Методичка - MS Word 2003

стилей, соответственно выбрав для разделов документа стиль

Заголовок 1, для подразделов – Заголовок 2 и т.д.

После этого поместите курсор на место вставки оглавления,

выберите команды Ссылка, Оглавление и указатели в меню Вставка

и откройте вкладку Оглавление.

Задайте количество отображаемых уровней заголовков, расположение номеров страниц, вид заполнителя и нажмите кнопку OK. Автоматически сформируется оглавление, форматирование которого возможно также как и обычного текста.

Для быстрого перехода от оглавления к самому заголовку в тексте щелкните мышью по требуемому пункту оглавления удерживая при этом нажатой клавишу Ctrl.

Содержимое оглавления не изменяется автоматически, для его обновления необходимо в контекстном меню, отображаемом при щелчке правой кнопкой мыши в поле оглавления, выбрать команду Обновить поле. Возможны два варианта обновления: первый – обновляет только номера страниц, второй – оглавление целиком.

Работа с шаблонами

Использование шаблона при создании документа

Шаблоном называется специальный тип документа, определяющий используемые в создаваемом документе параметры форматирования текста, атрибуты абзацев, разделов, параметры страницы.

Шаблоны позволяют создавать документы, в которых уже содержится определенный текст, рисунки. С помощью шаблонов можно создавать профессионально оформленные документы со сложной графикой, выполненные в едином стиле.

В стандартную поставку Word 2003 входят шаблоны для создания факсов, писем, официальных документов, служебных записок, отчетов, диссертаций, справочников, бюллетеней, брошюр, календарей, веб-страниц, расписаний, повесток дня, резюме, заказов и счетов фактуры.

Файлы шаблонов имеют расширение .dot. По умолчанию, когда мы нажимаем кнопку Создать на панели инструментов Стандартная, загружается шаблон Обычный (Normal.dot), который не содержит какого-либо текста или рисунков. В него включен набор стилей, который становится доступным после создания документа,

43

основанного на этом шаблоне. Обычно файл Normal.dot хранится в папке \Application Data\Microsoft\Шаблоны.

Чтобы выбрать шаблон для нового документа, выберите команду Создать в меню Файл. На экране отобразится область задач Создание документа. В разделе Шаблоны выберите ссылку На моем компьютере. На экране отобразится диалоговое окно, где на вкладках сгруппированы различные шаблоны с учетом области их применения.

После выделения некоторых шаблонов в поле Просмотр можно видеть, как будет располагаться материал в документе. Выбрав шаблон, установите переключатель в группе Создать в положение документ и нажмите кнопку ОК.

Создание шаблона

Несмотря на то, что в комплект поставки Word включено большое количество шаблонов, часто возникает необходимость создать собственный шаблон.

Новый шаблон можно создать на основе существующего шаблона либо на основе документа, сохранив его как шаблон. Если в какойлибо шаблон ввести текст, рисунки, элементы списка и т.п., то они будут повторяться во всех новых документах, созданных на основе этого шаблона, существующие документы не изменятся. После того как шаблон создан, он может открываться, как любой документ и в него могут быть внесены любые необходимые изменения.

Создание шаблона на основе документа

Чтобы создать шаблон на основе документа, выполните следующие действия:

-создайте или откройте документ, который будет использоваться в качестве шаблона;

-внесите в него необходимую информацию: текст, графику и другие элементы;

-задайте параметры форматирования символов и абзацев, определите стили, размеры полей и страниц;

-сохраните документ в качестве шаблона, для этого: выберите команду Сохранить как в меню Файл. В окне

Сохранение документа в поле Тип файла установите

Шаблон документа. В поле Папка автоматически появится папка Шаблоны.

44

Если вы сохранили шаблон в папке Шаблоны, то при создании документа новый шаблон будет доступен на вкладке Общие.

Создание шаблона путем изменения существующего

Аналогично можно создать новый шаблон на основе одного из стандартных шаблонов.

Для этого выберите команду Создать меню Файл. В области задач в разделе Шаблоны щелкните ссылку На моем компьютере. В диалоговом окне Шаблоны выберите необходимый шаблон и установите переключатель в области Создать в положение Шаблон, нажмите OK.

Отформатировав содержимое шаблона сохраните его как файл с расширением .dot.

Использование разрывов

Разрыв страницы

Разрыв страницы – это место, в котором заканчивается одна страница и начинается другая. В режиме разметки, предварительного просмотра и в напечатанном документе после разрыва страницы текст начинается с новой страницы. В обычном режиме автоматические разрывы страниц изображаются пунктирными линиями поперек страницы документа, а введенные вручную разрывы изображаются в виде пунктирной линии с пометкой «Разрыв страницы».

Как правило, новую главу или таблицу, занимающую большую часть листа, начинают с новой страницы. Чтобы вставить разрыв страницы выполните следующие действия:

-установите курсор там, откуда следует начать новую страницу;

-выберите команду Разрыв в меню Вставка (рисунок 17),

установите переключатель в группе Начать в положение

Новую страницу и нажмите кнопку ОК.

