книги / Организация работы с управленческими документами

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат час­ тичному оформлению: допускается не проводить систематизацию докумен­ тов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

10.2. Передача дел в архив

Прием-передача дел в архив производится работниками службы дело­ производства и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых

вархив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также под­ писи участников приема-передачи дел.

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, со­ ставленному архивом, согласованному с руководителями структурных под­ разделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководите­ лем организации.

Впериод подготовки дел структурным подразделением к передаче

вархив организации сотрудником архива предварительно проверяется пра­ вильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенк­ латурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в фор­ мировании и оформлении дел работники структурного подразделения обя­ заны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответст­ вующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником), в присутствии работника структурного под­ разделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого эк­ земпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотруд­ никами структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

Вопросы для самоконтроля

1.Каковы правила подготовки дел к сдаче в архив организации?

2.Какие документы подлежат полному оформлению?

3.Какие операции должны быть выполнены в случае необходимости изъятия документа из дела постоянного хранения?

4.Каков порядок сдачи дел постоянного и временного хранения (свы­ ше 10 лет) в архив?

Тест 10

1. Полному оформлению подлежат

а) только дела постоянного хранения; б) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по

личному составу; в) дела временного хранения свыше 10 лет и дела временного хране­

ния до 10 лет.

2. Лист-заверитель составляется

а) на обложке дела; б) в деле на отдельном листе;

в) во внутренней описи.

3. Внутренняя опись подписывается

а) ее составителем; б) только руководителем ведомственного архива;

в) руководителем предприятия.

4. Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации

а) нс позднее чем через три года после их завершения в делопроизвод­

стве;

б) не позднее чем через год после их завершения в делопроизводстве; в) сразу после исполнения.

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА (задание и методические указания к выполнению)

Контрольная работа связана с практической задачей, выполнение ра­ боты основано на материалах предприятия.

Прежде чем приступать к выполнению контрольной работы, целесо­ образно изучить теоретический материал, ответить на вопросы для самокон­ троля, выполнить задания и тесты по всем темам дисциплины.

Контрольная работа должна содержать:

-титульный лист установленного образца;

-основная часть: ответы на вопросы задания в виде отформатирован­ ного текста с размером основного шрифта Times New Roman 12 пт, полями

страниц слева, сверху, снизу - не менее 20 мм, справа - не менее 15 мм. Все таблицы, схемы, рисунки должны быть пронумерованы и иметь названия. На таблицы, рисунки, схемы в тексте должны быть сделаны ссылки. В кон­ трольной работе все выполненные задания должны следовать по порядку;

- приложения должны быть пронумерованы и расположены в конце работы.

Все страницы, кроме первой, нумеруются арабскими цифрами в верх­ нем поле по центру.

Задание

Рассмотрите деятельность вашего предприятия в сфере документаци­ онного обеспечения.

1.Опишите кратко сферу деятельности своего предприятия. Воспро­ изведите организационную структуру предприятия (схематично).

2.Определите форму организации работы с документами. Обоснуйте, свое мнение.

3.Укажите организационную структуру службы ДОУ (приложите схему), должностной и численный состав службы, основные функции служ­

бы.

4. Опишите взаимоотношения службы ДОУ с другими подразделе­ ниями. Соответствуют ли они тем взаимоотношениям, которые закреплены положением о службе ДОУ?

5. Опишите организационно-нормативное обеспечение деятельности службы ДОУ на вашем предприятии. Укажите документы федерального уровня, используемые в сфере работы с управленческими документами, а также разработанные для регулирования сферы делопроизводства на пред­ приятии.

6. Перечислите основные виды документов организационно­ распорядительной документации (по группам), используемые в деятельно­ сти вашего предприятия.

7.Покажите движение документов на предприятии на примере одно­ го вида документов или документопотока (схема документооборота, оперограмма, маршрутная и технологическая карты).

8.Установите, как и кем определяется объем документооборота. Ка­ кие цели преследует определение объема документооборота на вашем пред­ приятии?

