24. Планирование как функция менеджмента: содержание, назначение, взаимосвязь с другими функциями менеджмента.

Планирование – это первая, важнейшая функция процесса управления, представляющая собой процесс разработки плана, определяющего то, что нужно сделать (достичь) и какими методами, сообразуясь со временем и пространством.

Планирование- упправленческая деятельность, отражаемая в планах и фиксирующая будущее состояние объекта менеджмента в текущие моменты времени.

Содержание планирования как функции менеджмента состоит в обоснованном определении основных направлений и пропорций развития производства с учетом материальных источников его обеспечения и спроса на рынке.

Задачи планирования:

1. Обеспечение целенаправленного развития организации в целом и всех ее структурных подразделений.

2. Перспективная ориентация и ранее распознавание проблем развития. План намечает состояние объекта, желаемое в будущем, и предусматривает конкретные меры, направленные на поддержку благоприятных или сдерживание отрицательных тенденций развития.

3. Координация деятельности структурных подразделений и сотрудников организации. Координация осуществляется как предварительное согласование действий при подготовке планов и как согласованная реакция на возникающие помехи и проблемы при выполнении планов.

4. Создание объективной базы для эффективного контроля. Наличие планов позволяет производить объективную оценку деятельности предприятия путем сравнения фактических и планируемых значений параметров по принципу «факт-план»

5. Стимул (мотивация) трудовой активности сотрудников. Успешное выполнение плановых заданий – объект особого стимулирования и основание для взаимных расчетов создающие действенные мотивы для продуктивной и скоординированной деятельности всех участников процесса управления

6. Информационное обеспечение работников организации. Планы содержат важную для каждого участника его реализации информацию в целях, прогнозах, альтернативах , срокахпроведения работ.

Необходимость планирования состоит в определении:

• Конечных и промежуточных целей

• Задач, решение которых необходимо для достижения целей,

• Средств и способов решения задач

• Требуемых ресурсов, их источников и способов распределения.

В эффективно функционирующих организациях обычно достигается разумный компромисс между плановой директивой администрации и оперативной импровизацией менеджера. Обеспечивается он реализацией перечисленных принципов в плановой деятельности менеджера.

Результатом процесса планирования в организации является система взаимосвязанных плановых документов – планов.

План – основа деятельности организации любой формы собственности и размеров; содержит указания, кому, какую задачу и какое время решать, какие ресурсы нужно выделить на решение каждой задачи.

По форме планирование может быть:

• Перспективным (стратегическим): определение главных целей деятельности на период более 5 лет

• Среднесрочным: выбор средств для выполнения целей на период от 1 до 5 лет

• Текущим (оперативным): программа использования ресурсов на период от 1 года с детализацией по месяцам.

№ 25: Виды внутрифирменного планирования. Принципы планирования.

Виды планирования по срокам:

1. Долгосрочное осуществляется на срок более 5 лет и заключается в разработке перспективных целевых программ (стратегическое планирование)

2. Среднесрочное осуществляется на срок от года до 5 лет (различные программы)

3. Краткосрочное осуществляется на срок менее года (оперативные планы на день и др.)

Разновидности планов:

• (отделов). Используются при планировании на длительные сроки и в условиях неопределенности.

• Планы для повторяющихся действий регламентируют выполнение традиционных работ в стандартных условиях ( расписание движений поездов, самолетов), составляемых с учетом форсмажорных обстоятельств.

• Планы для неповторяющихся действий составляются для решения специфических проблем в конкретных сложившихся ситуациях.

Принципы планирования:

1. Участие в планировании максимального числа сотрудников позволяет повысить эффективность выполнения работы, т.к. учитываются их интересы, повышается удовлетворенность сотрудников работой;

2. Непрерывность: планы служат основой для дальнейшей работы

3. Гибкость: возможность корректировки планов в соответствии с изменяющимися условиями.

4. Экономичность: затраты на планирование значительно меньше получаемых выгод

5. Обеспечение работы необходимыми материальными и организационными ресурсами.

Методы планирования:

1). Бюджетный – табличный способ представления материала, отражающий поступление и перераспределение ресурсов по подразделениям и сферам деятельности

2). Балансовый – согласование поступлений и расходов за определенный период. Баланс – это таблица, в которой зафиксированы все источники и размеры доходов и расходов предприятия.

По содержанию баланс бывает:

• Отчетный (составляется по прошепьапдшему периоду деятельности)

• Плановый (определение размера доходов и расходов на будущий период

• Прогнозный (определяет вероятные объемы потребляемых и распределяемых ресурсов).

По виду ресурсов:

• Натурально-вещественный (движение материальных ресурсов в неденежном выражении)

• Стоимостный (движение денежных средств)

• Трудовой (движение трудовых ресурсов)

• Нормативный (норма поступления и затрат на единицу продукции)

Виды норм:

• Стоимостные нормы (учет финансовых потоков в денежном выражении)

• Натуральные нормы

• Нормы обслуживания

• Нормы времени

Математический метод опирается на использование математических моделей.Его суть заключается в составлении уравнений с переменными.

Графический метод – это образное представление возможных вариантов развития ситуации (уровень прибыли, изменение доли рынка и т.п.)

№26: Понятие стратегии, ее разработка и реализация.

Стратегия – установленная на достаточно длительный период совокупность норм, ориентиров, направлений, сфер, способов и правил деятельности, обеспечивающих рост и высокую конкурентную способность организации, укрепляющих позиции на рынке, повышающих способность к выживанию в конкретной ситуации.

Стратегия выступает не только в качестве инструмента обоснования, выработки и реализации долгосрочных целей и задач производственного, научно-технического, экономич., организационного и соц-го характера, не только как фактор, регулирующий деятельность организации до тех пор, пока намеченные цели и задачи не будут достигнуты, но одновременно и как средство связи предприятия с внешней рыночной средой.

Стратегия в той или иной форме присуща любой системе управления, хотя и будет отличаться спецификой в зависимости от ее типа – портфельная,, или корпоративная; конкурентная, или бизнес-стратегия;функциональная.. Исторически бизнес

Выделяются и три уровня стратегических решений.

• Корпоративные решения касаются деятельности предприятия в целом. Истоорически бизнес был однопродуктовым, затем наступила его диверсификация, поэтому данный уровень в насоящее время связан с управлением многопродуктовым предприятием.

• Основной целью портфельной стратегии является выбор тех подразделений, в которые следует направлять инвестиции. Главные моменты такой стратегии охватывают распределение ресурсов между подразделениями на основе портфельного анализа; диверсификацию производства с целью снижения хозяйственного риска и получения эффекта синергии; изменение организационной структуры корпорации; выработку единой стратегической ориентации подразделений.

• Конкурентные решения распространяются на хозяйственные подразделения предприятия. Цель их – обеспечить бизнес-план, показать, как предприятие будет конкурировать на конкретном товарном рынке, кому и по каким ценам будет продаваться продукция, как ее рекламировать, и т.д.

• Функциональные решения принимаются в интересах отделов и служб предприятия. Это стратегии производства, маркетинга, финансов, персонала, инноваций и т.д. Их цель – рациональное распределение ресурсов отдела, а также поиск эффективного поведения в рамках заданной функции.

• Корпоративная стратегия на предприятиях с одним видом деятельности будет совпадать с бизнес-стратегией.в свою очередь иерархическая структура управления предполагает, что корпоративная стратегия состоит из ряда бизнес-и функциональных стратегий.кроме того,стратегия высшего иерархического уровня выступает в качестве целой на более низком уровне.

Исходным пунктом формирования стратегии предприятия является, прежде всего, осознание его руководством невозможности сохранить и укрепить позиции фирмы, действующей в условиях перенасыщенного рынка, опираясь на традиционную политику. Отсюда следует переориентация методов управления развитием предприятия с опоры на уже достигнутые результаты, освоенные товары и используемые технологии на изучение ограничений, накладываемых внешней рыночной средой.

Основной акцент при разработке стратегии фирмы делается на анализе конкретных сегментов рынка для оценки благоприятного проникновения в намеченные сферы, их использования для укрепления своих позиций, а также конкурентоспособности. Учитываются также возможности успешной деятельности в том или ином секторе рынка, выпуска новых товаров, освоения прогрессивных технологий, направлений деятельности, зон хозяйствования. Итогом процедуры разработки стратегии организации является предварительный проект развития на перспективу. Включает выбор конкретных сфер рынка, на деятельность которых должна быть ориентирована фирма; определение источника и типа используемых ресурсов; составление перечня технологий, планируемых к пользованию; выбор способов, отраслей и направлений будущей деятельности, вида производимого продукта. В совокупности это и составляет стратегию организации.

№27: Организация как функция менеджмента, содержание, назначение, взаимосвязь с другими функциями менеджмента.

Организовать - значит создать некую структуру. Организация - это процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения его целей.

Чтобы планы были реализованы руководство должно найти эффективный способ сочетания планов, т.е. с оптимальным результатом.

Организация как процесс представляет собой функцию по координации многих задач: существует два основных аспекта организационного процесса:

1. Деление организации на подразделения соответственно целям и стратегиям.

