Экспертная комиссия предприятия

Цель- организация и проведение экспертизы ценности документов при подготовке их

к передаче в архив

Организация отбора дел для хранения (во взаимодействии со структурными подразделениями и службой ДОУ (делопроизводства) предприятия)

Рассмотрение и вынесение на утверждение, и согласование ЭПК архивного учреждения проекта описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, а также актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению

Подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями

Участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативно-методических документов по вопросам работы с документами на предприятии, в том числе организации их текущего хранения

Экспертизу ценности ЭД (БД), подлежащих передаче в архив, проводит ЭК предприятия. Предварительно архив предприятия совместно со службой ДОУ (делопроизводства) и структурным подразделением занимающимся обработкой информации на машинных носителях, определяют перечень тем (проектов), документов которых могут быть отнесены к числу подлежащих архивному хранению. Затем среди них определяют ЭД (БД), подлежащих постоянному и временному хранению. Уточненный перечень утверждает ЭК предприятия. Последующая экспертиза ценности ЭД (БД) проводится на основе критериев – научно-практическая значимость, полнота (завершенность), аутентичность, оригинальность (предполагающая отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение ранее). Принимаются во внимание и другие обстоятельства, учитывающие специфику обработки (хранения), завершенность процесса их создания к предполагаемому сроку передачи на архивное хранение, а также возможность перевода в другой формат при помещении в архив. Проводятся необходимые расчеты для определения стоимости хранения ЭД (БД) в организации.

Подготовка электронных документов (ЭД) к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:

• проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в

архив; запись ЭД на машинные носители; проверка качества записи; описание ЭД; проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;

• подготовка комплекса сопроводительной документации. Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация – название вида документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для БД, сайтов), объем документа (для БД также – количество записей) (приложение 5).

Документирование результатов экспертизы ценности

Документирование результатов экспертизы ценности подразумевает фиксацию установленных фактов о признании соответствующих дел предприятия подлежащих передаче в архив предприятия либо уничтожению. С этой целью на заседании ЭК, ход которой протоколируется (приложение 1), рассматриваются и одобряются (отклоняются) описи дел

постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В том числе и по личному составу (по кадрам), которые предполагается передать на хранение в архив предприятия, а также акты о выделении дел, не подлежащих дальнейшему хранению, к уничтожению.

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД, отнесенных к составу Архивного фонда РФ, составляются описи электронных документов постоянного хранения. Описи дел по личному составу. Управленческая, научно-техническая документация, отдельные комплексы ЭД включаются в самостоятельные описи.

ЭПК архивного учреждения утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу (включая описи дел ЭД).

Описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты.

Дела включенные в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором оставляется акт (например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в1999 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2005 г).

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

Дела подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Перечень дел оформляется приемно-сдаточной накладной, в которой указывается дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз осуществляется под контролем сотрудника. Отвечающего за обеспечение сохранности документов архива.

Приложение 1