6144

3

УДК (Присваивает библиотека)

Крашенинникова Е.С.. Корпоративный документооборот в туризме : учебно-методическое пособие / Е.С. Крашенинникова ; Нижегородский государственный архитектурно-строительный университет. – Нижний Новгород : ННГАСУ, 2022. – 26 с. – Текст : электронный.

В пособии по дисциплине «Корпоративный документооборот в туризме» содержатся рекомендации по изучению тем курса; краткая аннотация конкретных разделов тем; методика выполнения заданий к практическим и семинарским занятиям; методика, определяющая процедуру оценивания знаний; темы по вопросам к зачету; рекомендуемая литература, как для аудиторной, так и для самостоятельной работы студентов.

Предназначено для обучающихся в ННГАСУ по дисциплине «Корпоративный документооборот в туризме» направлению подготовки 43.03.02. Туризм, направленность (профиль) Менеджмент в туризме очная форма обучения.

© Е.С. Крашенинникова, 2022 © ННГАСУ, 2022

4

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ ……………………………………………………………...……… 5

1.КРАТКАЯ АННОТАЦИЯ ТЕМ ЛЕКЦИОННОГО КУРСА:

РАЗДЕЛ 1. Организация делопроизводства.…………………………………... 6

РАЗДЕЛ 2. Технология делопроизводства, Основные требования к оформлению управленческих документов……………………………………….……. 7 РАЗДЕЛ 3. Деловой этикет в оформлении документов. Особенности языка и стиля служебных документов. Современное деловое письмо..…………….. 9

РАЗДЕЛ 4. Документационное обеспечение при формировании и реализации туристских путешествий…………………………………………………… 11

РАЗДЕЛ 5. Документационное обеспечение в туризме. Комплект докумен-

тов для туриста…………………………………………………………………… 12

2.МЕТОДИКА ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАНИЙ

К ПРАКТИЧЕСКИМ И СЕМИНАРСКИМ ЗАНЯТИЯМ………………… 16

3.МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ СТУДЕНТОВ…………………………. 18

4.МЕТОДИКА, ОПРЕДЕЛЯЮЩАЯ ПРОЦЕДУРУ ОЦЕНИВАНИЯ ЗНАНИЙ, УМЕНИЙ И НАВЫКОВ ……........................................................ 19

5.ТЕМЫ ВОПРОСОВ ДЛЯ ЗАЧЕТА…………………….………........... 20

6.РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА…………………………………. 24

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………… 25

5

ВВЕДЕНИЕ

Специалисты, занимающиеся планированием, организацией и реализацией туристских путешествий должны знать не только огромное количество информации о туристских регионах и участниках туристской отрасли, но и документационное оформление процесса туристской деятельности. Важное значение для более глубокого понимания сущности туризма играет четкое понимание и владение терминологией в документационном обеспечении туризма, а также приёмов и методов работы с документами.

Порядок разработки документации при проектировании туристских услуг регламентируется законодательством Федерального уровня. Документация, отражающая требования к обслуживанию туристов и взаимодействию между собой участников туристской деятельности содержит описание процессов, форм и методов обслуживания туристов. В документах обязательно должны быть отражены характеристики процесса обслуживания, необходимое количество персонала. В технологической документации представлены технологические карты, которые также регламентируются согласно законодательству.

Документационное обеспечение управленческой деятельности фиксирует документирование и организацию работы самого предприятия туризма.

Целями освоения дисциплины Б.1.В.45.02.Корпоративный документооборот в туризме являются:

-Обучение студентов производственно-технологической работе в области проектирования программ туров, турпакетов и других продуктов туристской деятельности;

-Разработка и документирование турпродуктов в технологических картах;

-Применение современных информационных и коммуникативных технологий

впроцессе реализации туристского продукта;

-Ознакомление студентов с процессом обслуживания потребителей, с комплектом и порядком оформления комплекта документов для туриста;

-Знакомство с документами, необходимыми для совершения поездки.

Каждому предприятию, работающему в отрасли туризма, необходимо знать особенности документационного обеспечения именно туристской деятельности, которой оно занимается, и уметь применять их для эффективной работы компании.

6

1. КРАТКАЯ АННОТАЦИЯ ТЕМ ЛЕКЦИОННОГО КУРСА

РАЗДЕЛ 1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Содержание разделов дисциплины

Организация делопроизводства. Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности. Основные понятия и положения, принятые в делопроизводстве. Технология работы с документами.

