20. Создание новой базы данных в субд Access.

Перед тем как создавать таблицы базы данных и фактически вводить в них данные, необходимо создать файл базы данных. Существует два способа:

1. создать пустую базу данных с нуля;

2. создать новую базу данных, основанную на шаблоне базы данных.

Создание пустой базы данных.

1. Запустить MSAccess.

2. Выбрать пункт Новая база данных.

3. Ввести имя нового файла (если необходимо сначала создайте новую папку);

4. Когда готовы создать, щелкнуть на кнопке Создать, появится окно новой базы данных.

Типы объектов, которые содержит БД, это: Таблица, Запросы, Формы, Отчеты.

Таблица.В таблице сохраняются данные, которые размещаются по строкам и столбцам. Строка – запись, столбец – поле. БДAccessможет хранить до 32768 таблиц и каждая таблица может содержать до 255 полей.

Запросы.Служат для отбора данных пользователем по заданным условиям.

Результат запроса представляет собой динамический набор записей. При внесении изменений в динамический набор записей базовая таблица будет автоматически изменена. БД может сохранить до 32768 запросов, причем один запрос может ссылаться на 32 таблицы.

Формы.Форма представляет собой созданный пользователем бланк для отображения на экране отдельных записей.

Отчеты.Отчет используется для представления данных, которые необходимо вывести на печать в нужном виде.

Создание БД с помощью шаблона.

Доступны такие шаблоны, как Вопросы, задачи и др. Преимуществом является то, что мастер создания БД создает для новой БД таблицы, формы, отчеты. Мастер также устанавливает связи между различными таблицами.

Для создания из шаблона необходимо:

1. Выбрать пункт Локальные шаблоны;

2. Появится диалоговое окно Локальные шаблоны.

3. Щелкните на пиктограмме шаблона, который хотите использовать;

4. Введите имя файла и щелкните на кнопке Создать.

21. Создание таблиц данных в субд Access.

1. Создание таблицы с помощью шаблона.

1. Выбрать вкладку Создание и затем Шаблоны таблиц.

2. Появятся доступные шаблоны.

3. Выберите шаблон, появится таблица с полями.

4. Далее можно вводить данные.

2. Создание таблицы с помощью конструктора.

В режиме конструктора создается структура таблицы, т.е. создается список полей, которые будут в таблице. Также выбирается тип данных для каждого поля.

Правило имени поля:имя должно быть до 64 символов, может содержать буквы, цифры и пробелы. Нельзя использовать: точки, восклицательный знак, $, %, #.

Чтобы создать таблицу в режиме конструктора необходимо:

1. Выбрать вкладку Создание и затем Конструктор таблиц.

Новая таблица откроется в режиме Конструктора, где описывается структура создаваемой таблицы.

Имя поля

Тип данных

Описание

2. Введите имя первого поля и нажмите Enter.

3. Когда перейдете в столбец Тип данных, в правом конце ячейки появится кнопка со стрелочкой, показывая, что это раскрывающийся список.

4. Столбец описание вводить не обязательно.

Чтобы правильно задавать типы данных создаваемым полям, необходимо знать об отличиях разных типов данных, доступных для назначения поля. При создании поля необходимо назначить ему тип, чтобы программа знала как обрабатывать содержимое поля.

СУБД имеет следующие типы данных:

• текстовый– вводится любой текст или числа, не требующие проведения расчетов. Максимальное число знаков – 255 знаков, по умолчанию – 50;

• числовой– числовые данные, используемые для проведения расчетов;

• Дата/время– даты и время, относящиеся к годам с 100 до 9999;

• Денежный;

• Счетчик и др.

Выбор типа данных, одновременно определяет набор дополнительных свойств. Каждый тип может иметь свои свойства, где указываются поля, которые будут индексироваться. Эти свойства появляются в нижней половине диалогового окна в области Свойства поля (размер поля, формат поля, число десятичных знаков и т.д.).

После описания структуры нужно перейти в режим непосредственного ввода данных в таблицу.

3. Создание таблицы в режиме таблицы.

Для создания необходимо:

1. Выбрать вкладку Создание и затем Таблица. Появится новая таблица.

2. Чтобы ввести имена полей, щелкните на любом заголовке и ввести имя.

3. Можно начинать ввод данных.