Зміст

Вступ

Розділ 1. Планування презентації: підготовчий етап.

1.1. Мета презентації.

1.2. Контингент слухачів.

1.3. Планування структури.

1.4. Розробка підсумків.

1.5. Розробка вступу

1.6. Внутрішня структура

1.7. Тривалість презентації

1.8. Додайте гумору

1.9. Репетиції

Розділ 2. Основні прийоми конструювання презентацій.

2.1. Інформаційний дизайн.

2.1.1. Візуалізація інформації.

2.1.2. Шрифт

2.1.3. Аналогії

2.2. Композиційний дизайн

2.2.1. Просторові відношення

2.2.2. Форма

2.2.3. Кількісні обмеження

2.3. Дизайн світлових та кольорових рішень.

2.3.1. Колір

2.3.2. Контраст

2.4. Мультимедіа

2.5. Чисельні діаграми

2.6. Анімація

Розділ 3. Проведення презентації.

3.1. Управління показом презентації.

3.2. Поведінка виступаючого

3.2.1. Значення невербальної інформації

3.2.2. Три типи слухачів

3.2.3. Візуальний контакт

3.2.4. Поза виступаючого

3.2.5. Використання голосу

3.2.6. Дискусія

3.2.7. Шпаргалки

3.2.8. Як володіти собою

3.3. Технічні засоби

3.4. Друк презентації

3.5. Пам'ятка

4. Література

Вступ

Сьогодні у значної частини українських громадян термін “презентація” є синонімом слова “фуршет”. З іншого боку у представників торговельного бізнесу він асоціюється з наочним демонструванням у великих магазинах властивостей прального порошку, металевого посуду чи парфюмерії. Даний посібник не про це. Мова йтиме про підготовку та проведення виступів, лекцій, демонстрацій, аналогічних показу плакатів, фотослайдів, мультфільмів, кіно чи відео.

Нині дуже часто трапляються ситуації, коли користувач комп’ютерних технологій стикається з необхідністю подати інформацію у вигляді зручному для слухачів та такому, що відповідає певним естетичним нормам. Наприклад, за порівняно короткий час, 25-30 хвилин, подати обговорювану проблему, дохідливо пояснити складну теорему, переконати скептично налаштованих слухачів зробити великі інвестиції тощо.

Презентація – це комунікативний процес, тобто передача інформації певній аудиторії з певною метою і у певній формі. Презентація – випробуваний засіб привернути увагу, мета презентації – переконати чи навчити аудиторію. Головне правило презентації – довести слухачеві, як за допомогою предмету презентації він може поліпшити своє життя.

Мистецтво презентації ставлять на одне з перших місць серед навичок, необхідних керівникові. Надзвичайно важливо вміти обгрунтувати, що Ваша ідея гідна підтримки, або що Ваш програмний продукт варто купувати. Не кажучи вже про те, як важливо вміти надихнути підлеглих на гарну роботу.

Підвищення успішності презентацій, якщо вони проведені з використанням сучасних демонстраційних засобів, не тільки підтверджено дослідженнями, але й оцінено кількісно. Перший із результатів отримано у Мінесотському університеті США. Дослідники стверджують: якщо Ви проводите презентацію з використанням демонстраційних засобів, то імовірність переконати аудиторію зростає на 43%. Майже в півтора рази! При цьому, якщо метою презентації є продаж товару чи послуги, то клієнт, покупець чи потенційний покупець буде готовий заплатити на 26% більше грошей за той же самий продукт чи послугу!

Аналогічне дослідження проведене у Вартонській школі бізнесу Пенсильванського університету. Відбулась серія зустрічей. Мета кожної зустрічі ‑ переконати слухача вкласти гроші в новий бізнес. Агітатори були розбиті на дві групи. Обидві користувалися абсолютно однаковим фактичним матеріалом, цифрами і статистикою. Члени однієї групи намагалися переконати співрозмовника, розмовляючи через стіл. Бізнес був запропонований гарний, тому в першій групі 58% слухачів після завершення бесіди сказали: "Я підпишуся на цю ділову пропозицію". Члени другої групи проводили презентацію з використанням демонстраційних засобів. І тепер уже не 58%, а 79% прийняли рішення вкласти гроші в нову

справу.

Заздалегідь підготовлений демонстраційний матеріал дозволяє:

1. Викласти тему швидше. Вам не доведеться витрачати час, виписуючи слова і числа, малюючи картинки.

2. Підтримувати зоровий контакт з аудиторією. Якщо Ви пишете чи малюєте, то дивитеся на дошку. Показуючи на екран, Ви можете дивитися в очі слухачам.

3. Виглядати перед слухачами більш підготовленим. Це непряме свідчення Вашої упевненості та успішності у справі, про яку Ви розповідаєте.

Як зазначено у назві з різних засобів розробки демонстраційних матеріалів презентацій, надалі, в основному, розглядатимуться комп’ютерні технології, які є найпоширенішими не лише в цій галузі. Однак смаки та бачення людей навряд чи сильно змінюються з часом чи розвитком комп’ютерних технологій. Може змінюватись мода на окремі елементи, але незалежно від предметної області естетичні конструкторські норми справедливі у будь-який час.

В техніці підготовки презентацій не існує догм, є лише ряд універсальних загально прийнятних норм та правил, відхилення від яких не призведе до чогось страшного – просто інформація буде адекватно сприйматися меншою кількістю людей, з іншого боку – дотримання цих правил допоможе подати будь-яку ідею у найпривабливішій формі.

Конструювання або дизайн відрізняється від інших видів візуальної творчості тим, що дозволяє використовувати “чужу” роботу, “чужий” досвід. Презентаційний дизайн, як мистецтво, вимагає від фахівця знання не тільки технологій та деяких загальних правил, а й деякого художньо-естетично відчуття, яке важко набути, прочитавши книгу чи посібник. Тому самостійний теоретичний аналіз чужої творчості – найкращий шлях вивчення практичного дизайну. Найкращий спосіб розвитку художніх здібностей – вільне експериментування, якого не треба боятися жодному з початківців в галузі презентаційного дизайну.

Завдання даної книжки – довести до відома зацікавлених читачів згадані загальні правила та підштовхнути у “вірному” напрямку їх роботу з комп’ютерної підготовки та проведенню презентацій.

Даний посібник розрахований на людину, яка вже знайома з базовими поняттями операційної системи Windows та офісного пакету Microsoft Office і вміє працювати з цими програмами на персональному комп’ютері. Викладений матеріал може бути застосований при розробці презентацій будь-якими програмними засобами, проте для практичних прикладів у книжці буде використовуватись система PowerPoint – складова частина пакету Microsoft Office. Детально про PowerPoint можна довідатись у [1,2].

Розділ 1. Планування презентації: підготовчий етап

Стадія планування з'ясовує, хто і що збирається сказати, за який час і в якій послідовності. Цей процес є життєво важливим і вартий того, щоб витратити на нього певні зусилля. Це забезпечить насичену, упорядковану структуру презентації, що потім дозволить простіше і швидше наростити на цей кістяк "м'ясо".

Є загальний закон, який застосовується до буд

ь-яких проектів: чим раніше сталася помилка, тим сильніше вона впливає на весь проект і тим складніше її відшкодувати. Презентація не є винятком. Якщо є якесь нерозуміння, помилка у намірах, яка закралася на самому початку презентації, то весь наступний час, думки і робота приречені на загибель.

Не намагайтеся осягнути неосяжне – пам’ятайте, що це тільки презентація. Вона не повинна охоплювати все. Будуйте її тільки на тих фактах, які можуть зацікавити всю аудиторію в цілому. Не включайте нічого стомлюючого, невідомого для більшості, або занадто детальну технічну інформацію просто тому, що все це "добре було б” включити, або тому що будь- кого могло б це зацікавити. У слушний момент ви можете дати їм на руки необхідну кількість допоміжної літератури, щоб вони вивчали її у вільний час після презентації.

Люди в аудиторії запам'ятовують, як правило, не більш десяти відсотків змісту презентації. Навіть при збігові сприятливих обставин і при геніальному використанні всіх прийомів найефективніші презентатори можуть збільшити ступінь запам’ятовування не більше 50 відсотків всього обсягу змісту. Головне для виступаючого – не перевантажувати слухачів інформацією, а вміти торкатися їхніх інтересів і виділяти найважливіші моменти.

Для цього підійдуть – у залежності від ситуації, аудиторії і тематики виступу – особисті спогади, анекдоти, цитати, малювання схем і наочна демонстрація. Звичайно презентація тим краща, чим вона коротше, але в той же час повинна бути досить змістовною, щоб зацікавити слухачів. Однак змістовність зовсім не означає велику кількість цифр і формул – люди просто не запам'ятають, а відповідно, і не зрозуміють усіх математичних викладень. Ідеям, виклад яких вимагає слайдів формату більше, ніж А4, треба дати можливість „дозріти”.

Усі презентації можна поділити на 3 категорії, у залежності від того, хто в парі доповідач-слухачі приймає рішення.

Перша, і найскладніша категорія. Мета презентації – вплинути на будь-кого. По суті це рівносильно продажам, тільки результатом не обов'язково є укладання договору, це може бути прийняття слухачами точки зору доповідача. Така мета вимагає найбільшого пророблення з боку доповідача, оскільки рішення (купувати – не купувати, погодитися – не погодитися) приймає слухач.

Друга за складністю категорія. Мета презентації навчити будь-кого. Вона простіша, тому що слухачі заздалегідь мотивовані отримати знання, а управлінські рішення (атестувати – не атестувати) приймає доповідач (викладач).

Третя, найпростіша категорія. Мета презентації – проінформувати аудиторію. У цьому випадку нікого ні в чому переконувати не треба – аудиторія лише чекає інформації, ніяких управлінських рішень в цьому випадку не приймається.

До презентації кожного з перерахованих типів треба ретельно готуватися. Здавалося б, це цілком очевидно, але як тільки доходить до конкретної справи, то виникають причини, які заважають правильній підготовці. Серед них ‑ відсутність часу, сподівання на натхнення, впевненість у можливості повністю використати матеріали минулого виступу та безліч інших. Варто пам'ятати, що наскільки добре пройде презентація, на 95% визначено ще до того, як вона почнеться.

Коротко перерахуємо необхідні кроки при плануванні та підготовці презентації. Якщо виконувати ці кроки послідовно, це щоразу гарантуватиме успішність проведення презентації.

Визначення мети. Визначте конкретну мету презентації одним реченням. Щоб Ви хотіли, аби зробили слухачі після завершення презентації?

Визначтеся щодо аудиторії. Встановіть якісний та кількісний склад, мотивацію участі в презентації, яке враження Ви хотіли б у підсумку залишити в аудиторії.

Пристосуйте презентацію до аудиторії. У залежності від того, на який тип аудиторії розрахована презентація, віддається перевага тому чи іншому виглядові оформлення. Якщо мова йде про людей старшого покоління, то наголос робиться на оформлення в стилі "ретро", для молоді — навпаки, на престиж, моду, сучасність.

Гармонійність презентації виражається в умінні поєднувати всі елементи оформлення, включаючи ілюстрації і шрифт. Все повинно бути підпорядковане загальній композиції.

Створіть у слухачів відчуття, що Ваша презентація підготовлена спеціально саме для них. Вони повинні бути абсолютно впевнені, що їхня мета цілком збігається з Вашою.

Якщо це має значення, визначтеся з величиною аудиторії і вирішіть, кого запросити.

Вирішіть, де проводити презентацію.

Побудуйте висновок. Ця частина презентації найважливіша. Саме тут вирішується головне питання – чи доб'єтеся Ви згодом правильних дій від слухачів. Саме в цій частині презентації Ви повинні продемонструвати максимум, на що здатні.

Сформуйте вступ. Подумайте , як відразу завоювати аудиторію.

Ця частина презентації – друга за важливістю. У ній формулюються питання, відповіді на які дасть висновок. Вступ – не просто початок шляху, це ще і момент, коли у слухачів формується перше враження про Вас.

Окресліть основну частину.

Вирішіть, які розділи включити в презентацію і яке призначення кожного з них.

Розмістіть розділи в логічному порядку і визначте необхідний час. Позначте розділи за ступенем важливості літерами:

А - Обов'язково включити.

В - Включити, якщо є можливість.

С - Варто згадати, якщо на це залишиться час, щоб у разі необхідності швидше відсіяти непотрібну інформацію.

Тут "наповнювач" Вашої розповіді – причини, факти, цифри, докази, приклади, посилання тошо. Саме тут – шлях, яким Ви поведете слухача від вступу до висновку. Використовуйте такі прийоми, як "запитання - відповідь", щоб постійно зацікавлювати слухачів і пробудити у них бажання постійно слухати вас.

Додайте гумору.

Непросто затримати увагу аудиторії і зберегти інтерес до свого виступу. Спеціальні прийоми допоможуть Вам це зробити.

Розробіть ефективні демонстраційні засоби.

Якісне використання демонстраційних засобів підвищує на 43% імовірність переконати аудиторію, а Ваш грошовий виторг може зрости на 26%.

Підготуйте підказки.

Не покладайтеся на випадок – у Вас постійно повинна бути під рукою інформація, про що Вам треба говорити далі.

Репетируйте.

Не потурайте собі. Навіть професіонал ніколи не дозволить собі вийти до аудиторії без репетиції. Ви теж повинні виконати цей обов’язок.

Вам гарантований успіх: якщо Ви жагуче захоплені темою.

Ви знаєте 75% всього того, що можна знати з Вашої теми. (Це зовсім не складно зробити. Якщо Ви прочитаєте три найкращі книги з будь-якої теми, Ви ввійдете в перші 5% людей усього світу за обсягом знань про Вашу тему.)

Для кожного основного пункту виступу Ви:

• Наведете приклад

• Дасте посилання

• Розповісте історію

• Використаєте відповідний жарт

Ви пам’ятаєте про три речі, які аудиторія ніколи не вибачить:

• Не підготуватися

• Не бути цікавим

• Не викладатися

Детальному розглядові перерахованих кроків і присвячені наступні параграфи.

1.1. Мета презентації

Перш ніж почати конструювати презентацію, потрібно чітко сформулювати її мету. Почніть з визначення пріоритетів і точно сформулюйте мету.

Перше питання, яке варто поставити, – "Чому ви взагалі збираєтеся влаштувати презентацію?" Легше за все обрати розпливчасту загальну відповідь; наша ж мета – звузити її до одного речення, яке визначає точну й обмежену мету.

Ця мета повинна стати критерієм, за яким ви і будете перевіряти все, що заслуговує або не заслуговує включення до вашої презентації. На цій стадії завжди прагніть бути винятково стислим: пізніше з'явиться більше ідей, презентація "розбухне" з використанням візуальних засобів.

Мета існує в двоякому розумінні. Є Ваша мета і мета в уяві кожного із слухачів.

Головна Ваша мета – керувати думками і діями Вашої аудиторії. Принаймні, ключової її частини. Тому поставте собі наступні запитання: коли Ваш виступ закінчиться, щоб ви хотіли, аби слухачі:

• Зробили?

• Сказали?

• У щоб повірили?

• Які дії розпочали б?

Відповіді треба формулювати максимально конкретно – не обманювати себе загальними фразами типу "вони повинні залишитися задоволені виступом".

Ключовий момент у досягненні Вашої мети – представити її слухачам так, щоб вона виглядала близькою до їхніх цілей. Щоб по можливості кожний з них був упевнений, що йому вказують шлях до його власного успіху, який він уже сам шукав раніше, ще до зустрічі з Вами. Треба мати уяву про їх мету. Адже керування без інформації неможливе.

Якщо зустріч має бути з незнайомою Вам аудиторією, то найбільш успішними є два підходи. Перший із них – довідатися докладніше про те, що поєднує цих людей як аудиторію Вашого виступу. Якщо це співробітники одного підприємства, або члени однієї партії, або мешканці одного району – знайдіть джерела інформації про їхні спільні інтереси. Це не так складно, як може здатися, джерело знань – бібліотека. Прочитайте книгу, а ще краще – три книги. Тільки ці книги повинні бути кращими з даної теми. Після попереднього збору інформації Ви будете знати достатньо, щоб поставити себе на місце слухача і відповісти на запитання:

• Чому ми тут?

• Чому це важливо?

• Що в цьому цікавого для мене особисто?

Другий підхід – спертися на елементарний факт. Усі ми люди, користуємося однією мовою і наша мова може нам допомогти. Співробітники Йєльського університету провели дослідження і виявили 12 слів англійської мови, які найбільшою мірою здатні переконати людину. Оскільки основні поняття в англійській та українській мовах близькі за своєю суттю, наведемо перелік цих слів:

• Ви

• Гроші

• Зберегти

• Новий

• Результати

• Легко

• Здоров'я

• Безпека

• Любов

• Відкриття

• Доведено

• Гарантія

Звичайно ж, аналогічне дослідження для української мови змінило б пріоритети. Наприклад, на якому місці виявиться в цьому переліку відоме в усьому світі слово „шара"? Але кардинальної зміни не відбулося б. Кожна людина, якою б мовою вона не розмовляла, у першу чергу зацікавлена в реалізації власних потреб. Спирайтеся у своєму виступі на перераховані слова, і увага аудиторії Вам буде гарантована.

Кожна людина, що прийшла до залу, повинна розуміти, що витрачає час не даремно. Аудиторія повинна зрозуміти свою власну мотивацію приділяти увагу тому, що ви хочете сказати. Якщо ви не можете чітко сформулювати таку причину – вам просто нема чого сказати цій аудиторії. У цьому випадку краще змінити тему виступу або скасувати презентацію взагалі. Є простий спосіб перевірки корисловості Вашого виступу. Якби вхід на Вашу презентацію був платним, скільки чоловік були б присутніми в залі?

1.2. Контингент слухачів

Другий етап планування презентації тісно пов'язаний з першим, і ви не можете почати формулювати якусь частину презентації, доки він не буде закінчений. Ми викладаємо їх послідовно, але в реальності вони існують паралельно.

Критерій майстерності того, хто проводить презентацію – ступінь близькості його до досягнення головної мети. Ця мета – потрібна поведінка слухачів після проведення презентації.

Якщо попередній параграф порушує питання: "Що ми прагнемо повідомити?", то даний параграф запитує: "Кому ми прагнемо це повідомити?", «Хто і чому буде присутній на презентації?» Для цього Ви повинні зрозуміти вашу аудиторію. Спробуйте відповісти для початку на такі запитання:

• Що слухачі думають щодо цього предмета?

• Чи багато вони вже знають про предмет презентації?

• Який рівень інтересу до поставлених питань?

• Чи мають вони досвід роботи в сфері, що розглядається?

• Чи справді вони сумніваються в доцільності прийняття зроблених пропозицій або просто вибирають між Вами і конкурентами?

Все це варто обміркувати так само ретельно, як і мету. Якщо у вас є серйозні сумніви, то варто поговорити з одним-двома з числа слухачів, щоб з'ясувати з ними ступінь інтересу, інформованості, розуміння, досвіду, опору і забобонів, з якими ви можете зустрітися.

Нарешті, ви повинні вміти сформулювати ключову фразу, яку, за вашим задумом, повинні запам'ятати слухачі, коли презентація закінчиться.

Далі треба визначити розмір аудиторії – чим вона більша, тим менше шансів, що слухачі візьмуть участь в обговоренні. Виходить, діє і зворотний принцип: якщо мета презентації не припускає виступу глядачів, то аудиторію можна збільшувати до максимуму – скільки вмістить приміщення.

Перед початком підготовки виступу обов'язково потрібно знати профіль аудиторії і її "спільний знаменник" – причину, що об'єднала людей стати Вашими слухачами. Без такого знання підготовки до презентації не починати. Навіть її мету сформулювати складно. Не кажучи вже про належний висновок, про правильний виклад змісту. Тому ключем до успіху Вашої презентації є розуміння слухачами, що презентація була підготовлена спеціально саме для них.

У чому виражається таке розуміння? Найперше за все, в тому, що ще перед початком підготовки до презентації Ви чітко уявляєте собі, у чому специфіка викладу конкретно для цієї аудиторії.

У нечисленній аудиторії можна навіть по ходу змінювати стиль Вашого виступу. Досить навіть декількох секунд особистого спілкування зі слухачами, щоб зрозуміти стиль їхньої поведінки. І внести відповідні коректування до стилю свого виступу.

Є декілька ключових моментів, які Ви повинні собі уявляти.

По-перше, формулювання мети. Що на неї впливає? Наприклад вік. Юні Ваші слухачі чи зрілі? Якщо презентація проходитиме перед представниками фірми, треба заздалегідь знати, хто буде перед Вами – керівники чи виконавці. Може бути, що серед слухачів є особа, якій належить в майбутньому прийняти рішення за темою Вашого виступу. Тоді тут же є і люди, з якими цей важливий слухач буде радитися. Чим більше у Вас інформації про цих людей, тим ближче буде Ваше формулювання мети до оптимальної.

По-друге, треба знати, аудиторія перед Вами технічна чи загального характеру. Для слухачів технічного складу розуму бажана більш докладна деталізація. Можливо, трохи інший підбір прикладів і аналогій. Напевно, і трохи інша термінологія.

По-третє, це робітники, працівники розумової праці, адміністратори, інженери чи комерсанти? У них різні інтереси.

По-четверте, чи є у них знання з Вашої теми чи немає ніяких знань? Ви можете стомити їх непотрібними загальними місцями або ввести в оману, заглибившись у подробиці без належного вступу до предмету. Не можна покладати на аудиторію відповідальність за "просівання" презентації загального змісту, щоб знайти розділи, що відносяться саме до них. Зробити це за них – Ваше завдання. Типовіша помилка – невірна оцінка аудиторії. Це виливається в те, що або сподівання слухачів виявляються завищеними, або вони не розуміють того, що їм викладають. У будь-якому випадку аудиторія ніби-то відключається.

Знання профілю аудиторії та її „спільного знаменника" дозволить створити основу для уважного ставлення до Вашого виступу. Причому не тільки на рівні розуміння загального змісту. Навіть використаний у презентації гумор буде сприйнятий належним чином, тільки якщо буде близький слухачам.

Особливо важлива прив'язка до аудиторії для презентацій, що проводяться неодноразово. У цьому випадку завжди є спокуса скористатися для чергового виступу попереднім матеріалом без будь-яких змін. Чи намагалися Ви коли-небудь розповісти школярам про поему Тараса Шевченко «Катерина» так само, як і їхнім батькам?

