3.2 Создание запросов

Следующим этапом создания базы данных является создание запросов. Они являются инструментом поиска и структурирования данных, информация в запросах представлена в более удобном для пользователя виде, нежели в исходных таблицах.

Процесс создания запроса будет рассмотрен на примере запросов «Дебетовые карты ФизЛица», «Сумма операций с дебетовыми картами». В результате будут видны данные клиента и его счета, во втором запросе будет видно какие суммы с дебетовых карт снимались за определенный период времени.

Запрос можно создать с помощью мастера или в режиме конструктора. Мастер обеспечивает пошаговое построение запроса. Режимы Конструктора позволяет задавать не только условия выбора данных, но и порядок сортировки. Запросы сохраняются как отдельные объекты и отображаются в окне БД.

Мастер простого запроса позволяет выбрать данные из полей одной или нескольких таблиц или запросов. С помощью мастера можно также вычислять суммы, количества и среднее значения для всех записей или определенных групп записей, а также находить максимальное и минимальное значение в поле.

Запросы «Дебетовые карты ФизЛица», «Сумма операций с дебетовыми картами» будет создан через режим конструктора. Чтобы вызвать Конструктор запросов, необходимо перейти в окно базы данных. В окне база данных необходимо выбрать вкладку Запросы и дважды щелкнуть на пиктограмме Создание запроса в режиме конструктора. Появится активное окно Добавление таблицы на фоне неактивного окна «Запрос: запрос на выборку».

В окне Добавление таблицы следует выбрать таблицу – источник или несколько таблиц из представленного списка таблиц, на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть на кнопке Добавить. После этого закрыть окно Добавление таблицы, окно «Запрос: запрос на выборку» станет активным.

Окно Конструктора состоит из двух частей – верхней и нижней. В верхней части окна размещается схема данных запроса, которая содержит список таблиц – источников и отражает связь между ними.

В нижней части окна находится Бланк построения запроса QBE (Query by Example), в котором каждая строка выполняет определенную функцию:

• Поле – указывает имена полей, которые участвуют в запросе

• Имя таблицы – имя таблицы, с которой выбрано это поле

• Сортировка – указывает тип сортировки

• Вывод на экран – устанавливает флажок просмотра поля на экране

• Условия отбора - задаются критерии поиска

• Или – задаются дополнительные критерии отбора

Рисунок 20 – Создание запросов

После того, как вы выберете все данные, откроется запрос в режиме конструктора (см. рис. 21, рис. 22).

Рисунок 21 – «Дебетовые карты ФизЛица: запрос на выборку» в режиме конструктора

Рисунок 22 – «Сумма операций с дебетовыми картами: запрос на выборку» в режиме конструктора

Запускаем запрос в режиме таблицы. (см. рис. 23, рис. 24).

Рис. 23 – «Дебетовые карты ФизЛица» в режиме таблицы.

Рис. 24 – «Сумма операций с дебетовыми картами» в режиме таблицы.

Выше описанным образом были выполнены запросы «Банкомат-дебетовые карты», «Банкомат-кредитные карты», «Количество банкоматов в филиалах» , «Количество счетов клиента», «Кредитные карты ФизЛица», «Сумма операций по кредитным картам»

3.3. Создание отчетов

Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются, а также в виде официальных документов, которые будут использоваться для дальнейшей работы сотрудника. Отчет позволяет извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. Они поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логически цельные блоки.

Процесс создания отчетов аналогичен процессу создания форм, т.е. он происходит с помощью мастера форм, а затем в конструкторе форм. В качестве примера создания отчета выбран отчет «ФизЛица». При открытии мастера отчетов необходимо выбрать поля из источников данных, которые будут включены в отчет (в данном случае, к таким полям относятся все поля таблицы «ФизЛица»). Следующим этапом является добавление уровней группировки, затем выбор порядка сортировки. После произведенных действий полученный отчет следует отредактировать в режиме конструктора (см. рис 25).

Рисунок 25 – Отчет «ФизЛица» в режиме конструктора

В режиме просмотра отчет «ФизЛица» изображен на рис. 26

Рисунок 26 – Отчет «ФизЛица»

Аналогично отчету «ФизЛица» было создано еще отчеты: «Банкомат», «Счета».

3.4 Создание интерфейса

Для организации эффективной работы пользователя необходимо создать целостное приложение, в котором все компоненты базы данных будут сгруппированы по функциональному назначению. При этом можно обеспечить удобный графический интерфейс пользователя. Приложение дает возможность пользователю работать с базой данных, затрачивая при этом меньше усилий.

При создании приложения пользователя главную роль играют формы, так как именно они являются основным диалоговым средством работы пользователя с базой данных. Для объединения объектов в едином диалоговом приложении создаются так называемые кнопочные формы. По существу кнопочная форма представляет собой панель управления приложением. Кнопки такой формы обеспечивают вызов других кнопочных форм, а также отдельных объектов базы данных – отчетов, запросов, форм и т.д. Здесь же находятся кнопки для возврата к кнопочным формам более высокого уровня и для выхода из базы данных.

Дополнительным элементом приложения пользователя является организация вызова главной кнопочной формы при открытии базы данных, что позволяет пользователю сразу же начать работу в среде приложения.

