1.7. Табличний процесор Excel - створення й занесення даних у

таблиці

Термін електронна таблиця (процесор) використовується для позначення простою у використанні комп'ютерної програми, призначеної для обробки даних. Обробка містить у собі: проведення різних обчислень із використанням потужного апарата функцій і формул; дослідження впливу різних факторів на дані; рішення завдань оптимізації; одержання вибірки даних, що задовольняють певним критеріям; побудова графіків і діаграм; статистичний аналіз даних.

Excel дозволяє вводити в таблиці будь-яку інформацію: текст, числа, дати й час, формули, малюнки, діаграми, графіки. Вся інформація, що вводиться, може бути оброблена за допомогою спеціальних функцій.

При завантаженні головної програми пакета на екрані виникає головне вікно, показане на рис.1.4. Основні елементи цього вікна показані стрілками.

У головному вікні між рядком формул (зверху) і рядком стану (знизу) розташоване робоче поле із трьома книгами. У робочому полі на задньому плані розкрита перша книга, на передньому плані в лівому нижньому куті розташований фрагмент другої книги й праворуч від її фрагмент третьої книги. Заголовок другої книги виділений синім кольором - це активна робоча книга. Активною може бути тільки одна робоча книга, і її вікно розміщується поверх інших вікон.

Електронна таблиця, тобто робочий аркуш, складається з рядків і стовпців. Рядки нумеруються від 1 до 16384. Стовпці (від 1 до 255) позначаються латинськими буквами (на початку від A до Z, потім AA, AB,…,AZ, потім BA,BB,BC,...,BZ і т.д. до IU,IV.). На перетинанні рядків і стовпців розташовані комірки електронної таблиці. Робоче поле, тобто вікно робочої книги, складається з: заголовка, робочої електронної таблиці, кнопок, лінійок прокручування і ярликів аркушів. Ці елементи показані на рис.1.4.

Індикатор активної комірки, тобто табличний курсор – це темний контур, що виділяє поточну активну комірку (одну з 4 194 304 комірок кожної робочої таблиці). Створення, збереження, відкриття робочої книги в Excel здійснюється за загальними правилами додатків Windows.

Виділення комірок. Існує багато способів для виділення комірок або групи комірок. Будь-яка група комірок розглядається як блок комірок. Блок комірок - це прямокутна суміжна область комірок Він описується адресами лівих верхніх і правої нижньої комірки, розділених символом ":". В окремому випадку блоком може вважатися частина рядка або стовпця. Щоб виділити всі комірки стовпця, клацніть на його заголовку. Виділення блока, копіювання,

переміщення здійснюється за тими правилами, що й у текстовому процесорі Word.

1 метод – копіювання за допомогою кнопок панелі інструментів:

- виділити комірки або блок комірок для копіювання;

- у панелі інструментів Стандартная клацнути на кнопці Копировать в буфер ;

- клацнути в комірку, у яку потрібно скопіювати інформацію;

- у панелі інструментів Стандартная клацнути на кнопці Вставить из буфера .

2 метод – копіювання за допомогою команд меню:

- виділити комірки або блок комірок для копіювання;

- вибрати команди Правка\ Копировать;

- клацнути в комірку, у яку потрібно скопіювати інформацію;

- вибрати команди Правка \ Вставить.

3 метод – копіювання з використанням контекстних меню:

- виділити комірку або блок комірок для копіювання;

- клацнути правою кнопкою миші і з контекстного меню вибрати команду Копировать;

- клацнути в комірку, у яку потрібно скопіювати інформацію.

- клацнути правою кнопкою миші й з контекстного меню вибрати команду Вставить.

Рис. 1.4 - Вікно Excel із трьома відкритими робочими книгами і його основні елементи

Вставка (додавання) комірок виконується наступними операціями:

- виділити область, у яку ви хочете вставити порожні комірки;

- вибрати команди Вставка \ Ячейки (або клацнути правою кнопкою миші на виділених комірках і вибрати команду Добавить з контекстного меню. З'явиться вікно діалогу Добавление ячеек і з пропозиціями зрушення вліво або вправо;

- указати, куди повинні зрушуватися інші комірки;

- клацнути на кнопці ОК.

Типи даних робочої таблиці. В комірці можуть перебувати дані одного із трьох типів: числове значення, текст або формула. Крім цього, на аркуші робочої таблиці можуть перебувати також графіки, малюнки, діаграми, зображення, кнопки й інші об'єкти.

