Государственная итоговая аттастация - 2023__38.04.04 Государственное и муниципальное управление / _ГИА - 38.04.04 Государственное и муниципальное управление -_вопросы_1-73 - 2_мой

111

По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил; подложными – документы, оформление или содержание которых не соответствует истине.

По назначению документы подразделяют на подлинники и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Копия – точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск

– это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя. Выписка из документа – это копия части документа, а дубликат – второй экземпляр документа, выданный в связи сутратой подлинника.

Служба документационного обеспечения управления

Службой документационного обеспечения управления является организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами. Своевременная обработка и передача на разные уровни управленческой информации, которая необходима для осуществления функций являются главными задачами данной службы.

-Основные операции, проводимые СДОУ:

-Учётно-справочная работа и регистрация документов.

-Оформление и выпуск распорядительной документации учреждений.

-Проверка соблюдения стандартов на документы.

-Изготовление, размножение, копирование служебных документов.

-Доставка документов исполнителям и их экспедиционная обработка.

-Контроль за исполнением документов.

-Использование, формирование, оформление, хранение дел.

112

29. Сущность и характеристика информационного производства

(ТЕХНИКА АДМИНИСТРАТИВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ)

Из сфер деятельности, в которых используются и производятся знания,

выделилось информационное производство, направленное на подготовку

информационных продуктов и оказание информационных услуг в целях снабжения на основе обмена результатами деятельности всех заинтересованных подразделений общественного производства.

Информация, содержащаяся в информационных продуктах и услугах, выступает сегодня средством практически любого труда, без информации труд может существовать лишь в несовершенном виде.

Развитие информационного производства было вызвано возрастающими потребностями научно-технического прогресса по мере охвата им наряду с наукой и техникой самого производства и процессов управления им. Рост этих потребностей был связан с передачей информационной деятельности все большего числа рутинных функций, которые ранее выполняли сами творческие работники. Таким образом, общественная потребность обусловила выделение информационного производства в отдельный вид научного труда.

Информационное производство представляет собой часть общественного производства, связанную с подготовкой информационных продуктов и услуг, направленных на удовлетворение определенной группы общественных потребностей.

Информационная деятельность предусматривает выполнение следующих основных функций: сбор, переработка, хранение и поиск информации, распространение информационных продуктов и услуг.

Для специалистов в области документализации предметом труда являются научно-технические знания и решения, а продуктом труда — документ, первичная научно-техническая информация. Научно-технический документ представляет собой материальный носитель, который содержит в себе научное знание или техническое решение, предназначен для обмена результатами научно-технической деятельности, передачи их во времени и пространстве от производителя к потребителю и используется в различных сферах общественной деятельности. К научно-техническим документам относятся: статьи, книги, отчеты, описания открытий и изобретений, диссертации и т. п.

Информационный поток, создаваемый только в отдельной области науки и техники, огромен, а слежение за всеми публикациями даже по узкой специальности сопряжено со значительными затратами времени. Поэтому в

научно-информационной деятельности существует отдельное звено,

которое занимается превращением научно-технических знаний в первичную научно-техническую информацию. Выполняют эти функции специалисты по аналитико-синтетической переработке информации. Предметом их труда

113

являются источники первичной научно-технической информации, а продуктом

— вторичная, третичная и другие виды метаинформации (рефераты, аннотации, переводы, обзоры, библиографические описания и т. п.). Деятельность по аналитико-синтетической переработке информации направлена на сокращение времени пользователей на информационные процессы.

Первичные и вторичные источники информации появляются как продукты разных видов труда: первичные — труда по производству и документализации, вторичные — труда по аналитико-синтетической переработке и документализации.

Первичная информация, по определению, отражает познанные закономерности свойства и явления, закономерности развития природы, общества и мышления, вторичная же, хотя и имеет в качестве исходного объекта своего отражения внешний мир, но отражает его посредством первичной информации.