45

Вставка разрыва раздела

Разделом называется часть документа, имеющая одинаковые параметры форматирования страницы. Новый раздел создается, если требуется изменить такие параметры, как поля, колонтитулы, ориентацию страниц, нумерацию строк, последовательность номеров страниц или число колонок. Каждый раздел может иметь свой макет страницы. Номер раздела, в котором находится курсор, отображается в левой части строки состояния. Если не указать границы раздела, весь документ будет форматироваться, как один раздел.

Для вставки разрыва раздела выберите команду Разрыв в меню Вставка, и задайте одно из четырех положений переключателя в группе Новый раздел:

9 со следующей страницы – начинает новый раздел со следующей страницы;

9 на текущей странице – начинает новый раздел, не начиная следующей страницы;

9 с четной страницы – начинает новый раздел со следующей четной страницы. Если раздел заканчивается на четной странице, то следующая нечетная страница останется пустой; 9 с нечетной страницы – начинает новый раздел со следующей

нечетной страницы.

Конец раздела изображается двойной пунктирной линией, содержащей слова «Разрыв раздела», которые не отображаются при печати.

В режиме разметки страниц разрыв раздела не виден. Для его отображения нажмите кнопку Непечатаемые символы.

Чтобы удалить разрыв страницы или раздела, выделите его и нажмите клавишу Delete.

Колонтитулы

Колонтитулом называется одинаковый для группы страниц текст и/или графические изображения, расположенные вне основного текста документа. В колонтитуле обычно приводится информация вспомогательного характера: название документа или главы, фамилии авторов. Колонтитулы позволяют читателю лучше и быстрее ориентироваться в книге.

В колонтитул входят порядковые номера страниц, которые называют колонцифрами. Различают верхний и нижний колонтитулы.

46

Создание колонтитула

Для ввода и редактирования текста или объекта в область колонтитулов выберите команду Колонтитулы в меню Вид. На экране отобразятся верхнее и нижнее поле колонтитула, ограниченное пунктирной линией, и панель инструментов

Колонтитулы (рисунок 18).

Рисунок 18 – Панель инструментов Колонтитулы

Ввод, редактирование и оформление текста колонтитула выполняется так же, как и при вводе текста в документ. Основная область документа, где расположен текст, при работе с колонтитулами недоступна.

Кнопки панели инструментов Колонтитулы обеспечивают удобную работу с колонтитулами и выполняют следующие функции:

-вставить автотекст – вставляет в колонтитул элементы автотекста;

-вставить поле номера страницы – вставляет в колонтитул номера страниц;

-вставить число страниц – вставляет в колонтитул общее количество страниц;

-формат номера страницы – вызывает диалоговое окно, позволяющее задать формат номера страницы в колонтитуле;

-вставить поле даты – вставляет в колонтитул поле, отображающее текущую дату;

-вставить поле времени – вставляет в колонтитул поле, отображающее время открытия или печати файла;

-параметры страницы – открывает окно диалога Параметры страницы;

-основной текст – отображает/скрывает основной текст документа;

-как в предыдущем – создает в текущем разделе такой же колонтитул как в предыдущем, или разрывает связи между колонтитулами двух соседних разделов;

-верхний/нижний колонтитул – перемещает курсор между областями верхнего и нижнего колонтитулов;

47

-переход к предыдущему – перемещает курсор в предыдущий верхний или нижний колонтитул;

-переход к следующему – перемещает курсор в следующий верхний или нижний колонтитул;

-закрыть – закрывает область для работы с колонтитулами.

Вкниге или многостраничном документе, имеющем двустороннюю верстку, колонтитулы четных и нечетных страниц могут отличаться, например, на четной странице может быть приведено название документа, на нечетной – заголовок текущего раздела. Или, номера нечетных страниц располагаются у правого края поля, четных – у левого.

Чтобы создать разные колонтитулы для четных и нечетных страниц, выберите команду Параметры страницы меню Файл и откройте вкладку Источник бумаги. Установите флажок четных и нечетных страниц в группе Различать колонтитулы.

Второй флажок в этой же группе дает возможность задать другой колонтитул для первой страницы раздела или документа.

Вставка номера страницы

Для автоматической нумерации страниц документа выберите в меню Вставка команду Номера страниц. В диалоговом окне Номера страниц в раскрывающемся списке Положение выберите, в каком колонтитуле – верхнем или нижнем – должны выводиться на печать номера страниц. В раскрывающемся списке Выравнивание выберите положение номера страницы слева, справа или в центре колонтитула.

Кнопка Формат в окне Номера страниц открывает диалоговое окно, позволяющее задать дополнительные параметры форматирования номера.

Выравнивание текста в колонки

Для более наглядного оформления документа его текст можно расположить в несколько колонок, как в газетах, брошюрах, информационных листках. Текст в конце колонки переходит в начало следующей.

Создание колонок

Колонки создают в режиме разметки. В обычном режиме и в режиме структуры документ отображается в одну колонку.