Прив'язати виступ до аудиторії не так важко, як може здатися на перший погляд. А лише заміна прикладів, посилань, аналогій і термінології буде творити диво. Використовуйте приклади з їхньої виробничої сфери чи професії. Використовуйте посилання, близькі їм. Використовуйте ту ж термінологію, що й вони. Знайдіть асоціації, близькі Вашим слухачам, і шлях до їхнього серця Вам забезпечений.

1.3. Планування структури

Як тільки Ви визначили точну мету і детально з'ясували, якою буде ваша аудиторія, що вони вже знають і про що хочуть довідатися, ви можете починати планувати презентацію. Отже, що ж до неї включати?

• Для зручності роботи уточніть кожний пункт. Не просто "програми", а "ряд програм, доступні в даний час, і програми, які знаходяться у процесі підготовки"

• Навіть на цій ранній стадії запишіть тривалість кожного пункту і підпункту – це допомагає вчасно потурбуватися щодо перенасиченості.

• Непогано буде розсортувати можливі компоненти в стовпчики А, В та С: А – те, що повинно бути включене, В – те, що бажано включити, і С – те, що добре б сказати, якщо для цього буде час.

• Вказавши всі пункти, які ви хочете включити, вишикуйте їх у логічну послідовність, у якій вони найбільш природно йтимуть один за одним.

Тепер до вишикуваної в нашій власній свідомості послідовності аргументів потрібно додати мистецтво доповідача. Донині усе, що створювалося, було логічними аргументами, тепер же потрібно перетворити це на цікаву бесіду чи серію бесід.

Слово "бесіда" є тут дуже важливим, адже це усна презентація, а не написання документів. У зв'язку з цим, ведучі, у яких немає досвіду в написанні промов, повинні визначитися зі структурою своїх бесід, наговорити їх на магнітофон і перенести отриманий план на папір замість того, щоб писати їх від початку до кінця.

Презентацію будь-якого вигляду відкриває титульний слайд із назвою доповіді, назвою компанії, можна з логотипом. Назва доповіді ні в якому разі не повинна закликати до конфлікту з аудиторією!

Другий слайд повинен представити мету презентації. З нього повинно бути зрозуміло, які питання винесені на обговорення (зрозуміти, дослідити, розглянути і т.п.), а які залишилися за його рамками. Це допоможе в дискусії уникнути питань, які не стосуються справи.

Третій слайд варто присвятити історії питання. Це особливо важливо для людей, які вперше присутні на такій доповіді і не знають передісторії.

На четвертому слайді покажіть карту Вашої доповіді, починаючи від титульного аркуша і закінчуючи слайдом з висновками.

Після цього зарезервуйте один слайд на висновки та заключну частину і розподіліть те, що залишилося, відповідно до виділеного часу, кількість слайдів за обраними темами. Кількість слайдів з кожної теми не обов'язково повинна бути однаковою, а визначається важливістю й інформативним навантаженням теми.

1.4. Розробка підсумків

Закінчення презентації, як і її відкриття, занадто важливе, щоб залишати його на волю випадку. Звичайно, в останній момент ви можете вирішити поліпшити запланований вами фінал, але для того, щоб думати про поліпшення фіналу, вам життєво необхідно мати його. Це не означає, що він повинен бути довгим або складним, це значить тільки те, що він повинен бути заздалегідь обміркований і добре відрепетируваний. Саме в процесі роботи над заключною частиною ви повинні повернутися до первісного повідомлення. Мета презентації обов'язково диктує закінчення. Закінчення звичайно включає:

• коротке резюме найважливіших фактів і аргументів та повтор ключових відеофактів; рекомендації зі стратегії поводження;

• пропозиції щодо найближчих кроків, якщо рекомендації прийняті, з конкретними термінами;

• опис допоміжної літератури з даної проблеми, яку ви зараз поширюєте (якщо така існує);

• подяка за увагу;

• пропозиція ставити запитання.

У завершенні обов'язково треба викласти основну мету презентації. Ця частина виступу повинна бути яскравою і такою, що запам'ятовується, підтвердженою візуальними засобами. Формулювання мети у тому вигляді, як вона представлена у висновку, – це завдання зустрічі в цілому. Саме у висновку ми або зробили, або не зробили. Вони будуть чи не будуть. Вони куплять чи не куплять. Вони стануть Вашими союзниками чи ні.

Висновок настільки важливий для Вас, що починати підготовку з його формування – не єдина вимога. Якщо в серединній частині Вашого виступу випадковості Вам не перешкода (ясна річ, у розумних межах), то висновок зобов'язаний пройти за ВАШИМ твердим сценарієм. І ніяких потурань панові Випадку.

Тому успішним буде висновок, з яким Ви поведетеся так, як поводяться професіонали – напишете його і вивчите напам'ять!

Висновки можуть бути різних типів. Вибрати найкраще такий, у якому властивий Вам стиль викладу буде найбільш природним. Деякі з можливих варіантів висновку:

Висновок "Щасливий кінець". Перелічіть сильні сторони та переваги предмету вашого викладу. І покажіть, що вони ті ж самі, що й характеристики ідеалу "Х", який був описаний вами у вступі.

Висновок "Міст над неспокійними водами". Покажіть, як функції і/або властивості вашого продукту/послуги дозволяють потенційному споживачеві уникнути проблем, мінімізувати ризик і досягти поставлених цілей.

Висновок "Айсберг". Попередньо вирішіть, якими будуть ключові висновки вашої презентації. Вони будуть верхівкою айсберга. Ваш висновок (із зображеним айсбергом) зведе воєдино факти, докази, приклади і посилання, що знаходяться під поверхнею води і підтримують вершину кожного айсберга.

Висновок "Останній іспит". Підготуйте наочне приладдя з висновком в одне речення по кожній з основних тез. Залишіть незаповнене місце для ключового слова в кожному із речень. Воно послужить оглядом, висновками і нагадуванням про найважливіші тези.

Висновок "Головоломка-конструктор". Розбийте мету слухача на декілька частин. Потім покажіть, як ваші рекомендації дають розв’язок для кожної частини – забезпечуючи загальне рішення.

Емоційний висновок. Дейл Карнегі сказав: "Маючи справу з людьми, пам’ятайте, що ви маєте справу не з логічними створіннями, а з емоційними". Тому завершіть емоційною цитатою шанованого авторитету.

Запропоновані варіанти висновків найбільш прийнятні в презентаціях, які проводяться в організаціях і мають мету продати товар або послугу. Слухачів, як правило, від декількох до декількох десятків людей. Аудиторія Вам мало знайома і уявляється однорідною за ступенем участі в діях після презентації, за впливом окремих учасників на розвиток подій.

Ситуація змінюється, якщо у Вас є додаткова інформація про аудиторію. А саме, та інформація, що дозволяє звернутися до емоцій ключових людей Вашої аудиторії. Або аудиторія нечисленна – один, два, три чоловіки. У такій ситуації роль емоційності у висновку значно зростає. Люди приймають рішення на основі емоцій. Ваші логічні побудови, що приводять до висновку, не змусять їх діяти так, як це потрібно Вам, якщо їхні емоції скажуть їм: "Ні, це не те, що мені треба". Але якщо їхні емоції будуть на Вашому боці, то тут і знадобиться вся логіка Вашої презентації – для логічного виправдання їхніх емоційних рішень.

Якщо є можливість звернутися у висновку до емоцій слухачів, зробіть це. Форма логічної побудови може бути будь-якою з перерахованих вище. Але обов'язково скористайтеся Вашою інформацією про емоційні переваги, про стиль поведінки. У першу чергу на Вашому боці повинні бути почуття. Логіка – лише їхня служниця.

1.5. Розробка вступу

Практично кожна презентація вимагає якого-небудь вступу. Які елементи точно повинні до нього входити, буде, природньо, залежати від обставин.

Вступ має подвійне значення: він визначає важливі моменти, а також допомагає тому, хто виступає, спростити відносини з аудиторією за допомогою "нейтрального" матеріалу, який кожен може прийняти і погодитися з ним. Чим більше ви змушуєте їх кивати головами, тим краще, якщо тільки всі кивають схвально.

У вступі, звичайно, переслідують чотири мети:

• привернути увагу,

• підняти рівень довіри,

• інформувати про майбутню презентацію,

• сформулювати свою позицію за темою виступу.

Почати вступ можна з викладу маловідомих фактів. Досить популярний і ефективний початок – зробити провокаційну або неоднозначну заяву, поставити запитання, реальне або риторичне. Або самому відповісти на запитання: а навіщо мені це, яку я отримаю вигоду від події, заявленої темою презентації. Саме в такий спосіб, звичайно, починають свою промову проповідники релігійних сект – розповідь про труднощі життя в минулому логічно перетікає в оповідання про те, як віра зробила їхнє існування прекрасним і радісним.

Важливість вступу для Вашої презентації дуже велика. Приступаючи до його підготовки, Ви знаєте навіщо Ваші слухачі будуть присутні в аудиторії. Концентровано про це Ви скажете їм наприкінці виступу. Тільки от лише оказія – висновку вони можуть і не почути. Вони будуть сидіти і дивитися на Вас. Може бути, навіть зображуючи увагу і розуміння. Тільки думки їх будуть далеко. І провина цьому – невдалий вступ.

Перед ким би Ви не виступали, перед добре знайомою аудиторією чи перед тими, хто бачить Вас уперше, до початку виступу Ви – величина невідома. Слухачі не знають ступеня Вашої підготовленості (або непідготовленості) до виступу, Вашу позицію і стиль поведінки. Інакше кажучи, вони не знають, чи варто їм слухати уважно і намагатися зрозуміти Вас. Або ж, навпаки, уважне ставлення до Вашого виступу – просто втрата часу. Рішення слухач прийме швидко – за перші дві хвилини Вашого виступу. За 120 секунд. Саме цей час Вас всі слухають уважно. І Ви прекрасно розумієте – ці стартові 120 секунд треба максимально використати, щоб "спрацював" висновок Вашої презентації.

От декілька ідей, за якими можна зробити вступ:

• поставте провокаційне запитання;

• використайте відому цитату, що має відношення до Вашої теми;

• наведіть дивний факт або статистичні дані;

• апелюйте до людського інтересу, розповівши історію з власного життя, що має відношення до теми;

• пошліться на недавню звістку або подію, що відносяться до теми.

Повний вступ складається з п'яти елементів (на кожний з них досить і одного речення).

• Привітальні люб'язності – просто подякуйте людям за те, що вони знайшли час прийти на презентацію, і висловіть надію, що вони не пошкодують про те, як його провели.

• Представтеся – ваше ім'я і посада, ваш досвід, якщо це істотно, а також додайте деякі деталі про колег, що тут присутні.

• Мета – що ви припускаєте пояснити, запропонувати або продемонструвати на цій презентації. Це повинно бути обов'язково зв'язане з тим, яку користь вони розраховують одержати від Вашої розповіді. Все повинно бути подане з ухилом до їх інтересів, а не до ваших: не "Що я збираюся вам розповісти", а "Те, про що, як мені здається, ви б хотіли довідатися".

• Карта презентації – як довго вона протриває, чи буде розбита на частини, буде цілком проходити тут чи переміститься до іншої частини будинку, чи включає дискусію, запитання, тестування, чи буде перерва на каву?

• Правила поведінки – зокрема, чи дозволено переривати вас запитаннями, чекати кінця розділу чи залишати всі запитання до кінця презентації? Перш ніж почати, поясніть їм порядок роботи.

Перші кілька хвилин презентації вкрай важливі, хоча це не має ніякого відношення до їх змісту. Існує прикмета, що потрібно почати з жарту; і хоча, як і багато інших прикмет, вона не абсолютна, але правда криється десь у її коренях. Виступаючому необхідно, щоб слухачі його прийняли; і якщо дати зрозуміти, що у вас з аудиторією багато спільного, то слухати будуть з набагато більшою цікавістю.

Гарний забавний ненастирливий жарт, що має відношення до справи і викликає голосний сміх, – відмінний спосіб дати відчути, що усі ви – діти одного племені. Проте, невдалий жарт має прямо протилежний ефект, від якого потім дуже важко оговтатися. Таким чином, жартівливий початок може виявитися досить небезпечним з дуже маленькою або незнайомою аудиторією.

Але є й інші способи прихилити до себе слухача:

• будь-яке вираження ваших щирих почуттів;

• яка-небудь відвертість про себе;

• заперечення власним твердженням під час презентації.

Такі прийоми спрацьовують, тому що вони показують, що ви така ж людина, як і всі інші, і не прагнете підкреслити свою перевагу.

Саме у вступі слухачі очікують почути від Вас відповіді на свої запитання:

• Чому ми тут?

• Який порядок денний?

• Які у Вас повноваження?

• Що потрібне є для аудиторії у Вашому виступі?

Не розчаруйте їх. Слухач із вступу повинен зрозуміти, що обговорювана тема цікава особисто для нього. Вступ – початок шляху, кінця якого слухач повинен чекати з інтересом.

Для всіх виступаючих початкова частина зустрічі – хвилюючий етап. Хвилюються всі. В одних сильно калатає серце й упрівають долоні. У інших – видимий повний спокій. Але тільки видиме – воно створене великою практикою та репетиціями виступу.

Надалі, коли Ви перейдете до демонстраційних засобів, перед Вами будуть шпаргалки, що виручать, якщо загублено лінію виступу. Але на старті, виходячи до аудиторії, Ви дивитеся в очі слухачів, і шпаргалка в цей момент не може бути використана. Продемонструйте підготовленість. Продемонструйте повагу до Вашої аудиторії тим, що цінуєте час і увагу слухачів. Так само, як і висновок, напишіть вступ і вивчіть його напам'ять!

1.6. Внутрішня структура

Усі гарні презентації побудовані за однією схемою. Ця схема, у якій виділяються три частини, така ж, як у симфонії або п'єси: експозиція, розвиток, короткий повтор або перша дія, друга дія, третя дія. Для презентації ці частини можна назвати: "ситуація", "ускладнення", "рекомендації" – і ви побачите, що все, що ви хочете сказати, укладається в одну з цих трьох дій.

Ситуація

Для цього намалюйте ситуацію на сьогоднішній день: якою б не була мета вашої презентації, дуже важливо, щоб всі одержали однакову попередню інформацію, і важливо, щоб ви продемонстрували своє знання ситуації та її підґрунтя. Так ви привернете загальну увагу до головної теми презентації.

Це не тільки сприяє розумінню, цим ви завойовуєте визнання аудиторії. Ваша компетентність вселить у слухачів впевненість, що у вас з ними спільна мета і вас варто уважно вислухати.

Ця частина презентації може складатися буквально з пари речень або вимагати досить тривалого аналізу, але головне ‑ варто досягти єдиної думки про ситуацію з аудиторією. Ставте різні питання про теперішню ситуацію й історію (більше підходить для невеликих презентацій): це допоможе точніше зв'язати весь подальший хід вашої презентації з їхніми потребами, і навіть невелике двостороннє спілкування на ранніх стадіях може стати дуже важливим показником того, що крига скресла.

Складності

Саме отут ви даєте зрозуміти необхідність змін, демонструючи, чому існуюча ситуація не може продовжуватися або чому буде нерозсудливо зберігати її. Це повинні бути або якісь значні зміни, або небезпека, або занепокоєння, або сприятлива можливість, інакше б ви не проводили презентацію.

Обґрунтуйте причини, за яких справи не можуть йти далі, так як йдуть зараз. Це стадія, на якій ви підживлюєте ґрунт, де потім збираєтеся вирощувати свою ідею.

Рекомендації

Два попередніх розділи можуть бути короткими, але даний формує основну частину презентації, до того ж це те, чого вам не можна упустити. Він може включати оцінку альтернатив, демонстрацію продукції, опис послуг, порівняння показників, подання доказів, наведення прикладів, але ж насправді це і є те, що більшість людей мають на увазі, говорячи про "презентації". Але її успіх багато в чому залежить від того, наскільки добре ви підготували ґрунт двома першими етапами, які саме дуже просто опустити.

Дуже швидко ви зрозумієте, що "оцінка альтернатив" настільки важлива, що заслуговує окремого розгляду. Ви дійдете висновку, що рекомендації повинні бути подані у вигляді вибору з альтернативних варіантів, а не просто реченням типу "візьміть це і залиште інше".

При структуруванні основних частин варто дотримуватися правила, встановленого американським психологом Джорджом Міллером у далекому 1956 році: людина не може утримувати у свідомості більш дев'яти об'єктів одночасно. Суть магічного числа сім плюс-мінус два зводиться до того, що свідома увага людини обмежена сімома плюс-мінус двома одиницями інформації. Це означає, для сприйнятливості будь-яке повідомлення або його структурна частина не повинні містити більше дев'яти блоків або змістових одиниць. Інакше свідомість буде перевантажена і, як наслідок, відключена.

Для полегшення сприйняття кожна основна частина виступу повинна бути у свою чергу також структурована. Подбайте про слухача: полегшіть йому непростий процес – слухати Вас уважно. От декілька підходів до структурування основної частини:

• Хронологічний

• Тематичний

• За категоріями

• Проблема / Рішення

• Порівняння / Контраст

• Ідеал проти Реальності

• Властивості / Вигоди

• Колишній спосіб / Новий спосіб

• Переваги / Втрати

• Мета / План досягнення

• Перешкоди / Відповіді

• Ціна успіху / Ризик

Найбільший ефект досягається при використанні одночасно декількох підходів до структурування. Наприклад, Ви можете використати хронологічний підхід і продемонструвати "Колишній підхід проти Нового підходу", а також Властивості /Вигоди Нового підходу.

Оскільки основна частина Вашого виступу – логічна основа для прийняття слухачами рішень, доцільно залучити їхню увагу до ключових моментів Вашої логіки. Кращий спосіб залучення уваги – демонстраційні засоби. Але крім цього помітний ефект справляє використання в промові певних словосполучень. Увагу буде привернуто, якщо Ви будете починати кожне узагальнення словами:

• "Наприклад..."

• "Такі як..."

• "До них відносяться..."

• "А саме..."

• "Зокрема..."

• "Щоб проілюструвати..."

• "Особливо..."

Або використовувати дієслова активної дії:

• Встановити ...

• Вибрати …

• Проаналізувати …

Ви дійсно одержите успішну презентацію, якщо вимовите таке:

• "Даю вам п'ять Гарячих Підказок, що спрацьовують щоразу... "

• "Секрет полягає в..."

• "П'ять умов, що гарантують ..."

• "Уникайте будь-якими засобами наступного ..."

• "Назву Вам три речі, які Ви можете зробити вже сьогодні..."

• "Дозвольте мені розповісти вам конфіденційну історію про...…"

• "Використовуйте цей контрольний список перш, ніж …"

Не використовуйте загальних слів, будьте дуже конкретні. Не використовуйте такі терміни як:

• Ознайомитися з...

• Довідатися, що …

• Проінформувати …

Рішення після завершення презентації слухачі прийматимуть на підставі власних потреб. В основі цих рішень будуть емоції, а виправдання для слів або вчинків кожний із слухачів буде приводити логічне. Навіть якщо цей процес сам слухач не усвідомлює, Ви цю послідовність прекрасно розумієте. І розумієте, що до моменту ухвалення емоційного рішення у слухача повинна бути логічна база для обґрунтування своїх дій.

Запропоновані словесні конструкції звернуті до емоцій слухача. Тому розумно приберегти їх до кінця основної частини виступу, виклавши попередньо факти, свідчення і причини.

1.7. Тривалість презентації

Більшість людей турбуються про те, що вони скажуть недостатньо – це їм здається непрофесійним. Тому, велику небезпеку на етапі підготовки становить ситуація, коли презентація перевантажена інформацією.

Як уже писалося в попередніх параграфах для розрахунку часу непогано розбити наявну інформацію на групи А, В, С за ступенем важливості і позначити кожен абзац у чорнетці сценарію відповідною буквою. Тоді ви зможете пізніше без особливих турбот виключити всі параграфи, позначені літерою С. Виключення матеріалу на стадії створення чорнетки сценарію йде легко, але воно стає усе більш хворобливим у міру того, як йде час і все більше думок, часу і турбот вкладається в реалізацію задуму певної частини.

Слайди для оцінки тривалості їх експозиції можна, умовно, розподілити на 4 типи:

• фонові – зображення або текст прямо не зв'язані з голосовою інформацією,

• ілюстративні – зображення лише підкріплює голосову інформацію і не вимагає вдумливого вивчення,

• інформаційно-графічні – зображення несе основну інформацію і вимагає вдумливого розгляду,

• інформаційно-текстові – основне навантаження несе текст.

Чим більше інформаційне навантаження несе слайд, тим більшою повинна бути тривалість його експозиції на екрані. Приблизна тривалість демонстрації кожного типу слайдів: фонові – близько 30 секунд, ілюстративні – 0.5 – 1 хвилина, інформаційно-графічні – 1 – 1.5 хвилини, інформаційно-текстові – близько 2 хвилин.

Варто мати на увазі, що мінімальний час демонстрації слайда повинен бути не менше 20 секунд – цей час необхідний для фокусування зору і сканування картинки. Максимальний час – 2 хвилини, при його перевищенні слухач після сприйняття інформації починає перефокусовувати свою увагу на інші об'єкти. Це стомлює і зір, і увагу.

Підрахуйте число слайдів, виходячи з приведеної норми уваги на один слайд. Таким чином, якщо на Вашу доповідь відведено 30 хвилин, а на наступну дискусію 20 хвилин, то на цей виступ Вам буде потрібно 25 - 35 слайдів, включаючи титульний слайд з назвою доповіді, пари слайдів, що можуть знадобитися в дискусії (Ви завжди знаєте спірні місця Вашого виступу і можете приблизно прогнозувати запитання), заключний слайд із висновками, узагальненнями і рекомендаціями.

Під час репетиції зафіксуйте час від початку демонстрації біля кожного слайду, що дозволить під час основного виступу дотримуватись графіка. Слід також зазначити, що використання ілюстративних, а також, певною мірою, інформаційно-графічних слайдів дозволяє у разі потреби надолужити згаяний час за рахунок лише голосового позначення слайдів з їхньою короткою демонстрацією без коментарів.

Не затягуйте виступ. Намагайтеся викласти усе за годину. Ваш основний засіб переконання – ентузіазм. Основна частина враження від Вашого виступу сформується не словами, а тоном голосу і невербально. А ці два інформаційних джерела не залежать від тривалості викладу. Так що робіть презентацію коротше, але запальніше.