Вторичная информация существует в виде библиографий, аннотаций, рецензий, рефератов, переводов, обзоров первичных источников.

Экономической наукой (отечественной и зарубежной) не выработано единой трактовки понятия информационной сферы общественного производства. Для ее обозначения используются различные термины: «информационная экономика» (information economy), «производство знаний»

(knowledge industry), «информационная отрасль» (information industry) и др.

-Автор концепции информационной отрасли как «производства знаний» Ф. Махлуп определяет эту часть экономики в качестве совокупности

различных объектов, производящих знания, информационный товар и услуги как для себя, так и для других.

«Производство знаний», по Ф. Махлупу, включает различные виды человеческой деятельности, которые объединяются в пять групп: научные

исследования и разработки, образование, средства массового общения, информационные машины, информационные услуги.

-«Экономика информации» (в 1977 г. в США был завершен выпуск данного девятитомного издания). Авторы этого исследования к информационной сфере экономики относят восемь крупных отраслей: производство знаний, распространение знаний, страхование, переработка и передача информации, информационные товары (от авторучки до ЭВМ), отдельные виды деятельности правительственных учреждений, здания, контрольное и деловое оборудование и мебель.

-в конце 1970-х годов М. Порэт значительно усовершенствовал концепцию информационной экономики и разработал методологию ее всестороннего анализа. В основу своей концепции он вводит понятие «информационная деятельность». Информация, по М. Порэту, есть данные, которые организуются и передаются. Информационная деятельность включает все ресурсы, потребляемые в производстве, обработке и распределении

114

информационных товаров и услуг.

В информационной экономике как части национальной экономики М. Порэт выделяет две сферы: первичную, включающую отрасли, для которых информационная деятельность является определяющей, и вторичную, включающую отрасли, для которых информационная деятельность является вспомогательной.

- академик В.М. Глушков в 1977 г., практически одновременно с введением М. Порэтом термина «информационная экономика», ввел в

отечественную науку понятие «индустрия переработки информации», а

К.В. Казанцева называет информационными отраслями народного хозяйства научно-информационную деятельность и системы научно-технической документации.

Информационная экономика определяется как информационная сфера народного хозяйства.

Видами информационной деятельности являются производство информации, распределение и распространение информации, потребление информации, обслуживание информационной деятельности.

Указанные виды информационной деятельности реализуют информационные работники следующих обобщенных профессий: производители информации; распределители и распространители информации, потребители информации; работники, обслуживающие основную информационную деятельность. Перечисленные виды информационной деятельности и профессий включают и более «узкие» сферы деятельности и специальности.

Обобщая: информационное производство — это организационно оформленная разновидность научного труда, которая заключается в сборе,

аналитикосинтетической переработке, хранении и поиске закрепленной в документах информации, а также в предоставлении этой информации всем нуждающимся в ней в соответствующее время и в удобной для них форме. Определение понятия «информационное производство» будет полным, если, помимо перечисленных процессов, отнести к нему и деятельность по созданию новой информации, то есть превращению научных знаний в научную информацию.

Благодаря научно-информационной деятельности акт обмена продуктами научно-технического творчества стал подразделяться на два этапа: этап

документализации научно-технических идей, то есть превращения новых научных знаний и технических решений в научно-техническую информацию, и этап распространения, доведения этих результатов до потребителя. Если на первом этапе для специалистов в области документализации предметом труда являются научно-технические знания и решения, а продуктом труда — документ, первичная научно-техническая информация (статьи, книги, отчеты, описания открытий и изобретений, диссертации и т. п.), то на втором этапе для специалистов в области

115

аналитико-синтетической переработки информации продуктом труда являются вторичная, третичная и другие виды научно-технической информации (рефераты, аннотации, переводы, обзоры, библиографические описания и т. п. – «информация об информации»).

