1.2 Документальное оформление движения запасов в спк «Родина Радищева»

Применение документального оформления при учете запасов играет ключевую роль в соблюдении законодательных требований по бухгалтерскому учету активов. Основной целью учета запасов является точное отражение их движения в учетной системе, а также достоверное документирование процессов поступления и выбытия.

В СПК «Родина Радищева» используют следующие документы для оформления движения запасов:

1) Акт на выбытие животных и птицы;

2) Акт на оприходование приплода животных;

3) Акт на сортировку и сушку продукции растениеводства;

4) Акт приема грубых и сочных кормов;

5) Акт расхода семян и посадочного материала;

6) Ведомость движения зерна и другой продукции;

7) Лимитно-заборная карта;

8) Приходный ордер;

9) Расходный ордер;

10) Реестр отправки зерна и другой продукции с поля;

11) Реестр приёма зерна и другой продукции;

12) Счёт-фактура;

13) Требование-накладная и др.

Поступление запасов может осуществляться следующим путем:

1.Приобретение у поставщиков со стороны.

Значительная часть материальных ценностей, необходимых для деятельности предприятия, приобретается у поставщиков. Для правильного учета и контроля за получением таких ценностей используются различные расчетные первичные документы, включая счет-фактуры, товарно-транспортные накладные, платежные требования и другие. Кроме того, к таким документам прилагаются сопроводительные документы, такие как спецификации, квитанции, сертификаты качества и другие документы, подтверждающие качество и характеристики полученных материальных ценностей.

Счет-фактура является неотъемлемой частью документального оформления при учете запасов и торговых сделок. Он содержит информацию о товаре или услуге, их количестве и стоимости, а также данные о продавце и покупателе. Составление счет-фактуры на стандартизированном бланке, утвержденном государством, обеспечивает ее законность и достоверность.

Для продавца счет-фактура является основанием для выставления счета на оплату, а для покупателя – документом, подтверждающим получение товара или оказание услуги. Без счет-фактуры невозможно правильно отразить движение запасов в учетной системе и провести анализ финансовых результатов деятельности предприятия.

Таким образом, счет-фактура является необходимым элементом документального оформления при учете запасов и торговых сделок. Он обеспечивает прозрачность и контроль в учете, а также законность и достоверность финансовой отчетности предприятия.

В случаях перевозки грузов автотранспортом приемка материалов, поступающих на предприятие, осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя. Товарно-транспортная накладная (форма №М-5,М-6), утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 N 78, предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов:

1.Товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей;

2.Транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей - заказчиков автотранспорта с организациями - владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями - владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.

В условиях, когда один автомобиль перевозит несколько грузов для одного или нескольких получателей, необходимо выписывать товарно-транспортную накладную для каждой партии грузов и каждого грузополучателя отдельно, чтобы обеспечить четкость и прозрачность процесса.

Поступление материалов на склад оформляется приходным ордером, в котором материально-ответственное лицо указывает фактическое количество поступившего материала. Если данные в документах поставщика и фактические данные совпадают, возможно отразить поступление материалов путем проставления штампа на документах поставщика, что упрощает процесс оформления.

Для оформления приемки материальных ценностей, имеющих расхождения с данными сопроводительных документов поставщика, используется акт о приемке материалов (форма №М-7), который также может быть использован при приемке материалов без документов и является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику или отправителю.

2.Изготовление внутри организации.

Материальные ценности, поступившие от переработки собственных и обслуживающих производств, приходуют на основании отчета о переработке продукции.

В частности, для учета запасов, произведенных в своем хозяйстве, в СПК «Родина Радищева» используются первичные документы, такие как :

1.Акт приема грубых и сочных кормов

2.Ведомость учета расхода кормов

3.Акт расхода семян и посадочного материала.

4.Акт на выбытие животных и птицы

5.Акт оприходование животных

6.Реестр приема зерна весовщиком

7.Ведомость движения зерна и другой продукции

Это позволяет минимизировать потери от недостач и порчи материалов и повышать эффективность использования ресурсов.

Акт приема грубых и сочных кормов по форме СП-17 является необходимым документом для оформления передачи и учета заготовленных кормов. Его составляет специальная комиссия, которая принимает корма в стогах, хранилищах и т.д. и передает на ответственное хранение руководителям ферм или другим материально ответственным сотрудникам. Для каждого вида корма необходимо составить отдельный акт, приложив схемы расположения и номеров хранилищ на участке. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию для проведения прихода кормов и соответствующих записей в бухучете сельхозорганизации. Второй экземпляр вместе с планом расположения хранилищ передается работнику, ответственному за хранение кормов. Таким образом, акт приема грубых и сочных кормов является важным инструментом для контроля за заготовкой и использованием кормов в сельском хозяйстве.