1.9. Репетиції

Якщо Ви виконали всі попередні етапи підготовки до презентації, то чи можна стверджувати, що Ви готові виступити перед аудиторією? Не постішайте з відповіддю. Давайте спочатку трошки поміркуємо.

Нагадую: в основі усієї вашої підготовки ‑ мета, якої Вам хотілося б досягти. Ключі до її досягнення – ентузіазм, зовнішній вигляд і впевненість слухачів, що ви звертаєтеся саме до них. Поставте себе на місце слухача, і Ви легко уявите собі деякі особливості гарного доповідача. Такі виступаючі справляють враження, що вони спокійні, розслаблені, керують ситуацією, знають те, про що говорять, і насолоджуються, роблячи те, що вони роблять. Вони посміхаються, підтримують зоровий контакт зі слухачами, жартують.

Вони що, народилися такими? Чи прокинулися одного разу, володіючи такими рисами? Як це відбувається? Будь-яка людина стає гарним доповідачем у такий же спосіб, як стає гарним гравцем у футбол, гарним програмістом чи юристом – шляхом підготовки, репетицій і практики.

Гарний гравець у футбол змушує вірити, що гра дуже проста. Плавний замах, необхідна відстань і висока точність. Навіть більше ніж проста, вона начебто зовсім не вимагає зусиль. Але за цією чудовою координацією свідомості і м'язів стоять роки роботи, практики і літри поту. Не існує легкого і безболісного шляху до досконалості у футболі. Так само не існує простого шляху для того, хто прагне стать гарним доповідачем. Ви повинні заплатити свої борги.

Гарні виступаючі змушують презентацію виглядати зовсім простою і абсолютно природною. Вони спокійні, зібрані й упевнені. Але за цією видимістю стоять години підготовки, практики і репетицій. Підготовка і практика більш ніж компенсують відсутність таланту.

Є вагома причина репетицій. Вона полягає в тому, що це єдине вирішення проблеми натягнутих нервів і спітнілих долонь. У доповідача серйозна причина нервувати й упрівати, якщо він не знає, що збирається говорити і як збирається це сказати. Концепція "Я зіграю це на слух" є гарантією буденності.

Тепер давайте поговоримо про деякі деталі. Уявляючи себе гарним доповідачем, Ви бачите себе спокійним, розслабленим і упевненим у собі, повним ентузіазму і доброзичливості. Що реально може перешкодити справити таке враження про Вас?

1. Якщо Ви не репетирували перед виступом, ваша аудиторія буде знати, що Ви цього не робили. Це посилає їм чітке повідомлення, яке говорить: "Я не думаю, що ви дуже поважні. Якби ви були такими, я б підготувався краще." Пам’ятайте, що якість Вашої презентації є дзеркальним відображенням якості Вашого продукту, Вашого обслуговування, Вашої підтримки і Вашого персоналу.

2. Якщо Ви не репетирували, Ви не завжди будете впевнені в тому, що збираєтеся сказати. Ви будете змушені переключати Вашу свідомість у стан розмірковувань про те, що далі варто сказати перед аудиторією. У такі моменти у Вас не буде гарного візуального контакту з аудиторією. Бо це неможливо. Коли Ви у глибокій задумі, куди Ви дивитеся? Ваші очі спрямовані на підлогу, у стелю або кудись у простір, а Ваш погляд спрямований усередину.

3. Інший приклад. Дуже важливо мати приємний вигляд обличчя, особливо посмішку. Якщо Ви не репетирували, то не впевнені в тому, що скажете далі. Якщо Ви повинні подумати, що сказати далі, то яким буде вираз вашого обличчя? З Вашого обличчя не тільки зникне посмішка, воно ще й насупиться. Погано. Неможливо одночасно посміхатися і думати. Крім того, яким буде тон Вашого голосу?

Головна проблема тих, хто проводить презентацію, полягає в тім, що вони настільки орієнтовані на зміст свого виступу, та поглинені тим, що збираються сказати, що не звертають уваги на свій вигляд перед аудиторією. Якщо Ваш погляд спрямований всередину себе, обличчя похмуре і голос монотонний, якість змісту Вашого викладу вже не має значення. Не існує способу, яким Ви зможете привернути увагу й інтерес Вашої аудиторії у такий спосіб.

Де ж вихід? Єдиний спосіб, коли ви зможете сконцентруватися на голосі, виразі обличчя, і встановити візуальний контакт зі слухачами, полягає в тому, щоб Ваша свідомість була вільна і могла сконцентруватися на цих аспектах поводження. Єдиний спосіб, яким Ви можете звільнити мислення, – заздалегідь знати, що Ви збираєтеся сказати. А єдиний спосіб досягти цього – репетиції.

Існують правильний і неправильний способи репетицій. Неправильний спосіб полягає в простому перегортанні демонстраційних засобів і поверховому погляді на листочки з підказками.

Правильний спосіб репетиції полягає у відтворенні умов проведення презентації. Це означає репетицію у фактичному приміщенні, з використанням фактичних демонстраційних засобів, фактичних рухів і жестів, і проголошенням фактичних слів. Якщо немає можливості репетирувати у фактичному приміщенні, то використовуйте настільки близьке до нього, наскільки це можливо. Не існує заміни для виконання реальних дій реальним способом. Якщо Ви не зробите так, то запевняю Вас: які-небудь сюрпризи з’являться, як тільки Ви постанете перед реальною аудиторією. А це Вам не потрібно.

Якщо Вашу репетицію можна провести перед друзями або колегами, – це набагато краще. Вони зможуть спостерігати те, чого Ви бачити не можете: як Ви виглядатимете, як звучатимете в аудиторії. Якщо немає змоги скористатися допомогою друзів, запишіть репетицію свого виступу на магнітофон. Запис на відеокамеру ще краще. І не дивуйтеся – при першому ж прослуховуванні (перегляді) Ви будете неприємно здивовані. Бо, як правило, ми про себе набагато кращої думки, ніж того гідні.

Чи варто вчити текст презентації напам'ять? Відповідь майже однозначна – ні. Що робить під час виступу той, хто вивчив свій виступ напам'ять? Він прагне згадати, як правильно звучать слова. Звернений у себе погляд, напружене обличчя. Перед аудиторією стоїть людина, яка викладає щось, далеке і йому самому. Якщо ж Ви говорите своїми словами, використовуючи лише ключові слова або фрази Ваших листочків з підказками, мова ваша буде живою і безпосередньою.

Якщо презентація вивчена напам'ять, говорити з ентузіазмом неможливо. Але якщо під час репетиції Ви підбиратимете слова – відповідне обрамлення для ключових ідей, те неминуче багаторазово перепустите весь майбутній виступ через свою свідомість. А це єдиний шлях продемонструвати непідроблений ентузіазм.

Під час репетиції поглядайте на підготовлені шпаргалки. Якщо проведете репетиції декілька разів, то шпаргалки стоятимуть перед Вашим внутрішнім поглядом. І використовувати їх у реальному виступі Вам не знадобиться.

Твердження про однозначну неприйнятність завчання було зроблено із застереженням. Винятком насправді є: дві частини виступу дуже важливі для Вас. Це вступ і висновок. Вагомість їх настільки висока, що не можна допустити втручання випадку: використання неточних і непродуманих слів, зміна формулювань Протиріччя можна зняти досить просто – репетиціям саме цих частин приділіть особливу увагу. Оскільки їхній внесок у досягнення Вашої мети визначальний, не слід шкодувати часу і сил.

Не існує заміни виконанню реальних дій реальним способом.

Розділ 2. Основні прийоми конструювання презентацій

Після закінчення планування презентації можна приступати до її фактичного конструювання. Якщо планування могло виконуватись досить неформально, то конструювання є конкретний процес створення демонстраційного файлу. Нагадаємо необхідні надалі базові поняття. Презентація складається зі слайдів. Слайд – це множина об’єктів демонстрації, які відтворюються на екрані в певний момент часу. Об’єктом демонстрації може бути все, що дозволяється програмним середовищем: геометричні фігури, текст, діаграми, малюнки, звук, відео тощо.

Таким чином, створення презентації – це конструювання послідовності слайдів. Кількість слайдів у презентації обмежується лише часом демонстрації та розміром доступної пам’яті для розміщення відповідного файлу. Створення слайду – це монтаж різних об’єктів демонстрації на виділеному просторі слайду. Кількість об’єктів у цьому випадку обмежується розмірами слайду і самих об’єктів. Конструювання слайду дуже нагадує створення колажу, коли на аркуш паперу наклеюються різні літери, фігури, малюнки. Тільки колаж робиться за допомогою клею і ножиць, а презентації – за допомогою сучасного програмного забезпечення.

Метою даного розділу є загальні основні методи конструювання презентацій. Під цим розуміються базові, основні аспекти дизайну, ті аспекти, з яких, як з цеглинок, будується композиція. Дуже важливо знати характеристики цих цеглинок, їхню поведінку за тих чи інших обставин, основні напрямки та місця їх використання. Під дизайном розуміється оформлення композицій електронних презентацій. Це досить широке поняття включає в себе інформаційний, композиційний дизайн, шрифтові технології та багато іншого.

У даному розділі описуються основні “правила дизайну”, які б допомогли початківцям в цій галузі розпочати роботу по створенню власних проектів. Розроблені правила не є беззаперечними. Дизайн, як і будь-яке візуальне мистецтво, заохочує експериментування та нові ідейні рішення, але існують принципи, які з роками не змінюються та відрізняють роботу професіонала від роботи початківця.

Дизайн враховує велику кількість різноманітних аспектів, але більшість з них є другорядними. Фундаментальних (методологічних) аспектів не так багато, як може здатися на перший погляд, тримаючи в руках товстелезні книги з дизайну, які насправді можуть бути присвячені одному чи двом окремим базовим аспектам дизайну. Потрібно добре знати характеристичні властивості саме базових аспектів для того, щоб електронна композиція могла претендувати на роль професійно виконаного проекту чи навіть на витвір мистецтва.

Серед основних аспектів дизайну виділимо наступні:

• інформаційні, зокрема шрифт;

• композиційні (просторові відношення, форма);

• світлові та кольорові, зокрема контраст;

• використання спецефектів (звук, відео, анімація).

Ці аспекти будуть розглянуті кожний окремо в наступних параграфах.

2.1. Інформаційний дизайн

Мова презентації повинна бути лаконічною. Це стосується всіх „видів” мови: текстової, графічної, звукової. Т ут доречно згадати відомий вислів, що гарна скульптура – це брила каменю, від якої відкинуто все зайве.

• Зберіть спочатку все, що Ви хотіли б сказати, намалювати, озвучити.

• Виберіть у цьому матеріалі найважливіше і відкиньте все інше.

• У найважливішому проведіть скорочення спочатку на рівні речень, малюнків, мелодій, а потім ще й на рівні слів, елементів малюнків, звуків.

Після цього у Вас залишиться квінтесенція Вашої презентації.

2.1.1. Візуалізація інформації

Як уже відзначалося, мета презентації – привернення та підтримка уваги учасників. Привернути і підтримати її можна різними способами, кожний з них по-своєму важливий, але суть їх одна – ефективна передача інформації.

Як потрапляє інформація до нашого мозку? За відповіддю знову звернемося до результатів досліджень. Усереднені дані такі. З усього обсягу інформації 75% приходить до нас за допомогою зору, 13% – слуху, а ті, що залишилися 12% – завдяки нюхові, смакові та дотикові. Саме через таку приголомшливу перевагу зору в пізнанні світу і робиться акцент на візуальній підтримці, що саме і відрізняє презентацію від традиційної лекції. Ще Геракліт сказав: "Очі – правильніші свідки, ніж вуха". Йому вторить Гомер: "Свідомість набагато повільніше збуджується вухом, ніж оком".

Якщо Ви покажете слухачам картинку, розуміння і запам'ятовування збільшиться в три з половиною рази порівняно із ситуацією, коли Ви використовуєте тільки слова. Якщо ж Ви покажете картинку і вимовите слова, супроводжувані музикою, розуміння і запам'ятовування зростуть у шість разів порівняно з простим проголошенням слів.

Людина запам'ятовує:

10% з того, що читає;

20% з того, що чує;

30% з того, що бачить;

50% з того, що одночасно бачить і чує.

Ці цифри – висновки наукових досліджень, при використанні візуальних демонстраційних засобів

• Імовірність переконати слухачів вища на 43 %.

• Люди будуть готові заплатити на 26% більше за ті ж товари або послуги.

• Ви зможете розповісти таку ж історію за час, менший на 25-40%.

Якщо зображення варте тисячі слів, то це означає, що картинка еквівалентна восьми хвилинам розмови. Гарні демонстраційні засоби викликають інтерес, вносять ясність, підкріплюють доказами і підсилюють те, що було сказано. Гарні демонстраційні засоби викликають інтерес. Вони проясняють, додають конкретну форму, підсилюють те, що було сказано. Більш того, на презентації чого-небудь нового, коли в аудиторії немає способу послатися на уявний образ того, чого вони ніколи раніш не бачили, малюнки практично незамінні. Спробуйте лишень описати крокодила кому-небудь, хто ніколи крокодила не бачив.

Фактично існують деякі речі, які майже неможливо пояснити без використання демонстраційних засобів. Наприклад, скільки трикутників бачить глядач на малюнку?

Більшість людей сказали б 9. Але Ви змогли б наочно продемонструвати, що фактично зображені 13 трикутників, якби не використовували демонстраційний засіб, аналогічний зображеному на наступному малюнку.

Але не всякий демонстраційний засіб прийнятний. Є серед них гарні, є і погані. Переваги і недоліки демонстраційних засобів найкраще показати на прикладі.

На картинці – приклад поганого демонстраційного засобу. Якщо Ваші демонстраційні засоби подібні цьому, то Ви втрачаєте бізнес, бо ускладнюєте продукцію й обслуговування, і заплутуєте своїх покупців і клієнтів. Презентації постійно потребують в спрощення, спрощення, спрощення.

Є одне просте правило для гарного демонстраційного засобу. Воно повинно виглядати як рекламний щит, встановлений на швидкісній трасі, який має бути прочитаний людьми, що рухаються зі швидкістю 100 кілометрів у годину. Якщо Ви змусите його виглядати саме так, Ви зробите правильно.

Угорі розташовано приклад того, як не слід робити. Інші три приклади – правильний підхід. Або, щоб зробити краще, подивіться ще на один малюнок того ж змісту.

Якщо Ваші демонстраційні засоби виготовлені в кольорі, Ви досягнете на 85% більшої уваги. Ви б запросили свого сусіда дивитися відеокасету з бойовиком по чорно-білому телевізору? Тоді чому ж ми організовуємо чорно-білі презентації для поважної аудиторії?

Ми вже акцентували на необхідності утримуватися від використання демонстраційних засобів, які складаються з довгих речень. Пам’ятайте: мета демонстраційного засобу – підтримати пояснення, а не давати пояснення. Більше того, словниковий матеріал на демонстраційних засобах має властивість погано запам'ятовуватися. Це тому, що читання фактично не є візуальною підтримкою. Воно більше схоже на "слухання очима". Люди будуть схильні запам'ятати зорове оточення, а не текстове повідомлення, що воно містить. Наприклад, вони запам'ятають, що бачили жирний заголовок і чотири пункти, але не їхній зміст. Демонстраційні засоби ефективні найбільшою мірою тоді, коли за своїм впливом візуальні, а не словесні. Зверніть увагу на контраст, який демонструється трьома картинками.

Якщо Ви користуєтеся словами, робіть це у максимально короткій формі, а не у вигляді повних речень. Це дасть змогу на виступі уточнювати кожний з пунктів. Окреме слово або слова будуть надалі допомогою для Вас.

А тепер ми перейдемо ще до однієї типової помилки. Як тільки Ви виявилися прив'язаними до демонстраційних засобів, виникає тенденція звести всю презентацію до їх послідовності. Але вони втрачають свою ефективність, якщо Ви цілком покладаєтесь на них у спробі передати Ваше повідомлення. Чим більше демонстраційних засобів Ви використовуєте, тим менший вплив матиме кожний з них. Краще мати занадто мало, ніж занадто багато.

Важливо, щоб Ваші демонстраційні засоби були акуратними, привабливими і виглядали професійно. Але вони не повинні бути витвором мистецтва. Фактично, навіть краще, якщо вони не є такими. Якщо вони мають вигляд музейних експонатів, можна припустити, що презентація була підготовлена для масової аудиторії анонімних слухачів. Презентація, яка носить легкий домашній відтінок, справляє враження, підготовленої спеціально для цієї аудиторії і прив'язаної тільки до неї.

На закінчення – зведення правил створення гарних демонстраційних засобів. Перше й останнє особливо важливе:

• Спрощувати, спрощувати, спрощувати. Ви втрачаєте ефективність і відштовхуєте слухачів складністю і технічними деталями розглянутої теми. Скорочуйте кількість слів. Підкреслюйте ідею картинкою – вона ефективніша слів.

• Не більше трьох кривих на графіку. Одна або дві – ще краще.

• Використовуйте колір. Виділіть ключові моменти на аркуші кольором, що привертає увагу. Принаймні два кольори, але не більше трьох. За використання кольору знову говорять цифри. У продажу товарів та ідей зростання ефективності складає від 50 до 85%. Прискорення навчання, запам'ятовування і згадування складає від 55 до 78%. Колір поліпшує розуміння до 73%.

• На кожному демонстраційному засобові використовуйте один, і тільки один, ключовий пункт. Існує один виняток. Якщо інформація відома аудиторії, ви можете поєднати декілька пунктів. Ні в якому разі не демонструйте сторінок, заповнених цифрами.

• Перетворіть цифри в секторні діаграми, гістограми і графіки. Люди сприймають основний пункт діаграми або графіка приблизно за п'ять секунд. Вони ніколи не усвідомлюють головну думку, дивлячись на сторінку, повну цифр, тим більше не зможуть запам'ятати їх. Гістограми (горизонтальні або вертикальні) гарні для демонстрації порівнянь. Секторні діаграми гарні для демонстрації відносин частини до цілого. Графіки зручні для демонстрації змін і тенденцій у часі. Діаграми – гарний спосіб показати складні структури або ідеї.

• Не використовуйте повні речення або параграфи, тільки ключові слова.

• Поставте самі собі запитання: "Чи зможе аудиторія швидко і просто зрозуміти те, що вона бачить?"

• Найгіршим у світі демонстраційним засобом є сполучення чорного і білого кольорів машинописної сторінки.

• Не забувайте про справжні предмети – це найкращий демонстраційний засіб, якщо у Вас немає реального предмета, покажіть його зображення.

• Активно використовуйте зображення, графіки, символи і дотепні картинки, що мають відношення до теми Вашого виступу. Особливо дотепні картинки, вони сприяють запам'ятовуванню якнайліпше.

• Найголовніший демонстраційний засіб – це ВИ.

2.1.2. Шрифт

Шрифт – найцікавіший, найскладніший і найвдячніший інструмент дизайнера. Жодна робота не обходиться без шрифтових заголовків, логотипів, написів та просто інформативного тексту. Усе це найчастіше і складає найвідповідальнішу частину будь-якої презентації. Робота зі шрифтом –очевидний приклад дизайну як використання "чужої творчості". Більшість сучасних професійних шрифтів, створених кращими художниками на основі вікових традицій, просто не можуть бути "поганими" самі по собі – вони можуть підходити або не підходити до конкретного випадку.

Шрифти, які використовуються на слайдах, повинні легко читатися, бути доречними і гармонічними. Ці умови визначаються стилем шрифту, товщиною і розміром букв, довжиною рядка, відстанню між словами і між рядками. Ускладнене читання вбиває зацікавленість. Складні для читання шрифти можна використовувати лише для створення спецефектів. Важливо, щоб шрифт був доречний. Одні шрифти можуть передавати відчуття стійкості і надійності, інші — крихкості й ефемерності. Наприклад, шрифт у готичному, старому стилі неприпустимий у рекламі сучасної техніки.,

Про шрифти, їх параметри та історію написано безліч книг, які варто прочитати будь-кому, хто хоч інколи просто набирає текст у текстовому редакторі, не кажучи вже про розробку мультимедійних проектів. Нижче наведені загальноприйняті норми та тенденції дизайну щодо окремих елементів шрифту чи параметрів тексту.

Не слід вибирати занадто великий кегль (розмір шрифту). Великі заголовки можуть не привернути уваги читача на тлі дрібнішого шрифту основного тексту чи невеликих графічних елементів. Треба відзначити, що кеглі різних шрифтів найкраще підбирати візуально (як і все в інформаційному дизайні), а не спиратися на їхній розмір у пунктах;

Інтервали – відстані між буквами в словах, між словами і між рядками в абзаці. Чим менший кегль шрифту, тим далі один від одного повинні стояти букви. "За замовчуванням" інтервали шрифтів розраховані на кегль 10, тому інтервали у написах зроблених великим кеглем необхідно налагоджувати вручну;

Існує кілька типів вирівнювання тексту. За замовчуванням будь-якою програмою чи мовою розмітки використовується вирівнювання по лівому краю з рваним правим. Ця традиція прийшла до нас з англійської друкарні, де є стандартом. Але у слов'янській мові таке вирівнювання слід застосовувати з великою обережністю. Те ж саме стосується вирівнювання по правому краю, яке відрізняється від попереднього лише "нонконформістським" характером. Центрування рядків, як правило, застосовується для вирівнювання заголовків. Вирівнювання по ширині – ідеальний варіант для вирівнювання великих обсягів тексту в колонку досить великої ширини (останнє необхідно для того, щоб пропуски між словами, що розтягують рядок, не перетворилися в тексті у дірки);

Рядки тексту можуть розташовуватися не тільки горизонтально, а й вертикально (звичайно "знизу нагору" так, щоб можна було прочитати текст, схиливши голову на ліве плече). Рідко зустрічається таке розміщення тексту, коли букви йдуть зверху вниз, але без повороту на 90 градусів. Таке розміщення робить читання тексту дуже важким. Залами чи вигини лінії розміщення букв – гарний спосіб додати тексту і композиції грайливий, неформальний характер.

Ще два параметри шрифта відіграють важливу роль при оформленні слайдів. Наявність засічок у шрифтах типу Times створює певну „елегантність” основного тексту, у той же час при значному збільшенні вони дуже „випирають” з малюнку літер, тому для заголовків великого розміру краще обирати шрифти без засічок типу Arial. У моноширинних шрифтах типу Courier всі літери, наприклад, Ш, і І мають однакову ширину. Це призводить до різної, іноді вочевидь завеликої, відстані між літерами. Доцільність використання такого шрифту треба перевіряти експериментально. Єдиний випадок, який може бути рекомендований, – це його використання для імітації шрифту друкарської машинки, який також є моноширинним (з технічних причин) і зовні схожий.