В информационном производстве используется информационная

техника – технические средства, способствующие повышению эффективности и качества информационных услуг, удешевлению и ускорению информационного обслуживания. К ним относятся технические средства сбора, хранения и передачи научно-технической информации, устройства ввода и вывода, системы обработки данных, копировальномножительная техника, средства реализации информационно-поисковых и информационно-логических систем, современные электронно-вычислительные машины, полиграфическое оборудование.

Отраслевая структура информационного сектора

В отраслях информационного производства в зависимости от отношения тех или иных видов информационной деятельности к собственно производству информации можно выделить три группы более специфических информационных отраслей:

1)производство информации как новых знаний;

2)подготовка существующей информации к использованию в удобной для потребителя форме;

3)накопление и хранение информации.

К первой группе информационных отраслей относятся такие традиционные сферы деятельности, как идеология и политика, искусство,

наука, изобретательство и рационализация.

Ко второй группе отраслей информационного производства относятся такие традиционные сферы деятельности и виды производства, как

издательство и полиграфия; радио-, теле-, кино- и фотопроизводство; проектирование и опытно-конструкторская деятельность. Все эти информационные отрасли не создают новой информации, однако с их участием производство информации получает определенное завершение.

Третья группа отраслей производства информации объединяет такие отрасли человеческой деятельности и виды производства, как архивное и библиотечное дело, создание и ведение различных информационных фондов и т.

п. С их участием производство информации получает также определенное завершение («продукция на складе»).

Итак, услуги по преобразованию информации и обеспечению доступа потребителей к ней как раз и являются основными результатами информационного производства — информационными продуктами и услугами.

116

30. Диагностика корпоративной культуры компании (репутационный аудит)

(ТЕХНИКА АДМИНИСТРАТИВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ)

Что касается понятия «корпоративная культура», то оно используется параллельно с такими понятиями, как: «деловая культура», «организационная культура», «профессиональная культура» и др. Ряд исследователей считают тождественными понятия «корпоративная культура» и «организационная культура».

В современной литературе существует довольно много определений организационной культуры. Часто организационная культура трактуется как принимаемые большей частью организации философия и идеология управления, ценностные ориентации, верования, ожидания, расположения и нормы, лежащие в основе отношений и взаимодействий как внутри организации, так и за ее пределами.

Корпоративная культура – это культура, которая представляет собой набор наиболее важных положений, применяемых членами организации и получающих выражение в заявляемых организацией ценностях и нормах, которые служат ориентирами поведения и действий персонала.

Более емким является понятие «организационная культура» – оно шире, т.е. «корпоративная культура» включается в нее.

Репутационный аудит — это внутренняя аналитическая деятельность,

основная задача которой - оценка соответствия заявляемых компанией

ценностей способам их реализации и выработка предложений по корректировке тех или иных воздействий на корпоративную культуру организации.

Репутационному аудиту должны подвергаться:

−производственные и непроизводственные мероприятия,

−действующие в настоящем и те, которые только собираются внедрить. Фактически любое решение, которое может повлиять на изменение

жизнедеятельности организации, необходимо подвергать репутационному аудиту и корректировать в соответствии с основными положениями ее корпоративной культуры.

Организационную (корпоративная) культуру рассматривают как

механизм воспроизведения опыта, помогающий жить в своей среде и сохранять единство и целостность при взаимодействии с другими структурами. Каждая организация, реализующая определенные цели и задачи, вынуждена заниматься воспроизведением и заимствованием социального опыта.

Функции организационной культуры:

-отражение специфики бизнеса и определение «лица» компании;

-обеспечение привычного образа действий в повторяющихся ситуациях;

117

-формирование коллективной преданности;

-обеспечение социальной стабильности;

-содействие развитию и росту организации.

Развитие организационной культуры предполагает ее формирование, поддержание и изменение. Организационная культура является одним из

важнейших факторов успеха в конкурентной борьбе, подлежащих наблюдению, регулярному анализу и корректировке в соответствии с изменением обстановки. При изменении целей организации возникает необходимость адаптировать организационную культуру компании к новым переменам, если существующая не способна к трансформации. Формирование культуры происходит в условиях решения организацией проблем внешней адаптации и внутренней интеграции.

