книги2 / 228

Данный процесс необходим для определения подходов к планированию и выполнению операций по управлению рисками проекта.

16.Идентификация, качественный и количественный анализ рисков. Данный процесс необходим для определения рисков, описания их

характеристик (документирование), установления иерархии (приоритета) и анализа их возможного воздействия на общие результаты (цели) проекта. В масштабных проектах в отдельную группу процессов выделяют планирование реагирования на риски, что предполагает разработку плана повышения возможностей и снижения рисков и угроз целям проекта.

17.Планирование закупок.

Данный процесс необходим для определения, того, что, как и когда следует приобрести в рамках проекта.

18.Планирование контрактов.

Данный процесс необходим для определения и документирования требований (например, для технических заданий) к продуктам, услугам, качеству, результатам, а также для поиска потенциальных продавцов.

Группа процессов исполнения

Процессы исполнения можно разделить на основные (собственно процесс исполнения плана проекта) и вспомогательные:

подготовка и распределение необходимой для участников проекта информации с требуемой периодичностью;

регулярная оценка исполнения проекта на предмет соответствия принятым стандартам качества;

постоянный сбор рекомендаций, отзывов, предложений, заявок и т. д.;

оценка предложений, выбор поставщиков и подрядчиков и заключение контрактов;

контроль исполнения контрактов поставщиками и подрядчиками;

развитие команды проекта.

Группа процессов исполнения предполагает объединение всех ресурсов для выполнения плана. Она включает процессы, используемые для осуществления работ, означенных в плане управления проектом в целях выполнения требований проекта. Первый вопрос, на который следует ответить: какие из процессов нужны для конкретного проекта с точки зрения достижения планируемых результатов (целей и задач проекта)?

Группа процессов исполнения одна из наиболее сложных, так как в процессе исполнения возникают отклонения, связанные с содержанием проекта (работами, которые необходимо выполнить, чтобы получить продукт, услугу или результат с заданными свойствами и функциями), длительностью

300

операций, наличием ресурсов, непредвиденными рисками и т.д. Отклонения требуют анализа и, часто, как следствие - изменения, корректировки планов.

Одобрение изменений осуществляется согласно регламенту (корпоративный стандарт по управлению проектами). Изменения могут иметь разный масштаб, в том числе, могут привести к изменению плана управления проектом и даже утверждению нового базового плана.

Следует обратить внимание на то, что подавляющая часть бюджета проекта расходуется на выполнение группы процессов исполнения.

В данную группу входят следующие процессы управления проектами:

1.Руководство и управление исполнением проекта.

Данный процесс необходим для управления различными

организационными и техническими элементами, имеющимися в проекте, для выполнения работ, предусмотренных в плане управления проектом.

2.Процесс обеспечения качества.

Данный процесс необходим для применения плановых систематических

операций по проверке качества, например, аудит или независимая экспертиза, чтобы удостовериться, что в проекте используются все необходимые процессы для выполнения требований.

3.Набор команды проекта.

Данный процесс необходим для получения человеческих ресурсов,

нужных для выполнения проекта.

4.Развитие команды проекта.

Данный процесс необходим для повышения компетенции и

взаимодействия членов команды для улучшения исполнения проекта. 5. Распространение информации.

Данный процесс необходим для обеспечения своевременного доступа участников проекта к нужной им информации.

6.Запрос информации у продавцов/поставщиков услуг.

Данный процесс необходим для получения информации, цен,

коммерческих предложений.

7.Выбор продавцов/поставщиков услуг.

Данный процесс необходим для изучения предложений, выбора из

потенциальных продавцов и заключения письменного контракта с продавцом/поставщиком услуг.

Процессы исполнения предполагают регулярную оценку развития проекта, осуществление мониторинга для обнаружения отклонения от плана, при необходимости проведение корректирующих воздействий в аспекте достижения целей проекта.

Группа процессов мониторинга

301

Эффективное управление проектами невозможно без контроля его параметров, ключевыми среди которых являются время и ход выполнения проекта в натуральном и стоимостном выражении.

Мониторинг, оценка и контроль исполнения проекта - это сложный процесс регулярного измерения параметров проекта, идентификации возникающих отклонений и, если ход проекта существенно отклоняется от разработанного плана, определение корректирующих действий.

Группа процессов мониторинга и управления состоит из процессов,

выполняемых для правильного исполнения проекта. Данная группа процессов позволяет иметь представление о состоянии проекта, оценивать ход работ, управлять ими, применять предупреждающие, корректирующие действия, чтобы не были поставлены под угрозу цели проекта, чтобы проект не вышел за рамки плана управления проектом. В группу процессов мониторинга и управления входят также управление изменениями, влияние на факторы, которые нарушают общее управление. Например, это могут быть попытки внедрить изменения, которые не были одобрены.

