1. Определение основных информационных связей и коммуникационных каналов в проекте.

Выполняется на основе анализа коммуникационных требований участников проекта и выбора эффективных средств и технологий коммуникаций.

Анализ показывает, что состав участников обмена информацией в проекте не является стабильным и изменяется на каждой фазе ЖЦ. Тем не менее, можно выделить тех участников проекта, которые являются постоянными потребителями / поставщиками информации. Это –

• администраторы информационной базы данных проекта (АБД),

• менеджеры коммуникаций (МК),

• руководители производственных подразделений (РП),

• руководители проектных подразделений (РПр),

• менеджеры проекта (МП), а также

• руководитель организации (РО).

Составляется обобщенная схема коммуникаций проекта, отражающая информационные связи потребителей и поставщиков информации.

2. Определение основных инструментов коммуникаций и форм представления информации.

Включает определение основных инструментов коммуникаций и форм представления информации (электронная, бумажная, устная), обоснованный выбор их характеристик.

Под коммуникацией понимают обмен информацией. Как вид обмена информацией коммуникация проявляется через общение словами и коммуникацию без слов.

Инструменты коммуникаций – это программные, аппаратные и иные средства, помогающие командам и рабочим группам совместно выполнять проект.

Выбор средств коммуникации зависит от ситуации, умения и технических возможностей.

Рис. Структура инструментальных средств обеспечения коллективной работы

3. Планирование коммуникаций проекта и его окружения (Communications Planning)*.

* В скобках приведены общепринятые англоязычные аналоги для типовых работ менеджера коммуникаций проекта.

Включает планирование коммуникаций проекта и его окружения (план коммуникаций, оптимизация сроков согласования документов, составление и ведение глоссария (словаря) и информационной модели проекта).

Для изучения потребностей и описания структуры системы коммуникаций необходимо разработать:

• логическую структуру организации проекта и матрицу ответственности (Responsibility Assignment Matrix);

Структура проекта (project structure) – совокупность взаимосвязанных элементов и процессов, представленных с разной степенью детализации, которая отображает разные аспекты проекта: общую программу, «дерево целей», организационное «дерево», матрицы распределения задач, обязанностей и т.д.

Матрица разделения административных задач управления – она же – функциональная матрица в управлении проектом (functional matrix in project management) – составная часть организационного инструментария управления проектом, которая позволяет руководителю проекта разделить задачи управления по подразделениям и исполнителям (внутри команды проекта), а также по другим участникам проекта и обеспечить их комплексную реализацию.

Матрица ответственности (responcibility assignment matrix) – матрица, которая определяет ответственность конкретного человека или группы людей за конкретный блок работ.

• перечень информационных потребностей участников проекта;

• физическую структуру распределения участников проекта и

• перечень внешних информационных потребностей проекта.

Методы распределения информации между участниками проекта могут значительно различаться в зависимости от параметров проекта и требований системы контроля. Выбор метода распределения информации определяется:

• степенью зависимости успеха текущей фазы проекта от актуальности данных;

• доступностью коммуникационных технологий проекта;

• квалификацией участников проекта относительно информационных технологий и особенностей их применения.

В общем случае план управления коммуникациями (план коммуникаций проекта) включает в себя:

• план сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения;

• план распределения информации, в котором определяются пользователи информации и методы доставки;

• детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, уровень детальности и используемые определения;

• расписание и частоту взаимодействия;

• методики внесения изменений в план коммуникаций на разных фазах ЖЦ проекта.

Одной из определяющих составляющих плана коммуникаций является разработка матрицы ответственности, которая связывает пакеты (блоки) работ с исполнителями и используется для контроля соответствия распределения ролей целям проекта.

В таблице приведена обобщенная матрица распределения ответственности создания и использования информационной базы данных проекта, которая основывается на схеме коммуникаций команды проекта. Элементы структуры проекта размещены в строках матрицы, а элементы организации (исполнители) – в столбцах. На их сечении указаны уровни ответственности тех или иных лиц:

Р - разрабатывает;

С - согласовывает;

П - подписывает;

У - утверждает.

Таблица – Обобщенная матрица распределения ответственности создания и использования информационной базы данных проекта

Фаза ЖЦ проекта	Ответственные исполнители команды проекта
	ГК	РК	СА	АБД	РПр	РПо	МК	МП	РО
Научно-исследовательская	Р	Р	Р	С	-	-	П	У	-
Проектно-исследовательская	Р	Р	Р	С	С	-	П	У	-
Строительная	-	Р	Р	С	-	С	П	У	-
Эксплуатационная	Р	Р	Р	С	-	С	П	У	-
Ликвидационная	Р	Р	Р	С	С	С	П	У	-
Послепроектная	-	-	-	С	-	-	С	П	У

После составления обобщенной матрица ответственности выполняется детализация работ для каждой отдельной фазы ЖЦ, что является сложной задачей.

4. Управление сбором информации и ее нормализация.

Выполняется на всех фазах ЖЦ проекта (кроме послепроектной) с целью создания и пополнения информационной БД проекта.

Входную информацию и каналы ее обмена классифицируют:

• по иерархии – на внутреннюю (внутри команды проекта) и внешнюю (с руководством компании, заказчиком, внешними организациями);

• по статусу – на формализованную (документы, отчеты, запросы, директивы) и неформальную ("оперативки", дискуссии);

• по формату – на электронную, бумажную и языковую (словесную).

К особенностям управления сбором информации относятся:

• необходимость организации постоянного контроля (мониторинга) взаимодействия разработчиков и заказчиков проектной информации относительно полноты удовлетворения требований последних;

• приведение данных разной природы (от бумажных документов до электронных данных) в соответствие с требованиями "языка проекта" – принятых и утвержденных менеджером проекта форматов электронных документов.