Вбольшинстве крупных организаций, сохраняющих жизнеспособность в современных условиях, поддерживается организационная культура, сложившаяся за длительную историю их существования. Основной упор делается на поддержание исполнительности, дисциплины, на обеспечение ранее заложенной социальной сферы.

Внебольших организациях рекомендуется создать единую команду, которая решает многие вопросы коллегиально, демократично, где работают на честных, доверительных отношениях.

До настоящего времени не разработана методика оценки организационной культуры ввиду её сложности, многодисциплинарности, уникальной сущности.

Организационную культуру принято характеризовать с помощью совокупности параметров. К ним относят тип, уровень, состояние,

открытость культуры, тип руководства, управленческий стиль, конфликтность и другие характеристики. Поскольку все перечисленные параметры являются качественными, то методы анализа применяются в основном эвристические.

Для определения принадлежности компании к той или иной организационной культуре можно воспользоваться методом контрольных

вопросов.

Репутационный аудит методом контрольных вопросов

Составляющие организационную культуру ценности, мнения и социальные нормы трудно заметить в их непосредственном проявлении. Однако они просматриваются косвенно через систему динамических факторов, таких как отношения работников к своей трудовой деятельности, внутриорганизационные коммуникации, регулирование, мотивация и мораль. Для оценки этих данных целесообразно применять методы анкетирования,

интервьюирования, а также балльный и экспертный.

При оценке степени влияния организационной культуры на деятельность компании целесообразно воспользоваться методом типологии, который учитывает три фактора: направленность, широту и силу.

-Направленность указывает на то, как культура влияет на достижение целей организации.

-Широта свидетельствует о степени распространения идеи организационной культуры среди персонала.

-Сила определяет степень принятия персоналом идей и ценностей организационной культуры.

Исследования корпоративной культуры (рис. 2.1) начинаются с

изучения наиболее доступных факторов внешней среды, таких как применяемая технология и архитектура, использование пространства и времени, а также наблюдаемые образцы поведения и способы вербальной и невербальной коммуникации. Их легко обнаружить и проанализировать.

На втором этапе изучаются ценностные ориентиры и верования, разделяемые членами организации, которые несут в себе смысловое назначение первого уровня, носят сознательный характер и зависят от желания людей.

Третий этап исследования культуры организаций предусматривает исследования базовых предположений, которые трудно осознать даже самим членам организации без специального сосредоточения на этом вопросе.

120

Рис. 2.1 - Модель исследования корпоративной культуры

При исследовании вышеперечисленных этапов корпоративной культуры осуществляется деление ее на:

-объективную (физическое окружение, такое как дизайн, место расположения, оборудование и мебель, применяемые технологии, объем пространства, автомобиль и другие);

-субъективную (стиль руководства, решение руководителями управленческих проблем и их поведение в целом, - служит основой формирования управленческой культуры).

Субъективная организационная культура служит основой формирования управленческой культуры (стиль руководства, решение руководителями управленческих проблем и их поведение в целом). В ней проявляются отличия между организационными культурами разных предпринимательских структур.

При исследовании организационной культуры выделяют отдельные субкультуры, которые определяются набором символов, убеждений, ценностей, норм и образцов поведения, отличающих компанию от других. Администрация компании, структурные подразделения, отделы и службы могут иметь свои субкультуры, сосуществующие мирно или враждебно. Носителями субкультур являются отдельные личности, разделяющие схожие интересы.

В крупных компаниях могут быть и такие субкультуры, которые достаточно упорно отвергают то, чего организация хочет достигнуть в целом. Зарубежные исследователи Дж. Мартин и Д. Мейерсон выделяют три профиля организационной культуры: интеграционный,

дифференцированный и фрагментарный.