2.2 Характеристика структурного подразделения

ООО «Строй-Арсенал»

ООО «Строй-Арсенал» является небольшим предприятием, общее количество работников составляет 30 человек. В связи с этим, в салоне красоты нет чёткого разделения на отделы.

Так как структура магазина линейная, она имеет ряд достоинств:

- четкие системы взаимосвязи между руководителями и подчиненными;

- быстрота реакции в ответ на прямые указания;

- личная ответственность руководителя за конечные результаты предприятия.

Конечно же, есть и недостатки, такие как высокие требования к руководителю.

Такая структура управления представляет организацию как совокупность взаимосвязанным элементов. Каждый элемент имеет свои цели и задачи. Директор управляет менеджерами и главным бухгалтером, имея при этом представление о действиях нижестоящих подчиненных.

2.3 Информационные процессы, связанные с решением экономических, организационно – управленческих и учетных задач

Характер и содержание информации

В деятельности предприятия ООО «Строй-Арсенал» передача информации является первостепенным и непременным фактором нормального функционирования. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности информации. Внутренняя система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности.

Информацию об изменениях и нововведениях в ООО «Строй-Арсенал» получают непосредственно от директора, которая оформляется приказами.

Для удовлетворения общих потребностей заинтересованных пользователей в бухгалтерском учете формируется информация о финансовом положении организации, финансовых результатах ее деятельности и изменениях в ее финансовом положении.

Финансовое положение организации определяется существующими в ее распоряжении ресурсами, структурой источников этих ресурсов, ликвидностью и платежеспособностью организации, а также ее способностью адаптироваться к изменениям в среде функционирования.

Информация о финансовых результатах деятельности организации требуется, чтобы оценить потенциальные изменения в ресурсах, которые будет контролировать организация в будущем, при прогнозировании способности вызывать денежные потоки на основе имеющихся ресурсов при обосновании эффективности, с которой организация может использовать дополнительные ресурсы.

Информация об изменениях в финансовом положении организации дает возможность оценить ее инвестиционную, финансовую и операционную деятельность в отчетном периоде.

Информация о финансовом положении формируется главным образом в виде бухгалтерского баланса. Информация о финансовых результатах деятельности организации обеспечивается главным образом отчетом о прибылях и убытках. Информация об изменениях в финансовом положении организации обеспечивается главным образом отчетом о движении денежных средств.

Полнота информации о финансовом положении организации, финансовых результатах ее деятельности и изменениях в ее финансовом положении обеспечивается единством указанных отчетов, а также соответствующими дополнительными данными.

Содержание, порядок формирования и способы представления информации для внутренних пользователей определяются руководством организации.

На предприятие «Строй-Арсенал» информация поступает в следующих видах:

1. Текстовая:

- Приходные и расходные накладные – в этих документах хранится вся информация о приёме и продаже товара.

- Отчётность – различные отчёты о хозяйственной деятельности предприятия.

2. Электронная:

- Отчётность – также хранится и в электронном виде.

- Почта – различная корреспонденция от предприятий, которые сотрудничают с организацией.

3. Устная (устные распоряжения и указания директора предприятия).

Информационные потоки и носители информации.

Информационные потоки предприятия отражены в его документообороте и распределяются по следующим направлениям:

1. Информация о кадрах предприятия;

2. Информация об имуществе предприятия;

3. Информация о товарно-материальных ценностях предприятия;

4. Информация о взаиморасчетах с поставщиками.

Материальные потоки:

1. Получение наличных средств в кассу.

2. Расчеты с поставщиками.

Таким образом, на предприятии производится учёт оказываемых услуг, поступившей и израсходованной продукции.

Проектирование и реализация WEB-АИС «Электронный отдел продажи и доставки магазина стройматериалов»

Характеристика информационно-программной модели магазина «Строй-Арсенал»

1. Информационная модель магазина

В данный момент информационную модель магазина можно представить в виде схемы, отображенной на рис.3.1. На данной схеме показаны основные информационные потоки между работниками и клиентами магазина.

Рис. 3.1. Схема существующей системы

2. Характеристика существующей системы обработки информации

В существующей системе взаимодействуют три типа работника: руководство магазина, менеджер по работе с клиентами и менеджер по доставке. Они обеспечивают весь процесс от встречи с клиентом до доставки товара ему домой.

В данный момент при работе основной интерес представляют информационные потоки, которые можно разбить на три группы: информация о клиенте и его потребностях, информация о предлагаемом товаре, документы на оформление покупки и доставки.