2. Делегирование полномочий.

Делегирование, как термин, используемый в теории управления, означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

Ответственность представляет собой обязательство выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное разрешение. Важно осознать, что делегирование реализуется только в случае принятия полномочий, и собственно ответственность не может быть делегирована. Руководитель не может размывать ответственность, передавая ее подчиненному. Хотя лицо, на которое возложена ответственность за решение какой-либо задачи, не обязательно выполнять ее лично, оно остается ответственным за удовлетворительное завершение работы.

Полномочия представляют собой ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач.

Полномочия ограничены планами, процедурами, правилами и устными распоряжениями начальников, а также факторами внешней среды, например, законами и культурными ценностями.

Необходимо рассмотреть отношения между уровнями полномочий, которые проявляются в виде двух общих типов. Они обозначаются как линейные и аппаратные (штабные) полномочия, причем оба типа могут применяться в различных формах.

Линейные полномочия - это полномочия, которые передаются непосредственно от начальника к подчиненному и далее к другим подчиненным (Приложение В).

Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления организации. Процесс создания иерархии называется скалярным процессом. Поскольку полномочия распоряжаются людьми обычно передаются посредством скалярного процесса, результирующая иерархия называется скалярной цепью или цепью команд. Итак, результатом делегирования линейных полномочий является цепь команд.

Административный аппарат выполняет так много функций в современных организациях, что все их невозможно перечислить. Однако можно классифицировать штабной аппарат по двум или трем основным типам, учитывая функции, которые он выполняет. К трем типам аппарата относятся консультативный, обслуживающий и личный аппарат, который иногда рассматривается как вариант обслуживающего аппарата. Однако следует помнить, что на практике редко можно провести резкую границу между этими типами. Классификации консультативного, обслуживающего и личного аппаратов описывают штабной аппарат в соответствии с направлениями его использования.

Аппаратные (штабные) полномочия помогают организациям использовать специалистов без нарушения принципа единоначалия (Приложение Г). Штабные полномочия включают рекомендательные полномочия, обязательные согласования, параллельные и функциональные полномочия. Линейные руководители часто обладают аппаратными полномочиями в некоторых областях, а глава штабного аппарата обладает линейными полномочиями в отношении самого аппарата.

Ограничение нормы управляемости. Число работников, подчиняющихся непосредственно руководителю, составляет его норму управляемости. Если норма управляемости не будет соответствующим образом ограничена, возникнут путаница и перегрузка руководителя. Потенциальная возможность путаницы в полномочиях может быть уменьшена при помощи принципа единоначалия - работник должен получать непосредственные распоряжения только от одного начальника и отвечать только перед ним.

Делегирование редко бывает эффективным, если руководство не придерживается принципа соответствия, согласно которому объем полномочий должен соответствовать делегированной ответственности. Организационная структура - логически построенные взаимоотношения уровней управления и функциональных подразделений. Под структурой управления организацией понимается упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их развитие и функционирование как единого целого.

№28: Понятие, элементы и характеристики структуры управления организацией.

Структура управления - упорядоченная сов-ть связей между звеньями и раб-ками, занятыми решением управл. задач орг. системы. Сущ-ет 2 осн.вида: линейная и функциональная структуры ( все остальные – подвиды этих двух).

1. Линейная структура – сис-ма упр-ния с единоначалием на всех уровнях. Принцип построения – верт.иерархия. Преимущества: эф-ное исп-ние централ аппарата упр-ния, повышенный контроль, централизация и координация управл действий и увязка интересов управл подразделений. Недостатки: повышение времени управл решений, малая инициатива на подчиненных уровнях упр-ния, задержка роста квалификации мен-ров.

2. Линейно-штабная структура – линейная структура, дополненная специфическими подразделениями по подготовке управл решений. Эти подразделения не имеют нижестоящих уровней упр-ния, они не принимают решения, а делают анализ вариантов и последствий решений для конкретного рук-ля. Штабной аппарат делят на : консультативный,обслуживающий, личный аппарат(секретари). Преимущества: более глубокая и осмысленная подготовка управл. решений; свобождение линейных менеджеров от чрезмерной загрузки; возможность привлечения специалистов и экспер­тов в опр областях. Недостатки: недостаточно четкая ответственность, так как гото­вящий решение не участвует в его реализации; тенденция к чрезмерной централизации; сохранение высоких требований к высшему руко­водству, принимающему решения.

3. Функциональная структура – базируется на подчиненности по областям управл деят-ти. Каждый раб-к имеет право давать указания по вопросам, входящим в его компетенцию. Преимущества: эф-ть упр-ния вза счет высокой специализации персонала, централ контроль за стратег решениями, освобождение линейных менеджеров от решения многих специальных вопросов и расширение их воз­можностей по оперативному упр-нию произ-вом;

деференциация и делегирование текущих управл решений.Недостатки: трудности координации подразделений, узкам специализация персонала, ограниченная возм-ть для разв-я менеджеров.

4. Дивизионая структура – это разделение орг-ции на элементы и блоки по видам товаров или услуг, группам показателей или географ регионам. Пред-тие фактически функционирует как сов-ть нескольких субпред-тий. Потребность в применении дивизионной структу­ры возникла в связи с резким увеличением размеров пред­приятий, диверсификацией их деятельности, усложнением технологических процессов. Ключевыми фигурами в управлении организациями с данной структурой стано­вятся не рук-ли функциональных подразделений, а менеджеры, возглавляющие производственные подраз­деления. Преимущества: оперативное реагирование на изменение внеш условий, сближение стратег и текущих задач в произв структурах, ответ-ть в принятии решений, хорошие условия для роста генерал менеджеров , высокая степень координации в рамках одного дивизиона. Недостатки: внутр конкуренция за рес-сы и за квалиф управл персонал, сложность разделения расходов, трудность согласования интересов власти и стратег целей, различия в квалификации управл персонала в однотипных подразделениях.

5. Структура единого стратег бизнеса. Предусматривает концентрацию в произ структурах только линейных управл подразделений, необ-мых для обеспечения текущей произв деят-ти.

6. Матричная структура – создана на основании предыдущих двух. Для каждого управл подразделения вводится 2 рук-ля: один по произв профилю, второй – по функциональному. Преимущества: гибкое исп-ние огранич рес-сов, оперативность при адаптации к внеш условиям, высокий уровень квалификации менеджеров. Недостатки: сложность.

№29: Принципы и этапы формирования и изменения организационной структуры.

Организационное развитие – это мероприятия в области менеджмента, направленные на осуществление крупных изменений в организациях.

Организационное развитие – это плановый, управляемый и систематический процесс преобразований в области культуры, систем и поведения организации с целью повышения эффективности организации в решении ее проблем и достижении ее целей. В данном случае акцент делается на ОР как на плановый процесс в течение какого-то времени, который должен быть оправдан с точки зрения эффективности организации. Однако это определение все еще остается неполным.

Концепция ОР должна быть достаточно широкой, чтобы включать в себя не только подход в области поведения, но и другие подходы. В следующем определении идентифицированы все значимые аспекты ОР:

Специалисты выделяют три цели ОР – изменение отношения к работе, модификация поведения и стимулирование к изменениям в структуре и политике. Однако в общей стратегии ОР можно выделить ту или иную подцель. Например, если, по мнению администрации, структура организации является оптимальной, то в процессе ОР, возможно, будет предпринята попытка переобучить персонал, чтобы он воспринял эту структуру. Более того, концепция ОР должна включать в себя возможность использования программ, направленных на техническую подготовку персонала. Администрация может определить, что отношение к работе, поведение и структура отвечают интересам организации, однако основной персонал не обладает нужными навыками. Программы повышения квалификации работников являются существенным дополнением ОР.

Организационное развитие, согласно термину, используемому в современной практике менеджмента, имеет ряд отличительных характеристик:

1. Это планируемый и долгосрочный процесс.

Организационное развитие – это преобразование всех компонентов управленческого планирования: определения целей, планирования мероприятий, выполнения, контроля, внесения поправок по мере необходимости. Вследствие значимости предполагаемых и желаемых действий быстрый результат не предвидится: весь процесс может занять несколько лет.

2. Это процесс, ориентируемый на проблемы.

Процесс ОР пытается применять различные теории и научные исследования к решению проблем организации.

3. Это процесс, ориентирующийся на действия.

Организационное развитие концентрируется на достижениях и результатах. В отличие от подходов к преобразованиям, которые имеют тенденцию к описанию происходящих в организации перемен, ОР делает акцент на свершившихся фактах. В этом процессе используются услуги консультантов по преобразованиям. Процесс ОР требует содействия консультантов, оказывающих помощь организации в переориентации ее функционирования.

5. Этот процесс охватывает процессы обучения.

Главная особенность процесса ОР состоит в том, что он основывается на переподготовке персонала, являющейся одним из средств осуществления преобразований.

