книги / Организация работы с управленческими документами

По окончании года сотрудник службы ДОУ составляет итоговую за­ пись к о категориях и количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно - постоянного и временного сроков хранения. Эти сведения сообщаются ар­ хивному учреждению (если организация является источником комплектова­ ния государственного архива), о чем делается отметка в номенклатуре с ука­ занием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.

Вопросы для самоконтроля

1.Что представляет собой номенклатура дел?

2.Для чего служит номенклатура дел?

3.В каких нормативных документах содержатся требования к систе­ матизации документов?

4.Какие виды номенклатур существуют?

5.Для каких организаций, предприятий разрабатываются типовые и примерные номенклатуры дел?

6.Какова процедура разработки номенклатуры дел?

7.В соответствии с чем строится структура (разделы) номенклатуры дел?

8.Какова последовательность расположения разделов в сводной но­ менклатуре дел?

9.Какова последовательность расположения дел (заголовков дел) в номенклатуре?

10.Какие дела и документы включаются в номенклатуру дел?

11.Как оформляется номенклатура дел?

12.Какие требования предъявляются к индексации дел, заголовкам дел?

13.Что может указываться в графе «Примечание» номенклатуры дел?

14.На основании каких документов устанавливаются сроки хранения документов и дел?

15.В чем заключается работа с номенклатурой дел в течение года?

Задание

Изучите требования Основных правил работы архивов организаций к составлению и оформлению номенклатуры дел. Обратите внимание на осо­ бенности формы номенклатуры дел. Изучите порядок применения Перечня типовых управленческих документов. Составьте и оформите номенклатуру дел общего отдела ЗАО «Синий лес», включив в нее следующие дела:

-протоколы заседания правления;

-приказы по основной деятельности;

-положение об общем отделе;

-документы ревизий предприятия органами налогового контроля (ак­ ты, справки, докладные записки);

-протоколы общих собраний акционеров;

-переписка по оперативным правовым вопросам;

-устав предприятия;

- штатное расписание.

Обоснуйте последовательность расположения заголовков дел в но­ менклатуре.

Тест 7

1. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в ор­ ганизации, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке, - это

а) приложение к инструкции по делопроизводству; б) номенклатура дел; в) опись дел.

2. Номенклатура дел утверждается

а) председателем экспертной комиссии; б) руководителем организации;

в) экспертно-проверочной комиссией архива.

3. Основные правила работы архивов организаций определяют сле­ дующие виды номенклатур дел:

а) типовую, индивидуальную; б) типовую, примерную;

в) типовую, примерную, индивидуальную.

4. В номенклатуру дел документы общественных организаций (проф­ союзной, добровольных обществ) включаться

а) должны; б) не должны.

5.Сроки хранения дел включаются в номенклатуру дел предприятия

всоответствии

а) с инструкцией по делопроизводству предприятия; б) с перечнем типовых документов, образующихся в деятельности ор­

ганизаций, с указанием сроков хранения; в) со списком документов предприятия.

6. Номенклатура дел организации необходима для

а) правильного формирования и учета дел в организации; б) обеспечения сохранности документов, устранения возможности по­

втора документов; в) учета количества документов.

Тема 8 ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДЕЛ

8.1. Понятие оперативного хранения дел

Оперативным называется хранение дел в местах их формирования (структурных подразделениях) до передачи на архивное хранение.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками на­ ружу в запираемых шкафах, сейфах, обеспечивающих их полную сохран­ ность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располага­ ются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указы­ ваются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне дверцы шкафа.

Завершенные дела с временными сроками хранения (до 10 лет) хра­ нятся в структурном подразделении в течение срока, указанного в номенк­ латуре. Затем они уничтожаются. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение 2 или более лет для справочной работы, после чего передаются в архив организа­ ции. Дела с меньшими сроками хранения также могут передаваться в архив организации по распоряжению ее руководителя.

8.2. Проверка наличия документов

Проверка наличия дел при оперативном хранении проводится с целью:

-обеспечения сохранности дел;

-установления пропавших дел (документов);

-поиска пропавших дел (документов);

-восстановления документов, не найденных в результате поиска. Проверка наличия проводится комиссией, созданной по указанию ру­

ководителя, с периодичностью, устанавливаемой службой делопроизводства или инструкцией по делопроизводству предприятия, но не реже одного раза в год.

