке.

Поскольку ширина столбцов была одинакова, то можно изменить их ширину так, чтобы заголовок имел такой же вид как на рисунке. Выполняется эта операция следующим образом. Указатель мыши на границе наименований столбцов превращается в горизонтальную двунаправленную стрелку и, удерживая левую кнопку мыши, эту границу можно смещать вправо или влево. Аналогичным образом можно изменять высоту строк (указатель имеет вид двунаправленной вертикальной стрелки).

Начинаем форматировать заголовок. Объединяем ячейки с адресами А1,А2,А3. Для этого сначала выделим их, так как мы это делали ранее и выберем команду ОБЪЕДИНИТЬ И ПОМЕСТИТЬ В ЦЕНТРЕ на панели инструментов ФОРМАТИРОВАНИЕ. Затем объединим ячейки с адресами: В1,C1,D1,E1,F1; B2,B3; C2,C3; D2,D3 и E2,F2.

Следующая операция – это выравнивание строк и столбцов.

Сначала выделим все строки заголовка путем протаскивания мыши с нажатой левой кнопкой в области номеров строк. Курсор при этом имеет вид ▬►. Затем выберем команду меню ФОРМАТ-СТРОКА-АВТОПОДБОР ВЫСОТЫ.

Затем аналогично выделим столбцы заголовка таблицы. Курсор при этом будет иметь вид . Выберем команду меню ФОРМАТ-СТОЛБЕЦ-АВТОПОДБОР ШИРИНЫ.

И, наконец, завершающая операция. Выделим все ячейки таблицы. Щелкнем по выделенным ячейкам правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберем команду ФОРМАТ ЯЧЕЕК. В открывшемся диалоговом окне выберем вкладку ВЫРАВНИВАНИЕ. На панели ВЫРАВНИВАНИЕ в списке ПО ГОРИЗОНТАЛИ выберем пункт ПО ЦЕНТРУ, а в списке ПО ВЕРТИКАЛИ – пункт ПО ЦЕНТРУ.

Таким образом, создание и форматирование заголовка завершено. Заполнение строк таблицы особых затруднений не вызывает.

Перед сохранением работы присвоим листу 1 имя Принтеры. Для этого щелкнем правой кнопкой мыши на ярлыке Лист 1 и выберем пункт ПЕРЕИМЕНОВАТЬ, введем новое наименование листа. Теперь сохраним работу в файле Анализ принтеров.xls.