Этапы развития и кризисы роста компании по-другому можно назвать жизненным циклом организации. Несмотря на уникальность каждой компании, весь период ее существования можно разбить на основные этапы, через которые она проходит. Переход от одного этапа к другому связан с осуществлением изменений. Для того, чтобы облегчить проведение изменений и переход от одного этапа к другому, необходимо знать особенности каждого этапа в этой цепочке.

Переход от одного этапа к другому может осуществляться постепенно, или достаточно резко и болезненно, сопровождаясь кризисами. При этом меняются типы организационных структур и культур. Как показывают многочисленные исследования специалистов по организационному развитию, для тех организаций, которые имеют и реализуют планы роста, такие кризисы неизбежны, хотя при умелом управлении переменами и достаточно благоприятной внешней среде эти кризисы могут быть достаточно сглаженными и внешне не очевидными. Для того чтобы успешно управлять переменами в своей организации, менеджеры и консультанты, помогающие в осуществлении этих перемен, должны отчетливо представлять, какого рода кризисы или “подводные камни” могут их ожидать в процессе развития организации.

Грейнер выделяет пять этапов развития организации, для каждого из которых характерны свои кризисы (рис. 1.3.):

Этап 1: Творчество. (Творческая или хаотичная, “интуитивная” фаза роста):

На очень раннем этапе создания и роста организации часто ударение делается в очень сильной степени на “продукт”, его разработку и его рынок (рынки). Эта фаза творческой эволюции имеет свои особые характерные черты:

Общение между сотрудниками довольно интенсивно и носит скорее неформальный характер.

Долгие часы работы вознаграждаются сравнительно невысокими (средними) зарплатами, в придачу с надеждами или обещаниями будущей выгоды от участия в собственности.

Управление деятельностью подчинено имеющимся капитальным ресурсам и характеризуется постоянной связью с соответствующими рыночными нишами.

Этап 2: Направленный рост.

Пригласив на работу способного профессионального менеджера, организация, как правило, приобретает способность к направленному росту, стратегически определяемому учредителями. Однако при реализации стратегии во многом непосредственно руководящая роль отдается новому лидеру. Этот период также обладает своими характерными чертами.

Наличие функциональной организационной структуры с четко определенными ролями и должностными обязанностями;

Внедрение (или более активное использование) четкой системы учета и отчетности, в особенности, в отношении закупочных материалов, сырья, полуфабрикатов и т.п.;

Внедрение систем мониторинга и контроля, планирования бюджета и вырабатывания стандартов качества;

Коммуникации (формы общения) становятся более формальными и обезличенными;

Новый менеджер и его/ее ключевые помощники задают направление и берут на себя лидирующие роли, в то время как контролеры более низкого уровня в большей степени выполняют роли функциональных специалистов.

Этап 3: Рост через делегирование.

Следующая эра развития организации определяется приложениями и возможностями децентрализации организационной структуры. Мотивация улучшается на всех уровнях через делегирование полномочий и ответственности. Менеджеры децентрализованной оргструктуры, обладающие большей властью, способны быстрее отвечать на запросы клиентов, лучше адаптируя к их запросам и развивая свои продукты и качество рабочей среды.

Этап 4: Рост через координацию.

После того, как внедрены системы, позволяющие достичь высокую степень координации различных направлений деятельности компании, и топ-менеджеры взяли ответственность за инициирование и администрирование этими системами, начинается очередной этап роста организации – фаза роста через координацию. Характерными чертами этого этапа могут быть:

Внедрение и/или серьезный пересмотр формальных процедур планирования;

Найм (или обучение) специального корпоративного персонала для инициирования программ мониторинга и контроля;

Использование процедур тщательного мониторинга капитальных расходов;

Функционирование групп разработки новых продуктов как “индивидуальных центров затрат”;

Этап 5: Рост через сотрудничество.

Ответ на решение возникших проблем лежит в усилении межличностного сотрудничества. Социальный контроль и самодисциплина берут верх над формальным контролем, и значительное ударение делается на работу в командах и способность управлять межличностными конфликтами. Эта пятая фаза или этап роста через сотрудничество формирует более гибкие поведенческие подходы к менеджменту. Характерные черты этого этапа:

Фокус на решение проблем через командное взаимодействие менеджеров;

Команды комбинируются по кроссфункциональному принципу с целью решения конкретной проблемы (внедрение матричных организационных структур);

Снижение численности корпоративного персонала с его одновременным перераспределением по принципу комбинирования различных функциональных и специальных областей экспертизы. При этом от корпоративного персонала требуется выполнения функций консультирования, а не указывания;

Внедрение программ образования, повышения квалификации и саморазвития с целью совершенствования необходимых навыков и умений;

Информационные системы, работающие в режиме реального времени, внедряются в практику повседневной работы;

Инновациям и творчеству отдается самый высокий приоритет.

№30:Эволюция структур управления. Два основных подхода к формированию структуры управления организацией.

Организационная структура управления (ОСУ) - это внутреннее строение любой производственно-хозяйственной системы, то есть способ организации элементов в систему, совокупность устойчивых связей и отношений между ними. ОСУ является не только основой существования количественно определенной системы управления, но и формой, в рамках которой протекают изменения, зреют предпосылки для перехода системы в целом в новое качество

№31: Типы (виды) структур управления организацией и условия их эффективного использования. Тенденции структурных изменений.

По организационной структуре различают следующие организации: линейные, функциональные, линейно-функциональные, штабные, дивизионные, матричные, а также проблемно-ориентированные и программно-ориентированные.

Линейный вариант предполагает строгую вертикальную иерархию в управлении, которая существенно удлиняет путь от одного исполнителя к другому, но практически нейтрализует проблемы подчиненности.

Функциональная структура организации предполагает горизонтальное разделение обязанностей между подразделениями организации.

Линейно-функциональная структура предполагает сочетание первых двух структур в крупных организациях.

Штабная организационная структура предполагает, что решение руководителю готовит аппарат специалистов (штаб).

Дивизионная организационная структура предполагает, что помимо общих функциональных подразделений, обслуживающих всю организацию, существуют дивизионы, которые могут строиться: по продукту, по региону, по потребителю и т.д.

Проблемы дивизионной организации, в которой затруднено перераспределение различного рода ресурсов, во многом устранены в матричной структуре.

Для матричной структуры характерно активное переключение различного рода специалистов на те проекты, где потребность в них в данный момент времени максимальна. Преимущества: динамичность организационных схем. Недостатки: сложность её создания из-за потребности в высокой квалификации специалистов и их мобильности.

Проблемно-ориентированные структуры традиционно и перманентно направлены на решение определенной проблемы, на все более высоком уровне реализации и во все увеличивающихся масштабах.

Программно-ориентированные структуры создаются на время реализации определенных программ. Их структура определяется содержанием соответствующих программ.

№32: Контроль как функция управления. Цели и задачи управления.

Функция процесса управления «контроль» устанавливает степень соответствия принятых решений фактическому состоянию системы управления, реально достигнутых результатов и целей запланированным, выявляет отклонения и их причины. Как правило, контролируются не только количественные показатели, но и качественные. Контроль можно классифицировать:

• По объектам контроля (предметы труда, средства производства, условия труда и т.д.)

• По исполнителям

• По принимаемому решению

• По возможности дальнейшему использования объектов контроля

• По типу отношений

• По признаку открытости

• По масштабу

• По методике проведения

• По способу получения и обработки информации

• По степени мотивационной значимости и т.д.

Контроль подразделяется на текущий и заключительный. Контроль, осуществляемый на стадии хозяйственного процесса носит название текущего. Задача его – оперативное выявление и своевременное пресечение нарушений и отклонений, возникающих в процессе выполнения хозяйственных операций и производственных заданий. Заключительный контроль осуществляется после того , как работа выполнена. При этом полученные результаты сравниваются с предусмотренными. Целью этого вида контроля является установление правильности, законности и экономической целесообразности производимых работ и хоз.-х операций, вскрытии е недостатков и упущений в работе.

Можно выделить основные принципы, которыми следует руководствоваться при осуществлении контроля, это:

• Ориентация контроля на результаты

• Простота контроля

• Своевременность контроля

• Адекватность контроля контролируемой деятельности

• Гибкость контроля стратегическая направленность контроля

• Открытость контроля

• Экономичность контроля

• Эффективность контроля

№33: Технология и этапы контроля.

Функция процесса управления «контроль» устанавливает степень соответствия принятых решений фактическому состоянию системы управления, реально достигнутых результатов и целей запланированным, выявляет отклонения и их причины. Как правило, контролируются не только количественные показатели, но и качественные.

Можно выделить основные принципы, которыми следует руководствоваться при осуществлении контроля, это:

• Ориентация контроля на результаты

• Простота контроля

• Своевременность контроля

• Адекватность контроля контролируемой деятельности

• Гибкость контроля стратегическая направленность контроля

• Открытость контроля

• Экономичность контроля

• Эффективность контроля

Контроль выполняется в 4 этапа:

- на первом этапе устанавливаются стандарты, т.е. конкретные, поддающиеся измерению цели, имеющие временные границы

- на втором этапе путем сравнения показателей функционирования с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений

- на третьем этапе полученные результаты сравниваются с заданными стандартами

- на четвертом этапе определяется, какие действия необходимо принимать

Для осуществления контроля требуется учет выполнения всех планов, программ и заданий. Параметрами при этом могут быть количество, качество, затраты, исполнители и сроки.