Ведомость учета расхода кормов по форме СП-20 заполняют с целью ведения учета кормов, выдаваемых на фермерских хозяйствах каждый день. Ведомость ведут в двух экземплярах. На основании первого кладовщик выдает корма и списывает их с подотчета, второй — находится у заведующего фермой. В конце каждого месяца сотрудник, на чьей ответственности находятся животные , считает, сколько фактически ушло корма по каждому наименованию и сколько осталось. Ведомость можно заполнять от руки или с помощью компьютера.

В частности, для учета списания в расход семян и посадочного материала на посев и посадку соответствующих культур в СПК «Родина Радищева» применяется акт расхода семян и посадочного материала по форме СП-13. Этот документ составляется агрономом по окончании сева (посадки) на отдельных участках и полях севооборота и приемки работ должностными лицами организации (по каждой культуре отдельно).

Подписанный указанными работниками акт утверждается руководителем организации, после чего передается вместе с расходными документами в бухгалтерию для соответствующих записей в регистры бухгалтерского учета.

Для каждого случая, связанного с забоем, падежом или гибелью животных, создается специальный документ - «Акт на выбытие животных и птицы» (включая забой, прирезку и падеж). Комиссия, состоящая из заведующего фермой, зоотехника, ветеринара и ответственного за содержание животных, занимается составлением данного акта. Он должен быть заполнен в день выбытия и содержать подробную информацию о причинах и обстоятельствах выбытия животных, а также возможном использовании продукции.

Акт на оприходование приплода животных - это важный документ, который позволяет точно установить количество и общую массу приплода в килограммах. Процедура оприходования необходима для составления официальных бумаг и обеспечения правильного учета животных.

В проведении сельскохозяйственных работ используется талонный способ учета зерна при составлении реестра приема зерна весовщиком по форме СП-9, который является наиболее применяемым способом.

3.Поступление от учредителей в счет вклада в уставный капитал.

При поступлении материалов в счет вклада в уставный капитал организации, их стоимость определяется согласно утвержденной учредителями цене. Данная цена фиксируется в протоколе общего собрания участников организации. Для подтверждения факта поступления материалов оформляется акт приема-передачи, который содержит все необходимые реквизиты.

Акт приема-передачи материалов - документ, который оформляется при передаче различных активов и вещей. Он подтверждает нормальное состояние товара, его целостность, отсутствие брака.

4.Образование в результате ликвидации основных средств предприятия и другого имущества.

Если же речь идет о материалах, образовавшихся в результате ликвидации основных средств или выбытия иного имущества, то их принятие к учету осуществляется на основании документа «Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений».

5.Безвозмездное поступление.

Кроме того, материальные ценности могут поступать в организацию безвозмездно по договору дарения или договору пожертвования. При этом оформляются те же документы, что и при возмездном получении материалов (товарные накладные, приходный ордер и др.). Это позволяет правильно учитывать поступление материалов и обеспечивать прозрачность и контроль в учете.

6. Поступление в результате обмена (договор бартера)

Поступление запасов в результате договора обмена также документально оформляется аналогично оформлению при возмездном получении. В случае осуществления бартерной сделки оформляют как поступление запасов, так и их выбытие. Такой подход позволяет минимизировать потери от недостач и порчи материалов и повышать эффективность использования ресурсов, что является важным фактором для успешной работы СПК «Родина Радищева».

Недостачи и потери от порчи ценностей» списываются со счета 94. Если испорченные материалы могут быть использованы в организации или проданы, они приходуются по ценам возможной продажи, а на эту сумму уменьшается сумма потерь от порчи.

Если же испорченные материалы не могут быть использованы, они списываются со счета 94 и относятся на транспортно-заготовительные расходы или на счета отклонений в стоимости материальных запасов (счёт 16). При этом недостающие или испорченные материалы списываются со счета 94 и относятся на транспортно-заготовительные расходы или на счета отклонений в стоимости материальных запасов (счёт 16). Такой подход позволяет обеспечить правильность учета и защитить организацию от возможных претензий.

Фактическая себестоимость недостач и порчи сверх норм естественной убыли учитывается: дебет счёта 76 субсчёт 2 «Расчёты по претензиям», кредит счёта 60.

Внутри предприятия запасы могут расходоваться на следующие цели:

1.На производство продукции, выполнение работ, оказание услуг;

Разовый отпуск товарно-материальных ценностей для потребления или перемещения внутри хозяйства производится на основании требования – накладной (форма №М-11). Требование-накладная выписывается в двух экземплярах для каждого склада лицом, сдающим товарные ценности. Лицо, передающее товар, производит списание, а лицо, получающее, приходует его. Форма заполняется либо от руки, либо с помощью специальных компьютерных программ. Подписывается материально-ответственными лицами и передается в бухгалтерию для дальнейшего оформления.

2.На выполнение работ по устранению брака.

Для отпуска материалов, систематически потребляемых в хозяйстве, используются лимитно-заборные карты (форма «М-8).(10)Применяется при наличии лимитов отпуска материалов для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.

