- •Лекция 7 "Обработка текстов редактором ms Word 2010"
- •1. Пакет прикладных программ Microsoft Office 2010.
- •2. Текстовый редактор ms Word 2010
- •3. Интерфейс программы ms Word 2010
- •4. Редактирование текста и сервисные операции
- •5. Правила подготовки современных документов
- •6. Термины и определения
- •7. Типовые тестовые задания
- •Литература
5. Правила подготовки современных документов
Это вопросы делопроизводства (начиная с полей страницы документа), шаблоны документов (бланки, письма), виды оформления (стиль, шрифт, размер, форматирование), приемы работы с текстом (замены, сноски, списки, орфография, тезаурус), использование колонтитулов (верхний и нижний, нумерация страниц, подписи) и макрокоманд (их создание, хранение и применение).
Для большинства пользователей подготовка текстов и документов начинается с вопроса "Как правильно их готовить?". Начальные правила звучат так:
Не перегружайте страницу документа.
Проявляйте последовательность в использовании шрифтов и не используйте более трех шрифтов в одном тексте.
Не увеличивайте без необходимости интервал между строками.
Уменьшайте интервал между строками в заголовке, если там все буквы заглавные.
Не переносите слова в заголовке.
Не выравнивайте ширину строки в заголовках (или в строках, набранных крупным шрифтом).
При выводе на лазерный принтер не печатайте текст на темном фоне либо поверх иллюстраций.
Используйте спецэффекты только в подходящих для этого случаях.
Нажимайте на клавишу Enter только тогда, когда Вы хотите создать или начать новый абзац в тексте или когда нужно вставить пустую строку. Не нужно использовать эту клавишу в конце каждой строки (Word сам переносит слова на новую строку при достижении границы области печати).
Используйте для форматирования текста и придания документу хорошего внешнего вида мощное средство - характеристики и свойства абзаца.
Не делайте в документе более одного пробела подряд. Вместо этого используйте табулятор. Для установки разных характеристик бумаги в одном документе создавайте разделы документа через механизм "разрывов" и т.д.
6. Термины и определения
Вставка объектов – это способ внедрения в документ Word объектов, созданных в другой инструментальной среде.
Графические объекты - это рисунки, фотографии, диаграммы и т.п.
Дескриптор - одно слово или словосочетание, заменяющее в определенном контексте множество связанных по смыслу слов и словосочетаний, выражающих одну и ту же мысль.
Документ - информационное сообщение в бумажной, звуковой или электронной форме, оформленное по определенным правилам (стандартам), заверенное в установленном порядке.
Документ – материальный объект, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленную установленным порядком и имеющую в соответствии с действующим законодательством правовое значение.
Документ - любой самостоятельный файл, созданный в редакторе Word и получивший при сохранении уникальное имя, с помощью которого он будет использоваться в дальнейшем.
Документ - файл, созданный в редакторе Word и имеющий все атрибуты документа.
Документооборот - система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа.
Заголовок - стиль абзаца, в котором размер шрифта больше размера шрифта обычного текста.
Источник бумаги – приспособление (как верхний лоток для бумаги), подающее бумагу в принтер.
Исходный документ - документ, в котором был создан связанный или внедренный объект.
Конечный документ - документ, в который вставляется упакованный объект, связанный или внедренный объект. Для внедренного объекта такой документ иногда называют документом-контейнером.
Офис - место, где совершаются деловые операции персоналом предприятия, облеченным доверием и властью принимать управленческие решения.
Редактор формул – редактор MS Equation 3.0, встроенный в Word.
Система делопроизводства и документооборота электронных документов - комплексное применение компьютеров в управленческой деятельности для обращения, хранения, поиска и отображения информации, позволяющее свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей информации.
Составной документ – это документ, в котором связанные между собой фрагменты имеют разные типы и создавались в разных приложениях или программах.
Страница – документ, снабженный уникальным адресом, который можно открыть и посмотреть с помощью программы просмотра.
Стиль - набор различных форматов, определяющих вид фрагмента документа при применении данного стиля.
Таблица в документе – это табличное задание данных в документе.
Тезаурус - нормативный словарь, в котором понятие определяется логически упорядоченным множеством синонимичных или близких по значению слов.
Текст - последовательность символов, слов и предложений, построенная в соответствии с законами языка.
Форматирование - способ приведения документа или его фрагмента к определенному виду.
Шаблон - стандартный бланк, используемый для создания других документов.
Электронный документ - документ в электронной форме: закодированное и переданное в информационную систему электронное сообщение, все реквизиты которого заверены и оформлены в соответствии с нормативными требованиями.
Электронный документооборот - система документооборота, в которой обращаются электронные документы в стандартизованной форме и на основе принятых в системе регламентов.
Электронный офис - офис, в котором автоматизированы рабочие места сотрудников, что позволяет совершать все деловые операции на основе безбумажной технологии (в электронной форме).