Вопрос 3.

Согласованная и ритмичная работа организации будет лишь в том случае, если каждый работник выполняя конкретные функции будет точно знать свои обязанности, права и ответственность.

Должностная инструкция — это перечень обязанностей, прав и ответственности, в пределах которого работники управленческого аппарата осуществляют свою деятельность.

Должностная инструкция представляет собой локальный нормативный акт (организационный документ), регламентирующий основные трудовые функции, обязанности, права и ответственность работника при осуществлении им деятельности в рамках определенной должности с учетом специфики организационной структуры предприятия.

Должностные инструкции предназначены для:

- четкого определения служебного положения, обязанностей и прав, персональной ответственности, объективной оценки работы руководителей, специалистов и других служащих;

- подбора, рациональной расстановки и использования кадров в соответствии со специальностью и квалификацией;

- материального и морального стимулирования персонала в зависимости от количества и качества вложенного труда;

- повышения роли, авторитета и влияния руководителей и специалистов на развитие производства;

- установления научно обоснованных норм труда управленческого персонала;

- поддержания и укрепления трудовой дисциплины, правильного применения мер дисциплинарного, материального и морального воздействия к лицам, не выполняющим возложенные на них должностные обязанности.

Статус, основные трудовые функции, задачи, права и ответственность руководителя организации регламентируются Уставом организации (Положением об организации).

Должностные инструкции разрабатываются руководителями структурных подразделений, в чьем подчинении находятся сотрудники, занимающие конкретные должности, под методическим руководством и при согласовании с отделом организации труда и заработной платы (ООТиЗ), а также при помощи и согласовании с отделом кадров (ОК) и юридическим отделом (ЮрО)

Должностные инструкции разрабатываются для каждой имеющейся в штатном расписании должности и носят обезличенный характер, что вытекает из определения понятия «должностная инструкция». Поэтому для всех работников, претендующих на замещение конкретной должности в определенных организационных условиях, будет действовать одна и та же должностная инструкция.

Должностные инструкции, как правило, утверждаются руководителем организации (заместителями руководителя), если иное не оговорено в должностной инструкции. Например, главный инженер может утверждать должностные инструкции подчиненных ему работников.

Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем организации и действует до ее замены новой.

При приеме на работу работник в обязательном порядке должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под роспись. То есть при получении должностной инструкции работник расписывается в том, что с ее содержанием он ознакомлен и с ее требованиями согласен.

Требования должностной инструкции являются обязательными для работника, претендующего на занятие этой должности, с момента его ознакомления с инструкцией под роспись и до перевода на другую должность или увольнения. О факте ознакомления работника с должностной инструкцией делается отметка либо в конце должностной инструкции в реквизите «С инструкцией ознакомлен», содержащем личную подпись работника, расшифровку подписи и дату ознакомления с документом, либо в листе ознакомления.

Текст должностной инструкции состоит, как правило, из пяти основных разделов:

- общие положения;

- функции;

- должностные обязанности;

- права;

- ответственность.

В разделе «Общие положения» указываются:

- категория должности;

- порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия работника;

- квалификационные требования;

- должностные лица, которым работник подчиняется;

- должностные лица, которыми работник руководит;

- нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе «Функции» указывается основная цель и основные направления деятельности работника, занимающего данную должность (обычно перечисляется 4–7 функций).

В разделе «Обязанности» определяются конкретные функции каждого должностного лица на основе соответствующего распределения комплекса работ аппарата управления. При этом особое внимание следует обратить на отсутствие параллелизма и дублирования в работе взаимосвязанных должностных лиц и на достижение оптимальной загрузки руководящих работников и структурных подразделений при минимальных затратах на управление.

В разделе «Права» необходимо четко определить права каждого работника таким образом, чтобы они являлись средством выполнения возложенных на них обязанностей. Права должны вытекать из обязанностей и обеспечивать самостоятельное решение всех вопросов, входящих в круг обязанностей.

В разделе «Ответственность» указывается, за что будет нести работник ответственность при выполнении каждого пункта возложенных на него обязанностей.

При разработке должностных инструкций необходимо придерживаться следующих правил:

- не нарушать принципа единоначалия, т.е. каждый работник должен подчиняться только лицу, от которого получает задания и перед которым отчитывается;

- каждому руководителю и специалисту определить такие функции, чтобы он мог, по возможности, самостоятельно осуществлять свою деятельность;

- при определении обязанностей руководителей и специалистов не допускать выполнения несвойственных им функций, дублирования в работе;

- не допускать подмены подчиненных руководителем. Свою деятельность он должен ограничивать решением тех вопросов, которые не могут быть решены другими работниками;

- следует учитывать норму управляемости, т.е. определить оптимальное число должностных лиц и структурных подразделений, непосредственно подчиненных одному руководителю, с таким расчетом, чтобы исключалась перегрузка, отрицательно влияющая на качество управления.