8.3.Порядок выдачи документов и дел

Втечение года для работы могут понадобиться документы, уже вклю­ ченные в дело. При изъятии документа ответственное за формирование дела должностное лицо обязано вложить на его место лист-заместитель (рис. 30).

Наименование предприятия

Наименование структурного подразделения

ЛИСТ-ЗАМЕСТИТЕЛЬ

Документ №_____ от __________ , поступивший (или отправленный)

(наименование корреспондента (адресата))

по вопросу выдан____

Рис. 30. Форма листа-заместителя

В листе-заместителе указываются данные о выданном документе (но­ мер, от кого поступил, по какому вопросу и т.д.), когда и кому он выдан, личные подписи должностных лиц, выдавших и получивших документ.

После окончания делопроизводственного года допускается выдавать дело во временное пользование только целиком.

Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руко­ водителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится картазаместитель. В ней указывается:

-структурное подразделение;

-индекс дела;

-дата его выдачи;

-кому дело выдано;

-дата его возвращения.

Также в карте-заместителе предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и разрешению руководителя организации, где дело сформировано и нахо­ дится на хранении. В карте-заместителе дела указывают дополнительно на­ именование организации (рис. 31). При выдаче составляется акт приемапередачи дела.

Тест 8

1. Хранение дел в местах их формирования (структурных подразделе­ ниях) до передачи на архивное хранение называется

а) предархивным; б) оперативным;

в) не имеет названия.

2. Завершенные дела с временными сроками хранения (до 10 лет) хра­ нятся в структурном подразделении

а) 3 года; б) в течение срока, указанного в номенклатуре;

в) не хранятся, уничтожаются в конце календарного года.

3. Проверка наличия дел при оперативном хранении проводится

а) 1 раз в 5 лет; б) 1 раз в 3 года;

в) в случае чрезвычайных обстоятельств; г) не реже одного раза в год.

4. Проверка наличия дел проводится

а) постоянно действующей комиссией; б) комиссией, созданной по указанию руководителя; в) только службой ДОУ.

5. После окончания делопроизводственного года

а) допускается выдавать дело во временное пользование только целиком; б) выдаются только отдельные документы; в) дела не выдаются.

6. Сроки хранения типовых документов устанавливаются

а) местным государственным или муниципальным архивом; б) Федеральной архивной службой России; в) вышестоящей организацией; г) самим предприятием.

7. Дела предприятия сторонним организациям

а) выдаются по их письменному запросу и разрешению руководителя организации;

б) выдаются, но не оригиналы, а только копии всех документов дела и только по письменному разрешению руководителя;

в) не выдаются.

Тема 9 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

9.1. Понятие экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности10 документов - процесс изучения документов на основании критериев ценности в целях определения сроков хранения до­ кументов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов является важнейшей задачей работ­ ника сферы делопроизводства и архивиста. Ведь итогом экспертизы ценно­ сти документов является полноценное комплектование ведомственных и го­ сударственных архивов документами и, в конечном счете, определение со­ става Архивного фонда РФ в целом.

Экспертиза ценности играет роль определенного сита, через которое просеивается весь поток документов. Из множества документов, образовав­ шихся в делопроизводстве, лишь незначительная часть поступает на хране­ ния в ведомственный архив. В свою очередь, из документов, поступивших на хранение в архив предприятия, далеко не все «достойны» государствен­ ного хранения и поступят в государственный архив (в том случае, если ор­ ганизация является источником комплектования Архивного фонда РФ).

Задачами экспертизы ценности являются:

- установление сроков хранения документов, несущих оперативную информацию справочного характера;

-определение состава документов организации, которые содержат ценную информацию и подлежат отбору для передачи в ведомственные и государственные архивы;

-установление профильности документов тому или иному государст­ венному архиву (определение в составе каких фондов и в какие государст­ венные архивы поступят эти документы);

-обеспечение полноты состава архивного фонда путем восстановле­ ния утраченных документов;

-определение уникальных и особо ценных дел и документов.

На хранение в ведомственный архив передаются дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному со­ ставу. На хранение в государственный архив передаются дела постоянного срока хранения.

Экспертиза ценности документов проводится в

-делопроизводстве;

-ведомственном архиве;

10 Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

- государственном архиве.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится:

-при составлении номенклатуры дел;

-в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

-при подготовке дел к последующему хранению;

-при выделении дел на уничтожение.

Проблема определения сроков хранения документов решается уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще не заведено.

