115
.pdf3. Государственная система документационного обеспечения управления
Вопросы для контроля знаний студентов:
1.В чем заключается документирование управленческой деятельности?
2.Назовите состав управленческих документов.
3.Назовите особенности организации работы с документами.
4.Какие документы относятся к внутренним.
5.Какие документы относятся к внешним.
6.Для чего создана Государственная система документационного обеспечения управления.
Практическое занятие2. Автоматизация составления электронных документов
Вопросы:
1.Особенности проектирования, заполнения и обработки Web-форм.
2.Методы организации хранения и поиска документов в системе электронного документооборота
Вопросы для контроля знаний студентов:
1.Перечислите основные элементы электронного документа.
2.Какие существуют методы их заполнения и контроля?
3.Назовите операции проектирования и обработки электронного документа.
4.Особенности средств составления и заполнения электронных документов.
Практическое занятие3. Организация системы электронного документооборота
Вопросы:
1.Особенности организации коллективной обработки документов
2.Использование технологии «groupware»
Вопросы для контроля знаний студентов:
1.Назовите принципы технологии «groupware».
2.В чем заключаются особенности «docflow»-технологий.
3.Перечислите методы организации маршрутизации документопотоков.
Практическое занятие4. Управление документооборотом в решениях SAP
Вопросы:
1.Виды шаблонов документов
2.Возможности автоматизации ввода документов средствами текстового процессора MicrosoftWord
Вопросы для контроля знаний студентов:
1.Какие существуют стадии обработки и ввода документов?
2.Как можно контролировать операции сканирования и распознавания текстов?
3.Использование методов индексирования документов.
4.В чем преимущество электронного документа по отношению к бумажному?
Практическое занятие5. Система управления документами Евфрат
Вопросы:
1.Этапы развития средств автоматизированного хранения и поиска текстовых документов.
2.Автоматизация делопроизводства на основе системы управления документами Евфрат
Вопросы для контроля знаний студентов:
1.Назовите основные задачи организации системы электронного документооборота.
2.Дайте характеристику системы управления документооборотом «ЕВФРАТ»
3.Какие методы классификации и поиска документов используются в системе «ЕВФРАТ»?
4.Темы курсовых работ и требования к их оформлению
1.Автоматизация ввода бумажных документов в электронный архив.
2.Автоматизация процессов ввода потоков входящих документов.
3.Автоматизация составления и ведения электронных документов
4.Автоматизация хранения и поиска электронных документов с использованием системы управления электронными документами.
5.Виды экономико-статистических документов, подлежащие автоматизации
6.Методы и программные средства автоматизации электронных документов.
7.Визуальное конструирование процессов в WorkFlowBuilder.
8.Интеграция внешних файлов в систему предприятия.
9.Интегрированные офисные пакеты.
10.Информационная система BusinessWorkflow.
11.Компьютерные технологии подготовки текстовых документов
12.Методы организации получения, коллективной обработки и передачи информации в СЭДО с использованием локальных сетей и средств Интернет.
13.Методы организации маршрутизации документопотоков.
14.Организация документационного обеспечения управления в экономической системе
15.Основные концепции безбумажной технологии управления
16.Особенности автоматизации процессов составления неформализованных документов с использованием средств MS Office.
17.Особенности использования корпоративной системы «OPTIMAWorkFlow» для автоматизации документооборота и бизнес-процессов в экономической системе.
18.Особенности использования системы управления документами «ЕВФРАТ».
19.Особенности организации получения и передачи информации в системе управления электронными документами с использованием локальных сетей и средств Интернет.
20.Особенности организации электронной коммерции
21.Понятие программного обеспечения СЭДО и его структура.
22.Служба изменений и управление конфигурацией системы Евфрат.
23.Содержание процедуры составления и обработки документов различных классов в СЭДО.
24.Состав инструментальных средств, применяемых в СЭДО.
25.Структура АРМ. Виды АРМ, входящих в состав Электронной системы управления документооборотом.
26.Требования, предъявляемые к программной системе создания и ведения базы электронных документов.
27.Характеристика средств формализованного отражения и анализа документооборота и бизнес - процессов и особенности их использования.
28.Характеристика структуры и особенности использования системы управления документами «Дело».
29.Характеристика структуры и особенности использования системы управления документами «ГРАН-ДОК».
30.Характеристика функций, структуры и особенностей использования автоматизированных систем контроля исполнения документов (АСКИД).