Слід завжди послідовно дотримуватися однотипності. Шрифти для заголовків повинні бути однаковими на всіх слайдах, пояснювальний текст може бути оформлений іншим шрифтом, проте на всіх слайдах треба дотримуватись одного й того ж шрифту для певного виду інформації. Встановити єдине оформлення для різних елементів тексту в MS PowerPoint можна за допомогою „Образца слайда” в меню „Вид”.

2.1.3. Аналогії

Ефективна презентація – це всього лише спосіб передачі образу, який ви маєте у власній голові, до голови іншої людини. Причому спосіб, що спонукає до дії, необхідної Вам. Чим вища складність матеріалу або концепції, тим важливіше використовувати аналогії і словесні образи. І чим простіше, тим краще.

Наше мислення улаштоване так, що ми краще розуміємо і запам'ятовуємо картинки і символи, ніж слова. Наприклад, коли хтось вимовляє слово «заєць», у мозку в нас виникає виразна картинка пухнатої тварини, а не літери з-а-є-ц-ь. Якщо я скажу “цукор”, який образ виникає у Вас у голові? Упевнений, що не літери алфавіту.

Цю властивість людини – мислити образами – можна використовувати для викладу концепції за менший час, при кращому розумінні і запам'ятовуванні на більший термін. Досить лише описати її в простих і зрозумілих кожному образах, використовуючи аналогії. Аналогії ефективні, іноді слухачі запам'ятовують їх на довгі роки.

Ви теж мислите образами. Основні концепції Вашої презентації існують у Вашій свідомості як сукупність образів. Ефективна презентація – це всього лише спосіб передачі Ваших образів до свідомісті іншої людини. Чим вища складність матеріалу або концепції, тим важливіше використовувати аналогії і словесні образи. І чим простіше, тим краще.

Припустимо, наприклад, що я розповідаю керівникові фірми про необхідність придбання нового запам'ятовуючого пристрою. Один зі способів, яким можна його описати, це сказати: "Пане директоре, ємність пам'яті цього пристрою сто гігабайт, а час доступу – 10 мілісекунд". Що означає сказане для керівника? Нічого.

Припустимо, що замість цього я сказав: "Пане директоре, цей пристрій здатний запам'ятати прізвище, ім'я і по батькові усіх жителів планети і добратися до будь-якої людини за час, менше, ніж потрібно Вам, щоб моргнути".

Небагато існує речей, могутніших і пам’ятких, ніж аналогії.

Не кожну абстрактну концепцію відразу вдається описати простою і зрозумілою аналогією. Вийти з цього утруднення досить просто. Всього лише поясніть цю концепцію настільки добре, наскільки здатні, своїй сусідці (жінок відрізняє від чоловіків більш образне мислення), а потім запитайте, що їй це нагадує.

Наш мозок налаштований таким чином, що на кожне слово у нас виникає миттєва емоційна реакція. Виходить, все, що доповідач говорить своїм слухачам, створює у них певні образи, кожний з яких або сприяє, або перешкоджає сприйняттю висловлених ідей, наприклад купівлі товару. За цим принципом усі образи або позитивні для здійснення продажу, або негативні по відношенню до неї. Задача доповідача – створення позитивних образів.

Чому ж образи виявляють такий сильний вплив на людину?

Дослідження психофізіологів показують, що коли ми говоримо про характеристики, властиві виробові, товарові або послугам, то звертаємося до лівої (логічної, раціональної) півкулі мозку. А стан "Хочу!" виникає у правій півкулі. Там же відбувається й обробка образів, адже саме права півкуля більшою мірою відповідає за емоційне життя людини. Образ прямо торкається наших емоцій. Сухі слова залишають людей байдужими і змушують критично оцінювати речення, зважувати інформацію. А яскравий, привабливий уявний образ підсилює бажання володіти і спонукає до покупки.

Наведемо приклад: «Цей персональний комп'ютер – як "Мерседес": такий же надійний і могутній!», –натхнено говорить продавець при демонстрації ПК. "Мерседес" – усталений образ, що символізує у свідомості людини престиж, комфорт і надійність, завдяки чому включаються сильні емоції. Якості "Мерседесу" несвідомо переносяться на обчислювальну машину і крім практичної користі людина задовольняє значимі психологічні потреби – підвищення своєї самооцінки, можливість виділитися серед інших, упевненість тощо.

При створенні образу важливо також враховувати індивідуальність людини. Наведений приклад з образом "Мерседесу" вдало підійде тим, для кого особливо важливий власний імідж, престиж, але навряд чи буде прийнятним для тих, хто зацікавлений заощаджувати кошти, скорочувати витрати.

Кращі у світі доповідачі використовують аналогії для створення простих у розумінні образів своїх ключових положень і концепцій. Ви можете викласти концепції за короткий проміжок часу, при кращому розумінні й запам'ятовуванні на більший термін, якщо використовуєте аналогії. Вони настільки ефективні, що люди запам'ятовують деякі з них на все життя.

2.2. Композиційний дизайн

2.2.1. Просторові відношення

Мабуть, з усіх аспектів композиційного дизайну просторові відношення є найважливішим. Адже не обов’язково в дизайні, а в будь-якому виді мистецтва, що орієнтований на візуальне сприйняття, довільну композицію можна завжди розбити на деякі складові елементи. І залежно від того як розташовані ці елементи, відповідно сприймається композиція.

Просторові відношення, в свою чергу, спираються на деякі візуальні аспекти складових об’єктів: розмір, взаємне розміщення, колір і так далі. Серед просторових відношень найважливішими є взаємне розміщення та пропорції розмірів. Саме ці аспекти і розглядаються в даному пункті.

Пропорцією в дизайні називають співвідношення розмірів різних об'єктів або складових частин, або розмірів вимірів одного об'єкта. У дизайні поняття пропорцій та їх підбору досить суттєво відрізняється від усім відомого математичного визначення цього терміну. Адже дизайнер, перш за все, орієнтується на те, як саме композиція сприйматиметься людським оком, що відразу виділить людина, дивлячись на композицію. Треба пам’ятати, що в дизайні як розміри, так і пропорції суб’єктивні. Особливо це стосується комп’ютерного дизайну, де користувач може зробити з композицією, що завгодно, причому сам того, не розуміючи. Тому сучасний дизайнер-професіонал на початковому етапі розробки композиції не сидить перед комп’ютером з калькулятором і не вираховує пікселі, а підбирає пропорції “на око”. Це може здатися дивним, але в цьому є сенс. Адже око дизайнера (якщо він не має фізичних вад) бачить те саме, що бачитиме пересічний глядач електронної презентації.

На жаль, універсального правила вибору пропорцій для композиції не існує. Досвід професіональних дизайнерів лише дає кілька порад:

• пропорційні відношення між елементами композиції не варто робити дуже великими. Це може виявитися обтяжливим для зору людини, якій прийдеться перенастроювати свій зір при перегляді різних складових композиції;

• при завданні пропорцій між вимірами малих об'єктів у малих розмірах менший член пропорції стає часом малопомітним, тому його варто трохи збільшити. У великих розмірах, навпаки, можна скористатися контрастнішими, виразнішими пропорціями.

Розміщення є складовою такого методологічного аспекту, як просторові відношення. Звичайно, що на уявне розміщення елементів у композиції впливають такі характеристики об’єктів, як колір, розмір, форма. Але в даному випадку варто абстрагуватись від цих залежностей та дослідити типи та закони розміщення на прикладі розміщення на двовимірному полі однакових прямокутників.

При розгляді типів розміщення елементи можуть бути еквівалентними (однорівневі, тобто елементи, які за змістом мають схоже змістовне навантаження) чи підпорядкованими (різнорівневі).

Прикладом однорівневих елементів може служити ряд кнопок навігаційної панелі на веб-сторінці. Як правило, такі елементи розташовують лінійно. Помітність лінії вирівнювання залежить від відстані між об'єктами, однак яскравіше цю лінію можна підкреслити візуально. У випадку великих однотипних об'єктів (наприклад, абзаци) може виявитися необхідність з'єднати їх точками прив'язки (наприклад, маркери списку), що додадуть цим об'єктам деяку спільність. Якщо елементів багато, то виникає необхідність побудови двовимірної таблиці. Тут можна порекомендувати виділити один з напрямків (горизонтальний мал. 3.1 чи вертикальний мал. 3.2), зблизивши елементи в цьому напрямку помітно сильніше, ніж у перпендикулярному.

Інші варіанти розміщення – складніші, ніж просто лінійне, але при цьому закономірні, нехаотичні – шаховий порядок, розміщення по колу і т.д. Такі варіанти дуже вимогливі до дизайнера, доводиться витрачати чимало зусиль, щоб гармонійно вписати їх у композицію.

Різнорівневі елементи зазвичай розміщуються складнішим чином. Різноманітність сполучень елементів, з яких один займає вище місце в ієрархії сторінки, дуже велика, але тут досить розглянути найпростіший і типовий випадок – сполучення заголовка і відповідного тексту. Традиційний підхід до оформлення таких пар елементів – невеликий вертикальний відступ між заголовком і текстом. Типовим прикладом також може виступати система вкладених меню.

2.2.2. Форма

Форма – головна характеристична властивість елемента як такого. Навіть при відсутності кольору, текстури і всіх інших властивостей будь-який об'єкт можна було б без вагань впізнати за його формою. Форму можна визначити як конфігурацію розмірів всередині об'єкту. Крім того, форма тісно пов'язана з текстурою об'єктів – в міру ускладнення будь-яка форма плавно переходить у текстуру. Всі форми в дизайні можна поділити на дві великі групи: форми, побудовані з прямих ліній і кутів, і всілякі криволінійні форми. Крім того, важливу роль у дизайні відіграють безформні (аморфні) об'єкти.

Лінії. Абстрактна пряма лежить в основі будь-яких просторових співвідношень – без неї не можливе будь-яке вирівнювання, навіть простий вимір розмірів. Будь-яка фігура сприймається на екрані комп'ютера як лінія саме тоді, коли її товщина перестає мати значення для композиції, стає нехтувано малою у порівнянні з довжиною. У дизайні прямі лінії виконують дві протилежні функції: роздільників і з'єднувачів. Розділяюча лінія широко використовується в місцях стику різнорідних фрагментів документа. З'єднуючі лінії використовуються для з'єднання заголовків з текстом, підписів з ілюстраціями тощо. Лінії – дуже гарний і точний інструмент, який варто використовувати при створенні композицій.

Прямокутник з повним правом можна назвати основою комп'ютерної геометрії. Це – найуживаніша і найприродніша для екрана форма. До прямокутників слід ставитися з належною увагою, як і до всіх елементів композиції. Варто уникати наближення прямокутника до квадрата: невелике відхилення від квадратності буде здаватися оку як неточність чи неохайність, а не як художнє рішення. При розміщенні в прямокутнику тексту чи графічного елемента не варто притуляти наповнення до сторін прямокутника.

У комп’ютерному дизайні розглядається окремо такий вид прямокутників, як виділені прямокутники. Виділити прямокутник можна двома способами: заливанням чи рамкою (або і тим, і іншим). Перший випадок найбільш розповсюджений і, в принципі, не має потреби в додатковому підкресленні рамок форми. Другий спосіб (рамка) найчастіше використовується одночасно з заливанням. Але в цьому випадку потрібно уникати тонких рамок, що створюють ефект зайвих деталей. Товсті ж рамки використовуються для підкреслення "прямокутності" у різноманітних кнопках.

Останнім часом великого поширення набули прямокутники із згладженими кутами, що додає елементам композиції сучасності та динаміки. Головне, щоб при згладжуванні кутів прямокутник не перетворився на еліпс чи коло.

Коло можна вважати унікальною формою. Коло занадто яскраво суперечить уродженій прямоукутності екрана і аркуша паперу. Крім того, коло важко піддається інтеграції з іншими елементами: у нього складно вписати текст, воно не сполучається з прямокутними фігурами, практично не піддається вирівнюванню. У той же час заокругленість окружності має і деякий естетичний позитив. Тому в інформаційному дизайні часто можна зустріти закруглені кути і різні дуги, але Ви рідко знайдете в композиції коло як таке.

Безформність. Будь-які форми, які не складаються з прямих чи з кривих, що мають постійну чи підпорядковану простому законові кривизну, людському сприйняттю представляються хиткими, безформними. Це дуже складний об’єкт для роботи та інтеграції з іншими об’єктами електронної композиції. Професійні дизайнери найчастіше поєднують безформність із усякими м'якими, розпливчастими текстурами. Аморфність використовується у тих випадках, коли кожна з фігур, що володіє власним характером, була б небажаним доповненням до сформованого в композиції ансамблю форм.

2.2.3. Кількісні обмеження

Суть уже згадуваного раніше магічного числа сім плюс-мінус два зводиться до того, що свідома увага людини обмежена сімома плюс-мінус двома одиницями інформації. Це означає, що для сприйняття будь-яке повідомлення або його структурна частина не повинно містити більше дев'яти блоків або смислових одиниць. Інакше свідомість буде перевантажена і, як наслідок, відключена.

При підготовці окремих слайдів слід орієнтуватись на ще жорсткіше обмеження: кількість об'єктів інформації – аргументів, нових положень або розрахунків не повинна перевищувати трьох на слайд. Звичайно, ці положення розташовуються у нижній частині аркуша за ступенем важливості після того, як у верхній частині були наведені причини, що призвели до такого висновку, аргументу, розрахунку. Можна навести три основних положення слайда послідовно, виділивши їх окремо шрифтом, кольором, формою і т. п. Тоді після кожного положення повинно випливати його обґрунтування.

2.3. Дизайн світлових та кольорових рішень

2.3.1. Колір

Колір вважається одним з головних аспектів (властивостей) об’єкту. Незвичайний, але ретельно продуманий і збалансований набір кольорів цілком може стати основою чудової композиції тоді, як інші її аспекти будуть типовими, ординарними. Особливо колір важливий у мультимедійному дизайні, де “паперові” фахівці нарешті отримали свободу щодо колірового оздоблення своїх витворів.

Відомий мультиплікатор Уолт Дісней міг розрізняти до 1500 відтінків кольорів, в той час, як звичайні люди розрізняють не більше 150-200. Людське око ті самі об’єкти бачить по-різному, в залежності від параметрів самого об’єкту та об’єктів, що його оточують. Найбільше сприйняття людиною того чи іншого кольору залежить від площі, яку займає цей колір, та оточуючих кольорів.

При зменшенні площі, займаної кольором, кількість відтінків, яке око здатне розрізнити, зменшується, і більшість кольорів починають виглядати тьмянішими і темними, особливо якщо їхня яскравість та насиченість і без того не були максимальними. На практиці це означає, що для невеликих за розміром елементів потрібно вибирати яскравіші, "примітивні" кольори, а для того щоб показати всю красу якого-небудь темного, слабонасиченого відтінку, необхідна достатня площа, наприклад, фон усього слайду презентації.

З іншого боку, кольори, досить близькі до чорного чи до білого, навряд чи вдасться ефектно подати навіть на великій площі. Якщо колір занадто темний, око схильне вважати його просто чорним, а незначне його підсвітлення списувати на неакуратність художника чи на занадто яскравий екран. Те ж стосується і білого: майже будь-які незначні домішки (хіба що крім синього, не випадково при пранні білизни додають синьку) викликають відчуття неохайності, і щоб змусити їх звучати, необхідно підтримати і розвити цей відтінок у інших елементах.

Завжди слід пам’ятати про те, що будь-які два кольори в близькому сусідстві сприймаються трохи інакше, ніж, коли вони розташовані окремо. Тому стики кольорів, які до цього дизайнером не використовувались, потрібно обов’язково продивитись у збільшеному розмірі в будь-якому графічному редакторі.

Гармонія кольорів – одна з галузей дизайну, в якій майже будь-який непрофесіонал має свою думку. Професіонал же, який знає, що кольорів набагато більше, ніж сім, і що два "зелених" можуть відрізнятися один від іншого сильніше, ніж чорний від білого, замість готових рецептів частіше користується загальними принципами, хоча у багатьох випадках і вони не можуть замінити інтуїцію і досвід.

Особливо важливі для підбору кольорів протилежні і взаємодоповнюючі принципи єдності і контрасту. Принцип єдності вимагає, щоб використані кольори були якнайближчі один до одного, а в ідеалі представляли б собою той самий колір. І це дійсно працює – як жінки вибирають "капелюшок у тон рукавичкам", так і дизайнери звичайно обмежують спектр кожної окремої композиції невеликою кількістю (звичайно не більше 3-4) кольорів, використовуючи кожний колір для декількох різних елементів (іноді близьких за своїми функціями й оформленням, а іноді і зовсім різних). Принцип контрасту полягає в існуванні контрасту між кольорами різних елементів для того, щоб людина могла легко ці елементи виділити з композиції. Принцип контрасту найдієвіший для зв’язування таких елементів, як “фон-текст”.

Але “контраст між кольорами” – дуже складне поняття. Навіть пару “чорний-білий” важко назвати повністю контрастною. При виборі контрастних кольорів дизайнери, як правило, користуються системою HSV (англ. Hue-Saturatіon-Value, тон-насиченість-яскравість). Існує декілька загальноприйнятих правил щодо вибору кольорів, які сформувалися, в основному, виходячи з фізіологічних можливостей людського ока сприймати те чи інше сполучення кольорів.

Не можна використовувати кольори, розташовані занадто близько один до одного на кольоровому колі – дисонанс між такими кольорами буквально б'є в око (як ріже вухо дисонанс між нотами, що розрізняються тільки на півтону). З іншого боку, прямо протилежні кольори теж рідко утворять гармонічні пари – зелений з фіолетовим чи червоний із блакитним звичайно здаються занадто різнорідними (відносно непогано сполучаються тільки синій з жовтим). Мабуть, найкраще сполучаються і контрастують один з одним кольори, розташовані один від іншого приблизно на відстані чверті кольорового кола.

Різниця в яскравості чи насиченості двох кольорів помітна відразу, але все ж таки вона сприймається звичайно лише як щось додаткове до різниці основних тонів. Логічно тому, щоб по одному з цих двох параметрів кольори різко розрізнялися, підтримуючи контраст тонів, а по другому – підтримували один одного, не дозволяючи кольоровому рішенню розпастися (мал. 3.3). Якщо спільність кольорів не така важлива, можна застосувати протиставлення всіх трьох компонентів кольору (мал. 3.4) – збільшення кількості протилежних аспектів не підсилює, а послаблює контраст, роз'єднуючи елементи. І навпаки, якщо Ви хочете підкреслити взаємодію між кольорами, зв'язавши їх особливо тісним контрастом, можна використовувати два параметри для об'єднання й один (найкраще – яскравість) для протиставлення (мал. 3.5)

Ця теорія може надати істотну допомогу початківцю в галузі дизайну, але вона ніколи не замінить Вашого особистого досвіду й експериментування. Існує безліч чудових кольорових ансамблів, які нелегко вкладаються в описану вище схему. І навпаки – багато зроблених за всіма правилами кольорових пар вперто не хочуть працювати разом. Крім того, підбір кольорів дуже сильно залежить від того, для якого роду елементів ці кольори призначені.

Окрема тема в кольоровому аспекті дизайну – підбір кольорів для тексту і фону. Основна вимога до пари кольорів для фона і тексту – достатній контраст між ними, необхідний для комфортного, не стомлюючого читання. Контраст цей повинен, насамперед, виражатися різною яскравістю кольорів, тому що різниця тільки в тоні чи насиченості не дозволить свідомості розрізняти текст і фон з достатнім автоматизмом, а для тексту невеликого кегля його тональна кольористика чи ступінь насиченості взагалі мало помітні (крім того, ці параметри кольору губляться на чорно-білих пристроях виводу).

Розглядаючи тенденції кольорових рішень у дизайні слайдів, всі їх можна розбити на дві великі групи: з темним текстом на світлому фоні і зі світлим текстом на темному фоні. Другі значно популярніші від перших (якщо не враховувати традиційні чорно-білі слайди, які ще складають все-таки помітну більшість). У той же час використання темного фону в презентаціях має багато застережень. При друку на папері чи прозорій плівці це призводить до перевитрат фарби. При використанні комп’ютерного проектора темний фон вимагає високої контрастності зображення за рахунок підвищеної потужності проектора чи затемнення екрану.

2.3.2. Контраст

Контраст – важливе фундаментальне співвідношення між різними параметрами об’єктів, яке лежить в основі більшості професійних дизайнерських робіт. Декілька слів про контраст між кольорами уже було сказано при розгляді кольору і шрифту. Контраст є, в першу чергу, відношення зв'язку, а не протиставлення, а з втратою загальних рис між об'єктами зникає і будь-який натяк на контраст. Тому важливо відрізняти формотворчий контраст від простої роз'єднаності, випадкового зіткнення незв'язаних рис.

Контраст між елементами ділиться на дві категорії: одновимірний та багатовимірний.

При одновимірному контрасті розглядається лише один параметр об’єктів, по якому вони контрастують, наприклад, розмір. Нижче будуть наведені загальноприйняті правила щодо застосування контрасту в різних параметрах об’єктів. Треба зазначити, що одновимірний контраст є найпотужнішим інструментом виділення об’єкту із множини подібних.

Багатовимірний контраст вимагає від дизайнера набагато більшої уваги до реалізації. Адже потрібно не втратити зв’язок між елементами композиції.

Проаналізуємо відношення контрасту в залежності від параметрів об’єкту, до якого він застосований.

Форма. Мабуть, для ефективного контрасту це найневдячніша матерія. Різниця між фігурами, побудованими з прямих ліній, і фігурами з кривих дуг чи кіл занадто велика і явно виходить за рамки розумного протиставлення, яке зв’язує елементи композиції. Варіації ж форми в межах одного з цих двох класів, навпаки, найчастіше дратують відступом від повної ідентичності.

Розмір. Контраст у цьому аспекті найкраще сприймається, коли різниця розмірів не занадто велика і не занадто мала. Зрозуміло, поняття "великого" і "малого" у кожному випадку своє, обумовлене масштабом композиції і її складових частин. Але контраст, побудований на розмірі, практично ідеальний, якщо вірно підібрати пропорції контрастуючих елементів.