9.2. Организация работы экспертной комиссии

Для организации работ по экспертизе ценности документов и для при­ нятия решений по отбору документов на постоянное или временное хране­ ние, а также уничтожению документов с истекшими сроками хранения в ка­ ждой организации, независимо от формы собственности, приказом директо­ ра создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Комиссия является совещательным органом при руководстве, и ее решения, обычно фиксируемые в протоколах и в актах на уничтожение документов, вступают в силу после утверждения их руководителем данного учреждения.

Основными задачами ЦЭК (ЭК) являются:

-организация и проведение экспертизы ценности документов на ста­ дии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

-организация и проведение экспертизы ценности документов на ста­ дии подготовки их к передаче в архив организации;

-организация и проведение отбора и подготовки документов к пере­ даче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Заседания ЭК проводятся в соответствии с планом работы и по мере необходимости.

Для государственных организаций или организаций, в архивах кото­ рых сохранились документы, относящиеся к государственной части Архив­ ного фонда Российской Федерации, решения ЭК становятся правомочными при согласовании их с местным государственным архивным учреждением, которое осуществляет контроль за сохранностью ценных архивных доку­ ментов у организаций-фондообразователей.

Негосударственные организации самостоятельно принимают реше­ ния по экспертизе ценности документов, но они также не вполне свободны, когда речь идет об уничтожении документов, поскольку «Основы законода­ тельства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» (ст. 16) обязывают собственников обеспечивать сохранность до­

кументов, отнесенных Федеральной архивной службой России к составу ар­ хивного фонда РФ.

Для осуществления экспертизы ценности создается система эксперт­ ных органов (рис. 32).

Рис. 32. Система экспертных органов

Экспертная комиссия - это коллектив работников делопроизводства, архивистов и специалистов данной отрасли (экспертов), которым доверено решение судьбы документов организации. Если учреждение имеет несколь­ ко самостоятельных отделений, лучше создать в каждом таком подразделе­ нии отдельную экспертную комиссию.

В организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются ЦЭК, которые осуществляют методическое руководство работой экспертных ко­ миссий структурных подразделений и подведомственных организаций.

Методическое руководство работой экспертных комиссий также осу­ ществляют экспертно-проверочные комиссии (ЭПК), созданные в органах архивного управления при администрации края, области, города, а также в федеральных государственных архивах.

При Росархиве создана Центральная экспертно-проверочная комис­ сия - высшая инстанция по вопросам экспертизы ценности.

ЭК и ЦЭК - первая, ЭПК - вторая инстанция контроля над отбором документов на хранение и уничтожение.

Таким образом, система экспертной службы состоит из:

-архивных учреждений - ЦЭПК, ЭПК, ЭМК (экспертно­ методические комиссии в государственных архивах);

-прочих учреждений - ЭК, ЦЭК.

ЭК состоит не менее чем из трех человек. В состав комиссии, как пра­ вило, включаются

-руководитель делопроизводственной службы организации;

-заведующий архивом (ответственный за архив), который выполняет функции секретаря комиссии;

-бухгалтер (главный);

-юрист;

-специалист по защите информации;

-представитель местного архивного учреждения.

Это специалисты, которые хорошо знают документацию учреждения. Председателем назначается один из руководителей организации, ку­

рирующий вопросы делопроизводства и архива.

Функции и права ЭК, организация ее работы определяются положени­ ем об экспертной комиссии.

Основным содержанием и результатом работы экспертной комиссии является рассмотрение представляемых делопроизводственной службой описей дел постоянного и временного хранения, описей документов по лич­ ному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Однако этим не ограничиваются ее функции.

Квалифицированная и работоспособная ЭК обязана организовывать и координировать всю работу, связанную с формированием документально­ го фонда учреждения, принимать решения по обеспечению учета и сохран­ ности документов и планированию передачи документов из подразделений в архив учреждения.

Экспертная комиссия рассматривает номенклатуру дел, заводимых в делопроизводстве, участвует в разработке инструкций и методических по­ собий по работе с документами в учреждении. При необходимости, эксперт­ ная комиссия может представлять в архивные органы предложения об изме­ нении сроков хранения отдельных категорий и видов документов, которые образуются в деятельности учреждения.

«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в дея­ тельности организаций, с указанием сроков хранения» является норматив­ ным актом в том смысле, что он устанавливает минимальные сроки хране­ ния документов. Экспертные комиссии вправе увеличивать сроки хранения в зависимости от характера деятельности той или иной организации, специ­