Требования к оформлению курсовых работ
Поля: слева – 30 мм, справа – 10 мм; сверху, снизу – 20 мм. Шрифт – TimesNewRoman, размер – 14, интервал – 1,5. Структура работы:
1.Титульный лист (наименование учебного заведения, название кафедры, вид работы, название темы, название учебной дисциплины, группа, исполнитель, город, год)
2.Оглавление работы
3.Введение
4.Основное содержание работы – раскрытие темы
5.Заключение (выводы, резюме)
6.Список использованной литературы
7.Приложение (при необходимости)
Во введении необходимо: обосновать актуальность выбранной темы, показать степень ее разработанности в литературе, указать цель и задачи работы, объект и предмет исследования. Объем введения должен быть не более 2-3 страниц.
Восновной части работы, состоящей из нескольких параграфов (не более 2-3), излагается материал темы в соответствии с теми задачами, которые поставлены во введении.
Вработе необходимо рассмотреть сущность и содержание предмета исследования, дать постановку проблемы, сравнить и обобщить точки зрения различных авторов по этой проблеме, привести данные исторического характера, показывающие изменения во времени подходов к решению проблемы.
Обязательным при подготовке курсовой работы является наличие кратких выводов в конце работы и наличие ссылок на авторов, чьи материалы используются в работе.
Список использованных источников и литературы должен содержать не менее 20 источников.
Общий объем работы не должен быть менее 25 стр.
8. Контрольные вопросы по дисциплине в целом (вопросы к зачету)
1. Понятие экономической системы и ее структура.
2.Понятие документа, классы документов.
3.Документопоток, его структура и показатели оценки документопотоков.
4.Организация документационного обеспечения управления в экономической системе.
5.Системы управления документооборотом, как часть корпоративной экономической информационной системы.
6.Требования и принципы создания системы управления документооборотом
7.Case-средства моделирования и оценки документооборота.
8.Формы электронного документа. Виды электронного документа.
9.Состав элементов электронного документа и методы их заполнения и контроля.
10.Состав операций проектирования и обработки электронного документа.
11.Классификация средств составления и заполнения электронных документов.
12.Состав и содержание операций автоматизированного ввода потоков входящих документов.
13.Понятие форматированного документа. Аспекты описания полей.
14.Этапы развития средств автоматизированного хранения и поиска текстовых документов.
15.Понятие информационно-поисковой системы. Основные компоненты и технология работы с информационно-поисковой системой.
16.Организация системы электронного документооборота.
17.Назначение, сферы применения технологии «workflow».
18.Комплексные автоматизированные системы документооборота.
19.Методы организации маршрутизации документопотоков.
20.Система управления документами «ЕВФРАТ».
9.Тесты для самоподготовки студентов
1. К офисным задачам можно отнести следующие:
a)делопроизводство;
b)контроль исполнения документов;
c)администрирование офисных систем;
d)ввод и обновление информации;
e)поиск информации;
f)составление отчетов;
g)обмен информацией между отделами предприятия;
h)составление расписаний
i)моделирование документопотоков.
2.MicrosoftWord - это:
a)табличный процессор;
b)система управления базами данных;
c)менеджер персональной информации;
d)редактор гипертекста;
e)система подготовки презентаций;
f)система составления отчетов;
g)текстовый процессор.
3.Системы автоматизации деловых процессов позволяют:
a)описывать в терминах движения документов деловые процессы;
b)осуществлять их координацию друг с другом и реакцию на события (выполнять маршрутизацию);
c)моделировать деловые процессы;
d)разрабатывать системы автоматизации документооборота;
e)устанавливать взаимодействие между администратором и пользователями сети;
f)контролировать выполнение деловых процессов;
g)устанавливать права доступа пользователей;
h)определять срок выполнения операций и другие атрибуты процесса.
4.Основными функциями системы управления электронными документами являются:
a)регистрация документов;
b)исполнение документов;
c)контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;
d)создание и редактирование реквизитов документов;
e)формирование отчетов по документообороту предприятия;
f)импорт документов;
g)дефрагментация документов;
h)электронное распространение документов;
i)удаление и восстановление документов.
5.Основные принципы построения системы электронного документооборота: а) соответствие требованиям стандартов на формы и системы
документации; б) релевантность;
в) распределенность; г) масштабируемость; д) модульность;
е) интероперабельность; ж) переносимость на другие аппаратные платформы.
6. Российская модель делопроизводства имеет следующие основные особенности:
a)регистрация документов;
b)централизованный контроль исполнения документа с самого момента его утверждения или поступления в организацию;
c)распределенность внутренних документопотоков;
d)единые нормы документооборота.
7.В семантически-навигационных системах:
a)документы, помещаемые в хранилище документов, оснащаются гиперссылками, соответствующими смысловым связям между различными документами или отдельными фрагментами одного документа
b)документы помещаются в базу без какого-либо дополнительного преобразования, но при этом смысловое
содержание каждого документа отображается в некоторое поисковое пространство.
8.Соответствие найденных документов запросу пользователя называется ...