Числові значення або числа, виражають різні кількісні співвідношення даних певного типу, наприклад, атомна вага, обсяг продажів і інші. Числові значення, введені в комірки таблиці, можуть використовуватися у формулах або діаграмах. В Excel число може складатися тільки з наступних символів: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 +  . Для поділу цілої й дробової частин десяткового числа використовується кома. Раціональні дроби необхідно вводити як змішані числа, щоб уникнути їхньої інтерпретації як формати дати, наприклад, слід вводити 7 1/2. Не всякий набір цих символів утворить число, наприклад, набір символів “123e” не є числом, а символи “123e2” є числом 12300. Числа в Excel відображаються в категоріяхЧисловой, экспоненциальный, Финансовый, Денежный, Процентный, Дробный. Для форматування комірок використовується панель Форматирование, діалогове вікно Формат ячеек або контекстне меню. При форматуванні міняється вид числа, але не його значення. За замовчуванням для чисел використовується формат Общий, у якому не відображаються незначні нулі. Програма Excel відобразить число 020,60 як 20,6. Числові значення можуть являти собою дату (наприклад, 25.06.99) або час (наприклад,11:40:35).

Текст в Excel – це будь-яка послідовність, що складається із цифр, пробілів і нецифрових символів. Наприклад, 10AA109, 127AXY, 12-976, 270026 Одеса. Текст використовується для позначення числових даних, для заголовків стовпців або для відображення деякої інформації про робочу таблицю. Будь-яка послідовність введених в комірки символів, що не може бути інтерпретована Excel як число, формула, дата, час дня, логічне значення або значення помилки, інтерпретується як текст.

За замовчуванням в Excel текст вирівнюється по лівому краю, а числа - по правому. Кнопками панелі форматування змінюють установки, задані за замовчуванням, і вирівнюють текст і числа по лівому краю, по правому краю або по центру.

Якщо інформація вже введена в комірку, і потрібно лише додати або скорегувати раніше введені дані, двічі натисніть мишею на потрібному комірку або натисніть клавішу F2, коли необхідно комірку виділити. При цьому ви переходите у режим введення і можете внести необхідні зміни в дані, які перебувають у цій комірці.

Всі обчислення в Excel виконуються за допомогою формул. Формулою в Excel називається послідовність символів, що починається зі знака рівності “=“. У цю послідовність символів можуть входити постійні значення, посилання на комірки, імена, функції або оператори. Результатом роботи формули є нове значення, що виводиться як результат обчислення формули по вже наявним даним. Якщо значення в комірках, на які є посилання у формулах, міняються, то результат зміниться автоматично. У рядку формул відбивається вміст комірки, у якій розташований курсор. Для створення формули необхідно:

- установити курсор у потрібну комірку;

- набрати формулу, почавши її зі знака "=";

- нажати клавішу ENTER.

Як приклад наведемо формули, що обчислюють корінь квадратного тричлена: ax2+bx+c=0. Вони введені в комірки A2 і A3 і мають такий вигляд:

=(-B1+КОРЕНЬ(B1*B1-4*A1*C1))/2/A1

=(-B 1-КОРЕНЬ(B1*B1-4*A1*C1))/2/A1

В комірках A1, B1 і C1 перебувають значення коефіцієнтів a, b і с, відповідно. Якщо ви ввели значення коефіцієнтів a=1, b=-5 і с=6 (це означає, що в комірках A1, B1 і C1 записані числа 1, -5 і 6), то в комірках A2 і A3, де записані формули, ви одержите числа 2 і -3. Якщо ви зміните число в комірці A1 на -1, то в комірках з формулами ви одержите числа -6 і 1. У наведених вище формулах використовується функція КОРЕНЬ, що обчислює квадратний корінь числа.

При використанні у формулах посилання можуть бути як відносні (при копіюванні формул вони автоматично перераховуються), так і абсолютні (при копіюванні вони не змінюються, а у формулах перед ними ставиться знак $). Приклад: (А1*А2)/$А3. Посилатися можна також на комірки з іншого аркуша даної книги, наприклад: Лист1!А1.

Функції в Excel використовуються для виконання стандартних обчислень у робочих книгах. Значення, які використовуються для обчислення функцій, називаються аргументами. Значення, що повертаються функціями як відповідь, називаються результатами. Крім вбудованих функцій, ви можете використовувати в обчисленнях користувальницькі функції, які створюються за допомогою засобів Excel.

Щоб використовувати функцію, потрібно ввести її як частину формули в комірку робочого аркуша. Послідовність, у якій повинні розташовуватися використовувані у формулі символи, називається синтаксисом функції. Всі функції використовують однакові основні правила синтаксису. Якщо ви порушите правила синтаксису, Excel видасть повідомлення про те, що у формулі є помилка.

Аргументи функції записуються в круглих дужках відразу за назвою функції й відділяються один від одного символом крапка з комою “;”. Дужки дозволяють Excel визначити, де починається й де закінчується список аргументів. Усередині дужок повинні розташовуватися аргументи. При записі функції повинні бути присутніми відкриваюча й закриваюча дужки, при цьому не слід вставляти пробіли між назвою функції й дужками.

У програмі Excel є однокроковий метод підсумовування даних рядка або стовпця за допомогою кнопки Автосумма на стандартній панелі інструментів.