Унификация и стандартизация управленческих документов. Правила оформления отдельных реквизитов документов.

Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ)

–отрасль деятельности, обеспечивающая:

-документирование;

-организацию работы с документами.

Делопроизводство (или ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов или документирование. Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа. Одним из основных видов носителей информации на данном этапе развития цивилизации является бумага.

Делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

Документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целе-

направленно обеспечивающая функции управления документами.

Управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

Проектирование туристских услуг (туристского продукта): Подготовка и разработка технических и технологических документов на туристские услуги/туристский продукт в соответствии с программой обслуживания туристов и условиями путешествия.

Метод обслуживания туристов/экскурсантов: Способ реализации турист-

ских услуг, организационных и технологических мероприятий, осуществляемых в процессе обслуживания туристов.

«Портфель экскурсовода»: Условное наименование комплекта информационных материалов (фотографий, копий документов, географических карт, схем,

7

репродукций с картин и др.), используемых экскурсоводом в ходе проведения экскурсии.

Программа обслуживания туристов: Перечень предоставляемых услуг, посещаемых объектов показа и досуговых мероприятий, сформированный в определенной последовательности, с указанием времени, места и условий обслуживания.

Технические условия (в туризме): Документ, устанавливающий технические, проектные и другие характеристики туристских услуг и процессов их оказания.

Технологическая инструкция в туризме: Документ, устанавливающий порядок и правила выполнения отдельных операций при оказании конкретных туристских услуг.

Технологическая карта туристского путешествия: Документ, отражающий содержание программы, описание последовательности выполнения операций и условий обслуживания туристов во время осуществления путешествия по конкретному маршруту.

Технологическая карта экскурсии: Документ, устанавливающий логическую последовательность осмотра объектов на маршруте в соответствии с определенной тематикой. Технологическая карта содержит пространственно-временные характеристики отдельных этапов экскурсии: продолжительность, протяженность, месторасположение остановок, точек обзора и пр.

Туристский маршрут (трасса туристского похода): маршрут следования туристов (экскурсантов), разработанный в соответствии с требованиями безопасности и включающий посещение различных исторических мест, культурных объектов, природных ландшафтов и т.п. в культурно-познавательных, оздоровительных, спортивных и других целях.

Стандарты работы персонала: Документы, разработанные для каждой категории работников туристской организации и содержащие описание технологических процессов оказания услуг, а также основные требования к квалификации, внешнему виду, правилам поведения в процессе оказания туристских услуг.

РАЗДЕЛ 2. ТЕХНОЛОГИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА, ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Содержание разделов дисциплины

Технология делопроизводства, Основные требования к оформлению управленческих документов. Организационные документы: Устав, договор об учреждении, положения, правила, инструкции, штатное расписание.

Распорядительная документация: приказы, распоряжения, постановления, решения, указания.

Информационно-справочная документация: письма, телеграммы (телефонограммы), факсы, акты, протоколы, доклады, служебные записки.

Структура, применения, требования к оформлению должностных инструкций

Договор об учреждении общества не является учредительным документом общества. Согласно статье 5 Федерального Закона от 30.12.2008 №312-ФЗ с 1 июля

8

2009 года учредительные договоры ООО утратили силу учредительных документов общества.

Положения, определяющие порядок учреждения ООО и содержание учредительного договора остались прежними.

Договор об учреждении общества с ограниченной ответственностью попрежнему входит в состав обязательных документов, представляемых для регистрации юридического лица в форме ООО.

Учредительный договор – это договор, в котором стороны (учредители) обязуются

-создать юридическое лицо и

-определяют порядок совместной деятельности по его созданию,

-условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности.

В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

Устав является основным учредительным документом, определяющим правовой статус организации. С момента регистрации организация приобретает права юридического лица, а фирменное наименование может быть использовано только данной организацией.

Устав разрабатывается и утверждается учредителями (участниками). В Уставе излагаются правила, регулирующие деятельность организации, взаимоотношения её с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере деятельности. В соответствии с Уставом организации разрабатывается её структура, определяется штатная численность.

Вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

-Организационные документы предприятия (устав, положения, договор об учреждении, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

-Распорядительные документы предприятия (приказы по основной дея-

тельности, распоряжения, решения);

-Информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, фак-

сы, справки, телефонограммы, докладные записки, объяснительные записки, протоколы и др.).