В наиболее полном виде группа процессов мониторинга и управления может быть представлена следующим образом:

1.Мониторинг соответствия текущих операций проекта плану управления проектом и базовому плану исполнения проекта.

Мониторинг необходим для сбора, измерения и распространения информации об исполнении проекта и оценки измерений и тенденций для влияния на улучшение процессов. Он включает мониторинг рисков и позволяет обеспечить их выявление на ранних стадиях. После каждого мониторинга составляется отчет об исполнении проекта. Отчет составляется по таким показателям, как содержание, расписание, стоимость, ресурсы, качество и риски и соответствующие рекомендации (планы) реагирования.

2.Общее управление изменениями.

Данный процесс необходим для управления факторами, создающими

позитивные и негативные изменения, для своевременного внесения одобренных изменений и для управления ими. Этот процесс выполняется в течение всего проекта от инициации до закрытия.

3.Подтверждение содержания.

Данный процесс необходим для формализации приемки завершенных

результатов поставки проекта. 4. Управление содержанием.

Данный процесс необходим для управления изменениями в содержании проекта.

5. Управление расписанием.

302

Данный процесс необходим для управления изменениями в расписании проекта.

6.Управление стоимостью.

Данный процесс необходим для влияния на факторы, создающие

отклонения, и управление изменениями бюджета проекта. 7. Процесс контроля качества.

Данный процесс необходим для мониторинга результатов проекта с целью определения их соответствия принятым нормам качества и выработки путей устранения причин неудовлетворительного исполнения.

8.Управление командой проекта.

Данный процесс необходим для отслеживания деятельности членов

команды, обеспечения обратной связи, решения возникающих проблем и координации изменений с целью улучшения исполнения проекта.

9.Отчетность по исполнению.

Данный процесс необходим для сбора и распространения информации

об исполнении проекта. Эта информация включает в себя отчеты о текущем состоянии, оценку прогресса, а также прогнозирование.

10.Управление участниками проекта.

Данный процесс необходим для управления коммуникациями с целью удовлетворения требований участников проекта и совместного решения возникающих проблем.

11.Мониторинг и управление рисками.

Данный процесс необходим для отслеживания выявленных рисков, выявления новых рисков, выполнения планов реагирования на риски и оценки их эффективности в течение жизненного цикла проекта.

12.Администрирование контрактов.

Данный процесс необходим для управления контрактами, взаимоотношениями между продавцом/поставщиком услуг и т.д.

Организация мониторинга и контроля

Мониторингу уделяется особое внимание во всех проектах независимо от сложности и масштаба. Особенно строгому контролю должны подвергаться процессы закупок и расходования средств, а также соответствия запланированных целей проекта текущей ситуации.

Периодичность контроля и оценивания хода проекта определяется в каждом проекте и зависит от масштаба, сложности, вида проекта, уровня управления, состояния проекта и т.д. Периодичность мониторинга (количество оценочных процедур) закрепляется в общем плане управления проектом. План управления проектом - это утвержденный формальный документ, в котором указано, как проект будет исполняться управление. Для

303

некоторых проектов периодичность оценки может варьироваться от одного раза в неделю до одного раза в год.

Обычно оценку хода проекта проводят не менее трех раз на протяжении жизненного цикла. Первый раз оценку проводят при завершении разработки проекта для проверки обоснованности его целей и соответствия уровня разработки выбранным целям. Основной целью промежуточного контроля является определение соответствия состояния проекта его целям. Промежуточные оценки дают возможность определить, сохраняется ли актуальность целей проекта и соответствует ли состояние проекта этим целям. Последний раз оценка проводится после завершения проекта. В ходе оценки определяется степень достижения целей, основные проблемы реализации, анализируются основные причины этих проблем, формулируются рекомендации для будущих проектов.

В ходе оценки должны применяться определенные заранее критерии оценки (адекватность, экономичность, продуктивность, эффективность, воздействие, уместность, выполнимость, жизнеспособность и др.). Более конкретные количественные критерии оценивания - это показатели, которые содержатся в графиках работ, сметах и других финансовых документах. На основе процедур мониторинга и контроля присваивается оценки выбранной шкалы оценивания (удовлетворительно, неудовлетворительно, крайне неудовлетворительно или иное).

Мониторинг, контроль и оценки осуществляются специальными подразделениями, отдельными специалистами, внутренними экспертами. В масштабных и сложных проектах привлекают внешних экспертов.

Мониторинг проводится на основе регламентов (документов), определяющих процедуру, основные показатели, формы отчетности.

Краткие обзоры хода выполнения проекта, как правило, проводятся в процессе рабочих совещаний с участием основных заинтересованных сторон. На совещаниях дается оценка состояния реализации проекта и, в случае необходимости, вырабатываются планы дальнейших действий. Планы могут быть нацелены на решение возникших проблем, а также, в случае необходимости и при наличии возможности, на изменение целей проекта, реструктуризации проекта.