Расход ресурсов желательно учитывать по всем видам ресурсов и товаров, стадиям жизненного цикла и подразделениям.

№34: Виды контроля.

Функция процесса управления «контроль» устанавливает степень соответствия принятых решений фактическому состоянию системы управления, реально достигнутых результатов и целей запланированным, выявляет отклонения и их причины. Как правило, контролируются не только количественные показатели, но и качественные.

Контроль можно классифицировать:

• По объектам контроля (предметы труда, средства производства, условия труда, документы, и т.д.)

• По исполнителям

• По принимаемому решению

• По возможности дальнейшего использования объектов контроля

• По типу отношений

• По признаку открытости

• По масштабу

• По методике проведения

• По способу получения и обработки информации

• По степени формализации (формальный или официальный и неформальный)

• По степени мотивационной значимости

• По объектам выполняемых операций ( однофункциональный и многофункциональный)

• По характеру (непрерывный и периодический)

• По количеству контролируемых величин (единичный или одномерный и множественный или многомерный)

• По степени охвата объектов контролем (сплошной или выборочный)

• По режиму контроля (усиленный, ускоренный, нормальный, и т.д.)

• По времени контроля

• По регулярности осуществления контроля

• По периодичности выполнения контрольных операций

• По уровню механизации (автоматизации)

• По стадиям жизненного цикла объекта.

Контроль также подразделяется на текущий и заключительный. Контроль, осуществляемый на стадии хозяйственного процесса носит название текущего. Задача его – оперативное выявление и своевременное пресечение нарушений и отклонений, возникающих в процессе выполнения хозяйственных операций и производственных заданий. Заключительный контроль осуществляется после того , как работа выполнена. При этом полученные результаты сравниваются с предусмотренными. Целью этого вида контроля является установление правильности, законности и экономической целесообразности производимых работ и хоз.-х операций, вскрытии е недостатков и упущений в работе.

№35: Правила контроля, негативные его проявления и оценка эффективности.

Функция процесса управления «контроль» устанавливает степень соответствия принятых решений фактическому состоянию системы управления, реально достигнутых результатов и целей запланированным, выявляет отклонения и их причины. Как правило, контролируются не только количественные показатели, но и качественные.

Можно выделить основные принципы, которыми следует руководствоваться при осуществлении контроля, это:

• Ориентация контроля на результаты

• Простота контроля

• Своевременность контроля

• Адекватность контроля контролируемой деятельности

• Гибкость контроля стратегическая направленность контроля

• Открытость контроля

• Экономичность контроля

• Эффективность контроля

С целью повышения эффективности контроля и снижения его отрицательного влияния на работников рекомендуется:

• Устанавливать осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками

• Устанавливать жесткие, но достижимые стандарты

• Избегать чрезмерного, излишнего контроля

• Поощрять за достижение стандартов.

Главные инструменты выполнения функции контроля – наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. В общем процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, т.к. по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов, норм, нормативов. Эффективно поставленный контроль обязательно должен иметь стратегическую направленность, ориентироваться на результаты, быть достаточно простым.

Для осуществления контроля требуется учет выполнения всех планов, программ, заданий. Параметрами при этом могут быть количество, качество, затраты, исполнители и сроки. Расход ресурсов желательно учитывать по всем видам ресурсов и товаров. Стадиям жизненного цикла и подразделениям

К учету предъявляются требования:

• Полнота сведений, т.е. ведение учета по всем элементам системы управления.

• Системность

• Простота

• Автоматизация на основе компьютерной техники

• Экономичность

• Преемственность

• Осуществление регулярного и качественного учета и контроля за функционированием си

№36: Мотивация как функция менеджмента: содержание, назначение, взаимосвязь с другими функциями.

Мотивация – ( от греч. Двигаю) – процесс побуждения себя и других людей к деятельности для достижения целей организации и личных целей.

Мотивация является результатом сложной совокупности потребностей. Для того чтобы мотивировать работников, руководителю следует определить их потребности, которые удовлетворяются через хорошую работу.

Методы управленческой мотивации можно разделить на:

• Методы экономической мотивации – зарплата, премия, льготы, проценты, участие в прибылях,доплата и др.,

• Методы соц. Мотивации – общественное признание, благодарность, восхищение, презрение, и т.д.

• Методы психологич. Мотивации – ощущение собственной значимости, безразличие, ущербность и т.д.

• Методы властной мотивации – повышение в должности, и т.д.

• Социально-психологические методы – повышение социальной активности, обмен опытом, критика и т.д.

• Метод вовлечения сотрудника в управление и прочие

Мотивацию можно рассматривать двояко, как:

• Определение и создание условий, причин, побуждающих к эффективному труду с учетом потребностей, психологии, поведения человека и группы;

• Процесс, начинающийся с физиологической или психологической нехватки или потребности, которая активизирует поведение или создает побуждение, направленное на достижение цели или получение вознаграждения.

Процесс мотивации можно представить в виде шести следующих одна за другой стадий:

• Возникновение потребности

• Поиск путей устранения потребности

• Определение целей (направления) действия

• Осуществление действия по удовлетворению потребности

• Получение вознаграждения за осуществление действия

• Удовлетворение, устранение потребности

Мотивы – это то, что вызывает определенные действия человека и находится «внутри» него, их можно классифицировать по следующим основаниям:

• По видам активности

• По времени проявления

• По видам потребностей человека

• По установкам личности

• По структуре

• По функциям

• По ведущему мотиватору.

Действия по мотивации должны включать экономическое и моральное стимулирование, обогащение самого содержания труда и создание условий для проявления творческого потенциала работников и их саморазвития. Осуществляя эту функцию, менеджеры должны постоянно воздействовать на факторы результативной работы членов трудового коллектива:

• Разнообразие работы по содержанию

• Рост и расширение профессиональной квалификации работающих

• Удобные гарфики работы

• Удовлетворение от полученных результатов

• Возможность проявление инициативы и осуществление самоконтроля

• Повышение ответственности работающих

• Продвижение по службе и т.д.

№37: Содержательные теории мотивации.

Мотивация как ф-ция м-та означает процесс стимулирования всех участников деят-ти орг-ции для достижения целей развития орг-ции. Мотивация как процесс осуществл. через через систему морального и материального стимулир. Потребность – ощущение дефицита, сопровождаемое стремлением его ликвидировать. Побуждение в мотивац. механизме- это проявленное стремление к удовлетв. осознанной пот-ти, т.е. мотивы целенаправл. деят-ти. Стимул- это внешняя причина, побуждающая чел-ка к действию, направленному на достижение цели. Оценка достижения рез-та ощущается чел-ком через вознаграждение.

Содерж. теории базируются на изучении потребностей человека и их роли в мотивации. К сторонникам такого подхода относят Абрахама Маслоу, Фредерика Герцберга и Дэвида Мак Клелланда. Потребность – недостаток в чем-либо, требующий удовлетворения.

В соотв. с теорией А. Маслоу все пот-ти чел-ка м.б. расположены в виде строгой иерархич. структуры.

1)основные п-ти (обеспечение питанием, одеждой, жильем)

2)п-ти в защищенности (стремление к безопасности и защите от рисков)

3)социальные п-ти (контакты, коммуникации)

4)п-ти признания (стремление к престижу и уважению

5)п-ть развития (стремление к самовыражению).

Первые две группы потребностей первичные, а следующие три вторичные. Первичные по своей природе врожденные, заложены на генном уровне, вторичные носят морально-психол. хар-р. осознаются с опытом. В силу разл. приобр. опыта втор. пот-ти различаются в большей степени, чем первичные. На структуры пот-тей чел-ка влияют: наследственность (талант, хар-р), влияние окружения (семьи, школы), степень обеспеченности, образованность, информир-ть, личный опыт, традиции общества, его ценности.

А. Маслоу установил, что чел-к испытывает одновремеено пот-ти различных уровней, но всегда п-ти к-то одного уроня будут доминировать. Кроме того, чел-к будет испытывать пот-ти более высокого уроня только после того, как в основном удовлетворит свои пот-ти более низкого уровня. П-ти нижних уровней требуют удовлетвор., и след, влияют на поведение чел-ка прежде, чем на мотивации начнут оказывать влияние п-ти более высоких уровней. М-р должен определить доминир. пот-ть каждого раб-ка и мотивировать эф-ть его работы, удовлетворяя эту пот-ть.

Д. Мак Клелланд разработал модель мотивации с акцентом на пот-ти высших уровней. Он установил связь м/у рез-тью работы людей и пот-ями причастности, власти, успеха. Развитие этих пот-тей и их удовлетвор. он считал главным фактором высокой продук-ти людей, экон. роста фирм и общества в целом.

