38. Орг. Формы д о: телефонный разговор и совещание.

Деловое совещание - способ открытого коллективного обсуждения проблем группой специалистов.

Во время совещания между подчиненными и руководителем происходит обмен информацией, принимаются управленческие решения.

На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссы, приобретают культуру общения и т.п.

Для некоторых предприятий деловое совещание - это единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Для руководителя деловое совещание - возможность показать свой талант менеджера.

Основные задачи, которые можно решить с помощью деловых совещаний:

· Развитие и укрепление политики предприятия и проведение ее в жизнь;

· Интеграция мероприятий всех отделов и служб с учетом общих целей фирмы;

· Выявление и расчет коллективных результатов;

· Коллективное решение проблем с учетом обучающего эффекта.

Классификация деловых совещаний. Деловые совещания представляют собой вид организации труда. Существует определенная классификация совещаний, которая зависит от следующих основных признаков:

По значению:

- вырабатывающие и принимающие решения;

- разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;

- подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;

- оперативные (диспетчерские);

По периодичности (частоте) поведения:

- Разовые;

- Регулярные;

- Периодические;

По количеству участников:

- узкий состав (до пяти человек);

- расширенные (до двадцати человек);

- представительные (свыше двадцати человек);

По степи стабильности состава участников совещания:

- с фиксированным составом;

- с приглашенными по списку, составленному для каждого совещания;

- комбинированные;

По принадлежности:

- общественных организаций;

- административные;

- научные и научно-технические;

- объединенные.

Телефонные переговоры.

Исследования показывают, что менеджеры различных предприятий тратят на телефонные переговоры от 4 до 27% рабочего времени.

Построение любого телефонного разговора состоит из четырех обязательных элементов:

· Взаимного представления;

· Введения собеседника в курс дела;

· Обсуждение ситуаций;

· Заключительного слова.

Необходимые для ведения телефонного разговора материалы должны быть подобраны заранее.

39. Орг. Формы д о: публичное выступление.

Публичное выступление - это живое действие говорящего человека, которое осуществляется в контакте с тем или иным сообществом, с группой людей.

Подготовка выступления

На этом этапе важно определить:

Тему выступления. Она должна выражать главную мысль, которую вы хотите донести до своих слушателей.

Цель выступления. Она должна выразить смысл и направленность действий выступающего. Например, вы хотите дать определенную информацию, способную привлечь внимание слушателей. Либо вы хотите настроить их на решение некоторой важной задачи.

Содержание выступления. Вы накапливаете и преподносите публике определенный материал, знания, сведения, которые обладают актуальностью (востребованы сегодня), не повторяют известное, а имеют признаки новизны. Ваш материал должен быть обоснован сильными доводами, опираться на факты. Разумеется, содержание вашего выступления должно соотноситься с интересами и профессиональными ориентирами слушателей.

Форму изложения материала. Свое выступление вы можете преподносить в форме доклада, либо в виде презентации, рекламной акции, речи, деловой реплики. В любом случае избранная форма должна представлять собой организованный и сгруппированный материал, способный содействовать концентрации внимания слушателей на значимых в профессиональной среде вопросах.

В создании привлекательного для аудитории имиджа существенную роль играют следующие факторы.

1. "Визуалыюсть", т.е. внешняя привлекательность личности оратора. Она складывается главным образом из манеры поведения оратора в аудитории (мимика, жесты, позы, походка) и манеры одеваться, причесываться, умения пользоваться косметикой. Первоначальное достаточно стойкое впечатление о человеке складывается за первые 90 секунд. Он оценивается не по тому, что собой

Что касается мимики и жестов, то здесь недопустима ни одна из крайностей. Их отсутствие создает впечатление скованности, "зажатости" лектора, неуверенности в себе, не позволяет установить хороший контакт с аудиторией. В то же время действует обратная зависимость: чем выше профессионализм и социальный статус человека, тем более сдержан он в мимике и жестах. Голос. Спокойная речь усиливает сосредоточенность слушателей, создает впечатление знающего, уверенного в себе человека. Избегайте монотонности. Повышайте и понижайте голос.

2. Установление и поддержание контакта с аудиторией. Перед началом выступления необходима психологическая пауза в 15—20 секунд. Если ее нет, то контакт с аудиторией установить чрезвычайно трудно.

Улыбка, Она может быть разной: улыбка-благодарность, улыбка-понимание, улыбка-радость, улыбка-одобрение, улыбка-признательность и т.д.

При общении с одним или несколькими собеседниками чаще обращайтесь к ним по имени. •

3. Завоевать расположение аудитории может человек, умеющий улавливать настроение людей, их ожидания, искренне сопереживающий их нуждам.

Если вам возражают, то пропустите реплику мимо ушей;

задайте встречный вопрос;

4. Язык выступления— визитная карточка оратора. Лаконичность, точность, выразительность языка способствуют удержанию внимания аудитории, лучшему понимаю ею проблемы. Пространственные рассуждения, многословность. наводят скуку.

Для того чтобы оратор мог удержать внимание слушателей в течение всего времени выступления, оно должно

быть содержательным;

пробуждать творческие способности слушателей;

быть композиционно и логически организованным (выводы не преподносятся в готовом виде, а слушателей подводят к ним);

соответствовать теме, месту и аудитории;

факты или идеи должны излагаться в противопоставлении и сопоставлении всех "за" и "против";

акцентировать внимание на основных моментах путем повторения, но каждый раз в новой, оригинальной форме;