Колір. Замкненість кольорового всесвіту не дозволяє досягти такого ступеня контрасту, що переходить у роз'єднаність можливу, скажімо, для розмірів чи форми. Кольори можуть сполучатися добре чи погано, але два кольори ніколи не будуть здаватися абсолютно чужими один одному. У світі кольору єдність набагато частіше порушується не перевищенням ступеня контрасту, а кольоровою строкатістю, тобто використанням невиправдано великої кількості кольорів.

Шрифт. Риси розходження і подібності навіть у найретельніше підібраній парі шрифтів набагато випадковіші і нескоординовані, ніж це дозволено для осмисленого контрастного зв'язку. Тому цілком імовірно, що при уважному розгляді неминуча "залишкова" подібність будь-яких двох шрифтів буде дратувати, а розходження між ними знайдуть свою з важкістю терпиму непаралельність. Зрештою, шрифт, по суті своїй, є форма, а форма –не занадто вдячний матеріал для контрасту. Тому при розробці мультимедійного проекту варто користуватись якомога меншою кількістю шрифтів, а елементи тексту виділяти іншими параметрами (кольором, розміром, підкресленням).

2.4. Мультимедіа

Реальне застосування мультимедіа у презентаціях стало можливим лише у другій половині 90-х років минулого століття після стрімкого покращення всіх характеристик комп’ютерів (швидкодія, розмір пам’яті, графічний інтерфейс, колір, звук) одночасно зі зниженням їх вартості. Під малтимедіа сьогодні традиційно розуміють інтегроване використання різних форми передачі інформації: текстової, графічної, звукової, анімації, тощо. Підготовка презентації в програмному середовищі фірми Microsoft дозволяє включати до слайдів будь-які об’єкти, підготовлені продуктами цієї ж фірми. Перелік форм інформації, які можна вставити в презентацію (документ, таблицю, тощо) можна побачити у меню Вставка-Объект. Перерахуємо ті з них, які найчастіше практично застосовуються в презентаціях:

• геометричні фігури;

• растрові зображення;

• векторні зображення;

• діаграми чисельні;

• діаграми організаційні;

• звук;

• анімація;

• відео.

Кожна з цих форм, наприклад, растрові зображення, може мати різні формати, однак якщо певний формат підтримується системою створення презентацій, то об’єкт у цьому форматі можна включити в презентацію.

Значення малтимедіа для ефективності презентації влучно висловлено у старому народному прислів’ї: „Краще один раз побачити, ніж сто разів почути”. Про вплив невербальних, емоційних факторів говорилося вже багато, тому перейдемо до розгляду особливостей застосування різних малтимедійних форм.

Геометричні фігури – найчастіше використовуються лінії та стрілки, овали та прямокутники. Лінії використовуються для відокремлення різних частин слайду, наприклад, заголовку від змісту, необхідність від достатності, аргументи „за” від аргументів „проти”. Стрілки найчастіше застосовують для демонстрації логічного зв’язку або хронологічної послідовності, наприклад, дія → наслідок, 1-й етап → 2-й етап. Фігури: овали, кола, прямокутники, квадрати, використовуються для зорового оформлення певних понять, які графічно сполучаються за допомогою ліній чи стрілок з іншими поняттями. Наприклад, вартість, час, прибуток або натуральні, цілі, раціональні, дійсні числа.

При цьому варто дотримуватись таких правил: товщина лінії не повинна перевищувати товщину обмежуваних лінією букв, колір лінії не повинен бути яскравішим кольору тексту, краще використати дві тонких лінії (подвійну лінію) ніж одну товсту, прямокутниками обмежувати більш формальні (раціональні) чітко визначені поняття, овалами – неформальні (ірраціональні) філософські поняття.

Растрові зображення – найвживаніша форма представлення реальних зображень: фотографій чи відсканованих ілюстрацій. Для використання в презентаціях такі зображення мають щонайменше два основних недоліки: великий об’єм, погана масштабованість та рухомість. Перший недолік проявляється в тих випадках, коли зображення з великою роздільною здатністю зменьшується на слайді. При цьому об’єм зображення залишається таким же великим, а надвелика роздільна здатність зображення не може підтримуватися засобами відображення (екран, проектор, принтер). Для усунення цього недоліку варто попередньо обробити зображення в графічному редакторі, зменшивши фактичний розмір і роздільну здатність до фактично потрібних значень. На жаль, другий недолік – зниження якості зображення при збільшенні та появі „зубців” при повороті, виправити не можна, тому в разі використання частин зображення треба вибрати лише матеріал з високою роздільною здатністю.

Векторні зображення – форма представлення штучних зображень, як правило малюнків, підготовлених у відповідних графічних редакторах. Векторні зображення досить компактні і легко масштабуються, проте вони виглядають не так природньо як растрові.

При розміщенні зображень на слайдах варто взяти до уваги таке: не слід вміщувати більше 4-х змістовних зображень на 1 слайд (це не стосується декоративних зображень, які не потребують коментарів, усних чи письмових, і не відволікають увагу), змістовні зображення обов’язково повинні бути підписані, мінімальний лінійний розмір зображення не повинен бути меншим ¼ розміру слайду, зображення мають фактично прямокутну форму і прямокутні межі зображення можуть створювати занадто різкий перехід. Для пом’якшення переходу можна або зробити фон зображення прозорим, або „розмити” перехід від зображення до фону, або узяти зображення в рамку, що, до речі, завжди робиться у повсякденному житті з фотографіями та картинами.

Діаграми чисельні – враховуючи їх велике значення для підготовки презентацій економічного змісту, цим діаграмам буде окремо присвячено наступний параграф.

Діаграми організаційні – дозволяють відображати організаційну структуру, службові стосунки типу начальник – підлеглий, колега – колега або, що теж саме, “батьки – діти”, “брати – сестри”. На жаль, існуючі технології виготовлення організаційних діаграм фірми Microsoft, не дозволяють вмістити на слайд структуру з кількома десятками об’єктів, малювати двонаправлені стрілки. У той же час це дуже зручний автоматизований спосіб малювати не дуже великі структурні діаграми.

Звук – його використання в презентації можна порівняти зі співом під оркестр: музичний супровід повинен не заглушати співака, не відволікати увагу, бути чітко синхронізованим зі співом пісні. Грамотне використання музики, як свідчать соціологічні дослідження, помітно підвищує ефективність презентації.

Перерахуємо ситуації, в яких бачиться доцільним використання комп’ютерного звуку:

• Легка, дуже тиха, добре відома мелодія, яка супроводжує всю презентацію, створює музичний фон. Ясна річ, мелодія повинна відповідати змісту презентації, не збуджувати, а розслабляти, викликати відповідні аналогії. Такий супровід добре підходить для емоційних, гуманітарних за змістом презентацій. Водночас важко уявити серйозний науковий виступ під музичне супроводження.

• Супроводження анімованих слайдів (простеньких мультиків), які не потребують вербального коментаря, а музика відповідає динаміці розвитку. Така ситуація нагадує німе кіно, коли звук добре підкреслює перебіг подій.

• Заповнення пауз та переходів, заміна знаків оклику, запитання, трикрапки. Наприклад, після завершення доведення теореми слушно прозвучать оплески, при відображенні нормативного документу – звук друкарської машинки, перед основним висновком – барабанний дріб.

Анімація ‑ враховуючи її велике значення для створення динамічних ефектів, поступової подачі матеріалу – цьому буде присвячено один з наступних параграфів.

Відео – найкраще застосовувати для ілюстрацій та емоційних пауз-розрядок. Так, розповідаючи про вогнегасники, можна показати ролик про швидку ліквідацію пожежі; виступаючи проти забруднення навколишнього середовища – показати димарі, смог і звалища сміття, демонструючи нове програмне забезпечення – показати жартівливий сюжет про дитину, яка швидко щось робить на комп’ютері.

Відео (фактично кіно) є дуже сильним виразним засобом, але класичні канони змістовних (неілюстративних) кіносюжетів (зав’язка, дія, розв’язка) погано узгоджуються з динамікою презентацій. Тому використовуючи відео, треба бути обережним, щоб не перетворити презентацію на виступ у кіноклубі (звичайно, якщо темою презентації не є кіно).

Суттєвим обмеженням на впровадження відео у презентації є також і обсяг відео-файлів. Сам по собі цей розмір для сучасних носіїв не є проблемою, проблема в тому, що перед демонстрацією файл, або його значна частина, повинні завантажитись в оперативну пам’ять, а це, навіть для швидких комп’ютерів, викликає помітну затримку в демонстрації.

2.5. Чисельні діаграми

Надійний спосіб втратити увагу й інтерес аудиторії – почати демонструвати об'ємні цифрові і статистичні дані. Але в той же час ці числа є самою основою ключового пункту,який Ви прагнете викласти слухачам.

Що ж робити?

Про те, що часто доцільно відмовитися від чисел на користь графіків, діаграм і гістограм, мова вже йшла. Різниця між слайдом, заповненим цифрами, і графіком може скласти десять хвилин виступу.

Стандартний, інтегрований з усіма продуктами фірми Microsoft, програмний засіб побудови чисельних діаграм Microsoft Graph дозволяє робити це у багатьох формах. Проте, з огляду на візуальну виразність, для використання у презентаціях найважливішими є гістограми, секторні (кругові) діаграми та графіки.

Гістограми (горизонтальні або вертикальні) гарні для демонстрації порівнянь значень однієї чи кількох величин у невеликій кількості точок (роки, країни, галузі). У випадку однієї величини досить плоської гістограми, для кількох – краще брати об’ємні і розташовувати однорідні значення по рядках.

Накопичувальні діаграми дозволяють порівнювати як значення величин, так і її складових частин, наприклад як загальну чисельність населення, так і кількість чоловіків та жінок.

Секторні діаграми зручні для демонстрації частки окремих складових до всього цілого. Наприклад, частка кожної партії в загальному числі місць у парламенті. Об’ємні секторні діаграми у великому масштабі сприймаються краще, оскільки завжди напрошується аналогія з часткою великого пирога.

І гістограми, і секторні діаграми графічним елементами демонструють співвідношення значень, для більшої деталізації стовбчикам і секторам можна ще приписати абсолютні значення величин.

Графіки гарні для демонстрації змін або тенденцій однієї чи кількох величин у великій кількості точок. найчастіше у часі.

Останнє зауваження про числа. Можна якось пережити орфографічну помилку, але помилка в арифметиці неприпустима. Коли слухач указує доповідачеві на неправильно написане слово, можна посміхнутися і повернути ситуацію в жарт. Наприклад, процитувати когось з наших мудрих попередників, який сказав: "Тільки неглибокий розум може бути впевнений в тому, що існує єдиний спосіб написання слова".

З арифметикою зовсім інша історія. Слухач робить висновок: якщо ви неточні в годинах, гривнях або тонах, то ви, імовірно, помиляєтеся також і в усьому іншому. Тому тричі перевірте додавання і віднімання.

2.6. Анімація

У презентаціях існує два типи анімації: при переході від одного слайду до іншого і при появі об’єктів на слайді.

Технічні засоби дозволяють проводити миттєву заміну слайдів на екрані. Однак такий процес, по-перше, не є природнім, оскільки нічого в природі не відбувається миттєво, а, по-друге, різка поява нової інформації не дозволяє закріпитися у пам’яті старій.

Як і у кіно, існує чимало різних способів плавно перейти до наступного слайду: через затемнення, зникнення старого чи поява нового слайду з різних боків, поява через жалюзі, шахові клітинки тощо. При виборі способу зміни слайдів слід брати до уваги таке:

• спосіб появи слайду можна узгодити з загальною ідеєю оформлення презентації – якщо слайди оформлені як листки зошиту чи календаря, то їх зміна може нагадувати гортання чи відривання сторінок;

• текст повинен з’являтися на екрані своїм початком, а не закінченням, тобто поява слайду з текстом відбувається справа, знизу або справа-знизу, відповідно попередній слайд зникає у протилежному напрямку.

Тих же принципів слід дотримуватись і при анімованій появі окремих елементів слайду. Крім того не можна щоб новий текст чи зображення при появі на екрані рухались зверху вже присутніх об’єктів.

Проте головним призначенням анімованої появи чи зникнення об’єктів є управління наявною на екрані інформацією. Уже багато розповідалося, як використовувати в презентації те, що бачить слухач. Але точно так можна використовувати і те, що він НЕ БАЧИТЬ. Наприклад, перед зором слухача швидко виникає демонстраційний засіб з великим обсягом інформації, а доповідач хоче почати обговорення з першого пункту, проте очі і свідомість слухача вже зайняті читанням наступних пунктів. Читач не слухає про перший пункт, тому що Він уже на півдорозі до закінчення слайду.

Оскільки на плакаті або транспаранті присутні ключові слова і знаки, які вимагають пояснення, увага слухача додатково відволікається розшифровкою їхнього змісту. Причому задовго до того, як це буде потрібно.

Якщо ж аудиторія зможе побачити на початку розповіді тільки перший пункт, а інші будуть приховані від очей, то доповідач буде володіти увагою присутніх повною мірою. Більш того, якщо розраховувати у своїй розповіді на ефект несподіванки від демонстрації якогось ключового пункту, побачити його присутні повинні ТІЛЬКИ В ПОТРІБНИЙ ВАМ МОМЕНТ.

Проводячи презентацію, не можна допустити некерованого відволікання уваги. Адже Ви хочете, щоб слухачі прочитали пункт у середній частині сторінки, тільки коли Ви будете готові говорити про нього. Спосіб, у який можна керувати цим процесом – спосіб поетапного відкривання. Припустимо, що Ви використовуєте проектор, що демонструє на екрані прозорі плівки. Використовуючи один чи кілька чистих аркушів паперу, просто закрийте плівку, відкриваючи пункти по одному щоразу, у послідовності їхнього обговорення.

Різні варіації цього методу ефективні для покрокового пояснення концепції. Кінцевий транспарант без цього методу заплутував би слухача і його важко було б пояснити. У Вас не було б ніякого контролю над тим, на яку частину транспаранту дивиться аудиторія, і про що вона думає. І, звичайно ж, Ви втратили би елемент несподіванки.

В діаграмах при комп’ютерному показі можна поступово відкривати окремі елементи (стовбчики чи сектори) чи цілі ряди, що також попереджає передчасний аналіз наступних даних.

Анімація дозволяє не лише з’являтися новим об’єктам, але й зникати старим. Наприклад, при розповіді про новий процесор можна показати як з структурної схеми відлітає стара, а замість неї з’являється нова модель. Або розповівши про підпункти попереднього пункту, їх можна прибрати і залишити лише сам пункт, а на екрані з’являться підпункти наступного пункту. Це дозволяє тримати на екрані або дуже важливу інформацію, або потрібну в даний момент.

Аналогічні прийоми можна використовувати і на прозорих плівках, плакатах або перекидних аркушах. Трошки пофантазувавши і використавши, наприклад, одночасно кілька плівок, шпильки або канцелярські скріпки, чисті аркуші паперу і, можливо, клей, Ви легко зробите Ваші демонстраційні аркуші такими, що відкриваються поетапно.

Розділ 3. Проведення презентації

У багатьох видах людської діяльності виникають ситуації, коли події 1 години, а у спортсменів 1 хвилини, є підсумком багатомісячної підготовки. Так само і для презентацій – година (трохи більше чи менше) виступу є реальною перевіркою якості проведеної роботи. Власне виступ є вершиною того айсбергу, у підводній частині якого знаходиться вся попередня робота. Якщо на підготовчих етапах можна було звернутись за консультацією, пошукати допомоги в Інтернеті, врешті виправитись під час презентації, чи звести ляпсус на жарт, то під час виступу незначна помилка, недогляд, недоречність можуть перекреслити працю цілого колективу. Згадайте хоча б скільки місяців світова преса „обсмоктувала” збій, якій відбувся при першій світовій презентації Біллом Гейтсом системи Window-2000. Саме тому в цьому розділі детально розбираються всі подробиці процедури проведення презентації.

3.1. Управління показом презентації

Презентація спланована і підготовлена, настає найвідповідальнішій момент – демонстрація перед публікою, як правило, слухачами і глядачами одночасно. Хто ж визначає коли який слайд демонструвати? Звичайно, порядок появи слайдів зафіксовано при творенні презентації і стрибати через кілька слайдів вперед-назад неможливо, проте час демонстрації кожного слайду можно обирати динамічно, можна повертатися до попереднього слайду. Усіми цими діями хтось, наприклад виступаючий, або щось, наприклад, компьютер, керує. Можливі 4 варіанти управління:

• автоматичний, демонстрацією керує комп’ютер відповідно до закладених в презентацію параметрів;

• керований доповідачем, коли він динамічно відповідно з поточною ситуацією змінює слайди;

• керований асистентом, коли слайди відповідно до ситуації і інструкцій змінює асистент;

• комбінований, коли слайди змінюються і комп’ютером, і людиною, пріоритет, звичайно, зберігається за людиною.

Розглянемо специфіку кожного з варіантів окремо.

Автоматичний – використовується для автономного показу презентацій. Такий показ найчастіше застосовується на виставках, коли відвідувачам треба дати можливість одержати загальну інформацію про компанію, продукт, послугу. Такі презентації демонструють в кільцьовому режимі – після останнього слайду знову демонструється перший. Автоматичний показ дозволяє не сінхронізовувати появу глядачів, а переглядати презентацію з будь-якого місця. В умовах великого напливу відвідувачів це дуже важливо.

При плануванні таких презентацій міні-сюжети не повинні бути довшими за 2-3-4 слайди, тривалістю 1-2 хвилини. Саме стільки часу може тримати перед очима екран людина, що проходить поруч. Через 2-3 міні-сюжети слід повторювати головний слайд з назвою компанії, проекту або продукту та контактними відомостями. Замість цього ще краще винести слоган презентації (назву компанії, назву продукту) у колонтитул кожного слайду.

Більшість інстументальних систем підготовки презентацій дозволяє встановлювати тривалість окремих слайдів у широких межах, хоча в автоматичному режимі доцільна тривалість від 10 до 30 секунд. Інструментальні системи дозволяють записувати також голосове супроводження слайдів і визначати фактичну тривалість їх демонстрації відповідно до тривалості коментаря.

Керований виступаючим – такий режим є найпоширенішим, оскільки дозволяє змінювати тривалість показу слайдів відповідно до ситуації. Це дозволяє розширювати коментар або повторювати певні місця залежно від контингенту слухачів, а також не обмежувати час на запитання. Сучасні системи демонстрації дозволяють „гортати” слайди знаходячись на значній відстані від комп’ютера і проектора за допомогою дистанційного пульта аналогічного дистанційному пульту телевізора.

Слід зауважити, що при проведенні презентацій часто виникає потреба „гортати” слайди назад. Тому якщо дистанційний пульт не дозволяє швидко це робити, то варто мати біля комп’ютера (проектора) асистента, який здійснюватиме повторення слайдів. Ситуація з поверненням слайду може також виникнути через необережне подвійне натискання на відповідну кнопку пульта.

Керований асистентом – цей режим використовується, як правило, у випадках, коли комп’ютер і проектор знаходяться далеко від доповідача і немає технічної можливості дистанційно „гортати” слайди, або коли доповідач технічно не може використовувати дистанційне керування презентацією (руки зайняті, наприклад паперами і указкою, через далекозорість важко попасти на потрібну кнопку пульта, доповідач захоплюється і забуває „гортати” слайди).

У випадку, коли асистент не дуже добре знає зміст презентації або доповідач може імпровізувати під час виступу, варто домовитись про умовний знак переходу до наступного або попереднього слайду. Адже зовсім не цікаво після кожного слайду чути слова „наступний слайд, будь-ласка”. Таким знаком може бути тикання указкою у певну незмістовну ділянку екрану (найкраще верхні кути), піднімання, опускання чи покладання на певне місце руки, поворот голови тощо. Звичайно така система вимагає від доповідача і асистента уважності, проте в разі збою завжди можна буде подати команду голосом.

У будь-якому випадку асистентові треба мати перед очима не лише роздрук слайдів, а й текст (тези) виступу з позначеними місцями демонстрації кожного слайду.

Комбінований – як і автоматичний використовується при несинхронному надходженні відвідувачів, як правило на виставках. При не дуже великій кількості відвідувачів біля екрану може стояти компетентний співробітник для коментарів та відповідей на запитання. Така людина в разі потреби, може натискаючи на певні кнопки пульта, миші, клавіатури затримувати слайд на екрані або прискорювати його зміну.

Важливим елементом керування презентацією є указка. Звичайно, при застосуванні поступового відкриття інформації і анімаційних ефектів потреба у фіксуванні певних фрагментів слайду майже не виникає, однак використання указки створює враження, що презентація робиться саме для цієї аудиторії, а не є записаним на „магнітофон” (дискету, CD) стандартним текстом. Крім того без указки не обійтися відповідаючи на запитання чи коли треба позначити певний важливий елемент слайду.

Звичайно, при проведенні презентації можна користуватися традиційною твердою (дерев’яною, металевою, пластмасовою) указкою. Однак це вимагає від доповідача знаходитись у безпосередній близькості до екрана, а довжина указки повинна приблизно дорівнювати діагоналі екрану, на сьогодні це близько двох метрів. Найкращим виходом з цієї ситуації є використання лазерної указки, яка дозволяє фіксувати довільне потрібне місце екрану з відстані кількох десятків метрів. Єдиним суттєвим недоліком лазерної указки є те, що вона вимагає „твердої” руки і при збільшенні відстані до екрану буде все сильніше показувати тремтіння рук доповідача. Оскільки всі лазерні указки працюють від батарейок, перед презентацією варто пересвідчитись у їх достатній ємності, а у найвідповідальніших випадках краще взагалі поставити нові елементи живлення. Не слід також забувати, що включену лазерну указку ні в якому разі не можна повертати у бік аудиторії, оскільки промінь лазера може пошкодити сітківку ока людини.

3.2. Поведінка виступаючого

Перешкод на шляху до поставленої мети у доповідача безліч. Провести свій корабель через рифи, створені долею, допомагають головні маяки – ентузіазм, чітке усвідомлення мети і вигляд. Без них будь-яка презентація приречена на швидке забуття. Але й ці "три кити" – ще не гарантія перемоги.

Говоріть виразно і чітко. Цим Ви показуєте, що вільно володієте матеріалом, знаходитеся у відмінній формі, тобто формуєте свій імідж переможця. Важко не стати прихильником такої людини.