3. Функции и методы сбора, передачи, хранения, обработки, отображения информации

В связи с вышеуказанным можно выделить следующие функции:

1. Консультация клиента о представленных в магазине товаров,

2. Оформление заявки клиента на покупку товаров, с осуществлением всевозможных расчетов,

3. Оформление продажи товаров с всевозможными документами,

4. Осуществление сопровождения доставки клиенту,

5. Оформление отчетов.

4. Средства сбора, передачи, хранения, обработки, отображения информации и управления

В данный момент времени одна часть функций оформляется в бумажном варианте: доставка и расчеты, вторая часть оформляется через локальные программы, которые находятся на компьютерах магазина: оформление заявок, продаж и отчетов, третья же часть не документируется – Консультация.

Большинство информации хранится на локальном компьютере. Необходимые расчеты осуществляются работником.

5. Анализ недостатков в обработке информации

Основные недостатки:

• Работа с клиентами возложена полностью на отдел по работе с клиентами, что в условиях кризиса после сокращения числа работников увеличивает нагрузку и делает затруднительным быстрое обслуживание.

• Большинство вопросов клиента – однотипны или очень простые, что забирает время, но не является основным способом привлечения клиента и увеличения продаж.

• Для доставки товара приходится делать двойную работу: сначала информация от клиента поступает к менеджеру клиентского отдела, а потом от этого менеджера к работнику отдела доставки. Информация проходит с задержкой и в обратном направлении.

Критерии и основные ограничения создания информационной системы

6. Основные критерии разработки и оценки системы

Система будет строиться с учетом следующих критериев:

1. Соответствие системы основным функциям, осуществляемым в магазине;

2. Соответствие структуры базы данных – структуре информации, обрабатываемой в данный момент времени в магазине;

3. Скорость работы системы в независимости от аппаратных требований различных устройств, как у работников, так и у клиентов;

4. Возможность удаленного общения с системой;

5. Формирование необходимых документов.

7. Основные ограничения создания системы

Основные ограничения, которые будут накладываться на систему, обусловлены аппаратно-техническими и организационными факторами:

1. Необходимо учитывать абсолютно разные технические обеспечения у работников и клиентов, а если учитывать возможность удаленной работы, то и обеспечения работников в магазине и их личного технического обеспечения;

2. Необходимо учитывать различное географическое расположение объектов процесса, что автоматически приводит к выводу, о сетевом характере работы программы с использованием одного из самого доступного средства общения – интернет.

3. Учитывая наличие большого количества пользователей – система должна «уметь» регистрировать пользователей, проводить его аутентификацию и распределять права таким образом, чтобы пользователь не мог воспользоваться «чужими» функциями или данными.

Эскиз технического задания на информационную систему

8. Назначение и цели создания системы

Данная система будет создана с целью обеспечить удаленную работу сотрудников и клиентов магазина стройматериалов, а также проведение расчетов, необходимых для проведения процесса продажи.

Основное назначение системы – обеспечить документооборот в процессах консультации, оформления заявки, расчетов, оформления и продажи и доставки, а также контроль над выполнением данных процессов.

Кроме этого новая информационная система будет обеспечивать контроль над работой различных типов пользователей со всевозможными функциями и данными магазина.

9. Описание системы в целом

В системе будет необходимо автоматизировать следующие функции:

• Работа с пользователями;

• Работа с товарами;

• Работа с расчетами;

• Работа с заказами;

• Работа с оплатами;

• Работа с доставками;

Система должна обеспечивать работу следующих пользователей:

• Посетители сайта – отображение информации о товарах и услугах;

• Клиенты магазина – оформление всех процессов;

• Работники отдела по работе с клиентами – контроль над оформление всех процессов, начальное оформление доставки;

• Работники отдела доставки – окончательное оформление доставки;

• Руководство магазина – контроль над всеми процессами.

Литературный и патентный обзор постановки подобных задач. Анализ аналогичных систем

Естественно, что на современном рынке электронных продаж в глобальной сети интернет уже представлены аналогичные разработки, примеры которых представлены ниже в 3.4.1. – 3.4.3.

10. Сайт platinum-market.com.ua

Рис. 3.2. Интерфейс сайта platinum-market.com.ua:

Достоинства сайта platinum-market.com.ua:

• Простой и понятный интерфейс

• Наличие прайс-листа

• Наличие доставки и оплаты

Недостатки сайта:

• Отсутствие финансовых расчетов

• Отсутствие авторизации

• Отсутствие помощи в подборе нужных материалов.