9.Укажите факторы, влияющие на документооборот (на его качест­ венные и количественные характеристики) вашего предприятия.

10.Проведите анализ работы с организационно-распорядительными документами (их составление и оформление, регистрация, рассмотрение ру­ ководством, контроль за исполнением, формирование и хранение дел).

11.Сформулируйте ваши предложения по совершенствованию орга­

низации работы с управленческими документами на вашем предприятии.

ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ ТЕСТОВ

Тест 1

1) а; 2)6; 3) в; 4) б; 5) б; 6) б; 7)6.

Тест 2

1)6; 2) а; 3)6; 4) а.

Тест 3

1) в; 2) 6; 3) а; 4) а; 5) 6.

Тест 4

1)6; 2) в; 3) д; 4) а; 5) 6.

Тест 5

1)6; 2)6; 3) в; 4) 6; 5) а.

Тест 6

1) а; 2) 6; 3)6; 4) а; 5) 6; 6) а.

Тест 7

1)6; 2)6; 3) в; 4) а; 5) 6.

Теств

1)6; 2)6; 3) г; 4) 6; 5) а; 6) 6; 7) а.

Тест 9

1)6; 2) б; 3) а.

Тест 10

1)6; 2) 6; 3) а; 4) а.

Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Дата официального документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и / или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Дело - документ или совокупность документов, относящиеся к одно­ му вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Документ личного происхождения (ндп. личный документ) - до­ кумент, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или вы­ полнения общественных обязанностей.

Документ на машинном носителе - документ, созданный с исполь­ зованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его ин­ формации электронно-вычислительной машиной.

Документ; документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее иден­ тифицировать.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соот­ ветствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержа­ нии документов в деле.

Заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Зона унифицированной формы документа - часть площади унифи­ цированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами.

Индекс дела; номер дела - цифровое и / или буквенно-цифровое обо­ значение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Исходящий документ; отправляемый документ - официальный до­ кумент, отправляемый из учреждения.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обес­ печивающих своевременное исполнение документов.

Копня документа - документ, полностью воспроизводящий инфор­ мацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Машинописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

Наименование документа - обозначение вида письменного документа. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформлен­

ный в установленном порядке.

Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организаци­ онных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспече­ ния и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предпри­ ятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Организация работы с документами - организация докумен­ тооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с ус­ тановленными правилами.

Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Переменная часть реквизита документа - изменяемая часть рекви­ зита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

Перечень документов со сроками хранения - систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

Письменный документ - текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

Подлинник (официального) документа - первый или единичный эк­ земпляр официального документа.

Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявлен­ ные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственно­ ручную роспись полномочного должностного лица.

Постоянная часть реквизита документа - неизменяемая часть рек­ визита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его из­ готовлении.

Правила документирования - требования и нормы, устанавливаю­ щие порядок документирования.

Профиль архива - установленный для архива состав для документов, подлежащих хранению.

Регистрационный индекс документа; регистрационный номер до­ кумента - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по ус­ тановленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или по­ лучения.

Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на докумен­ те, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официаль­ ного документа.

Рукописный документ - письменный документ, при создании кото­ рого знаки письма наносят от руки.

Система документации - совокупность документов, взаимосвязан­ ных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Служебный документ - официальный документ, используемый в те­ кущей деятельности организации.

Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно­ правовым актом, организационно-распорядительным документом или резо­ люцией.

Табель унифицированных форм документов - перечень разрешен­ ных к применению унифицированных форм документов.

Текст официального документа - информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в се­ бе всю или основную часть речевой информации документа.

Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Унифицированная система документации (УСД) - система доку­ ментации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая ин­ формацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированная форма документа (УФД) - совокупность рекви­ зитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятель­ ности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе ин­ формации.

Формирование дела - группирование исполненных документов в де­ ло в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внут­ ри дела.

Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Экспертиза ценности документов - отбор документов на государст­ венное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Ю ридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.