Стежте за своїм голосом. Знижуйте інтонації до кінця речення, говоріть тоном переконання. Ледь чутний шепіт боязкої людини формує враження невпевненості і приводить до негативного враження, навіть якщо виступ за змістом був бездоганним.

Посміхайтеся доречно. Гарна посмішка – як мімічний вираз приязні і доброзичливості – справляє гарне враження. Однак користуватися цим потрібно і в міру, і до місця. Надмірності шкідливі завжди.

Підтримуйте зоровий контакт. Зустрічаючись поглядом з Вашими слухачами, не відводьте очей, що справляє враження невпевненості й облудності. Нехай Ваші очі говорять, навчіться читати по очах інших людей. Стежте за собою, не сверліть поглядом співрозмовника, нехай Ваші очі сяють і випромінюють позитивну енергію. Важко устояти проти відкритої посмішки і сяючих очей.

Робіть невеликі паузи. Цим Ви додасте більшого значення сказаному.

Іноді корисно повторювати ключові фрази, що найкраще пояснюють мету виступу.

Існує декілька нескладних, але ефективних правил, які допоможуть вам при створенні привабливих образів.

Вашим прикладам або порівнянням мають передувати слова: "Уявіть собі…"... Це є свого роду навіяння, що занурює людину в стан легкого "трансу". Воно впливає на уяву співрозмовника і спонукує його зануритися у світ власних сприйнять і відчуттів. Наприклад, на презентації м'яких меблів (після пропозиції присісти): "Уявіть собі  - ви сидите у себе вдома на цьому м'якому дивані, слухаєте свою улюблену музику або дивитеся свій улюблений фільм..."

Викликайте образом позитивні реакції. Встановлено, що негативні думки і почуття заважають сприйняттю інформації, а оптимістичні і теплі – сприяють її засвоєнню.

Створюючи образ, вживайте слова, що вселяють упевненість і позитивні емоції ("рішення, економія, забезпечення майбутнього, нововведення, досягнення, прибуток, безпека, шанси, інвестиції; легкий, швидкий, кращий, надійний, зручний, новий, вигідний; допомагати, берегти, вкладати, здобувати, будете мати, поліпшите…")

Багато хто з виступаючих не усвідомлюють, наскільки часто невдачі визначаються словами, які викликають почуття побоювання, сумніву, тривоги або роздратування. Тому вилучіть зі свого вжитку слова "але, ні, не знаю, навпаки, повинен, проблема, неправильно, помилка, омана, купіть, віддати, ціна...". І замінить їх на позитивні.

Робіть образ яскравим, привабливим, насиченим, і він скаже більше, ніж тисяча слів. При цьому важливе значення має те, як ви вимовляєте слова. Згадайте акторів, вони за допомогою інтонації наповняють слова більшою образністю, змістом, і звучать різноманітніше.

Наближайте образ до досвіду клієнта, робіть його зрозумілим слухачеві.

Усі люди різні. Вони розрізняються статтю, віком, професією, захопленнями... У кожного з нас є, що називається, своя "картина світу", заснована на власному досвіді. Цей досвід виступаючим необхідно враховувати при спілкуванні, уважно ставитися до поглядів клієнта і розмовляти з ним однією мовою.

Варто пам'ятати, що крім слів і того, як ви їх вимовляєте, ваші дії і манери, ваш зовнішній вигляд – все це повинно працювати на ті образи, які Ви малюєте своїм клієнтам.

Зробіть освітлення настільки яскравим, наскільки це можливо. Не ховайтеся за меблями. Скористайтеся узвишшям, якщо зал великий. Саме Ви є повідомленням для слухачів. Найголовніший демонстраційний засіб з усіх – це ВИ. Різні технічні новинки не йдуть ні в яке порівняння.

Правильна та конструктивна поведінка у процесі відповідей на запитання багато в чому визначає успіх усієї презентації. У цей час немає місця ні агресії, ні іронії, ні демонстрації почуття переваги, слідкуйте за своїм обличчям, Ваші емоції повинні залишитися при Вас, які б сентенції Ви не почули.

У той же час існують фактори, які значно знижують ефективність презентації. Ось список того, чого не слід робити:

• не розповідайте жартів, якщо у вас немає настрою жартувати;

• не давайте словникових визначень слів;

• не вимовляйте слів "Я щасливий знаходитися тут" доти, поки мова вашого тіла не повідомить слухачам того ж;

• не вибачайтеся;

• не демонструйте організаційну діаграму і не розповідайте історії вашого департаменту або вашої організації;

• не виключайте світло;

• не зводьте свій виступ тільки до читання кожного напису на кожному наочному посібникові та нічого більше;

• і, нарешті, не зачитуйте конспектів.

3.2.1. Значення невербальної інформації

Відомо, що вербальна, словесна інформація в спілкуванні складає 1/6, а мова поз, інтонацій, дихання і ритму, несловесна інформація – 5/6. При цьому 55% – це Мова Тіла (пози, рухи, міміка), близько 38% – Голос (тон, інтонації, ритм, тембр) і близько 7% –власне слова. Вербальна частина звичайно займає від 5% до 20% повідомлення, решта відноситься до невербальної комунікації. Природно, у різних контекстах ці співвідношення можуть дещо відрізнятися, але загальна тенденція залишиться. Наприклад, під час телефонної розмови, Мова Тіла буде практично відсутня, а більша частина інформації буде передаватися за допомогою Голосу.

Є ще одне, дуже дотепне, але важливе правило. Якщо свідомість говорить одне, а підсвідомість абсолютно інше, як правило перемагає підсвідомість. А свідомість знаходить логічне пояснення вже зробленому вчинкові. Цим саме і користуються професійні шахраї.

Про те, як воно влаштовано, про те, на що ми звичайно звертаємо увагу під час комунікації, а що проходить повз нашу свідомість, але при цьому є майже в 5 разів важливішим. І це – невербальна, несловесна частина.

При спілкуванні ми виражаємо те, що хочемо сказати (а також і те, чого не хочемо) у вигляді жестів, міміки, поз, рухів, інтонацій і тільки в останню чергу власне слів. Але в зв'язку з тим, що ми не усвідомлюємо цієї великої невербальної частини, ми, як правило, одержуємо тільки не зовсім нам зрозумілі повідомлення з нашої підсвідомості. І часто буває зовсім не зрозуміло, що викликало напругу у співрозмовника або чому він так чомусь зрадів.

У ході презентації Вам доведеться користуватися силою усіх видів спілкування з аудиторією, щоб домогтися своєї мети. Спілкування має на увазі розуміння і взаєморозуміння й означає не тільки те, що ми говоримо, а, скоріш, як ми говоримо і кому. Навчіться поважати своїх слухачів. Не витрачайте час і сили, намагаючись їх змінити, приймайте їх такими, які вони є. Подбайте про пошук спільних мотивів, подібних точок зору. Ретельно готуйте кожний свій виступ, підкреслюйте ключові моменти і важливі пункти так, щоб вони відразу впадали в очі.

На спілкування впливають такі фактори:

• освіта, професія, життєвий досвід,

• ментальні відчуття, уявлення, забобони, упередженості, спонукання,

• стосунки між доповідачем і аудиторією,

• мова і манери поведінки, мова жестів,

• зовнішній вигляд,

• час дня і загальна атмосфера переговорів (дружня, явна недовіра, нейтральна).

Отже, якщо брати до уваги ці фактори (дружня атмосфера, приємні манери, коректна поведінка і т.ін. див. вище), то можна зробити спілкування плідним і досягти мети презентації. При спілкуванні будь-якого роду, чи це ділове, чи особисте, використовуються різноманітні техніки, які допомагають досягти розуміння та відображають особистісні та поведінкові особливості людини.

Всі слова й аргументи працюють тільки за однієї умови: якщо доповідач справді впевнений у якості свого товару і щиро зацікавлений зробити все найкраще для клієнта. Підсвідомі елементи у психіці людини сильніші від свідомих, тому, скільки б не намагався виступаючий "бути доброзичливим", нещирість викаже себе у відчуттях, які понесе із собою слухач. Причому ці відчуття, що "щось не так" навряд чи будуть усвідомлені, скоріше за все, вони виражатимуться в судженнях типу "товар не той", "ціна не підходить" і в результаті покупець до даної теми вже навряд чи повернеться. 

Нагадую: ми говоримо про презентації, тобто про розповідь з використанням демонстраційних засобів. Засоби демонстрації можуть бути найрізноманітніші – від найпростіших аркушів паперу до найсучасніших пристроїв. Але найголовніший демонстраційний засіб – це ВИ! Починаючи з перших секунд спостереження за Вами, слухачі одержують інформацію. Ви ще і говорити не почали, а вони вже складають свою думку. Проводячи презентацію, не тіште себе ілюзією, що головне, що цікавить Ваших слухачів, – Ваші слова. Після Вашого виступу кожний залишить місце зустрічі з якимось враженням. І те, що залишиться у пам'яті слухачів, буде, звичайно, пов'язане з Вашими словами, але не вони головне джерело інформації. Внесок у загальне враження буде сформований значною мірою Вашими інтонаціями, а ще більше – невербальним способом.

Знову звертаюся до прихильників статистики. Дослідження на тему загального враження від виступів провів професор Каліфорнійського університету Альберт Мeрабян (Albert Mehrabian). Ним виявлено цікаве співвідношення. Із загального впливу Вашої презентації тільки 7% визначається словами, які Ви використовуєте, 38% визначається тоном Вашого голосу і 55% – Вашим невербальним спілкуванням. Роль Вашої зовнішності, Вашої поведінки дуже велика – мімікою і жестами Ви доносите до слухачів інформації в кілька разів більше, ніж словами.

Якщо Ви скажете що-небудь одним чином, а невербально – іншим, то Ваша аудиторія завжди вибере невербальний варіант. Завжди набагато простіше збрехати словами, ніж поведінкою. Якщо, наприклад, Ви встанете, втупитеся поглядом у підлогу і скажете: "Я щасливий знаходитися тут", Ваше невербальне повідомлення буде точно протилежним.

Не грайте перед аудиторією, не надягайте маски. Тільки природна поведінка, що не суперечить загальному змістові Ваших слів, буде переконливою для слухачів. Все у Вашій зовнішності повинно бути в гармонії зі словами. Пам’ятайте, що при відсутності такої гармонії повірять у першу чергу не словам. Якщо у повсякденному житті Ви спокійні і розважливі, довіри співрозмовника домагаєтесь стрункою аргументацією, фактами і даними статистики, то не намагайтеся проводити презентацію, спираючись на іскрометний гумор та циркові фокуси. Неприродність Вашої поведінки призведе до ефекту очевидному – Вас просто перестануть слухати.

Інша важлива складового Вашого успіху – ентузіазм. Якщо Ви не захоплені темою Вашого виступу, якщо самі не вірите в те, що говорите, то краще взагалі не виступати.

Ви можете вимовляти будь-які слова, але Ваша поведінка при розповіді скаже слухачам набагато більше. Причому віра має бути щирою. Не говоріть про те, чого не знаєте – неможливо переконати когось у тому, у що не вірите щиро самі. Людей більшою мірою переконає ступінь Вашої впевненості, ніж всі висоти Вашої логіки. Ваш ентузіазм означає більше, ніж будь-які докази, що Ви можете навести.

Жодна велика справа не може стати успішною без ентузіазму її учасників. А будь-яка Ваша презентація – справа велика. Спробуйте оцінити важливість Вашого виступу в термінах вартості часу, витраченого слухачами на зустріч з Вами. Якщо слухачів 10 чоловік, то цінність кожного вимовленого Вами слова повинна бути у 10 разів вищою для них, аніж слова в їхньому повсякденному житті. Якщо Ви не впевнені у такій цінності – не витрачайте даремно свій час і час слухачів.

Виходячи на зустріч з аудиторією, Ви не просто прагнете донести до неї інформацію. Ви хочете, щоб ця інформація працювала на Вас. Щоб слухачі після зустрічі з Вами думали і робили так, як хочеться Вам. А для цього Ви повинні зовсім чітко уявляти собі, а чого ж Вам насправді хочеться. Ваша зовнішність, Ваш ентузіазм – це всього лише засоби досягнення МЕТИ. Будь-яку презентацію треба починати з усвідомлення МЕТИ. Різна аудиторія – різними можуть бути і цілі. Не можна однаково розповідати про один й той самий програмний продукт як співробітникам підприємства, що його виготовляє, так і потенційним покупцям цього продукту. Якщо Ви хочете повідати про прекрасні властивості нової моделі комп’ютера, то очікувати дій від аудиторії Ви будете різних, якщо в одному випадку Вас будуть слухати студенти, а в іншому - керівники підприємств. І розповідати будете по-різному. І засоби демонстрації можуть виявитися різними. І всі ці зміни формуються, у першу чергу, метою, яка перед Вами стоїть.

Погляньте на себе як на головний демонстраційний засіб, як на основне повідомлення. Така точка зору допоможе Вам зрозуміти, що для виступу годиться, а чого краще не використовувати.

3.2.2. Три типи слухачів

Як влаштоване наше сприйняття? Чому ми усі по-різному реагуємо на одне і те ж повідомлення? Як враховувати особливості сприйняття співрозмовника, щоб він краще вас розумів? І як можна впливати на цей процес за допомогою своєї мови? Відповіді на ці запитання дає методика нейро-лінгвістичного програмування (НЛП), широко визнана в усьому світі.

Всі люди сприймають тільки невелику частину зовнішнього світу. Вони створюють у себе деякі фільтри, через які проходить певна частина інформації, а решта – не усвідомлюється. Наші органи почуттів – це п'ять каналів, через які ми довідуємося про навколишню дійсність. Частину інформації ми сприймаємо через зоровий канал, частину – через слух і частину – через відчуття, смак і запах. Модель НЛП будується на ідеї про те, що у кожної людини є свій улюблений канал сприйняття – та репрезентативна система, якій він довіряє більше, ніж іншим.

Хтось більше задіює візуальний канал, а аудіальний (слух) та кінестетичний (відчуття, смак, запах) –меншою мірою. Для іншого звичніше чути, тобто сприймати все аудіально. Для третього – інформація стає зрозумілою, коли він її пропускає через власні почуття та відчуття.

Природно, кожна людина користується всіма трьома способами сприйняття, тільки у кожного є свій улюблений фільтр (або два фільтри), за допомогою якого він формує власний внутрішній світ. І тому дуже умовно виділяють три типи людей: візуалів, аудіалів та кінестетиків.

Наприклад, на презентації відвідувач з візуальним способом сприйняття запам'ятає те, що йому наочно показували, і те, що він явно побачив. Якщо ви запитаєте його про те, яке враження справила на нього презентація, то така людина насамперед розповість вам про те, що вона бачила: який був інтер'єр, яке було освітлення, що показували, що демонстрували, кого він зустрів і т.д. Для візуала важливо одержати якийсь роздавальний матеріал, буклет, прайс, візитку, побачити товар (послугу) власними очима, знати в обличчя комерційного представника фірми...

Для аудіала ж усе буде інакшим. Він дуже послідовно розповідатиме вам про те, як він добрався до місця, що обговорив по дорозі, як почалася презентація, про що говорили в перерві, що сказали наприкінці заходу.

Кінестетик, який живе почуттями і відчуттями, по-іншому зрозуміє ту ж саму подію. Він зверне увагу на те, чи зручно йому було на презентації, жарко чи холодно, тісно чи просторо, приємно чи неприємно. Для нього важливо відчути інформацію, "торкнутися" товару або послугу власними руками, щось спробувати на смак або запах, щось самостійно зробити.

Це всі різні аспекти сприйняття і тому для того, щоб догодити кожному учасникові презентації, корисно задіяти всі три канали. У людей різні переваги у сприйнятті і різна його висловленість.

Було помічено, що зазначені категорії людей мають не тільки переваги у сприйнятті (бачити, чути, відчувати), але і відповідні переваги у мові. З точки зору НЛП, мова несе дві основні функції. По-перше, за допомогою мови ми формуємо свій досвід. Так у нас з'являються переконання, цінності, погляди, світогляд. По-друге, ми використовуємо мову для того, щоб передавати нашу модель світу один одному. Тобто за допомогою слів ми висловлюємо і доносимо до співрозмовника свою точку зору, свої думки, переконання – свій досвід.

В уживаній нами мові є категорія слів, що вказує на спосіб сприйняття і переробки інформації. Ці слова одержали назву сенсорних предикатів. До них відносяться дієслова, прикметники, прислівники і рідше іменники. Якщо ви слухатимете мову, фокусуючи увагу не тільки на змістові, але і на формі, можна помітити, що люди вживають різні сенсорні предикати. Візуал опише щось за допомогою візуальних предикатів: “бачити”, “наочно”, “блищить”, “яскравий”, “величезний”, “кольоровий” та ін. Аудіал розповість, використовуючи такі слова, як “говорити”, “чутно”, “голосний”, “ритмічний”, “свистячий”, “мелодійний” та ін. Кінестетик передасть вам зміст своїх відчуттів за допомогою кінестетичних предикатів: “схопити суть”, “легко пережити”, “почувати тиск ситуації”, “теплий прийом”, “загрузнути в проблемі”, “тягти клієнта” та інших.

І якщо ви почули у мові співрозмовника конкретні предикати, то це означає, що він звик думати саме таким зручним для нього способом. Тут потрібно обмовитися: людина – дуже гнучка система і вона може використовувати різні способи сприйняття, переходячи з одного стану в інший. Наприклад, стан творчого підйому – більш візуальний, а стан рішення задачі може бути більш кінестетичним.

Маючи таку інформацію про людину, для ефективної з нею взаємодії, корисно при передачі оформляти інформацію таким чином, щоб її було зручно приймати. Ви можете змалювати ій блискучі умови і яскраві перспективи. Показати своє бачення Вашого співробітництва – якщо ваш співрозмовник візуал. Якщо перед вами кінестетик, то, просуваючись по пунктах спільного проекту, дайте йому можливість відчути легкість і свободу від тісного партнерства з вами. Навчіться говорити з людиною так, щоб йому було зручно вас слухати, щоб ваші слова збігалися з його внутрішнім досвідом.

Здається, тепер все просто – досить прислухатися, які предикати співрозмовник частіше вживає в мові, і підлаштуватися до нього на вербальному рівні, щоб він краще вас розумів. Так, це дійсно просто, якщо перед вами одна або дві людини. А як бути, якщо ви проводите нараду або презентацію і перед вами десять, двадцять або сто чоловік? Як знайти кращий спосіб сприйняття в аудиторії в цілому, якщо вона ще і мовчить?

Коли аудиторія складається з декількох десятків чоловік, то логічно припустити, що стиль сприйняття у них різний. Далі – питання вашої мети. Якщо ви хочете, щоб вас розуміли винятково візуали, вживайте в мові тільки візуальні предикати, активно використовуйте жести, образно малюйте їм майбутні перспективи, говоріть швидко і високим голосом, показуйте схеми, слайди і т.д. Можна бути впевненим, що такий спосіб подачі інформації для візуалів буде комфортним. Для аудіалів потрібно багато розповідати, використовуючи аудіальні предикати, говорити із середньою швидкістю, ритмічно і на середній висоті. Акуратно ставте голосом акценти, робіть паузи, виділяйте інтонацією окремі моменти в мові. Аудіали дуже люблять слухати історії, анекдоти, цитати. Кінестетики відчують вас, якщо ви говоритимете повільно, розтягуючи слова, робити паузи, використовувати предикати, пов'язані з відчуттями, діями. Краще, якщо ви це робитимете, вживаючи дієслова в дійсному часі. Кінестетики можуть відчути, схопити зміст сказаного не в майбутньому, а в даний момент – за принципом "тут і зараз". Вони краще зрозуміють, якщо зроблять щось самі, власними руками.

Тепер, коли ви знаєте, якими способами підносити інформацію окремо для візуалів, аудіалів та кінестетиків, то можете без особливого клопоту використати на численній аудиторії всі три вищевказані способи, сполучаючи їх у різних комбінаціях. Для прикладу, активно використайте жести, розповідаючи який-небудь анекдот або дотепну історію, при цьому не забувайте вживати дієслова дії.

До перерахованого вище хочеться додати, що коли аудиторія тільки мовчки слухає вас, ви не зможете визначити їхню провідну систему сприйняття за предикатами. Для цього можна звернути увагу на позу і напрямок погляду в той момент, коли люди починають обмірковувати отриману інформацію.

Дослідження в галузі невербального спілкування і мови тіла проводилися в психології давно і неодноразово. У тому числі досліджувалися окорухальні реакції, тобто мимовільні рухи очей у момент, коли людина обмірковує яку-небудь інформацію, звертаючись до свого внутрішнього досвіду. Заслуга НЛП в тому, що вперше був виявлений зв'язок між тим, як людина сприймає та обробляє інформацію (тобто його сенсорна репрезентативна система) і тим, як ці процеси виявляються мовою тіла й, несвідомими рухами очей.

Фахівці з'ясували, що людина з провідною візуальною системою, крім вживання у мові візуальних слів-предикатів, демонструє характерну позу, жести, подих, окорухальні реакції. Відзначені, як правило, прямі розправлені плечі і голову, жести швидкі на рівні плечей і вище, частий поверхневий подих, рухи очей нагору й іноді розфокусований погляд. Такі фізіологічні маркери вказують на те, що людина більше візуальна, ніж кінестетична.

Для кінестетика характерні розслаблена постава, повільні рухи рук на рівні поясу, голова, плечі і корпус нахилені вниз, повільне глибоке дихання, повільна мова з паузами, очі спрямовані донизу.

Аудіали мають усереднені параметри: жести на рівні грудей, рівне середнє дихання в області діафрагми, ритмічний голос середньої висоти, рухи очей на середньому рівні й іноді униз вправо (внутрішній діалог).

Коли ви навчитеся розрізняти ці параметри у одного співрозмовника або групи людей, це дасть вам перевагу в тому, що ви відповідно зі своєю метою зможете або зміцнити контакт із людиною, або перервати взаємодію з нею (тому що такі ситуації також бувають).

3.2.3. Візуальний контакт

Чи були Ви коли-небудь присутні на одній з тих зустрічей, де виступаючий дивиться у підлогу, на стелю, або його скляний погляд спрямований куди-небудь у простір? Ми розмовляємо з людьми через наші очі. Не створюйте цьому перешкод. Більш того, дивіться безпосередньо на одного слухача в аудиторії протягом трьох - п'яти секунд.