3.На общепроизводственные расходы.

Для выдачи материалов на производство в СПК «Родина Радищева» необходимо переместить их с центрального склада на склад, ответственного за конкретный производственный участок. Перед этим список материально-ответственных лиц должен быть согласован с главным бухгалтером, и только они имеют право получать материальные ценности со склада. При этом образцы подписей материально-ответственных лиц должны находиться у кладовщика, чтобы обеспечить контроль за выдачей материалов и предотвратить возможность незаконного использования ресурсов. Такой подход позволяет обеспечить эффективное использование материалов и избежать потерь от недостач и порчи.

4.На удовлетворение общехозяйственных нужд.

Отпуск материалов на сторону осуществляется на основании документа «Накладная на отпуск материалов на сторону» (форма №М-15). Выписывается данная накладная работником склада или бухгалтерии в двух экземплярах для организации, отпускающей товар, и для получателя соответственно. Основанием для оформления накладной служит распоряжение руководства компании в письменном виде.

Выбытие материалов на предприятии может происходить по следующим причинам. 1. Реализация материалов, не предусмотренных к использованию внутри предприятия. При реализации материалов, не предназначенных для использования на предприятии, оформляются товарная накладная, либо при перевозке автотранспортом товарно-транспортная накладная, счет, счет-фактура, а также необходимые сопроводительные документы.

Товарно-транспортная накладная (форма №1-Т) является основанием для учета товарно-материальных ценностей при их перемещении транспортными средствами. Этот документ составляется отправителем груза или перевозчиком по согласованию сторон и является основанием для списания груза у отправителя и его поступления на склад получателя. Каждая товарно-транспортная накладная оформляется в 3-х экземплярах: для отправителя, перевозчика и получателя груза.

5.Списание материалов, пришедших в негодность (физически и морально устаревшие материалы), списание по причине обнаружения недостачи.

Списание неликвидных материалов осуществляется на основании акта на списание. При проведении инвентаризации, полученные результаты (излишек/недостача) оформляются актом инвентаризации.

Акт о списании товаров (форма №ТОРГ-16) этот документ необходим в случае, если требуется списать негодный для дальнейшей продажи товар вследствие потери им потребительских свойств. Форма ТОРГ-16 оформляется в 3 оригинальных экземплярах. Первый из них передается бухгалтеру для отражения в бухучете факта списания ТМЦ и начисления суммы взыскания с виновного лица, если это лицо было установлено. Другой экземпляр заполненного документа о списании остается в подразделении, где он составлялся, а третий хранится лицом, материально ответственным за ТМЦ.

6.Выбытие в связи с вкладом материалов в уставный капитал другой организации.

Для учета выбытия материалов в счет вклада в уставный капитал необходимо составлять акт приема-передачи, где указывается стоимость материалов, согласованная с учредителями. Важно придерживаться правил оформления документации и указывать все обязательные реквизиты.

7.Безвозмездная передача материалов другой организации.

Выбытие материальных ценностей при передаче безвозмездно по договору дарения или договору пожертвования оформляется первичными документами на отпуск материалов: товарно-транспортная накладная, накладная на отпуск материалов на сторону и т.д.

1.Выбытие в результате обмена (договора бартера).

Выбытие материалов на основе договора бартера оформляется аналогично выбытию при возмездном реализации материалов на сторону.

Важно следить за правильностью ведения документации и оформлением всех необходимых документов в соответствии с законодательством. При проведении инвентаризации результаты следует оформлять актом инвентаризации, где указывается излишек или недостача материалов.

В частности, выдача материалов для использования в производстве осуществляется путем перемещения материалов с центрального склада на склад материально-ответственного лица конкретного производственного участка. Для этого список материально-ответственных лиц согласовывается с главным бухгалтером, и только этим лицам предоставляется право получать материальные ценности со склада. При этом образцы подписей материально-ответственных лиц должны находиться у кладовщика. Таким образом, документальное оформление является важным инструментом для обеспечения прозрачности и контроля в учете запасов.

Списание материалов, пришедших в негодность (физически и морально устаревшие материалы), списание по причине обнаружения недостачи. Списание неликвидных материалов осуществляется на основании акта на списание. При проведении инвентаризации, полученные результаты (излишек/недостача) оформляются актом инвентаризации.

Для обеспечения прозрачности и точности процесса передачи материальных ценностей в счет вклада в уставный капитал необходимо оформлять акт приема-передачи в произвольной форме с отражением всех обязательных реквизитов. Аналогично, при передаче материальных ценностей безвозмездно по договору дарения или пожертвования необходимо оформлять первичные документы на отпуск материалов, такие как товарно-транспортная накладная или накладная на отпуск материалов на сторону. Это гарантирует правильность учета и обеспечивает юридическую защиту при необходимости предъявления претензий.