48

Для преобразования выделенного текста в несколько колонок выберите команду Колонки в меню Формат (рисунок 19).

Рисунок 19 – Вставка колонок

В открывшемся диалоговом окне выберите требуемый тип разметки либо задайте число колонок в соответствующем поле.

По-умолчанию, формируются колонки одинакового размера. Чтобы задать ширину колонок и расстояние между ними вручную уберите флажок Колонки одинаковой ширины.

Флажок Разделитель позволяет вставить вертикальные линии, отделяющие одну колонку от другой.

Для более быстрого создания колонок можно использовать кнопку на панели Стандартная. Изменить ширину уже созданных колонок можно, перетащив соответствующие маркеры на горизонтальной линейке.

Для выравнивания высоты колонок на последней странице установите курсор в конце текста и выберите команду Разрыв на текущей странице.

Упражнения

1. Создайте шаблон, для которого измените следующие параметры:

9 размер шрифта – 14; красная строка; выравнивание по ширине; интервал полуторный; страницы пронумерованы внизу по центру.

Установите его шаблоном, загружаемым по умолчанию.

49

2. Для документа Упражнение (раздел 6).doc:

9создайте 3 уровня стилей заголовков;

9на основе имеющихся стилей создайте автоматически оглавление документа;

9каждый заголовок 1-го уровня должен начинаться с новой страницы (используйте разрыв);

9создайте колонтитулы:

-нижний – номер страницы по центу;

-верхний: для четных страниц – название предмета; для нечетных – Фамилия И.О. студента.

3.Наберите и отформатируйте текст:

Сервисные программы (утилиты)

Утилиты – вспомогательные программы, поставляемые как с операционной системой, так и отдельно и выполняющие некоторые полезные функции, например:

Системные программы

Необходимы для обеспечения работы компьютера. С помощью этих программ происходит управление всеми ресурсами компьютера.

50

7 РАБОТА С РИСУНКАМИ

Вставка в документ рисунков

Рисунки придают документу большую наглядность и выразительность, помогают лучше понять текст. Word позволяет вставлять растровые и векторные рисунки большинства графических форматов.

Любой нарисованный или вставленный рисунок, который можно редактировать средствами Word считается графическим объектом. Графическими объектами, например, являются автофигуры, линии и т.д. К рисункам относятся сканированные изображения, точечные рисунки (растровая графика), фотографии.

Добавление различных видов рисунков в документ осуществляется через меню Вставка, при этом в раскрывающемся пункте Рисунок возможны следующие варианты:

-картинки – после выбора команды появляется панель задач Коллекция клипов, через которую осуществляется поиск по тематически сгруппированной коллекции картинок,

устанавливаемой вместе с Microsoft Office Word 2003;

-из файла – позволяет вставить в документ графический файл поддерживаемого формата;

-со сканера или камеры – позволяет получить изображение непосредственно с указанных устройств;

-создать рисунок – создает Полотно, которое служит границей для будущего рисунка;

-автофигуры – выводит на экран панель инструментов Автофигуры;

-объект WordArt – позволяет добавлять в документ красочно оформленные заголовки и надписи;

-организационная диаграмма – позволяет легко и быстро создавать организационные диаграммы различного вида. При выборе команды появляется панель Организационная диаграмма и создается рисунок с диаграммой начального вида. Используя раскрывающиеся кнопки Добавить фигуру и Макет можно привести исходную диаграмму к требуемому виду;

51

-диаграмма – запускает приложение Microsoft Graph, позволяющее строить гистограммы и графики различного вида на основе табличных данных.

Создание рисунка

Встроенный в Word графический редактор позволяет создавать самые разнообразные графические объекты: от простых линий и блок-схем до красочных иллюстраций.

Для создания рисунков удобно использовать панель инструментов Рисование (рисунок 20).

Рисунок 20 – Панель инструментов Рисование

Данная панель состоит из следующих элементов:

-рисование – открывает меню, обеспечивающее управление графическими объектами с помощью команд Сдвиг,

Выровнять, Повернуть и т.п.;

-выбор объектов – позволяет выделить один или несколько объектов рисунка;

-автофигуры – открывает меню, обеспечивающее рисование различных фигур;

-линия – позволяет рисовать прямую линию;

-стрелка – обеспечивает рисование стрелки на конце линии;

-прямоугольник – обеспечивает рисование квадрата или прямоугольника;

-овал – обеспечивает рисование овала, эллипса или круга;

-надпись – обеспечивает создание области, содержащей текст;

-добавить объект WordArt, добавить картинку, добавить рисунок – аналогичны соответствующим командам меню

Вставка, Рисунок;

-добавить диаграмму или организационную диаграмму – в отличие от аналогичного пункта меню Вставка, Рисунок, открывает диалоговое окно Библиотека диаграмм, позволяющее выбрать тип диаграммы;

-цвет заливки – заливка выделенного объекта выбранным цветом;

-цвет линии – позволяет выбрать цвета линии для выделенного объекта;

52