Ось як це зручно робити. Перш, ніж Ви вимовите наступне речення або висловите розуміння, зупиніть погляд на конкретному слухачеві і утримуйте візуальний контакт, доки не завершите речення або думку. Будьте обережні – затримуйте погляд на одному слухачеві не дуже довго, оскільки візуальний контакт може перетворитися на пильний погляд і зіпсувати добре відрепетируваний виклад матеріалу.

Якщо перед слухачами встановлені картки з іменами, або якщо Ви знаєте слухачів чи деяких із них, користуйтеся їхніми іменами, коли звертаєтеся до них.

Якщо Ви виконуєте ці дві прості речі – установлюєте візуальний контакт і користуєтеся їхніми іменами – обіцяю: у Вас не буде проблем із залученням уваги і збереженням інтересу. Ефект виникає надзвичайний. Кожен слухач думає: "Він говорить тільки для мене." Це справді так – протягом п'яти секунд Ви говорите тільки для того, на кого дивитеся.

Дозвольте попередити Вас і про приховану тут небезпеку. Таке відбувається з багатьма виступаючими. У звичайній аудиторії завжди є кілька людей із широкою посмішкою, які кивають головою, ніби на підтвердження всього, що Ви скажете. Здогадуєтеся, у чому полягає природне людське прагнення? Правильно: дивитися тільки на цих людей, які посміхаються і кивають головою.

Ось невелика історія, яка демонструє, який ефект на виступаючого можуть справляти посмішки з аудиторії. Один з університетських професорів мав дратівливу для слухачів звичку швидко ходити вперед-назад уздовж передньої частини аудіторії. В одній із дружніх груп цього університету студенти склали план зупинити „скакового коня”. Ось що вони зробили. Коли професор у своїй гонці „виявлявся” в одній конкретній точці, вони всі посміхалися. Коли він ішов з цієї точки, всі переставали посміхатись. Отже, перш, ніж це заняття закінчилося, догадуєтесь, де стояв професор, завершуючи виступ? Ви зрозуміли мене – точнісінько в тому місці, де він одержував безліч посмішок.

Якщо Ви сконцентруєтеся на візуальному контакті, то одержите додатковий приз. Цей контакт утримає Вас від того, щоб повернутися спиною до аудиторії і зчитувати текст з екрана, дошки або плаката. Ви не можете читати текст і одночасно встановити візуальний контакт з аудиторією. Тому підніміть голову, посміхніться і подивіться їм в очі.

3.2.4. Поза виступаючого

Перше, що характерно для презентації, – виклад Вашої теми стоячи. Той факт, що Ви стоїте перед слухачами, помітно підвищить Ваш успіх. Навіть у ситуації з одним слухачем – переступіть психологічний бар'єр, станьте, і Ви будете вражені досягнутим ефектом. Підвищення успішності презентацій, якщо вони проведені стоячи з використанням демонстраційних засобів, не тільки підтверджене дослідженнями, але й оцінене кількісно у Мінесотському університеті США та у Вартонській Школі бізнесу Пенсільванського університету.

Існує психологічний бар'єр, що відокремлює Вас від Вашої аудиторії. Це лінія, яка проходить поперек приміщення в його передній частині – вона подібна до стіни. По різні боки від неї багато чого відбувається по-різному. Ви стоїте – вони сидять. Ви говорите – вони (як правило) мовчать. Ви усією своєю істотою в темі виступу – вони думками на сусідньому пляжі... Ця уявлювана лінія створює атмосферу я/вони або ми/вони. І, що найгірше, вона створює відносини опонентів. Якщо хочете – нападаючих і захисників.

Ви повинні розбити цей бар'єр – і зробити це легко. Всього лише час від часу переходьте цю лінію. Цей Ваш рух через прикордонну смугу скаже всім: "Я –один із вас"; "Я – на вашому боці"; "Всі ми у цій справі разом". Якщо Ви знаходитеся на сцені або узвишші, то ще важливіше розбити цей бар'єр, спустившись на рівень слухачів на одну або дві хвилини. Якщо це непрактично, мінімальне, що Ви повинні зробити, це – підійти до краю сцени.

Ніколи не нехтуйте силою невербального спілкування. Використовуйте його на свою користь. Те, що Ви робите, говорить сильніше, ніж те, що Ви вимовляєте. Переступіть лінію.

Підберіть три точки для виступу. Майте три позиції, а не одну. Чи є манера поведінки гірша, ніж стояти всю презентацію на одному місці? Так, є. Найгірше – уподібнитися коневі, який біжить вперед-назад фронтальною частиною кімнати. Це жахливо дратує.

Позиція № 1 – це позиція для викладу основної частини Вашої презентації.

Позиція № 2 – для альтернативного викладу, який Ви використовуватимете для зміни ритму, додаткового підкреслення і створення враження спонтанності. Заздалегідь вирішіть, яка частина Вашого матеріалу складе основну частину викладу, а яка – альтернативну. Використовуйте альтернативний матеріал хоча б один раз кожні десять хвилин.

І, нарешті, у кожній презентації є частини викладу, для яких Ви ретельно розробили деякі деталі. Серед них є такі, де Ви знаєте тему настільки добре, і слова будуть литися так гладко, що у Вас не буде необхідності заглядати у шпаргалки. Саме час перетнути лінію і розбити бар'єр стіни. Це позиція – №3. І знову, заздалегідь вирішіть, де і коли Ви це зробите. А тепер – репетируйте. І робіть усе щоразу однаково.

3.2.5. Використання голосу

Перше правило постановки голосу – Вас повинні чути. Але не плутайте те, що Вас чують, з ефективною взаємодією.

Проста і найбільша проблема з голосом – прагнення говорити монотонно. І дійсно, якщо Ви читаєте заздалегідь підготовлений конспект, важко не говорити монотонним голосом. Зміни гучності, тону голосу, темпу мови вимагають свідомого зусилля. Загальною помилкою є також припущення, що єдине, що варто робити, – це говорити гучним голосом. Але година гучної монотонності швидко стає годиною голосного шуму.

Ви зможете привабити слухача, переступивши через упередження. Питання тільки в одному – у якому напрямку йти? Рекомендація єдина – у своїй мові Ви повинні бути природні. При цьому діапазон природності найширший.

Назвемо чотири прийоми, кожний з яких Ви використовуєте у своїх розмовах сотні разів протягом дня, навіть не задумуючись про це:

• акцентування головних слів речення;

• зміна тону голосу;

• зміна темпу мови;

• використання пауз.

Остерігайтеся відчуття, що варто змусити себе виконувати рекомендації – і все вийде. Якщо намагатиметеся саме змусити, то Ваш виступ втратить головне – природність, голос стане ніби механічним. Підійдіть до рішення з іншого боку – прислухайтеся до себе. У розмові з будь-яким співрозмовником Ви зовсім природно для себе постійно використовуєте ці прийоми. Отже, послідкуйте за власною мовою.

У кожному слові є наголос. ТранЗИстор, ідеоЛОгія, аранжуВАння. Виділивши наголосом один зі складів слова, інші склади Ви вимовляєте швидко, не привертаючи до них уваги. Такий же підхід Ви використовуєте до фраз. У кожній з них є одне або декілька ключових слів, які несуть значеннєве навантаження. На них Ви робите значеннєвий наголос. Однак, способів виділити слово у фразі більше, ніж – окремий склад у слові. Поряд зі зміною гучності Ви користуєтеся зміною тону – це інструмент із колосальними можливостями.

Наведемо висловлювання Деніела Вебстера, його можна вимовити вголос, виділяючи окремі елементи фрази, наприклад, у такий спосіб (слова, які виділяються тонально, написані заголовними літерами):

"Якби ВСІ мої таланти були ВІДІБРАНІ у мене невблаганним провидінням, (пауза) а мені був би залишений шанс зберегти лише ОДИН (пауза), я, не вагаючись, попросив би дозволити залишити мені (пауза) МИСТЕЦТВО ГОВОРИТИ, (пауза) тому що, використовуючи його, я ШВИДКО відновив би ВСЕ ІНШЕ."

Зверніть увагу – ключові слова фрази "мистецтво говорити" виділені не тільки тоном, але і паузами. Пауза до вимовлених слів привертає увагу слухача до слів, які Ви готуєтеся вимовити. Пауза після них дає час на осмислення сказаного.

Не існує непорушних правил виразності. Ту ж саму фразу можна прочитати й інакше. Більш того, Ви самі у різних ситуаціях вимовляли б її по-різному. Все залежить від Вашого настрою, аудиторії, контексту.

Звертаючись до аудиторії на презентації, прислухайтеся до себе. Якщо Ви помітили, що стали говорити монотонно, зупиніться. Мобілізуйте себе уявним наказом: "РОЗМОВЛЯЙ зі слухачами. Говори природно, по-людськи." Можливо, Вам допоможе таке самонавіяння. А пауза, що супроводжує цей Ваш внутрішній монолог, додатково приверне увагу аудиторії.

Ефективне використання голосу полягає у зміні темпу. Говоріть швидко протягом декількох секунд, зробіть паузу, поверніться до нормального темпу, потім знову говоріть швидко. Кількість слів, вимовлена в середньому за одну хвилину, залишиться такою ж, але яка різниця!

Це був один із улюблених методів, яким користувався Авраам Лінкольн, коли він хотів надати особливу переконливість своїм словам. "Він вимовляв кілька слів дуже швидко, а коли підходив до слова або фрази, які хотів підкреслити, то сповільнював свою мову і сильно напирав на це слово, а потім зі швидкістю блискавки закінчував фразу... Він так довго затримувався на одному або двох словах, що на них ішло стільки ж часу, скільки на десяток наступних, менш важливих слів".

Всі прийоми залучення уваги голосом Ви використовуєте несвідомо у звичайній мові, точнісінько як не задумуєтеся при ходінні. У такий же спосіб слід застосовувати їх і в презентаціях – іншого шляху немає. І природність обов'язково прийде у процесі практики.

Припустимо, що всі прийоми привабливої мови, використовувані у Вашій звичайній розмові, Ви навчилися застосовувати й у публічних виступах. Чи значить це, що мова Ваша стане ідеальною? І так, і ні. Ви доможетеся головного – природності. Але повсякденна манера спілкування практично кожної людини має потребу в удосконалюванні – у рятуванні від граматичних помилок, слів-паразитів, корекції жестикуляції. Удосконалюйте свою природну манеру розмовляти, а потім переносьте її у презентацію.

Удосконалювання манери розмовляти вимагає навчання. Якщо ви хочете одержати безкоштовний урок використання голосу, всього лише послухайте виступ диктора телебачення у вечірньому випуску новин. Чудовим учителем може стати для Вас артист розмовного жанру. Вони використовують свій голос віртуозно. Але вибирайте собі вчителя кращого!

Протиотрутою від монотонності є суміш переконаності, ентузіазму, довірчості, бажання і репетицій. Випийте перед виступом великий ковток цієї суміші, і ви будете в чудовій формі.

3.2.6. Дискусія

Основа основ будь-якого спілкування – зворотний зв'язок, коли Ваше висловлювання аналізується і на основі цього видається відповідь на Ваше твердження. Спілкування без зворотного зв'язку нагадує розмову з телевізором – і співрозмовника Ви бачите, і він щось говорить, і Ви щось вимовляєте, а діалогу нема, тому що кожний говорить про своє. Для гарної роботи зворотного зв'язку необхідно керуватися наступними рекомендаціями.

Повторюйте і відповідайте позитивно на ті висловлювння, з якими Ви згодні.

НІКОЛИ НЕ КАЖІТЬ «НІ», навіть якщо Ви не згодні із співрозмовником. Ефективніше і дипломатичніше буде сказати так: «Ми зрозуміли Ваші пропозиції про ціну / новий продукт / закупівлю нового обладнання і т.п., однак ми пропонуємо взяти до уваги той факт, що: ». При цьому Ваш виступ пролунає як пропозиція до співробітництва, а не пряма відмова від розгляду альтернативних пропозицій.

Якщо Ви виступаєте як член команди, ніколи не кажіть “Я”, завжди використовуйте займенник “МИ”. Це і відіб’є точку зору всіх учасників, і додасть ваги Вашому виступові. Можна виступити від першої особи у тому (і тільки у тому) випадку, якщо Ви берете участь у нараді по обміну думками як представник деякого підрозділу Вашої компанії. Однак і в цьому випадку необхідно підкреслити, що це – думка Вашого колективу: «Від імені відділу виробництва я хочу заявити, що ми цілком відкидаємо новий колективний договір як такий, що не враховує інтереси працівників».

Під час дискусії стежте за своїм обличчям: Ваші емоції повинні залишитися при Вас, які б твердження Ви не почули. Якщо запитання поставлене Вам, обов’язково подякуйте за нього. Запитання умовно можна поділити на такі групи:

• запитання по суті, якщо запитувач дійсно знає, про що і чому він хоче запитати,

• запитання для залучення уваги,

• запитання, поставлені для перевірки Вашої реакції та інформованості («політичні» запитання).

На першу групу запитань Вам легко відповісти, тому що вони входять до сфери Вашої професійної компетентності. Якщо запитання дійсно цікаве і запитувач справляє враження людини обізнаної, запросіть його для подальшого обговорення під час перерви. Спілкування з фахівцем Вам теж буде корисним.

Запитання заради запитання Ви з легкістю розпізнаєте по непрофесійності і неглибокому розумінню предмета. У цьому випадку слід терпляче, але коротко відповісти, дати посилання, де запитувач може одержати більше інформації.

«Політичні» запитання мають на меті одержати більшу інформацію, ніж Ви, можливо, маєте, з Вашої відповіді / не відповіді зрозуміти, які глибинні мотиви може ховати у собі Ваша доповідь. У цьому випадку рекомендується триматися офіційної версії із заданого питанню, не піддаватися на провокацію блиснути більшою поінформованістю у справах компанії, ніж Вам це приписано за Вашою рольовою участю.

Три наступні якості допоможуть Вам вдало виступити у дискусії – професіоналізм, коректність і далекоглядність.

Несприятливими ситуаціями в ході плину дискусії є: топтання на місці, тобто нескінченне та безрезультатне обговорення одних і тих же питань, численні паузи.

Що робити, якщо дискусія зайшла в тупик, у залі наростає роздратування й агресія, слухачі втомилися, втратили орієнтацію? У такому випадку необхідно підвести попередні підсумки й оголосити, з яких питань є консенсус, а з яких – розбіжність у думках; що вже досягнуто, а над чим ще треба попрацювати. Після цього рекомендується оголосити додаткову перерву.

3.3.7. Шпаргалки

Найбільший страх для всіх, хто проводить презентацію, не в тім, що вони будуть запинатися і мимрити в ході викладу, а в тім, що в якийсь момент вони забудуть, про що варто далі говорити. Ви розумієте, що найпростіші шляхи – записати і читати написане або цілком вивчити виступ напам'ять, – для успішного публічного виступу неприйнятні.

У багатьох посібниках написано, як можна позбутися цього страху. Причому досить просто. Розбийте свою розповідь на змістовні блоки, висловте зміст кожного блоку ключовим словом, запам'ятаєте ці слова, і Ви матимете в пам'яті "зміст" виступу.

Однак, простота оманлива. Запам'ятати кілька слів, не зв'язаних між собою, непросто. Але навіть якщо, виявивши завзятість, Ви їх вивчите, немає гарантії, що, стоячи перед аудиторією, Ви їх згадаєте, причому в тій же послідовності, у якій запам'ятовували. Втім, вихід є. Оскільки важливі не тільки самі слова, але і їхня послідовність, треба зв'язати ці слова у речення. Наприклад, спробуємо запам'ятати п'ять слів: Реклама, Маркетинг-план, Успіх, Екологія, Надійність. Речення могло б звучати так: "Реклама маркетингу-плану – успіх екології і надійності." Такі речення рідко бувають осмисленими. Запам'ятовування помітно спроститься, якщо речення буде дотепним, гротескним. Чим воно безглуздіше, тим гостріше вріжеться в пам'ять. Чи не буде простіше запам'ятати: "Реклама каркнула – маркетинг-план з успіхом випав, з ним екологія була надійна така."

І все-таки пам'ять недосконала, покладатися на неї небезпечно. Спокою і упевненості доповідачеві додасть запис підказок, на які можна кинути погляд під час виступу. Писати можна на чому завгодно, але побоюйтеся помилок подібній до помилки Марка Твена, яку процитував Дейл Карнегі у своїй книзі про публічні виступи. "Тридцять років тому я щовечора читав завчену напам'ять лекцію, і щовечора на допомогу собі мені приходилося мати листок із записами, щоб не збитися. Записи являють собою перші слова абзаців, їх було одинадцять. Вони виглядали приблизно так:

У цьому районі погода... У той час існував звичай... Але в Каліфорнії ніхто не чув...

Одинадцять таких записів. Це було щось подібне до плану лекції, який допомагав мені не пропустити що-небудь. Але на папері вони виглядали схожими один на одне, вони не утворювали картини. Я знав їх напам'ять, але ніяк не міг міцно запам'ятати їхню послідовність, отже мені завжди доводилося тримати перед собою записи і час від часу заглядати до них.

Одного разу я кудись заклав їх, і ви уявити собі не можете жах, охопив мене того вечора. Відтоді я зрозумів, що мені треба придумати ще який-небудь спосіб страховки. Я запам'ятав перші десять літер цих фраз, записав їх чорнилом на нігтях і так вийшов на трибуну. Спочатку я дивився на пальці один по одному, але потім збився і вже не був упевнений у тому, на який палець я тільки що дивився. Не міг же я злизувати язиком з нігтя літеру після того, як нею скористався, тому, хоч це був і надійний спосіб, я викликав би занадто велику цікавість у слухачів. Я і без того викликав у них цікавість – їм здавалося, що я більше цікавлюся своїми нігтями, ніж темою лекції. Потім декілька людей запитували мене, що сталося з моїми руками."

У випадку з презентацією проблема значно спрощується, якщо не сказати – знімається цілком. Ви ніколи не втратите нитку виступу, якщо використаєте "шпаргалки". Шпаргалка містить перші три - п'ять слів або ключові слова з кожного основного пункту Вашого виступу. Вона також містить запитання, які варто поставити, і чорнетки графіків, які слід зобразити.

Це короткий конспект презентації. Він підкаже Вам, що сказати, що зробити і коли це потрібно зробити.

А тепер згадаємо, що презентація – виступ з використанням демонстраційних засобів.

Самі демонстраційні засоби можуть бути чудовими шпаргалками. Якщо до графічних образів Ви додасте ключові слова виступу, то досить буде глянути на картинку, щоб згадати, куди далі поведе слухачів Ваш виступ. Дуже часто ніякої шпаргалки взагалі не потрібно, тому що роль шпаргалки виконає перелік Ваших демонстраційних засобів.

На жаль, такий очевидний шлях можливий не завжди. У цьому випадку варто розмістити підказки з ключових фраз у місцях, не видимих слухачам і таких, що не потребують Вашого очевидного відволікання або неприродної поведінки. Записи не повинні бути великими за обсягом – не читайте довгі речення, ключова фраза повинна містити не більш п'яти слів.

Шпаргалки можуть бути:

• Позначками уздовж бічних сторін або на зворотному боці паперових плакатів.

• Ледь помітними написами на плівці слайдів або на їх непрозорій рамці.

• Замітками на паперовій копії комп'ютерних слайдів.

Шпаргалки корисні тим, що не треба заучувати виступ напам'ять. Хтось може сказати, що в попередніх параграфах була рекомендація заучувати. Нагадаємо – тільки висновок і вступ. Якщо виступ вивчити напам'ять цілком, то Ви вимовите його саме як завчене, воно втратить головне – жвавість і безпосередність мови. Завчений напам'ять текст завжди сприймається слухачами негативно. Він звучить як щось нав'язане виступаючому ззовні. І головна Ваша зброя – ентузіазм – залишить у такому випадку місце виступу подібно втраченій для Вас увазі слухачів.

Завдяки шпаргалкам Ви не повинні будете вчити текст напам'ять. Якщо Ви заучуєте напам'ять:

• Це і звучить так, начебто Ви вивчили напам'ять

• Голосові складно звучати тепло і щиро

• Ви і справді можете забути і не знати, про що говорити

• Завдяки шпаргалкам Ви не повинні будете читати. Якщо Ви зачитуєте,

• Це і звучить так, начебто Ви читаєте

• У голосі не буде щирості і переконаності

• Зоровий контакт з аудиторією буде слабкий або взагалі буде відсутній, а більш 50% враження про Вашу презентацію формується невербальним спілкуванням.

• Завдяки шпаргалці Ви перетворюєте в реальність мрію всіх, хто проводить презентації

• У Ваших руках міць ключових слів і фраз.

• Навколишні слова ллються природно гладко і злагоджено.

• Ви створюєте враження імпровізації у проведенні хвилюючої презентації

3.2.8. Як володіти собою

Соціологи провели опитування, у якому було лише одне запитання: «чого люди бояться найбільше?» Була опитана достатня кількість респондентів, щоб вибірка була представницькою, а результати – достовірними. Сформулювали вони результат опитування у вигляді списку. Чим вище у списку розташований об'єкт страху, тим більше його бояться. Ось цей список (цитується за книгою Дэвіда Піплз "Presentations plus").

1. Виступ перед групою

2. Острах висоти

3. Комахи та жуки

4. Фінансові проблеми

5. Глибока вода

6. Хвороба

7. Смерть

8. Польоти

9. Самотність

10. Собаки

Думаю, що для більшості читачів позиція під номером 1 у цьому списку є несподіванкою.

Для різних проявів страху публічного виступу, що настільки часто зустрічається в житті, медики навіть придумали назви. Ось три з них: лаліофобія (страх говорити), демофобія (острах юрби) і катагелофобія (страх виглядати смішним). У цих захворювань цілком визначені симптоми:

• Прискорений пульс

• Поверхневе дихання

• М'язові спазми, що впливають на: голос, коліна, руки

• Пересохла порожнина рота

• Охолодження кінцівок

• Розширення очей

• Нудота

• Пітні долоні

• Напружені нерви

• Розмитість зору

Страх – явище підсвідоме. Отже, можете бути впевнені, названі симптоми з'являться в ніч перед Вашою презентацією. Якщо цього не відбудеться ввечері, то до моменту сходу сонця у великий день у Вас можуть початися одне або кілька захворювань із перерахованих вище. Чи погано це?