Фр. Герцберг создал двухфакторную модель, выделив гигиенические факторы и мотивации. Гигиен. факторы: политика фирмы и администрации, условия работы, заработок, межличностные отношения, степень контроля за работой. Неполное удовл. гиг. факт. или их полное отсутствие ведет неуд-ть работой и стремление изменить ситуацию. Удовл. этой группы факторов в дост. полной мере создает нейтральную атмосферу в коллективе, кот. в основе явл. базисом для эффект. деят-ти в будущем. Гигиен. ф-ры связаны с окружающей средой, в кот. осуществл. сама работа. Мотивационные: успех, продвижение по службе, признание и одобрение результата, высокая степень ответственности, возможность творческого и делового роста. Ф-ры мотивации связаны с характером и сущностью самой работы. Недостат. мотиваторов не влечет за собой неудовл. трудом. Удовл. влечет к эффект. деят-ти. Эффект. деят-ть, удовлет-ть работой возможна при полном наличии гигиенич. факторов и мотивации.

По мнению А. Маслоу, после мотивации рабочий обязательно начинает лучше работать, по мнению Ф. Герцберга, рабочий начнет лучше работать только после того, как решит, что мотивация неадекватна.

№38: Процессуальные теории мотивации.

Пр. теории исходят из того, как появляются пот-ти, когда чел-к мотивирован к деят-ти, когда будет реализовывать свои п-ти, поведение людей определю не только потр-тями, а явл. также ф-цией их восприятия и ожиданий, связанных с данной ситуацией, и возм. последствий выбранного типа поведения.

Теория ожиданий Врума базируется на том, что при наличии активной п-ти чел-к приступит к действиям только в том случае, если будет оценивать вер-ть получения рез-та достаточно высоко. В противном случае чел-к к действию не приступит. Сопоставляются затраты труда с рез-тами, рез-ты с вознаграждением, а вознагр. оценивается в соответствии с удовлетворением (валентностью).

Т.о. мотивация = З-Р*Р-В*Валентность

Валентность – предполагаемая степень относительного удовлетворения, возникающая в следствие получения определенного вознаграждения. Т.е. ожмидание того, что усилия приведут к желаемому рез-ту, ожид. . что рез-ты повлекут за собой вознагражд. , ожид., что вознагр. будет иметь достаточную ценность. Чтобы стимулы были сильные, м-ры должны учить подчин. получать требуемые рез-ты и создавать для этого все необх. усл., устанавливать непосредств. связь м/у рез-тами труда и вознагражд. подч., изучать пот-ти подч., чтобы знать, какие вознагражд. имеют для ни ценность.

• Теория справедливости базируется на том, что люди субективно определяют отношение вознагражд. к затраченным усилиям и затем соотносят его с вознаг. др. людей, выполнявших аналогичную работу. При этом формируется представл. о справедливости получ. возн., а след. и уровень мотивации чел-ка к эф. труду. Люди могут восстановить баланс или чувство справедливости.либо изменив уровень затрач. усилий, либо пытаясь изменить уровень получ. вознагражд. М-ры должны разъяснять сотрудникам принципы оплаты, чтобы каждый видел, за счет чего он может увеличить уровень свои доходов.

• Модель Портера-Лоулера – комплексная теория, включающая в себя как эл-ты теории ожиданий, так и теории справед-ти. Согласно модели, достигнутые рез-ты зависят от 3 переменных:затрач. усилий (3), способностей и характерных особ-тей чел-ка(6), а также от осознания своей роли в процессе труда (5). Уровень затрачив. усилий в свою очередь зависит от ценности вознагр.(1) и того, насколько ощутима связь м/у затратами усилий и возможн. вознагражд. (2). Достижение требуемого уровня рез-ности(4) может повлечь внутр. вознагражд.(7а), такие как чувство удовлетвор. от выполненной работы, самоуважение, чувство компетентности, а также внешние вознаг.(7б), такие как похвала рук-ля, премия, продвижение по службе. Удовлетворение (9) – это рез-т внешних и внутр. вознагр. с учетом их справедливости (8). Удовл-ние явл. мерилом того, насколько ценно возн. на самом деле (1). Эта оценка будет влиять на восприятие человеком будущих ситуаций. Элементы теории ожидания здесь проявляются в том, что раб-к оценивает вознагр. в соответствии с затрач. усилиями и верит в то, что это вознагр. будет адекватно затраченным им усилиям. Элементы теории справедливости проявляются в том, что люди имеют собственное суждение по поводу правильности или неправ-ти вознагр. по сравн. с др. сотрудниками и соответственно и степень удовлетворения. Важный вывод из модели- результативный труд ведет к удовлетворению.

№39:Система мотивации персонала организации.

Для влияния на мотивацию работников наиболее эффективной является следующая система мероприятий: наказания и поощрения, в том числе включающие доплаты к заработной плате для стимулирования здорового образа жизни работников, специальные индивидуальные вознаграждения, социальная политика организации как важнейший инструмент экономического стимулирования в следующих формах:

1) денежные формы: выплаты на приобретение собственности и имущества компании; оплачиваемое временное освобождение от работы; оплачиваемое рабочее время при сокращенном предпраздничном дне; оплата обучения сотрудников; оплата и предоставление учебных отпусков лицам, совмещающим работу с обучением в соответствии с трудовым законодательством; денежное вознаграждение, предоставляемое в связи с личными торжествами, круглыми датами трудовой деятельности или праздниками (денежные суммы или подарки); дополнительные компенсационные выплаты (например, компенсация на проезд по железной дороге в период очередного отпуска); дотации на питание в столовых организации; оплата коммунальных услуг в служебном жилье; оплата счетов мобильной связи при подключении по корпоративному тарифу; оплата проезда к месту работы и по городу; прогрессивные выплаты за выслугу лет; выплаты нескольких должностных окладов при выходе работника на пенсию; корпоративные пенсии;

2) материальные неденежные формы: предоставление в пользование служебного автомобиля; пользование социальными учреждениями организации; пользование домами отдыха, детскими оздоровительными лагерями (для детей сотрудников) по льготным путевкам; предоставление на льготных условиях мест в детских дошкольных учреждениях; приобретение продукции, производимой организацией, по ценам ниже отпускной; вознаграждения, связанные с изменением рабочего места, повышением технической оснащенности и комфортности рабочего места; обеспечение возможностей отдыха работников;

3) нематериальные формы: совершенствование организации труда и управления, повышение в должности, расширение полномочий, увеличение власти, предоставление лучшего места за столом на совещании и гарантий сохранности рабочего места, заключение долгосрочных трудовых договоров, обеспечение возможности прямого общения с высшим руководителем, проведение общефирменных мероприятий, предоставление вознаграждений-признательностей, вознаграждений, связанных с высокой оценкой статуса сотрудника, письменных и устных поощрений.

Кроме высокополезного для компании и приятного для работников отдыха, именно в разнообразных корпоративных праздниках, как и в прочих корпоративных коллективных мероприятиях, возможно сплочение работников организации, развитие командного духа, формирование позитивной культуры организации.

№40: Система информационного обеспечения управления.

Основные функции процесса управления персоналом, выполняемые на различных иерархических уровнях системы управления организацией, сводятся к выработке и обоснованию управленческих решений, контролю за их выполнением. Поэтому управление персоналом представляет собой информационный процесс, включающий получение, анализ и обработку, хранение, использование, наращивание информации.

Информационное обеспечение службы управления персоналом – это совокупность реализованных решений, касающихся объема, размещения и форм организации информации, обращающейся в службе управления персоналом при ее функционировании. Оно включает в себя: оперативную, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации, системы документации унифицированные и специальные.

Информация должна быть:

комплексной – отражать все стороны деятельности службы (техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную);

оперативной – получение информации должно протекать одновременно с процессом, происходящим в системе, соответствовать возникающим потребностям в точных сведениях;

систематичной – требуемая информация должна поступать постоянно;

достоверной – информация должна соответствовать фактически происходящим процессам и основываться на проведенных замерах или расчетах, анализе.

Информационное обеспечение службы управления персоналом структурно подразделяется на следующие группы.

1. Внемашинное информационное обеспечение представляет собой совокупность сообщений, сигналов, документов, воспринимаемых человеком непосредственно. Оно включает: систему классификации и кодирования информации; систему управленческой документации; систему организации, хранения и внесения изменений в документацию. В этой сфере обмен информацией реализуется в виде движения документов от субъекта к объекту управления (приказы, распоряжения, устав и т. д.), от объекта к субъекту (отчеты, справки по кадровым вопросам, записки, информацию о текущем или прошлом состоянии объекта). Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления (при помощи стандартов, положений, регламентов, приказов), формализовать информацию, представить ее в виде документов установленной формы.

2. Внутримашинное информационное обеспечение включает: массивы данных, формирующие ин телях; систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Информационное обеспечение компании должно соответствовать следующим организационно-методическим требованиям: минимальное дублирование информации в информационной базе; сокращение числа форм документов; возможность обработки на компьютерах информации, содержащейся в документах (внемашинная сфера) и во внутримашинной сфере; определенная избыточность информационного обеспечения, что дает возможность различным пользователям получать информацию с разной степенью конкретизации.

