Лабораторная работа № 9 Подготовка отчетов средствами Microsoft Access

Цель работы

изучить назначение и особенности создания отчетов; приобрести практический опыт разработки отчетов для вывода данных из таблиц; приобрести практический опыт использования сортировки и группировки данных в отчетах, получения требуемой детализации данных в конечном документе.

^{Содержание отчета}

1. Название и цель работы.

2. Постановка задачи по варианту.

3. Описание построения отчета (режим, уровни группировки, вид макета, итоги, стиль).

4. Вид отчета (в режиме Конструктора и Предварительного просмотра).

5. Окно БД, вкладка Отчеты (список созданных отчетов).

6. Список контрольных вопросов и ответов на них.

7. Выводы.

8. Список использованных источников.

^{Контрольные вопросы}

1. Назначение отчетов, их отличия от форм и таблиц.

2. Виды и особенности стандартных отчетов.

3. Структура отчета в MS Ассеss.

4. Изменение свойств элементов отчета.

5. Группировка и сортировка записей в отчетах.

^{Порядок выполнения работы}

1. Автоотчет в столбец.

На основе запроса «02 Исходные данные» сформировать Автоотчет в столбец (рис. 9.1).

Рис. 9.1. Макет Автоотчета в столбец (в режиме Конструктора)

В режиме Конструктора выполнить дополнительное форматирование:

• заголовок отчета «Автоотчет в столбец»;

• названия полей написать шрифтом Times New Roman Cyr, 12 пт, синим цветом;

• данные вывести шрифтом Courier New Суг, 10 пт, красным цветом.

Выровнять данные по левому краю.

Сохранить отчет с именем Автоотчет в столбец.

2. Автоотчет ленточный.

На основе запроса «Запрос с расчетами» сформировать Автоотчет ленточный.

В режиме Конструктора выполнить дополнительное форматирование:

• заголовок отчета – «Табличный отчет»;

• для названий полей использовать шрифт Arial Cyr, 12 пт, полужирный, синего цвета;

• данные вывести шрифтом Arial Cyr, 12 пт, курсив, черного цвета.

Выровнять данные по левому краю.

Сохранить отчет с именем Автоотчет ленточный.

3. Подробный итоговый отчет.

В режиме Мастера отчетов на основе запроса «13 Расчеты» сформировать подробный итоговый отчет.

В отчет включить все поля запроса.

Группировать данные по полю Фамилия (для варианта 3 по полю Название фирмы).

Подсчитать сумму и среднее по группам, а также общий итог и среднее значение по всем группам.

Результаты вывести в денежном формате или с точностью 2 знака после запятой.

Название отчета – «Подробный итоговый отчет».

Сохранить отчет с именем Подробный итоговый отчет.

4. Почтовые наклейки.

В режиме Мастера почтовых наклеек сформировать как разновидность отчета адресные этикетки для почтовой рассылки.

Размер наклейки, тип наклейки выбрать самостоятельно.

Макет наклейки должен включать поля (рис. 9.2):

• Почтовый индекс;

• Страна, Населенный пункт;

• Почтовый адрес;

• Фамилия, Имя, Отчество.

Рис. 9.2. Формирование макета почтовой наклейки

Сохранить отчет с именем Почтовые наклейки.

В режиме Конструктора отформатировать поле с фамилией – шрифт Arial, 10 пт, красного цвета, полужирный, курсив, с подчеркиванием.

6. Для отчета подготовить распечатку окна БД, вкладка Отчеты (список созданных отчетов в режиме таблицы – Вид/Таблица).

7. Оформить отчет о выполнении работы.