Новини для Вас дві – гарна і погана. Ворог не такий небезпечний, коли він відомий і зрозумілі методи боротьби з ним. Ця новина гарна, оскільки докладна розмова про методи боротьби ще попереду. Є і погана новина. Від цього страху Вам не вдасться позбутися, скоріше за все, ніколи в житті. Цей страх є в кожного – в організаторів прийомів, у наукових доповідачів, у професійних артистів, навіть у тренерів із проведення публічних виступів. Але погана ця новина тільки при поверхневому ставленні до неї. Ваші спітнілі долоні – Ваші друзі. Вони є точним доказом того, що Ви – нормальна людська істота. Нормальна, тому що це – у Вашій крові й у Ваших генах. Ви успадкували це від Ваших далеких предків. Природа забезпечила нас пальним для битви або втечі у випадку загрози або несприятливої ситуації. Це пальне – адреналін, що автоматично накачується у кров'яний потік, щоб допомогти нам вишкрябатися. Багато в чому завдяки такому станові Ваша презентація буде кращою. Ваш розум буде швидшим, Ваш ентузіазм – більшим, Ваша переконаність – сильнішою. Отже – радійте, що воно у Вас є.

Ми повинні розуміти, що нервозність перед групою не є психічною або психологічною неповноцінністю. Це – нормальна і здорова реакція нашого тіла. Це – спосіб природи допомогти нам досягти найкращого. Якщо Ви почуваєте себе так, начебто збираєтеся вмерти, коли встаєте для виступу, гарною новиною для Вас є те, що за всю історію не було жодного зареєстрованого випадку смерті від страху сцени.

Звертаю Вашу увагу на обов'язкову вимогу. Не використовуйте ліків від нервової напруги, які впливають на розум або змінюють настрій. Вони створюють оманливу ілюзію. Ви думатимете, що робите краще, а насправді робитииете гірше. А найгірше з поганого – Ви можете виявитися на вулиці з однобічним рухом, яка йде в глухий кут.

А тепер про методи зробити природу спільницею.

Згадаємо, в першу чергу, про симптоми захворювань. Вони – наслідок наших емоцій. З емоціями ми боротися не можемо. Але давно відомо, що вчинки можуть робити зворотний вплив – змінювати наші емоції. Частина методів побудована на цьому підході.

1. Дихайте глибше. Ваш подих неглибокий, він захоплює не більше третини обсягу легень. Уявіть собі, що джерело Вашого страху – повітря, яке нагромадилося у нижній невентильованій частині легень. Саме воно змушує Ваше серце битися частіше, Ваші нерви – напружуватися, а долоні упрівати. Виженіть із себе цю отруту – зробіть кілька глибоких вдихів.

2. Напружте м'язи рук. Використайте ті декілька хвилин виснажливого чекання перед виходом до аудиторії, які подарувала Вам доля. Зніміть спазми м'язів і напругу нервів. Охопіть стілець, на якому сидите, по обидва боки так, щоб долоні пригорнулися до сидіння знизу. І сильно потягніть вгору. Тягніть протягом п'яти секунд. А потім повторіть. І ще декілька разів.

Можна цю вправу урізноманітнити. Якщо перед Вами стіл, витягніть руки під столом уперед так, щоб долоні торкнулися кришки стола знизу. І знову натискайте нагору. Кілька разів по п'ять секунд кожний. Тільки не перестарайтеся – стіл може виявитися занадто легким перед Вашим стресом.

Що робити, якщо ні стола, ні стільця немає? Сильно пригорніть долоні одну до одної. Якщо цей рух характерний для Вас і в повсякденному житті, то вгамувати хвилювання таким способом Ви зможете навіть під час презентації. Ваші слухачі абсолютно нічого не помітять.

3. Чудові ліки – фізичне навантаження. Перші дві рекомендації можна застосувати перед початком виступу. І навіть у процесі виступу. Але симптоми страху виникають раніше – за декілька годин до початку презентації. Тож давайте і ми почнемо раніш боротися за наше щастя. Чудові ліки – фізичне навантаження. Воно чудово знімає спазми м'язів, розслаблює нерви, поглиблює дихання. Ефективнішим, ніж фізичне навантаження, будуть для Вас тільки підготовка і репетиція. Голос досвіду говорить: якщо ранком перед презентацією Ви пробіжите підтюпцем три кілометри, у Вас не буде ніяких проблем з нервовим тремтінням. Або пропливете кілометр у сусідньому басейні. Або двадцять разів швидко підніметеся по сходах з першого поверху до п'ятого і швидко спуститеся вниз. Або скористайтеся будь-яким іншим доступним Вам еквівалентом фізичного навантаження – симптоми страху не виникнуть перед виходом до аудиторії.

4. Уявіть собі інший інтер'єр. Цей спосіб чисто психологічний. Уявіть собі які-небудь гарні декорації, що супроводжують презентацію. Або уявіть, що зустріч проходить зовсім в іншій обстановці. Наприклад, у хатинці в лісі або у конференц-залі курортного міста.

Найнезвичайнішу модифікацію цього способу не прийнято рекомендувати дітям до 16 років. Вона воістину творить чудеса. Отже, якщо у Вас злегка напружені нерви, всього лише гляньте на аудиторію й уявіть собі, що всі вони сидять у залі абсолютно голі. Ви будете вражені заспокійливим ефектом, якийвідчуєте.

Названі способи прості й ефективні. Приблизно як остання соломина, що допомагає Вам виплисти. Але основний ключ до успіху полягає у попередній підготовці, у Вашій поведінці перед початком презентації.

Коли найбільше упрівають долоні? На початку виступу, у середині чи наприкінці? Звичайно, на початку. Коли люди одержують своє перше враження про нас? Коли ми починаємо. Що нам хотілося б – це зняти нервозність саме перших хвилин виступу. Тому скористайтеся методом

5. Вивчіть напам'ять перші дві хвилини виступу. Знаючи напам'ять перші дві хвилини виступу, Ви встаєте і видаєте запис, що зберігається у вашій пам'яті. У цьому режимі автопілоту (програвання запису) Ви будете знаходитися протягом перших критичних 120 секунд. Найбільше занепокоєння залишиться позаду. Через дві хвилини Ви вже заспокоїтеся, і все буде нормально. І якщо ви проробили свою домашню роботу з підготовки цікавого і хвилюючого виступу, Ви, безумовно, знаходитеся на шляху до видатної презентації.

6. Заздалегідь сплануйте перші 3-5 слів. Для Вашої індивідуальності які 3-5 слів Ви сказали б першими по кожному ключовому пункту, кожному прикладові, кожній історії і т. п.? Найкращий спосіб (деякі скажуть, що – єдиний спосіб) привабити до себе аудиторію – це бути самим собою. Спосіб, яким Ви сказали б що-небудь, описали б щось або розповіли про щось, унікально Ваш. Тому для кожного ключового пункту, запланованого у презентації, заздалегідь сформулюйте перші три – п'ять початкових слів, у яких Ви унікальні як особистість.

7. Зробіть шпаргалки. Здогадайтеся, що буде розміщене на шпаргалках? Ви зрозуміли. Перші від трьох до п'яти слів з кожного ключового пункту. Детальна інформація про шпаргалки уже відома Вам з попереднього параграфа.

8. Репетируйте, репетируйте, репетируйте. Першою найбільш ефективною дією, щоб висушити пітні долоні, є репетиція. Другою за ефективністю впливу на пітні долоні – репетиція. Здогадуєтеся, яка буде третьою?

9. З'явіться на одну годину раніше. Це варто зробити, щоб ліквідувати наслідки закону Мерфи. Але, крім того, ця година надасть Вам також досить часу, щоб зробити те, що роблять професіонали і президенти – вийти у фронтальну частину кімнати, побачити слухачів на своїх місцях і вимовити свою стартову 2-хвилинну частину виступу. Потім, коли продзвенить дзвоник, і вони дійсно будуть на своїх місцях, Ви всього лише в другий раз зробите те, що в перший раз уже зробили.

Існує ще одна причина приїхати раніше. Деякі зі слухачів теж з'являться раніш. Це надасть вам додаткову можливість висушити спітнілі долоні, якщо ви виконаєте таку пропозицію.

10. Зустрічайтеся, вітайтеся і розмовляйте. Якщо з'явитеся раніш, у Вас виникне можливість зустрітися, привітатися і поговорити з деякими із прибулих раніше. Звідкіля вони? Чим вони займаються? Це робить дивний ефект. Коли Ви встаєте перед ними, для Вас це вже не аудиторія. Це вже – близькі дружелюбні люди. Це – не вороги. Це – люди, що знаходяться тут тому, що вони хочуть бути тут. Вони хочуть почути, що Ви збираєтеся сказати. Ті, з ким Ви зустрілися, Вам сподобалися, і Ви, очевидно, теж сподобалися їм. Тому з того моменту, як Ви встали, Ви знаходитеся серед друзів. Але тільки тоді, якщо Ви зустрілися і поговорили з ними до початку програми. Не уникайте таких зустрічей зі своєї ініціативи. Якщо Ви змусите себе зустрітися і поговорити з людьми, Ви переключите свою увагу із самого себе на присутніх людей. І як побічний результат, Ви зможете одержати факти, про які зможете сказати або на які пошлетеся у презентації.

Інша сторона цієї монети – те, що люди зацікавляться Вами. Ви – експерт з теми, про яку збираєтеся говорити, але вони також сподіваються, що Ви цілком нормальний хлопець або нормальне дівчисько. Вони зовсім не хочуть, щоб Ви були гордовиті, віддалені або поводилися як представник влади. Вони хочуть теплоти, дружелюбності і людяності. Не розчаруйте них. Вийдіть і доторкніться до кого-небудь.

Чим більше Ви знаєте про аудиторії, і чим більше вони знають про Вас, тим більшу легкість Ви всі відчуваєте. Ви перестанете бути чужими, Ви станете людьми, що зібралися разом на якийсь відрізок часу для обговорення загальних інтересів.

Якщо Ви підтримуєте Ваш розум зайнятим іншими людьми і позитивними думками, місця для пітних долонь просто не буде. А засад для позитивних думок чимало:

• з теми виступу обсяг Ваших знань у десять-двадцять разів перевищує знання кожного з присутніх у приміщенні;

• вони знаходяться тут, тому що вони хочуть бути тут;

• вони схвалюють Вас і бажають Вам успіху;

• Ви добре підготовлені;

• Ваша презентація добре організована, її побудова глибоко продумана;

• Ви вивчили добре продуманий вступ;

• Ваші демонстраційні засоби добре виконані і розширять Вашу презентацію;

• у Вас ґрунтовний зміст і сильний висновок;

• аудиторія доброзичлива і сприйнятлива до нових ідей.

І ще одна гарна новина. Ви ніколи не нервуєте так сильно, як про себе думаєте. Презентації неодноразово записувалися на відеоплівку. Люди завжди дивувалися, наскільки спокійними вони виглядали з боку у порівнянні з тим, що почували всередині. Тому, навіть якщо всередині Ви тремтите як листок, з боку Ви, можливо, виглядаєте як скеля.

Ваші думки, в першу чергу, повинні бути спрямовані на слухачів. Перемикніть свою увагу із самого себе на присутніх людей. Зайнявши свої думки слухачами, Ви не залишите місця для будь-яких симптомів страху публічного виступу.

3.3. Технічні засоби

Технічне оснащення. Ви повинні без втрат часу й особистості вміти користуватися проектором, бімером та іншими технічними засобами, що знадобляться Вам під час доповіді/презентації. Якщо Ви берете участь у презентації на незнайомій території, заздалегідь повідомите, які технічні засоби Вам знадобляться. Хоча в такому випадку свій виступ надійніше підготувати на своєму ж бімері. Про всякий випадок добре мати дубльовану презентацію, придатну як для демонстрації на проекторі, так і на бімері. Просто роздрукуйте на прозорки слайди з бімера. Техніка, як правило, підводить у найвідповідальніший момент.

Які ж технічні засоби найкраще використовувати? Чи варто користуватися звичайними плакатами, чи краще малювати на аркушах безпосередньо під час презентації? Показати фільм чи комп'ютерну послідовність слайдів? Відповідь проста: вибирайте такий технічний рівень демонстраційного засобу, з яким Вам комфортно, і до якого Ви відчуваєте довіру. Гарна презентація залежить від того, наскільки добре Ви використовуєте обрану зброю, а не від того, де вона розташована на шкалі технологій. Ймовірніше, що ви вразите бика прямо в око дротиком, аніж лазерною рушницею, якщо не знаєте, де в рушниці знаходиться спусковий гачок.

Програмне забезпечення. Вибір стилю презентації. У даний час існує така кількість програмного забезпечення, що проблема полягає не в тому, щоб знайти програму, а в тому, щоб правильно вибрати з наявного числа. При цьому треба керуватися такими міркуваннями: програма повинна бути універсальною і стійко працювати на Вашому типі комп'ютера, бути придатною як для показу слайдів, так і для роботи з бімером, мати всі можливості для підготовки презентації – усі види представлень (графіки, діаграми всіх сортів, тонування, з'єднання, стрілки, різні кольори, мови і шрифти і т.п.).

3.4. Друк презентації

Як уже зазначалося, підготовлена на комп’ютері презентація може мати 3 типи носіїв: електронний (при використанні комп’ютерного проектора), прозорі плівки (для кодоскопів або over head projector) та папір (плакати). В усіх цих випадках не обійтися без друку.

Використання комп’ютерного проектора. Сама демонстрація презентації, звичайно, ніякого друку не вимагає, проте може існувати потреба у друкові ряду допоміжних матеріалів. Для зручності конспектування слухачам прийнято роздавати зменшені копії слайдів по 2-4-6 на одній сторінці. Для підготовки такого матеріалу в діалоговому вікні слід вибрати друк „выдачи” і потрібну кількість слайдів на сторінці. Наявність такого матеріалу у слухачів дозволяє:

• взяти з собою на згадку матеріали презентації, якими можна буде скористатися через деякий час, наприклад, зайти на зазначену Web-сторінку і знайти детальнішу інформацію;

• конспектуючи виступ не переписувати з екрану таблиці, формули, графіки, а занотовувати лише коментар доповідача.

• Такий мініатюрний „конспект” корисний щонайменше у двох випадках і для виступаючого;

• в разі поетапного відкриття бачити чи є ще невідкритий матеріал на даному слайді;

• за змістом наступного слайду визначити вірний момент перегортання зображення, для контролю часу бачити кількість слайдів, що залишилась. Наприклад, розпочати підготовку слухачів до наступного слайду при попередньому зображенні і лише „підігрівши” їх інтерес, подати новий слайд.

Прозорі плівки. Все сказане щодо матеріалу, який роздається для слухачів, вірне і в цьому випадку. Доповідачеві такі матеріали потрібні лише коли прозорки міняє асистент.

При друкові на прозорих плівках за допомогою лазерного принтера слід пам’ятати, що технологія лазерного друку передбачає нагрівання носія зображення до високої температури. Тому слід використовувати лише плівки, на упаковці яких позначена придатність до лазерного друку або ксерокопіювання. Всередині лазерного принтера аркуші перегинаються на 135º-180º, враховуючи нагрівання це може деформувати прозорку, тому на більшості моделей існує отвір для випуску аркушу з меншим перегинанням, на який слід перемикати принтер також і при друці на товстому папері або конвертах.

А як бути в тому випадку, коли у Вас є прозорки для лазерного принтера, але немає самого лазерного принтера? Тут може стати у нагоді звичайний ксерокс. Надрукуйте слайди на білому папері, можна навіть на матричному принтері, а потім на ксероксі скопіюйте це зображення на прозору плівку.

Плакати. Далеко не всі програмні засоби підготовки презентацій дають змогу робити слайди формату більшого за А4, та й друкарки великого формату поки що рідкість. Тому для підготовки плакатів варто спочатку зробити їх макети у форматі А4, а потім скопіювати з потрібним збільшенням на ксероксі. Єдина неприємність у цьому – зменшення розділової здатності зображення після копіювання зі збільшенням. Тому макети треба друкувати на максимальній роздільній здатності.

3.5. Пам'ятка

Проводячи репетиції, Ви напевно зрозуміли, що Вас може очікувати незліченна кількість можливих перешкод. Безліч дріб'язків, кожен з яких сам по собі не страшний. Але в ситуації, коли на Вас спрямовано багато очей, кожен з них здатен цілком зірвати презентацію. Та ще і виступаючого довести до нервового зриву.

Ось декілька прикладів:

• Перегоріла лампа проектора.

• Провід проектора не дотягується до розетки.

• Вимикач освітлення Вашої кімнати знаходиться в сусідньому приміщенні.

• Телефонний апарат у кінці кімнати безупинно дзвонить.

• Екран занадто малий.

• На дошці оголошень невірно зазначені назва і час початку Вашого виступу.

• У фронтальній частині кімнати відсутній стіл, на який Ви могли б покласти матеріали свого виступу.

• Сьогодні ранок понеділка і в приміщенні забули увімкнути вентиляцію, яку вимкнули на вихідні.

Ви зможете продовжити список самостійно. Усе перелічене вище – не вигадка. Це реальні випадки. Закон Мерфі діє сьогодні так само, як і протягом багатьох років до Вашого виступу. Якщо що-небудь має бути зламане, пропущене, спалене або забуте, це обов'язково відбудеться. Як уникнути подібних неприємностей, які превентивні заходи слід використовувати для забезпечення успіху?

Ви можете уникнути проблем такого роду, якщо сплануєте Ваш виступ, встановите контакти з керівником або будь-якою відповідальною особою, у віданні якої знаходиться приміщення, де Ви маєте виступати. Нічого не залишайте на волю випадку. Продумайте свої потреби завчасно і докладно. І найменше, чого б Вам хотілося, це –сюрпризи.

Продумуючи потреби, записуйте їх. У результаті у Вас буде список справ, предметів, подій і тощо, які вимагають контролю перед проведенням презентації. Оскільки з наближенням початку виступу кількість дріб'язків, які його супроводять, зростає як снігова лавина, цей список допоможе Вам нічого не забути. Цей документ і називається пам'яткою.

Для кожного, хто виступає, пам'ятка має свій вигляд. Адже тільки Вам відома специфіка Вашого виступу. Але щоб Вам простіше було зробити свій варіант, наведу приклад пам'ятки, багаторазово використаної на практиці при виступах у сторонніх організаціях.

У пам'ятці багато пунктів. Але найважливіший є той, що стоїть окремо від інших: – "До кого звернутися за допомогою". Вам потрібні ім'я, місце перебування та телефон кого-небудь, хто має владу і необхідні засоби для, так би мовити, "наведення порядку". Фактично, я б рекомендував Вам домогтися, щоб ця людина зустріла Вас у відповідному приміщенні, коли Ви прибудете туди на годину раніше. Якщо там не виявиться чого-небудь, що вимагатиме наведення порядку або заміни, це буде чудом.

Я не припускаю, що всю цю роботу Ви виконаєте особисто. Але що Ви справді повинні, то це мати цілком зрозумілі засоби зв'язку з людиною, яка організовує зустріч. Цій людині належить допомогти Вам в організації презентації. Допоможіть і Ви їй – складіть аналогічну пам'ятку для неї. Надішліть їй цю пам'ятку завчасно, наприклад, за місяць до виступу. І Ви значно полегшите власне життя. Що Ви повинні зробити – прибути раніше і перевірити те, що Ви очікуєте побачити.

План-пам'ятка

до організації виступу

• До кого звернутися за допомогою та номер телефону (домашній і службовий)

Зовнішнє розташування

• Розташування кімнати відпочинку

• Розташування телефону

• Розташування буфету

• Розташування сходів / ліфта

• Дії при пожежній тривозі

• Покажчики напрямку до місця зустрічі

• Місце розташування паркування автомобілів

• Розташування копіювальної машини для розмноження матеріалів, які будуть роздані

Зала

• Перевірити управління освітленням і встановити потрібний рівень

• Контроль температури

• Відключити телефонний апарат у кімнаті

• Місце для паління

• Встановлення стільців / столів

• Електричний подовжувач

• Пристосування для заточування олівців

• Прибрати електричні проводи з проходу

• Вішалка

• Кафедра виступаючого

• Графин та склянки

• Розміщення електричних розеток

• Електричний перехідник триштирковий на двоштирковий

• Розташування ламп для підсвічування

Проектор слайдів

• Запасна лампа

• Фокусування

• Встановити лоток подачі у стартове положення

• Встановити в першу позицію непрозорий слайд

Екран

• Розташування

• Розмір

Перекидні аркуші

• Встановити папір

• Маркери

• Перевірити наявність чорнила в маркерах

• Гумова стрічка, затиски або інше пристосування, яке утримує аркуші, коли є вітер або протяг

Пристрої високих технологій

• Приїхати на дві години раніше

• Додатковий технічний фахівець

• Дублюючі або обхідні альтернативи (прозорки, плакати, планшет з аркушами паперу, друга копія комп'ютерної презентації)

Мікрофон

• Пристрій стаціонарної установки

• Додаткова довжина проводу для руху

• Перевірка звуку

• Резервний мікрофон

Дошка

• Крейда

• Ганчірка

• Протерти дошку

Матеріали для слухачів

• Папір для заміток

• Олівці

• Матеріали, що роздаються після закінчення

• Картки розміщення на місцях

• Бейджики

• Список

• Порядок денний

• Освіжаючі напої

Заключна мінірепетиція

• Вступ

• Перевірка послідовності

• Висновок

4. Література

1. Microsoft PowerPoint 2000. Шаг за шагом: Практ.пособ. /Пер. с англ. – Изд-во ЭКОМ, 2000. – 416 с.

2. Хайбрейкен, Джо Изучи PowerPoint 2002 за 10 минут.: Пер. с англ. – М.:Издательский дом «Вильямс», 2002. – 192 с.

3. Яцюк О.Г. Компьютерные технологии в дизайне. Логотипы, упаковка, буклеты. – СПб.:БХВ-Петербург, 2002. – 464 с.

4. Архангельская М.Д. Бизнес-этикет, или Игра по правилам. – М:Изд-во Эксмо-Пресс, 2002. – 88 с.

5. Курушин В.Д. Графический дизайн и реклама. – М.:ДМК Пресс, 2001. – 272 с.

6. Любимов А.Ю. Мастерство коммуникации. – М.,:Издательство «КСП+», 2002. – 336 с.

2

35

3

34

4

33

5

32

6

31

7

30

8

29

9

28

10

27

11

26

12

25

13

24

14

23

15

22

16

21

17

20

18

19