Процесс контроля состоит из последовательных этапов: определение перечня контрольных индикаторов и их запланированного состояния, оценка текущего состояния индикаторов, сравнение текущего и запланированного состояния, принятие корректирующих действий в случае обнаружения отклонений.

304

Чем раньше после обнаружения отклонений будут предприняты корректирующие действия, тем меньше вероятность появления серьёзных проблем при реализации проекта. Варианты возможных корректирующих действий можно представить следующим образом:

поиск альтернативного решения;

пересмотр объёмов и стоимости работ;

пересмотр сроков выполнения работ;

пересмотр содержания работ;

прекращение проекта.

Решение о прекращении проекта может быть принято в случае нецелесообразности дальнейшего его продолжения. Своевременное принятие решения о прекращении проекта может дать существенную экономию, например, за счет аннулирования неизрасходованных средств, а также сохранить репутацию команды проекта и т.д.

Концепция ограничений проекта

При оценке успешности управления проектом применяется концепция ограничений проекта. В большинстве случаев в проекте выделяют четыре ограничения:

1.Содержание проекта.

Всамом простом виде содержание представлено, как список работ по проекту, которые нужно реализовать, чтобы достигнуть целей проекта и получить запланированные результаты. Для некоторых проектов содержание описывают в виде совокупности документов («Техническое задание» и т.д.) Чем точнее описано содержание проекта, тем точнее будет прогноз сроков и бюджета проекта.

2.Время реализации проекта.

Данное ограничение связано с продолжительностью проекта, включает

дату, к которой в проекте должны быть получены планируемые результаты.

3.Бюджет.

Данное ограничение связано со стоимостью проекта.

4.Качество.

Данное ограничение связано со степенью выполнения требований к

результатам проекта.

Во многих проектах к представленным выше, добавляют ограничения по

ресурсам и рискам.

Проект может считаться успешным при достижении всех целей проекта в срок, в рамках бюджета с соблюдением требований по качеству. Данное требование декларируется практически во всех определениях понятия

305

«управление проектами». Следует обратить внимание на то, что успех проекта должен связываться с последними базовыми планами, одобренными уполномоченными заинтересованными сторонами, например, заказчиком. Если базовые сроки или бюджет по ходу проекта несколько раз пересматривались и согласовывались заказчиком проекта, то измерение успешности проекта будет осуществляться относительно последнего согласованного заказчиком срока и бюджета. (Подробно об условиях достижения успеха проекта см. «Факторы успеха проектной деятельности» данного учебного пособия).

Группа завершающих процессов

Вгруппу завершающих процессов входят процессы, используемые для формального завершения всех операций в рамках проекта. Также в эту группу входят процессы при закрытии прекращенного (прекращение проекта) или остановленного проекта, при передаче завершенного продукта другим лицам.

Прекращение проекта - это действие не запланированное, а вынужденное. Как правило, прекращение проекта происходит вследствие ошибок в процессах управления проектом.

Процесс завершения проекта - это запланированное действие. Процесс завершения включает анализ полного комплекса выполненных работ, и окончательное разрешение всех споров и разногласий между участниками проекта.

При выполнении процессов группы завершения подтверждается корректное (должным образом) завершение во всех названных выше группах процессов и закрытие (или остановка, прекращение) проекта. Процессы завершения включают формальные процедуры приемки продукта, услуги или результата, подведение проекта к успешному (правильному) завершению.

Вгруппу завершающих процессов входят следующие процессы управления проектами.

1.Закрытие проекта.

Данный процесс необходим для завершения всех операций всех групп

процессов, чтобы формально закрыть проект или фазу проекта.

2.Закрытие контрактов.

Данный процесс необходим для завершения и урегулирования каждого

контракта, в том числе завершения действующих контрактов и закрытия каждого контракта, затрагивающего проект или фазу проекта.

Группы процессов управления проектом включают составные процессы управления проектами, которые связаны соответствующими входами и выходами. Иными словами, результат одного процесса становится входом другого. Например, группа процессов планирования предоставляет группе

306

процессов исполнения план управления проектом и описание содержания проекта. Данная группа часто вносит изменения в план управления проектом по ходу проекта.

Вопросы для самоконтроля

1.«Процесс» - базовое понятие управления проектами. Дайте определение понятию «процесс» и назовите его наиболее важные характеристики.

2.Назовите объект и субъект в системе управления процессами?

3.Существует два типа процессов управления проектом. Назовите их и дайте им краткую характеристику.

4.Управление проектом требует координации всех процессов. С чем связана необходимость координации процессов?

5.Основные группы процессов управления проектом выполняются в определенной последовательности в любом проекте. Назовите основные группы процессов.

6.Какие процессы управления проектами входят в группу процессов инициации? Какова цель группы процессов инициации?