№41: Коммуникации: основные понятия, значение для организации и факторы, влияющие на эффективность.

Понятия информации и коммуникации взаимосвязаны, но коммуникация включает и то, как передается. Деятельность любого руководителя связана с выполнением след. Процедур и операций:

• Получение, проверка, обработка информации

• Разработка, реализация решений

• Контроль и корректировка их выполнения

• Систематизация и хранение данных по выполненным решениям.

Основным способом реализации этой деятельности является осуществление коммуникаций (от лат. «разделяемое всеми»)

Система коммуникаций весьма сложна и включает много разновидностей. Вертикальные коммуникации предполагают обмен информацией между уровнями и в рамках самой организации. При этом выделяются коммуникации по восходящей снизу вверх (мастер-начальник цеха-директор) и по нисходящей сверху вниз (директор-начальник цеха-мастер).

Горизонтальные коммуникации осуществляются между подразделениями одной организации (торговый отдел-планово-экономическая служба-бухгалтерия) либо отдельными исполнителями, а также с деловыми партнерами (фирмами, компаниями и др.).

Классификация коммуникаций:

• По направленности: вертикальные и горизонтальные

• По виду отправителя:формальные, слухи, неформальные

• По средствам передачи информации: вербальные, документированные, с помощь. Технических средств, невербальные

• По виду получателя: внешние деловые партнеры, учреждения, организации, внутрифирменные

Коммуникации в организации выполняют след. Функции:

• Информативные – передача истинных или ложных сведений, предоставление необходимой информации для принятия решений, предоставление необходимой информации для принятия решений.

• Мотивационные – побуждение работников к исполнению и улучшению работы путем убеждения, внушения, просьб и т.д.

• Контрольные – отслеживание поведения работников различными способами на основе иерархии и формальной соподчиненности

• Экспрессивные – способствование эмоциональному выражению чувств, переживаний, отношения к происходящему; удовлетворение соц. – х потребностей.

Эффективность коммуникаций различная:данные зарубежных исследований показывают , что результативность горизонт. Связей достигает 90%, вертик-х 25, исполнители способны реализовать свои функции, располагая лишь 5той частью предназначенной им информации.

Причин недостатков в коммуникациях множество: недопонимание важности общения, ошибочную установку сознания (безразличие), погрешности в формировании сообщения, недостатки памяти людейи др.

Все многообразие причин неэффективных коммуникаций условно можно разделить на 2 группы: зависящие от «отправителя» информации(некачественное построение сообщения,погрешности логики сообщения, недостатки организации обратной связи, недостаточная убедительность) и связанные с ее» получателем»(неправильная установка сознания, пренебрежение фактами, непонимание важности сообщения, слабая память, отсутствие внимания и интереса).

Затрудняют коммуникации также предвзятые представления людей, отвергающие новые идеи в силу их новизны, кажущейся с первого взгляда сомнительной.

№42 Коммуникационный процесс: элементы и этапы.

Коммуникационный процесс - обмен информацией между двумя или более людьми.

Основная цель коммуникации - достичь понимания обмениваемой информации, т.е. сообщения. Но сам по себе факт обмена информацией еще не гарантирует, что процесс был успешным. Вам, конечно, доводилось сталкиваться с примерами неэффективных коммуникаций с друзьями, родственниками или коллегами. Чтобы лучше понять суть этого процесса и то, чем определяется его эффективность, необходимо иметь представление о том, из каких этапов он состоит.

Процесс коммуникации включает четыре базовых элемента:

1) Отправитель - лицо, генерирующее идею либо отбирающее информацию для передачи.

2) Сообщение - собственно информация, закодированная в символы.

3) Канал - средство передачи информации.

4) Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое ее интерпретирует.

В ходе коммуникации отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи так, чтобы обе стороны одинаково поняли исходную идею. Это трудно, поскольку на каждом этапе смысл идеи может быть искажен и даже полностью утрачен. Вот эти этапы:

1) Генерирование идеи.

2) Кодирование и выбор канала.

3) Передача.

4) Декодирование.

1) Генерирование идеи

Коммуникации начинаются с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую важную идею или сообщение надо донести. К сожалению, многие такие попытки дают сбой уже на первом этапе, поскольку отправитель не уделяет достаточного времени обдумыванию идеи. Важность данного этапа подчеркивает К. Дэвис: «Неудачно составленное сообщение не улучшат ни глянцевая бумага, ни громкоговоритель. Девиз данного этапа - «Не начинай говорить, не начав думать».

2) Кодирование и выбор канала

Прежде чем передать идею, отправитель должен закодировать ее в определенные символы: слова, интонацию и жесты (язык тела). Именно такое кодирование превращает идею в сообщение.

Он должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. Самыми известными из них являются устная речь, письмо и электронные средства: компьютеры, электронная почта, видеозаписи и видеоконференции. Если канал не подходит для физической формы выбранных символов, передача невозможна.

3) Передача

На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или ряда идей). Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие ошибочно принимают за процесс коммуникаций как таковой. Но ясно, что передача является лишь одним из важных этапов, через которые необходимо пройти одному человеку, чтобы донести идею до другого.

4) Декодирование

Получив сообщение, получатель декодирует его. Декодирование - это процесс перевода символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют для получателя такое же значение, он правильно поймет, что имел в виду отправитель, формулируя идею. Если реакции на идею не требуется, процесс коммуникации на этом можно считать завершенным.

Обратная связь

Обеспечивая обратную связь, отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Получатель становится отправителем - он проходит через все этапы процесса коммуникации и доносит свою реакцию до отправителя, который в данном случае играет роль получателя.

№43: межличностные коммуникации.

Барьеры в межличностных коммуникациях. Межличностный обмен информацией связан с необходимостью преодоления межличностных барьеров в: 1) восприятии; 2) семантике; 3) обмене невербальной информацией; 4) некачественной обратной связи; 5) недостаточной внимательности.

Межличностные коммуникации подразумевают не только общения сотрудников организации, ни и обмен информации с отдельными представителями (поставщик, клиент, банк) и социальными группами (потребители) внешней среды организации.

Эффективность межличностных коммуникаций зависит от степени преодоления барьеров:

1) Восприятие

Люди реагируют не на то, что в действительности происходит в их окружении, а на то, что воспринимается как происходящее. Может происходить:

– неправильная интерпретация информации

– неправильный выбор информации вследствие различных основ суждений

– непринятие или неправильное принятие информации, противоречащей опыту и установкам личности

2) Семантика

Семантика – это изучает способ использования слов и значения, передаваемые словами. Различное значение символов для разных людей может привести к неправильному декодированию и интерпретации информации. Значения символов зависит от контекста фразы. Особенно это относится к жаргонным, двусмысленным и сленговым словам или определениям, имеющим широкое значение.

Значительные семантические барьеры возможны при общении людей разных национальностей, социальной среды, возраста, образования и т.д.

3) Обмен невербальной информацией

В невербальной коммуникации используются любые символы, кроме слов. Зачастую невербальная передача происходит одновременно с вербальной и может усиливать или изменять смысл слов. Еще одна разновидность невербальной коммуникации формируется тем, как мы произносим слова. Имеются в виду интонация, модуляция голоса, плавность речи и т.п. Как и семантические барьеры, культурные, социальные, национальные, возрастные и пр. различия при обмене невербальной информацией могут создавать значительные преграды для понимания.

4) Некачественная обратная связь

Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли ваше сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который вы изначально ему придали.

5) Плохое слушание

Эффективная коммуникация возможна, когда человек одинаково точен, отправляя и принимая сообщения. Необходимо уметь слушать. Особенно это качество важно для менеджеров низшего и среднего звена, осуществляющих коммуникацию «верхов» и «низов» организации.

Способы совершенствования межличностного общения:

– систематическое обдумывание, анализ и полное пояснение идеи перед ее передачей

– создание максимально комфортных условий для говорящего в момент передачи или восприятия идеи (устранение помех, сдержанность, сопереживание, раскрепощение, задавание вопросов)

– восприимчивость к семантическим проблемам

– отслеживание своей и чужой интонации, жестов, поз и т.п. в момент общения

– излучать эмпатию и открытость (эмпатия – внимание к чувствам других людей, стремление понять и проникнуться их состоянием, честная попытка увидеть ситуацию «чужими глазами»)

– добиваться усиления обратной связи (задавать вопросы по вами сказанному, заставить повторить сказанное, отслеживать невербальные символы непонимания или несогласия, проведение политики «открытых дверей»)

№44: Организационные коммуникации.

Кроме межличностных коммуникаций в организации существуют пути формального обмена информацией.

Для эффективного управления организацией необходимо устранять следующие барьеры в организационных коммуникациях:

– Искажение сообщений, происходящее вследствие:

а) сознательного искажения смысла в чьих-то интересах

б) фильтрации (передача неполной, упрощенной информации, изменение адресности информации и т.д.)

в) утаение части информации вследствие несовпадения статусов (начальству говорят только хорошее и т.д.)

