37. Обследование и технико-экономическое обоснование проекта

Oбследование - это изучение и диагностический анализ организационной структуры предприятия, его деятельности и существующей системы обработки информации.

Материалы, полученные в результате обследования, используются для:

• обоснования разработки и поэтапного внедрения систем;

• составления технического задания на разработку систем;

• разработки технического и рабочего проектов систем.

На этапе обследования целесообразно выделить две составляющие: определение стратегии внедрения ИС и детальный анализ деятельности организации.

Основная задача первого этапа обследования - оценка реального объема проекта, его целей и задач на основе выявленных функций и информационных элементов автоматизируемого объекта высокого уровня. Эти задачи могут быть реализованы или заказчиком ИС самостоятельно, или с привлечением консалтинговых организаций. Этап предполагает тесное взаимодействие с основными потенциальными пользователями системы и бизнес-экспертами. Основная задача взаимодействия - получить полное и однозначное понимание требований заказчика. Как правило, нужная информация может быть получена в результате интервью, бесед или семинаров с руководством, экспертами и пользователями.

По завершении этой стадии обследования появляется возможность определить вероятные технические подходы к созданию системы и оценить затраты на ее реализацию (затраты на аппаратное обеспечение, закупаемое программное обеспечение и разработку нового программного обеспечения ).

Результатом этапа определения стратегии является документ ( технико-экономическое обоснование проекта ), где четко сформулировано, что получит заказчик, если согласится финансировать проект, когда он получит готовый продукт (графиквыполнения работ) и сколько это будет стоить (для крупных проектов должен быть составлен график финансирования на разных этапах работ). В документе желательно отразить не только затраты, но и выгоду проекта, например время окупаемости проекта, ожидаемый экономический эффект (если его удается оценить).

Ориентировочное содержание этого документа:

• ограничения, риски, критические факторы, которые могут повлиять на успешность проекта;

• совокупность условий, при которых предполагается эксплуатировать будущую систему: архитектура системы, аппаратные и программные ресурсы, условия функционирования, обслуживающий персонал и пользователи системы;

• сроки завершения отдельных этапов, форма приемки/сдачи работ, привлекаемые ресурсы, меры по защите информации;

• описание выполняемых системой функций;

• возможности развития системы;

• информационные объекты системы;

• интерфейсы и распределение функций между человеком и системой;

• требования к программным и информационным компонентам ПО, требования к СУБД;

• что не будет реализовано в рамках проекта.

На этапе детального анализа деятельности организации изучаются задачи, обеспечивающие реализацию функций управления, организационная структура, штаты и содержание работ по управлению предприятием, а также характер подчиненности вышестоящим органам управления. На этом этапе должны быть выявлены:

• инструктивно-методические и директивные материалы, на основании которых определяются состав подсистем и перечень задач;

• возможности применения новых методов решения задач.

Аналитики собирают и фиксируют информацию в двух взаимосвязанных формах:

• функции - информация о событиях и процессах, которые происходят в бизнесе;

• сущности - информация о вещах, имеющих значение для организации и о которых что-то известно.

При изучении каждой функциональной задачи управления определяются:

• наименование задачи; сроки и периодичность ее решения;

• степень формализуемости задачи;

• источники информации, необходимые для решения задачи;

• показатели и их количественные характеристики;

• порядок корректировки информации;

• действующие алгоритмы расчета показателей и возможные методы контроля;

• действующие средства сбора, передачи и обработки информации;

• действующие средства связи;

• принятая точность решения задачи;

• трудоемкость решения задачи;

• действующие формы представления исходных данных и результатов их обработки в виде документов;

• потребители результатной информации по задаче.

Одной из наиболее трудоемких, хотя и хорошо формализуемых задач этого этапа является описание документооборота организации. При обследовании документооборота составляется схема маршрута движения документов, которая должна отразить:

• количество документов;

• место формирования показателей документа;

• взаимосвязь документов при их формировании;

• маршрут и длительность движения документа;

• место использования и хранения данного документа;

• внутренние и внешние информационные связи;

• объем документа в знаках.

По результатам обследования устанавливается перечень задач управления, решение которых целесообразно автоматизировать, и очередность их разработки.

На этапе обследования следует классифицировать планируемые функции системы по степени важности. Один из возможных форматов представления такой классификации - MuSCoW.

Эта аббревиатура расшифровывается так: Must have - необходимые функции; Should have - желательные функции; Could have - возможные функции; Won't have – отсутствующие функции.

Функции первой категории обеспечивают критичные для успешной работы системы возможности.

Реализация функций второй и третьей категорий ограничивается временными и финансовыми рамками: разрабатывается то, что необходимо, а также максимально возможное в порядке приоритета число функций второй и третьей категорий.

Последняя категория функций особенно важна, поскольку необходимо четко представлять границы проекта и набор функций, которые будут отсутствовать в системе.

Модели деятельности организации создаются в двух видах:

• модель "как есть" ("as-is")- отражает существующие в организации бизнес-процессы;

• модель "как должно быть" ("to-be") - отражает необходимые изменения бизнес- процессов с учетом внедрения ИС.