Организационные документы:

-Устав

-Договор об учреждении

-Положения

-Правила

-Инструкции

-Штатное расписание

Распорядительная документация:

-Приказы

9

-Распоряжения

-Постановления

-Решения

-Указания

Информационно-справочная документация:

-Письма

-Телеграммы (телефонограммы)

-Факсы

-Акты

-Протоколы

-Доклады

-Служебные записки

В отдельную группу можно выделить:

документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.).

РАЗДЕЛ 3. ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ В ОФОРМЛЕНИИ ДОКУМЕНТОВ. ОСОБЕННОСТИ ЯЗЫКА И СТИЛЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ. СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

Содержание разделов дисциплины

Деловой этикет в оформлении документов. Особенности языка и стиля служебных документов. Современное деловое письмо. Языковой стандарт делового письма. Использование терминов, использование иностранных слов, сочетаемость слов, родственные слова, тавтология в тексте писем, выбор падежа, порядок слов, композиция текста.

Понятие этикета. Основные нормы и правила этикета. Деловой этикет. Правила делового этикета.

Классификация деловых писем: информационные, рекламные, приглашения, сопроводительные, подтверждение, напоминания, гарантийные, инициативные, письмо-ответ, рекомендательные и другие.

Служебное письмо - общее название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - почтовой пересылкой. Служебные письма относятся к основным средствам обмена информации между предприятиями и учреждениями. На них приходится значительная часть входящей и исходящей документации. Служебные письма присылают, чтобы побудить адресата к действию, разъяснить ему что-то, убедить в чем-то. Это достигается благодаря четкости изложения и содержательности текста

Текст служебного письма состоит из двух логически связанных частей:

- Вводной. Во вступительной части отмечают факты, события, обстоятельства.

10

-Основной. В последней части текста письма выкладывают его главную цель

вформе предложения, отказа, гарантии.

Служебное письмо оформляется

-на специальном / фирменном бланке (предпочтение отдается угловом расположению основных реквизитов)

-или на чистом листе бумаги (в таком случае оставляют место для отпечатка углового или продольного штампа адресата)

-в зависимости от объема текста бланки или листы формата А4 или А5.

Реквизиты служебного письма:

-название организации-отправителя письма;

-справочные данные об организации-отправителя письма;

-номер листа (индекс) и дата;

-адресат (получатель) письма;

-заголовок;

-номер и дата письма, правивших за основу для составления ответа;

-текст;

-перечень приложений с указанием количества страниц;

-подпись руководителя;

-фамилия исполнителя

Информационные письма - это служебные письма, в которых адресант информирует адресата о каких-то фактах или мероприятия. Как правило, адресант предлагает свои изделия или услуги. Информация, приведенная в письмах такого типа, может быть, как можно шире.

Рекламные письма - это разновидность информационных писем. Они содержат детальное описание товаров или услуг и направляются конкретным адресатам, чтобы побудить их воспользоваться предложением. Несмотря на то, что рекламные письма оформляют на фирменных бланках, почтовый адрес, номера телефонов, расчетных счетов также отмечают в тексте.

Письма-приглашения - это такие служебные письма, в которых адресату предлагают принять участие в каких-то мероприятиях Письма-приглашения адресуются конкретным лицам, предприятиям, учреждениям или организациям. Начинать эти письма можно такими оборотами: «Просим принять участие в», «Приглашаем», «Приглашаем Вас...». Далее раскрывают характер мероприятий, условия участия в них, отмечают сроки их проведения

Сопроводительные письма - это такие служебные письма, в которых адресата информируют об отправке ему прилагаемых к письму. Сопроводительные письма следует начинать словами: «Посылаем», «Направляем», «Отправляем». Перечень документов, передачи которых сопровождается данным письмом, оформляют как приложения к тексту сопроводительного письма. Сопроводительное письмо можно оформлять и пересылки информационных справок служебного в характера в вышестоящие инстанции.

Письма-подтверждения - это служебные письма, в которых подтверждается тот или иной факт, например получение переводов, ценных бумаг и т.п. Письмаподтверждения могут содержать также информацию о действии ранее заключенных договоров, соглашений, утвержденных положений, инструкций и др. Текст таких писем начинается словами, образованными от слова «подтверждать» Своевремен-