Главная кнопочная форма создается с помощью диспетчера кнопочных форм. Для создания главной кнопочной формы необходимо выбрать команду «Сервис» «Служебные программы» «Диспетчер кнопочных форм». В окне «Диспетчер кнопочных форм» следует подтвердить создание кнопочной формы. В следующем окне появится окно со строкой «Главная кнопочная форма». В этом окне формируется список кнопочных форм разных уровней.

Для создания кнопочной формы нужно нажать кнопку «Создать». В окне «Создание» в поле «Имя страницы кнопочной формы» нужно ввести имя кнопочной формы – Ф. ЗАО АКБ «Экспресс-Волга». После нажатия кнопки «ОК» в окне диспетчера кнопочных форм появится строка с именем созданной кнопочной формы. Затем необходимо создать страницы главной кнопочной формы (см. рис. 27).

Рисунок 27 – Создание новой страницы главной кнопочной формы

Названия страниц служат названиями кнопок, которые вызывают соответствующую страницу с хранимой в ней информацией.

Рис. 28 «Главная кнопочная форма»

Рис.29 Кнопочная форма «Физические лица»

4. Результативность дипломной работы специалиста

По результатам данной выпускной работы был получен акт внедрения от Ф. ЗАО АКБ «Экспресс-Волга».

Руководитель выпускной работы

к.э.н., доцент ___________И. Е. Егорова

Заключение

В любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Небольшие организации используют для этого шкафы с папками, однако крупные корпоративные предприятия используют компьютеризированные системы автоматизации, позволяющие эффективно хранить, извлекать информацию и управлять большими объемами данных. В данной работе разрабатывалась база данных, автоматизирующая работу с документами отдела по работе с физическими лицами коммерческого банка «Экспресс-Волга»

Перед тем, как приступить к непосредственному созданию базы данных, в первой части работы были рассмотрены основные теоретические аспекты документооборота и базы данных. Основное назначение банка – посредничество в перемещении денежных средств от кредиторов к заёмщикам и от продавцов к покупателям. Понятие «услуга» определяется как вид деятельности, работ, в процессе выполнения которых не создается новый, ранее не существовавший материально-вещественный продукт, но изменяется качество уже имеющегося, созданного продукта. Существует множество классификаций услуг, данный факт объясняется тем, что услуги очень многочисленны и разнообразны. В последние десятилетия сфера услуг завоевывает все более устойчивые позиции в мировой экономике. Для многих стран, в том числе и России, характерны увеличение объемов производства услуг, возрастание доходов от сервисной деятельности, повышение занятости в этой сфере. Также были рассмотрены особенности и преимущества реляционных баз данных, так как в настоящее время на рынке систем управления базами данных преобладают программные продукты, построенные именно на реляционных технологиях.

Вторая часть проделанной теоретической работы посвящена анализу предметной области и программных средств.

В практической части работы были подробно описаны все этапы создания базы данных для отдела по работе с физическими лицами коммерческого банка Ф. ЗАО АКБ «Экспресс-Волга». В первую очередь, была проведена постановка задачи проектирования базы данных, частью которой явилось описание банка. Также на данном этапе было принято решение о том, база данных будет создаваться в среде MS Access. Данный выбор обусловлен, прежде всего, тем, что в настоящее время пакет MS Office получил наибольшую популярность в нашей стране. Также он хорошо известен каждому работнику предприятия, имеет удобный интерфейс, процесс создания базы данных в MS Access относительно несложен, так как практически для любых работ с базами данных в приложении имеется свой мастер, который помогает их выполнять.

После определения задачи, которую необходимо решить, был произведен анализ исходных данных.

После проведения анализа исходных данных были выделены и представлены в виде таблиц сущности (объекты) будущей базы данных и их атрибуты. Сущность представляет собой любой различимый объект, информацию о котором необходимо хранить в базе данных, атрибут является поименованной характеристикой сущности. На основании выделенных сущностей была построена инфологическая модель, отражающая информацию, которую предполагается хранить в создаваемой базе данных.

После инфологического моделирования был осуществлен переход к непосредственной реализации базы данных в MS Access. В первую очередь были созданы и заполнены таблицы, которые отражают всю информацию, необходимую при работе с ключевыми документами, которые были выделены на этапе анализа исходных данных. Следующий этап создания базы данных заключался в создании запросов. Они являются инструментом поиска и структурирования данных, информация в запросах представлена в более удобном для пользователя виде, нежели в исходных таблицах.

К построенным на предыдущем этапе таблицам и запросам были созданы экранные формы. Они облегчают ввод, редактирование и восприятие информации. Основная работа по созданию данного объекта базы данных велась в конструкторе форм. С помощью такого конструктора был сформирован уникальный стиль форм базы данных для банка «Экспресс-Волга».

В связи с тем, что у пользователя часто возникает необходимость представить данные в виде документов, которые имеют традиционный вид и легко читаются, а также в виде официальных документов, которые будут использоваться для дальнейшей работы, были созданы отчеты. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

Завершающим этапом создания базы данных стало построение целостного приложения, в котором все компоненты базы данных сгруппированы по функциональному назначению. При этом обеспечивается удобный графический интерфейс пользователя. При создании такого приложения использовались кнопочные формы, которые являются основным диалоговым средством работы пользователя с базой данных.

Таким образом, была создана база данных для Ф.ЗАО АКБ «Экспресс-Волга», которая позволяет быстро оформлять необходимые для работы документы и выводить их на печать, оперативно вносить изменения, касающиеся деятельности фирмы, информации о заказчиках и работниках, исключать дублирование информации и наличие ошибок.