7.Как документируется инициация проекта (какие основные документы формируются)?

8.Какие процессы управления проектами входят в группу процессов планирования? Какова цель группы процессов планирования?

9.Какие процессы управления проектами входят в группу процессов исполнения? Какова цель группы процессов исполнения?

10.Группа процессов исполнения считается одной из наиболее сложных. С чем это связано?

11.Какие процессы управления проектами входят в группу процессов мониторинга и управления? Какова цель группы процессов мониторинга и управления?

12.Какие процессы управления проектами входят в группу процессов завершения? Какова цель группы процессов завершения?

13.При оценке успешности управления проектом применяется концепция ограничений проекта. В большинстве случаев в проекте выделяют четыре ограничения. Назовите эти ограничения и дайте им краткую характеристику.

307

Рекомендуемая литература

Основная литература

1.Симонова И. Ф. Социально – культурное проектирование: технология предварительного проектного исследования: учебное пособие. —СПб.: Наукоемкие технологии, 2020. —330 с

2.Управление проектами: фундаментальный курс: учебник / А. В. Алешин, В. М. Аньшин, К. А. Багратиони и др. ; под ред. В. М. Аньшина, О. Н. Ильиной ; Нац. исслед. ун -т «Высшая школа экономики». — М. :

Изд. дом Высшей школы экономики, 2013. — 620 с.

Дополнительная литература

1.Грошева Н. Б., Сольская И. Ю. Определение границ инвестиционного проекта // Сибирский аэрокосмический журнал. 2009. №4. С. 207— 209.

2.Заренков В. А. Управление проектами: учеб. пособие. 2-е изд. М.: Издво АСВ; СПб.: СПбГАСУ, 2006. — 312 с.

3.Рубцов Н.М. Особенности управления проектами на этапе инициации // Научная Идея. 2017. №1. С.3-11.

Функциональные области управления проектом.

Функциональные области управления проектом (области знания) – это знания и практические инструменты управления проектом, сгруппированные и описанные в терминах составляющих их процессов. Большинство стандартов (ICB IPMA, НТК СОВНЕТ) фиксируют десять функциональных областей, но допускают, что их может быть больше. В качестве базовых выделяют следующие десять функциональных областей:

1.Управление содержанием проекта (включает процессы определения необходимых работ по проекту, планирования их выполнения, управления изменениями объемов работ).

2.Управление временем (продолжительностью) проекта (включает процессы распределения времени выполнения проекта по фазам жизненного цикла, формирования графиков выполнения проекта и его отдельных работ, контроль за их соблюдением).

3.Управление стоимостью (включает процессы распределения финансовых ресурсов, формирование бюджета проекта, смет, бухгалтерского учета и контроль стоимости).

4.Управление качеством (включает определение требований к качеству процессов и результатов, мероприятия по обеспечению качества и контроль качества).

5.Управление товарами, работами и услугами (включает определение

потребности в товарах и услугах, проведение маркетинговых

308

исследований для определения потенциальных поставщиков и исполнителей, проведение конкурсов и выбор претендентов, заключение контрактов и контроль исполнения).

6.Управление персоналом (включает процессы организационного планирования, кадрового обеспечения проекта, формирования команды проекта, мотивации и контроля и т.д.).

7.Управление рисками (включает процессы, связанные с осуществлением планирования управления рисками, выявлением, анализом, реагированием мониторингом и контролем рисков в проекте).

8.Управление коммуникациями в проекте (включает процессы формирования, сбора, распределения, хранения и окончательного архивирования информации по проекту на протяжении всего жизненного цикла).

9.Управление интеграцией проекта (процессы, обеспечивающие согласованность всех действий по управлению проектом, относящимся

к различным функциональным областям проекта).

10.Управление изменениями (включает формальные процессы и процедуры для интеграции и управления изменениями в проекте, осуществляемыми на протяжении его жизненного цикла).

11.Управление заинтересованными сторонами проекта (включает учет и оценку влияния стейкхолдеров на проект, выстраивание отношений между всеми заинтересованными сторонами и т.д.).

12.Управление знаниями проекта.

13.Управлению ценностью проекта и др.

Последние три области (управление заинтересованными сторонами и управление ценностью, управление знаниями) выделяются в качестве самостоятельных не во всех стандартах управления проектами, но они представляются важными в аспекте управления социальными проектами и потому приведены в данном параграфе.

Каждая функциональная область (область знания) включает в себя только те процессы, осуществление которых позволяет реализовать содержание проекта в указанные сроки и в рамках выделенного бюджета.

Управление проектами реализуется через стадии инициации, планирования, организации и выполнения, анализа и регулирования, закрытия. На каждой стадии управление приобретает свои специфические черты.

Управление каждой функциональной областью проекта осуществляется в соответствии с этапами процесса управления: концепция, планирование,

309