Как учесть недостачи, выявленные при приемке материалов

При приемке материалов, поступивших от поставщика, может быть обнаружена недостача как в пределах величин, предусмотренных в договоре поставки, так и сверх предусмотренных величин.

Сумму недостачи в пределах величин, предусмотренных в договоре поставки, учтите по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей":

Дебет 94 Кредит 60

- отражена недостача в пределах величины, предусмотренной договором.

Сумма недостачи в пределах предусмотренной договором величины списывается на те же счета, на которых учитываются фактически полученные материалы:

Дебет 10 Кредит 94

- списана недостача в пределах величины, предусмотренной договором.

Сумму недостачи сверх предусмотренной договором величины отразите по дебету счета 76 субсчет "Расчеты по претензиям":

Дебет 76 субсчет "Расчеты по претензиям" Кредит 60

- отражена недостача сверх предусмотренной договором величины.

Поступления средств в счет удовлетворения претензий отражайте по кредиту счета 76 субсчет "Расчеты по претензиям":

Дебет 50 (51, 52)

Кредит 76 субсчет "Расчеты по претензиям"

- поступила сумма по признанной (присужденной) претензии.

Прочее поступление материалов

Организация может изготовить материалы (тару, запасные части и прочие ценности) собственными силами. Поступление таких материалов отразите в учете записью:

Дебет 10 Кредит 20 (23)

- оприходованы материалы, изготовленные основным (вспомогательным) производством организации.

При оприходовании материалов, внесенных в качестве вклада в уставный капитал, сделайте проводку:

Дебет 10 Кредит 75-1

- оприходованы материалы, внесенные учредителем в качестве вклада в уставный капитал.

Материалы могут быть переданы вашей фирме безвозмездно. В учете сделайте запись:

Дебет 10 Кредит 98-2

- оприходованы материалы, полученные безвозмездно.

Такие материалы отражают в учете по рыночным ценам, действующим на дату их оприходования.

При списании в производство материалов, полученных безвозмездно, сделайте запись:

Дебет 20 Кредит 10

- списаны в производство материалы;

Дебет 98-2 Кредит 91-1

- стоимость материалов, списанных в производство, отражена в составе прочих доходов.

Документальное оформление поступивших материалов

Материалы могут поступить в организацию от поставщиков, из собственного производства, а также в результате списания основных средств.

Если на склад поступили материалы без соответствующих документов (счетов-фактур, накладных), составляют акт по форме N М-7.

Если количество и качество поступивших материалов совпадают с данными, указанными в товаросопроводительных документах поставщика, оформляют приходный ордер (форма N М-4).

Приходный ордер (форма N М-4) оформляют в одном экземпляре в день поступления материалов на склад.

Материалы приходуют в тех единицах измерения, которые указаны в сопроводительных документах поставщика (штуках, килограммах, погонных метрах и т.д.).

Если материал поступает в одних единицах измерения, а расходуется в других, то его приходуют сразу в двух единицах измерения.

Оформленный приходный ордер передают в бухгалтерию вместе с товаросопроводительными документами поставщика. Бухгалтер должен заполнить в ордере графу "Корреспондирующий счет".

Ордер хранят в бухгалтерии в течение пяти лет.

Пример

15 апреля ЗАО "Актив" получило от ОАО "Стройинвест" 10 000 штук кирпича марки М-150 и 15 000 штук кирпича марки Н-230.

Стоимость одного кирпича составляет:

марки М-150 - 29,5 руб. (в том числе НДС - 4,5 руб.);

марки Н-230 - 41,3 руб. (в том числе НДС - 6,3 руб.).

Кирпич был оплачен платежным поручением N 114 и получен по накладной N 15.

Приходный ордер будет заполнен так:

Типовая межотраслевая форма N М-4

Утверждена постановлением Госкомстата

России от 31.10.97 N 71а

Приходный ордер N  15

────────

┌─────────┐

│ Коды │

├─────────┤

Форма по ОКУД│ 0315003 │

├─────────┤

Организация ЗАО "Актив" по ОКПО│ 40062011│

──────────────────────────────────── └─────────┘

Структурное подразделение склад

──────────────────────

┌──────────┬───────┬─────┬──────────────────┬─────────────┬──────────────┬───────────┬───┐

