Задание 2

1) Создайте с помощью Мастера отчет, в котором формируется список сотрудников по отделам. В отчете используйте данные из таблиц Сотрудники и Структура, а также данные из запроса Вычисляемые поля.

2) Создайте автоотчет в столбец по запросу Итоговый по отделам.

Порядок выполнения задания 2

1. В окне СУБД MS Access выберите объект Отчеты и запустите Создание отчета с помощью мастера.

2. На первом шаге мастера выберите из таблицы Структура поле НазваниеОтдела, из запроса Вычисляемы поля – поле ФИО, из таблицы Сотрудники – поле Должность.

3. На втором шаге мастера выберите группировку данных по названиям отделов. Для этого выберите НазваниеОтдела и нажмите кнопку . Группировка позволяет вывести названия отделов в виде оформленных подзаголовков.

4. На третьем шаге мастера задайте сортировку по возрастанию поля ФИО.

5. На четвертом шаге мастера выберите вид макета для отчета, например, ступенчатый.

6. На пятом шаге мастера выберите стиль оформления, например, деловой.

7. На шестом шаге мастера введите заголовок отчета Список сотрудников и завершите ра­боту мастера, щелкнув по кнопке Готово.

8. После завершения работы мастера включается режим предварительного про­смотра отчета.

9. Перейдите в режим конструктора (рисунок 35).

Рисунок 35 – Конструктор отчета

Отчет имеет несколько областей (таблица 5), в которых расположены объекты отчета: над­писи, поля и другие элементы. Чтобы узнать, с каким объектом вы работаете, наведите курсор на объект и щелкните правой кнопкой мыши. В появившемся контекстном меню выберите пункт Свойства. В титульной строке окна свойств будет написано название объекта.

Таблица 5 – Характеристика областей отчета

Область отчета	Характеристика
Заголовок отчета	Информация, которая встречается в начале отчета только на первой странице
Верхний колонтитул	Информация, которая повторяется сверху на каждой странице (заголовки столбцов)
Заголовок группы	Поле, значения которого берутся в качестве заголовков в начале каждой группы
Область данных	Поля, из которых берутся основные данные для отчета
Нижний колонтитул	Информация, которая повторяется внизу на каждой странице (заголовки столбцов)

10. Внесите следующие исправления в отчет: в области отчета Верхний колонтитул в заголовок надписи НазваниеОтдела вставьте пробел, а заголовок надписи ФИО запишите полностью – Фамилия, имя, отчество. Для этого щелкните по надписи НазваниеОтдела в верхнем колонтитуле: она выделится маркерами, а затем щелкните внутри надписи, появится текстовый курсор. Исправьте заголовок надписи – Название отдела. Аналогично исправьте заголовок надписи ФИО – Фамилия, имя, отчество.

11. Увеличьте размер рамки, отведенной под надпись ФИО. Если необходимо, измените размеры других рамок. Расположите надписи и поля равномерно в пределах строки.

12. В меню Вид выберите Панель элементов (рисунок 36).

Рисунок 36 – Панель элементов

13. На панели элементов выделите кнопку Надпись и нарисуйте небольшую рамку для надписи в области заголовка. В рамке наберите фразу: «по состоянию на:» (рисунок 37).

Рисунок 37 – Макет отчета «Список сотрудников»

14. Перенесите из области нижнего колонтитула в область заголовка объект с фун­кцией Now(), который выводит в отчет текущую дату.

15. Сохраните изменения, просмотрите образец макета отчета с помощью команды меню Вид → Образец. Закройте отчет Список сотрудников.

16. Перейдите к объекту Отчеты. Щелкнув по кнопке Создать на панели инструментов, создайте самостоятельно автоотчет: в столбец. В качестве источника данных выберите запрос Итоговый по отделам. Название нового отчета – Автоотчет.

17. Сохраните отчет и просмотрите полученный результат.