11. Сайт www.ekt-sdvor.com

Рис. 3.3. Интерфейс сайта www.ekt-sdvor.com

Достоинства сайта www.ekt-sdvor.com:

• Красивый дизайн и удобный интерфейс

• Наличие прайс-листа

• Наличие помощи в вопросах

Недостатки сайта:

• Отсутствие финансовых расчетов

• Отсутствие оплаты

• Отсутствие авторизации.

12. Сайт www.stroihoz.com

Рис. 3.4. Интерфейс сайта www.stroihoz.com

Достоинства сайта www.stroihoz.com:

• Красивый дизайн и удобный интерфейс

• Наличие возможности оформления заказа

• Наличие доставки

Недостатки сайта:

• Отсутствие помощи в подборе материала

• Отсутствие поиска

• Отсутствие авторизации.

Логическое проектирование информационной системы

13. Разработка общей концепции системы

Функции создаваемой системы в структуре взаимоотношений с пользователями можно отобразить в виде схемы, которая показана на рис.3.5.

Рис. 3.5. Схема функциональной структуры

В данной схеме отображены права пользователей в виде трех возможных вариантов:

1. Черно-белая стрелочка означает, что данный пользователь может создавать данные и менять их значения;

2. Серая стрелочка означает, что пользователь может читать данные и использовать их для проведения других операций;

3. Смешанная стрелочка показывает, что пользователь может осуществлять оба предыдущих действия.

Разрабатываемая информационная система изменит течение информационных потоков в магазине. Как это будет выглядеть после внедрения системы, показано на рис.3.6.

Как можно увидеть на данной схеме в большинстве случаев работникам и клиентам магазина не нужно будет взаимодействовать между собой. Используя подручные электронные средства от телефона до компьютера, с одним условием – наличие доступа в интернет, пользователи системы смогут вводить и получать данные, осуществлять доступные в рамках своих полномочий функции и оформлять необходимые для осуществления всевозможных процессов в магазине документы.

Рис. 3.6. Организационная структура работы с данными

Единственное, когда теперь необходимо будет личное взаимодействие – это при осуществлении окончательного оформления документов (поставить печати, передать наличные деньги) и при осуществлении процесса доставки (отметится в накладной о получении товара).

14. Разработка решений по информационному обеспечению ИС

Для хранения данных была выбрана реляционная архитектура базы данных, которая позволяет хранить информацию в виде таблиц с типизированными столбцами. Одним из самых популярных серверов баз данных для небольших компаний является MySQL– сервер, который ко всем своим преимуществам, указанным во второй главе, прибавляет тот факт, что поставка такого сервера – бесплатна.

На рис.3.7. показана логическая схема данных новой системы, а на рис. 3.8. физическая модель, которая учитывает особенности типизирования и связей используемого сервера базы данных.

Рис. 3.7. Логическая схема данных информационной базы

Рис. 3.8. Физическая схема данных информационной базы

.

15. Разработка решений по техническому обеспечению ИС

WebServer должен располагаться на компьютере со следующими аппаратными возможностями:

• Процессор с частотой выше 1 ГГц. На жестком диске должно быть освобождено дисковое пространство для системы - 1.25 Гб , для АИС – 100МБ, для сервера MySql – 1ГБ.

• Для нормальной оперативной работы - оперативная память должна иметь не менее 256 Мб.

• Для работы в сети сервер должен иметь как минимум одну сетевую плату, соответствующая типу локальной, глобальной, беспроводной сети и должен иметь круглосуточный доступ в Интернет.

16. Разработка решений по программному обеспечению

Требуемое программное обеспечение можно отобразить в виде схемы, отображенной на рис.3.10. Вся система функционирует на основе WindowsServerс версией не старше 2003 года. Кроме этого необходима установка библиотек .NETиMySQL-сервера. Подробнее характеристика данных продуктов изложена во второй главе.

Рис. 3.10. Структура программного обеспечения, использующегося для обеспечения работы

«Руководство пользователя системы», «Руководство администратора системы», «Руководство системного администратора» и «Руководство программиста» изложено в приложениях дипломного проекта.

17. Результаты внедрения информационной системы

По данным экспертов сектор рынка интернет-продаж в настоящее время существенно растёт. Рассмотрим следующие показатели:

• Объем целевой аудитории;

• Посещаемость;

• Конверсия;

• Прибыль с транзакции;

• Уровень конкуренции;

• Стоимость доставки.