– Информационные перегрузки, приводящие к потере или упрощению части информации

– Неудовлетворительная структура организации, проявляющаяся в:

а) большом количестве уровней управления

б) отсутствии прямых каналов обмена информацией

в) отсутствии функциональных связей между подразделениями

г) наличии конфликтов между работниками и группами

Способы совершенствования информационных коммуникаций:

– Регулирование информационных потоков

– Управленческие действия по совершенствованию обмена информацией

– Организация и улучшение системы обратной связи

а) перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов

б) опрос работников – Разработка системы сбора предложений

а) ящики по сбору предложений

б) телефонная линия

в) специальная группа рабочих и управленцев

– Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации

– Использование современных информационных технологий (автоматизация производства и управления)

№45: Понятие, структура и сущность организационной структуры.

Организационная структура – состав, взаимосвязи, соподчиненность совокупности организационных единиц (подразделений) аппарата управления, выполняющих различные функции менеджмента.

Первые организационные структуры появились еще до нашей эры в армии. С момента образования организационную модель имела церковь. И сам управленческий термин «иерархия» пришел к нам из церкви. (Например, в православной церковной иерархии существует три уровня: епископство, священство, диаконство.)

Организационная структура – форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления, направленный на достижение целей организации.

Элементы организационной структуры:

• самостоятельное структурное подразделение – административно обособленная часть, выполняющая одну или несколько функций менеджмента;

• звено управления – одно или несколько подразделений, которые необязательно обособлены административно, но выполняют определенную функцию менеджмента;

• управляющая ячейка – отдельный работник управления или самостоятельное структурное подразделение, выполняющее одну или несколько специальных функций менеджмента.

Построение организационной структуры базируется на функциях менеджмента и определяется принципом первичности функции и вторичности органа управления, имея характер пирамиды, т.е. содержит несколько уровней управления (рис. 5.2).

Уровни управления:

Совет директоров

Ген. Директор

Директора служб

Начальники отделов

Руководители групп

Непосредств. исполнители

Чем выше уровень управления, занимаемый руководителем, тем меньше его работники заняты решением конкретных технических задач и тем больший удельный вес в структуре рабочего дня работников занимает решение вопросов по оценке перспектив развития производства, выработке тактики и стратегии управления.

Иерархичность организационной структуры обеспечивает ей устойчивость, способствуя ликвидации возможных конфликтных ситуаций в аппарате управления.

Структура управления характеризуется наличием связей между ее элементами:

• горизонтальные связи носят характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми;

• вертикальные связи – это связи подчинения, которые возникают при наличии нескольких уровней управления, вертикальные связи бывают линейными и функциональными (см. разд. 5.3).

Структуры управления должны отражать цели и задачи организации, функциональное разделение труда и объем полномочий работников управления с учетом ограничений внутренней и внешней среды. Попытки слепо копировать структуры управления, действующие успешно в других организациях, обречены на провал, если условия работы различны.

Построение структуры в организационном менеджменте осуществляется с учетом требований:

экономичность;

адекватность;

адаптивность;

гибкость;

динамизм;

специализация;

пропорциональность;

оптимальность;

оперативность;

надежность.

Принципы организационного менеджмента:

сочетание централизованного руководства с широкой самостоятельностью и инициативой коллектива;

системный подход;

управляемость;

соответствие субъекта и объекта менеджмента;

адаптация;

профессиональная регламентация;

правовая регламентация.

№ 46:основные признаки и функции организационной культуры.

Под организационной культурой понимается система коллективно разделяемых ценностей, символов, убеждений, образцов поведения членов организации, выдержавших испытание временем. Культура придает единообразие совместным действиям людей, формирует общую для всех психологию.

К основным признакам организационной культуры относятся:

• отражение в миссии организации ее основных целей;

• направленность на решение инструментальных (т.е. производственных в широком смысле) задач организации или личных проблем ее участников;

• степень принятия риска;

• мера соотношения конформизма и индивидуализма;

• предпочтение групповых или индивидуальных форм принятия решений;

ь степень подчиненности планам и регламентам;

ь преобладание сотрудничества или соперничества среди

участников;

ь преданность или безразличие людей по отношению к организации;

ь ориентация на самостоятельность, независимость или подчиненность;

ь характер отношения руководства к персоналу;

ь ориентация на групповую или индивидуальную организацию труда и стимулирования;

ь ориентация на стабильность или изменения;

ь источник и роль власти;

ь средства интеграции;

ь стили управления, отношения между работниками и организацией, способы оценки работников.

Культура обычно вырабатывается и изменяется в процессе человеческой деятельности. Люди, взаимодействуя друг с другом, со временем формируют и развивают нормы и взаимные Ожидания, которые оказывают сильное влияние на их дальнейшее поведение. Эти процессы также могут быть обусловлены внешним влиянием, в том числе и целенаправленным. Извне на организационную культуру оказывают воздействие социальное и деловое окружение, национально-государственный и этнический факторы.

Культура организации содержит как субъективные, так и объективные элементы. К первым относятся верования, ценности, ритуалы, табу, образы и мифы, связанные с историей организации и жизнью ее основателей, принятые нормы общения. Объективные элементы отражают материальную сторону жизни организации. Это, например, символика, цвета, удобство и оформление интерьеров, внешний вид зданий, оборудование, Мебель и пр.

По отношению к организации культура выполняет ряд важных функций.

1. Охранная функция состоит в создании барьера, ограждающего организацию от нежелательных внешних воздействий. Она реализуется через различные запреты, «табу», ограничивающие нормы.

2. Интегрирующая функция формирует чувство принадлежности к организации, гордости за нее, стремление посторонних лиц включиться в нее. Это облегчает решение кадровых проблем.

3. Регулирующая функция поддерживает необходимые правила и нормы поведения членов организаций, их взаимоотношений, контактов с внешним миром, что является гарантией ее стабильности, уменьшает возможность нежелательных конфликтов.

4. Адаптивная функция облегчает взаимное приспособление людей друг к другу и к организации. Она реализуется через общие нормы поведения, ритуалы, обряды, с помощью которых осуществляется также воспитание сотрудников. Участвуя в совместных мероприятиях, придерживаясь одинаковых способов поведения и т. п., люди легче находят контакты друг с другом.

5. Ориентирующая функция культуры направляет деятельность организации и ее участников в необходимое русло.

6. Мотивационная функция создает для этого необходимые стимулы.

7. Функция формирования имиджа организации, т.е. ее образа в глазах окружающих. Этот образ является результатом непроизвольного синтеза людьми отдельных элементов культуры организации в некое неуловимое целое, оказывающее, тем не менее, огромное воздействие, как на эмоциональное, так и на рациональное отношение к ней.

№47: Власть и влияние: основные понятия, типы власти.

Влияние - это «любое поведение одного индивида, которое вносит изменения в поведение, отношения, ощущения и т.п. другого индивида». Конкретные средства, с помощью которых одно лицо может влиять на другое, могут быть самыми разными: от просьбы, высказанной шепотом на ухо, до приставленного к горлу ножа. В условиях организации таким «ножом» могла бы быть угроза увольнения.

Власть - это возможность влиять на поведение других.Власть и влияние, инструменты лидерства являются фактически единственными средствами, которыми располагает руководитель для разрешения подобных ситуаций. Если руководитель не обладает достаточной способностью, чтобы влиять на тех, от кого зависит эффективность его деятельности, он или она не сможет получить ресурсы, необходимые для определения и достижения целей через других людей. Т.о. власть, хотя часто и неправильно используемая, является необходимым условием успешной деятельности организации.

По определению Маслоу основные потребности следующие: физиологические потребности, потребность в защищенности. Социальные потребности, потребности в уважении и самовыражении.

Все формы влияния побуждают людей исполнять желания другого человека, удовлетворяя неудовлетворенные потребности или препятствуя их удовлетворению или они побуждают исполнителя ожидать, что потребность будет или не будет удовлетворена в зависимости от поведения исполнителя. Строят предположения относительно того, что может произойти, если они будут себя образом. Видя именно такое поведение, человек начинает представлять в уме воздействие его или ее поведения на состояние его или ее потребностей. А руководитель также представляет эффект своего влияния на поведение будущего исполнителя. В результате руководитель и исполнитель усваивают схожую или несхожую манеру поведения на будущее. [1]

Власть руководителя может принимать разнообразные формы. Так, по классификации Френча и Рейвена она имеет 5 основных форм:

1. Власть, основанная на принуждении. Исполнитель верит, что влияющий имеет возможность наказывать таким образом, который помешает удовлетворению какой-то насущной потребности или вообще может причинить какие-то другие неприятности.

2. Власть, основанная на вознаграждении. Исполнитель верит, что влияющий имеет возможность удовлетворить насущную потребность или доставить удовольствие.

3. Экспертная власть. Исполнитель верит, что влияющий обладает специальными знаниями, которые позволяют удовлетворить потребность.

4. Эталонная власть. Характеристики и свойства влияющего настолько привлекательны для исполнителя, что он хочет быть таким же, как влияющий.

5. Исполнитель верит, что влияющий имеет право отдавать приказания и что его долг подчиняться им.