│Дата │Код ви-│Склад│ Поставщик │ Страховая │Корреспон- │Номер до- │ │

│составле- │да опе-│ ├─────────────┬────┤ компания │дирующий счет │кумента │ │

│ния │рации │ │наименование │код │ ├─────┬────────┼──────┬────┤ │

│ │ │ │ │ │ │счет,│код ана-│сопро-│пла-│ │

│ │ │ │ │ │ │суб- │литичес-│води- │теж-│ │

│ │ │ │ │ │ │счет │кого │тель- │ного│ │

│ │ │ │ │ │ │ │учета │ного │ │ │

├──────────┼───────┼─────┼─────────────┼────┼─────────────┼─────┼────────┼──────┼────┼───┤

│15.04.2005│ 01 │ 3 │ ОАО │ 27 │ ЗАО │10-6 │ 12 │ 15 │ 114│ │

│ │ │ │"Стройинвест"│ │"Страхование"│ │ │ │ │ │

└──────────┴───────┴─────┴─────────────┴────┴─────────────┴─────┴────────┴──────┴────┴───┘

┌─────────────────────┬──────────┬─────────────┬─────┬──────────┬─────────┬──────────┬─────┬──────┐

│ Материальные │ Единица │ Количество │Цена,│Сумма без │ Сумма │ Всего │Номер│Поряд-│

│ ценности │ измерения│ │руб. │ учета │НДС, руб.│ с учетом │пас- │ковый │

├──────────────┬──────┤ │ │коп. │НДС, руб. │ коп. │ НДС, руб.│порта│номер │

│наименование, │номен-│ │ │ │ коп. │ │ коп. │ │по │

│ сорт, размер │клату-├───┬──────┼──────┬──────┤ │ │ │ │ │склад-│

│ марка │рный │код│наиме-│по до-│ при- │ │ │ │ │ │ской │

│ │номер │ │ нова-│кумен-│ нято │ │ │ │ │ │карто-│

│ │ │ │ ние │ ту │ │ │ │ │ │ │теке │

├──────────────┼──────┼───┼──────┼──────┼──────┼─────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────┼──────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │ 12 │

├──────────────┼──────┼───┼──────┼──────┼──────┼─────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────┼──────┤

│кирпич М-150 │112345│796│ шт. │10 000│10 000│25-00│250 000-00│45 000-00│295 000-00│ - │ 128 │

├──────────────┼──────┼───┼──────┼──────┼──────┼─────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────┼──────┤

│кирпич Н-230 │112346│796│ шт. │15 000│15 000│35-00│525 000-00│94 500-00│619 500-00│ - │ 129 │

├──────────────┼──────┼───┼──────┼──────┼──────┼─────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────┼──────┤

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├──────────────┼──────┼───┼──────┼──────┼──────┼─────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────┼──────┤

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├──────────────┼──────┼───┼──────┼──────┼──────┼─────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────┼──────┤

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├──────────────┼──────┼───┼──────┼──────┼──────┼─────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────┼──────┤

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

└──────────────┴──────┴───┴──────┴──────┼──────┼─────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────┴──────┘

Итого │25 000│ Х │775 000-00│139500-00│914 500-00│

└──────┴─────┴──────────┴─────────┴──────────┘

Принял зав. складом Иванов А.Н. Иванов

───────────── ───────────── ──────────────────────

должность подпись расшифровка подписи

Сдал кладовщик Антонов А.Н. Антонов

───────────── ───────────── ──────────────────────

должность подпись расшифровка подписи

Акт о приемке материалов (форма N М-7) составляют, если их количество или качество не совпадает с данными, указанными в сопроводительных документах поставщика, либо отсутствуют расчетные документы поставщика.

Форма акта утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а.

Акт оформляет специальная комиссия, назначенная приказом руководителя. В состав комиссии должно входить не менее трех человек.

Акт составляют в двух экземплярах:

- один экземпляр вместе с сопроводительными документами на материалы передают в бухгалтерию;

- второй - в подразделение организации, работники которого должны подготовить претензионное письмо поставщику.

При необходимости к акту могут быть приложены квитанции транспортной организации о весе груза; пломбы от тарных мест, в которых обнаружена недостача; другие документы, которые свидетельствуют о недостаче.

Акт подписывают все члены комиссии и материально ответственный работник, принявший поступившие ценности. Руководитель организации должен утвердить акт.

Оформленный акт передают в бухгалтерию вместе с товаросопроводительными документами поставщика. Бухгалтер должен заполнить на 3-й странице акта графу "Корреспондирующий счет".

Акт о приемке материалов должен храниться в архиве организации пять лет.