Данные показатели являются общепринятыми в сети Интернет. В списке они отранжированы в порядке убывания значимости. Давайте рассмотрим это показатели более подробно.

Объем целевой аудитории - это количество потенциальных покупателей, заинтересованных в покупке. Как же оценить эту аудиторию? Наиболее простой способ – воспользоваться статистикой поисковых запросов.

Статистику по запросам можно получить в службе "Яндекс.Директ". Эта служба предоставляет информацию о том, сколько раз за прошедший месяц пользователи Yandex искали в Интернете то или иное слово. Большинство компаний, занимающихся профессионально продвижением в Интернете, пользуются именно этой службой. Данные доступны совершенно бесплатно, единственное ограничение – вы должны быть зарегистрированы на сервере "Яндекс" (например, быть пользователем "Яндекс.Почты").

Для нашего будущего интернет-магазина попробуем узнать, например, сколько за прошедший месяц было сделано запросов по слову “продукты питания”. После ”очистки” (удаления не интересующих нас сочетаний) получаем примерно 78 000 запросов.

По данным на июнь текущего года доля поискового сервера Yandex в Рунете составляет 45% от всех запросов на поиск информации. Поэтому полученную выше цифру можем смело разделить на 0,45. Таким образом, получаем 173 300 запросов за месяц, или, в среднем, 5 590 запросов в день.

От объема целевой аудитории перейдем к следующему показателю – посещаемости. Как ясно из названия, посещаемость – это количество посетителей магазина в сутки. В офлайновом мире для оценки магазинов часто используется сходный показатель – ”проходимость”.

Для оценки посещаемости удобно использовать имеющуюся в открытом доступе статистику конкурирующих интернет-магазинов. Давайте попробуем проанализировать реальную статистику магазина из первой десятки выдачи "Яндекса" по запросу ”продукты питания”.

Это данные на последнюю неделю ноября 2009 года. В среднем получается порядка 550 посетителей в сутки. В понедельник и вторник продажи немного больше, в субботу и воскресенье – значительно меньше. Данные для статьи взяты во второй половине дня среды, поэтому, цифра за день еще не достигла своего максимума.

С посещаемостью тесно связан очень важный показатель – конверсия. Конверсия – это коэффициент, определяющий соотношение между количеством продаж и количеством переходов на сайт. Иными словами он показывает, сколько из людей, пришедших к вам на сайт, станут вашими покупателями. Это, пожалуй, единственный показатель, который сложно получить из открытых источников.

Значение показателя конверсии зависит в первую очередь от качества аудитории – от того, насколько точно и каким образом были привлечены посетители на сайт. На нашем примере вряд ли стоит ожидать большого значения показателя конверсии от аудитории, привлеченной с помощью баннеров, размещенных на сайте анекдотов.

Данные с поисковых сайтов показывают значение конверсии для нескольких магазинов со средней посещаемостью от 620 до 940 посетителей в сутки. Ценовой уровень этих магазинов примерно одинаковый, методы привлечения – во всех случаях поисковая оптимизация + контекстная реклама. Значение показателя конверсии в этих магазинах колеблется от 1,8% до 2,6%. Сопоставив эти данные с выясненной ранее посещаемостью 550 человек в сутки, получаем средний объем порядка в 13 продаж в день.

Следующим по важности показателем является прибыль с транзакции, или иначе прибыль с одной продажи. Прибыль с транзакции зависит от торговой наценки конкретного типа товара.

Следующий рассматриваемый показатель - уровень конкуренции. Уровень конкуренции определяет стоимость продвижения Интернет-ресурса. Чем выше уровень конкуренции – тем больше средств вам придется потратить, чтобы получить запланированную посещаемость. Ценообразование в сервисах, используемых для продвижения, устроено так, что цена одного перехода на сайт прямо пропорциональна количеству конкурентов, так же использующих данный сервис для продвижения.

Последний рассматриваемый показатель – стоимость доставки. Стоимость доставки в основном определяется тремя критериями:

• Дальностью перевозки;

• Габаритами и массой перевозимого товара;

• Условиями транспортировки.

18. Настройка WEB-АИС на защите работы

Для демонстрации работоспособности системы на защите дипломного проекта будет использована операционная система WindowsXPи выше. На нее необходимо установитьVisualStudio2008 иMySQL-сервер.

40