Эти основы власти являются инструментом, с помощью которого менеджер может заставлять подчиненных исполнить работу, но и они же являются средствами, которые могут быть использованы неформальным лидером, обладающим авторитетом, чтобы помешать достижению целей организации. [2]

2.1 ВЛАСТЬ, ОСНОВАННАЯ НА ПРИНУЖДЕНИИ. ВЛИЯНИЕ ЧЕРЕЗ СТРАХ

Власть посредством принуждения, влияние через страх - так представляют себе власть люди, критикующие ее. Страх, как правило, создает образы насилия: заряженный пистолет, угроза пытки, поднесенный к лицу кулак.

Методика принуждения, как правило, сопутствует власти во всех случаях, когда человеку действительно что-то нужно, и он уверен, что другой способен отобрать это у него. Яркий пример этого «что-то» - своя собственная жизнь или жизнь любимого человека. Но есть множество примеров, имеющих менее экстремальные свойства. Многие люди испытывают острейшее беспокойство по поводу того, что они могут лишиться защищенности, любви или уважения. Поэтому даже в тех ситуациях, где насилие не присутствует, страх является распространенной причиной того, почему люди - сознательно или бессознательно - разрешают на себя влиять. В кн.: «Брокеры власти» Дейвид Кипние говорит: «Отдельные личности осуществляют власть путем принуждения, опираясь на силу, риторические способности, а также возможность оказать или не оказать эмоциональной поддержки другим людям. Это дает таким людям средства наносить физические увечья, запугивать, унижать или отказывать в любви другим».

2.2 ВЛАСТЬ, ОСНОВАННАЯ НА ВОЗНАГРАЖДЕНИИ. ВЛИЯНИЕ ЧЕРЕЗ ПОЛОЖИТЕЛЬНОЕ ПОДКРЕПЛЕНИЕ

Обещание вознаграждения - один из самых старых и часто самых эффективных способов влияния на других людей. Власть, основанная на вознаграждении, оказывает влияние через положительное подкрепление подчиненного с целью добиться от него желаемого поведения. Исполнитель не сопротивляется этому влиянию, потому что он или она в обмен на выполнение того, что хочет руководитель, ждет получения вознаграждения в той или иной форме. В контексте мотивационной теории ожидания исполнитель представляет, что имеется большая вероятность получения прямого или косвенного вознаграждения, которое удовлетворит активную потребность и что он или она способны сделать то, чего желает руководитель.

2.3 ХАРИЗМА

Харизма - это власть, построенная не на логике, не на давней традиции, а на силе личных качеств или способностей лидера. Власть примера или харизматическое влияние определяется отождествлением исполнителя с лидером или влечением к нему, а также от потребности исполнителя в принадлежности и уважении. В противоположность безличному «должностному» влиянию традиции, харизматическое влияние - целиком личное. Даже, невзирая на то, что исполнитель и лидер никогда не встречались, представление исполнителя, его отношения с лидером строятся почти на равных. Исполнитель может вообразить, что у него или у нее много общего с лидером. На уровне подсознания исполнитель также ждет, что подчинение, возможно, сделает его похожим на лидера или, по крайней мере, вызовет к нему уважение. Вот некоторые характеристики харизматических личностей:

1. Обмен энергией. Создается впечатление, что эти личности излучают энергию и заряжают ею окружающих их людей.

2. Внушительная внешность. Харизматический лидер необязательно красив, но привлекателен, обладает хорошей осанкой и прекрасно держится.

3. Независимость характера. В своем стремлении к благополучию и уважению (в их понимании) эти люди не полагаются на других.

4. Хорошие риторические способности. У них есть умение говорить и способность к межличностному общению.

5. Восприятие восхищения своей личностью. Они чувствуют себя комфортно, когда другие выражают им восхищение, нисколько не впадая в надменность или себялюбие.

6. Достойная и уверенная манера держаться. Они выглядят собранными и владеющими ситуацией.

Люди чаще испытывают влияние тех, кто обладает восхищающими их чертами характера и кто является их идеалом, похожими на которого они хотели бы быть. Такие харизматические личности часто участвуют в рекламах, чтобы повлиять на людей и побудить их купить продукты или воспользоваться услугой. Руководитель, слывущий харизматической личностью, также может иметь и использовать власть примера. Руководители часто служат примером поведения для подчиненных. Это может быть подражание стилю поведения и манерам руководителя. Джон П. Коттер отмечает: «Как правило, чем больше руководитель является для кого-то идеалом, тем больше он или она проявляют уважение к этому руководителю». Надлер, Хэкман и Лоулер считают, что «уважаемому и обожаемому линейному руководителю было бы достаточно власти примера: подчиненные слушались бы его потому, что любят его и отождествляют себя со своим начальником.

№48: Этика, власть и современное управление.

В сердцевине проблемы социальной ответственности находятся личные ценности, общие убеждение относительно добра и зла. Люди, полагающие, что «организации должны максимизировать прибыль, подчиняясь закону», скорее всего, придадут высокую ценность максимизации прибыли, эффективности и жесткому следованию закону и низкую ценность – альтруизму. Такие люди считают, что организация ведет себя правильно и является социально ответственной, пока ее действия отвечают данной системе ценностей. Чтобы сделать выбор в пользу правильного поведения, важно иметь начальное представление об этике. Этика имеет дело с принципами, определяющее правильное и неправильное поведение.

Однако этика бизнеса затрагивает не только проблему социально ответственного поведения. Она сосредоточена на широком спектре вариантов поведения управляющих и управляемых. Более того, в фокусе ее внимания – и цели, и средства, используемые для их достижения теми и другими. Например, почти все американцы, скорее всего, сочтут, что неэтично давать чиновнику взятку ради получения контракта. В этом случае неэтично средство. Представим, однако, что речь идет о контракте на закупку шкур котиков, используемых на производство одежды. Некоторые люди, для которых защита животных стоит на высоком месте, могут считать, что использование котиковых шкур неэтично, даже если их можно получить, не давая взятки. Здесь неэтичной является цель. Действия руководителей или рядовых работников, нарушающие закон, также следует рассматривать как неэтичные.

Помимо старших руководителей, часто демонстрирующих неэтичное корпоративное поведение, любое лицо организации может также действовать неэтично. Рассмотрим следующие ситуации. Вы агент по закупкам, и один из поставщиков, с которым вы ведете дела, предлагает вам ящик хорошего вина. Принять ли вам его? Вы видите, как некоторые ваши коллеги ведут междугородние разговоры по личным вопросам. Следует ли вам делать тоже самое? Следует подчеркнуть, что в этих примерах нет речи о нарушении закона, однако, соответствующие действия могут быть расценены многими как неправильные.

Повышение показателей этичности поведения.

Организации предпринимают разные меры в целях повышения характеристик этичности поведения руководителей и рядовых работников. К таким мерам относятся разработка этических нормативов, создание комитетов по этике, проведение социальных ревизий и обучение этичному поведению.

Этические нормативы описывают систему общих ценностей и правила этики, которых, по мнению организации, должны придерживаться ее работники. Этические нормативы разрабатываются с целью описания целей организации, создания нормальной этической атмосферы и определения этических рекомендаций в процессах принятия решений.

Комитеты по этике. Некоторые организации создают постоянные

комитеты для оценки повседневной практики с точки зрения этики. Почти все члены таких комитетов – руководители высшего уровня. Некоторые организации не создают таких комитетов, но нанимают специалистов по этике бизнеса, называемого адвокатом по этике. Роль такого адвоката – выработка суждений по этическим вопросам, связанным с деятельностью организации, а также выполнения функции «социальной совести» организации.

Социальные ревизии предложены для оценки и составления отчетов о социальном влиянии действий и программ организации. Сторонники социальной ревизии полагают, что отчеты такого типа могут свидетельствовать об уровне социальной ответственности организации. Хотя некоторые компании пытались воспользоваться принципами социальной ревизии, но проблемы измерения прямых издержек и выгод от реализации социальных программ пока не решены.

Обучение этичному поведению. Еще один подход, используемый организациями для повышения показателей этичности поведения, - обучение этичному поведению руководителей и рядовых работников. При этом работников знакомят с этикой бизнеса и повышают их восприимчивость к этическим проблемам, которые могут перед ними возникнуть. Встраивание этики как предмета в курсы обучения бизнесу на университетском уровне является еще одной формой обучения этичному поведению, благодаря чему обучающиеся начинают лучше понимать эти проблемы.

Согласно исследованию Центра Этики бизнеса, « корпорации гораздо более озабочены этикой сегодня, чем в прошлом, они предприняли конкретные шаги по внедрению этики в свою практику». При этом ежедневные газеты изобилуют примерами неэтичного поведения работников организаций любого типа; однако, мы полагаем, что сами организации не испытывают недостатка в противоположных примерах этичных действий своих сотрудников. Продолжая внедрять различные программы и методы, описанные выше, и добиваясь, чтобы руководители высокого уровня служили ролевыми моделями надлежащего этичного поведения, организации должны иметь возможность повысить свои этические стандарты.