9.Координатное индексирование:
a)представляет собой предварительное построение сложных классов путем логического умножения простых классов;
b)представление основного смыслового содержания текста или информационного запроса в виде сочетания ключевых слов или дескрипторов.
10. Электронный документооборот – это:
a)материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для ее передачи во времени и пространстве;
b)движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение;
c)электронный документ - это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
d)отрасль деятельности, охватывающая вопросы хранения и использования архивных документов.
11. На какие документопотоки делится документация:
a)письма, распоряжения, договора;
b)договора, документы органов власти;
c)входящие, исходящие, внутренние документы;
d)обращения граждан (жалобы, предложения и заявления).
12. Учет документов – это:
a)важнейший этап работы с документами и определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;
b)движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение;
c)установление и применение правил с целью упорядочения деятельности в определенной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности, для достижения всеобщей оптимальной экономии при соблюдении функциональных условий и требований техники безопасности;
d)установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.
13. Какие формы регистрации документов существуют?
a)журнальная, карточная и автоматизированная;
b)централизованная, децентрализованная, смешанная;
c) учет документов, контроль их исполнения, справочная работа по документам;
d) альбомная, книжная.
14. Документопоток исходящих документов составляют:
a)ответные и инициативные письма;
b)письма, акты, приказы;
c)постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и т.п.;
d)документы подведомственных организаций, присылающих первичную отчетно-учетную документацию и различного рода запросы.
15. Объем документооборота – это:
a)это максимально рациональное сокращение количества чего-либо путем стандартизации к единой форме;
b)материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для ее передачи во времени и пространстве;
c)установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;
d)количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года.
16. Документ – это:
a)это правовой акт руководителя организации или его заместителей, содержащий обязательные поручения для подчиненных структурных подразделений, должностных лиц и рядовых работников;
b)материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для ее передачи во времени и пространстве;
c)совокупность формальных элементов в составе сделки или документа, отсутствие которых лишает сделку или документ юридической силы;
d)модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
17. Делопроизводство – это:
a)отрасль деятельности, охватывающая вопросы хранения и использования архивных документов;
b)отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;
c)дисциплина, изучающая структуру и общие свойства научной информации, а также закономерности ее создания, преобразования, передачи и использования в различных сферах человеческой деятельности;
d)это наука об обществе, системах, составляющих его, закономерностях его функционирования и развития, социальных институтах, отношениях и общностях.
18. Кто может осуществлять первоначальный прием и обработку документов:
a)секретарь;
b)директор;
c)начальник отдела кадров;
d)специальное подразделение службы ДОУ, работник службы ДОУ или секретарь руководителя.
19. Регистрация электронных документов – это:
a)установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;
b)важнейший этап работы с документами и определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;
c)это максимально рациональное сокращение количества чего-либо путем стандартизации к единой форме;
d)организация документооборота, хранения и использования документов в
текущей деятельности учреждения.
9. Глоссарий
CASE-технология – программный комплекс, автоматизирующий весь технологический процесс анализа, проектирования, разработки и сопровождения сложных программных систем.
Автоматизированная информационная технология – система методов и способов передачи, обработки, хранения, и предоставления информации на основе применения технических средств.
Автоматизированные системы контроля исполнения документов –
системы, применяющиеся в малых и средних организациях с большими объемами потоков управленческих документов, характеризующимися ограниченным перечнем выполняемых строго регламентированных деловых процессовс целью совершенствования выполнения основных делопроизводственных процедур АРМ – совокупность методических программных, информационных и
технических средств, предназначенных для автоматизации функций управления и задач, решаемых на определенном рабочем месте конкретным пользователем. входящих в него деловых процедур, а также правил их выполнения и ролей участников процесса.
Гипертекст – это организация текстовой информации, при которой текст представляет собой множество фрагментов с явно указанными ассоциативными связями между этими фрагментами.
Данные – информация, которая необходима для осуществления действия. Выделяют данные процесса и вешние данные.
Деловая процедура – неделимый логический этап делового процесса. Дескриптор– понятие, обозначающее группу эквивалентных или близких по смыслу ключевых слов.
Документальная информационная система – единое хранилище документов с инструментарием поиска и выдачи необходимых пользователю документов
Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Единица поиска - квант текста, в пределах которого в данной поисковой системе осуществляется поиск, от величины которого зависит показатель точности поиска, величина шума и время ответа на запрос. Единицей поиска может быть документ, предложение или абзац.
Жесткая маршрутизация – маршрутизация, при которой порядок выполнения процедур известен заранее и не зависит от результата выполнения предыдущей процедуры.
Индексация документов – предварительная подготовка текстов для поиска, применяется главным образом для ускорения поиска.