Правила оформления локального нормативного акта

В настоящее время имеется немало специальных изданий, где приведены образцы локальных нормативных актов. В некоторых отраслях и крупных организациях можно найти типовые и примерные документы, отражающие специфику отрасли или ведомства. Тем не менее в повседневной жизни редко встречаются идеально составленные и оформленные организационные документы. При этом особенно сильно «хромает» оформительская сторона процедуры подготовки и утверждения внутренних документов организации. Действительно, содержание локальных актов во многом обусловлено нормативными правовыми актами, на которые ориентируются составители, а вот с формой документов авторы либо незнакомы, либо игнорируют ее как вещь несущественную.

Между тем текст, как бы хорошо и грамотно он ни был составлен, становится документом только после придания ему юридической силы. Сама же процедура придания документу юридической силы связана с оформлением его определенных составных частей (реквизитов), располагаемых до или после текста.

Локальные нормативные акты, как правило, являются многостраничными документами со сложной структурой. Как и в любом документе, в локальных актах можно выделить следующие составные части: заголовочную, содержательную и оформляющую.

Заголовочная часть

Локальные акты оформляются на бланках (бланк конкретного документа, п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; далее - ГОСТ Р 6.30-2003), включающих:

• наименование организации;

• наименование вида документа;

• дату регистрации;

• регистрационный номер;

• место составления документа.

Обратите внимание! Дата регистрации – это дата утверждения документа

Наименование организации указывается в бланке документа в строгом соответствии с тем, которое закреплено в ее учредительных документах, включая сокращенное и наименование на иностранном языке. При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное, а затем, ниже или за ним, - сокращенное (в скобках).

Наименование вида документа указывается на всех служебных документах, кроме писем. Наименование локального нормативного акта пишется после наименования организации прописными буквами: ПРАВИЛА, ПОЛОЖЕНИЕ, ИНСТРУКЦИЯ и т. д.

В бланке локального нормативного акта обозначаются места расположения переменных реквизитов: дата регистрации и регистрационный номер документа.

Реквизиты бланка, как правило, имеют угловое расположение.

Содержательная часть

Сложность подготовки организационных документов и большой объем различной информации в них вызывают необходимость четкой регламентации не только формы, но и содержания таких документов. Приступая к составлению текста локальных нормативных актов, неплохо для начала определиться с его структурой - выделить обязательные разделы содержательной части. Текст внутри разделов обычно делится на пункты и подпункты, может содержать таблицы и схемы.

Обратите внимание: в типовых формах, предложенных специалистами ВНИИДАД, примерная структура текста определена (конечно же, ее можно изменить). При составлении организационных документов по типовым формам следует придерживаться следующего правила: сначала раскрываются разделы, а затем - при необходимости - добавляются дополнительные сведения, отражающие специфику деятельности конкретной организации.

Разрабатываем в своей организации положения о структурных подразделениях. Подскажите, пожалуйста, какие разделы следует предусмотреть в этих документах?

Положение о структурном подразделении (приложение 4) определяет правовой статус, задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения. Поэтому текст Положения должен включать разделы, указанные в структуре текста типовой формы положения (табл. 2). При необходимости вы можете добавить в тексты положений сведения, отражающие специфику деятельности вашей организации: например режим работы структурных подразделений, порядок их реорганизации или ликвидации и т. п.

Обратите внимание: в соответствии с требованиями п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003 в документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений, используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа: «отдел осуществляет функции», «в состав отдела входят» и т. п.

Таблица 2 Содержание Положения о структурном подразделении

Наименование раздела	Содержание раздела
Общие положения	Определяется правовой статус структурного подразделения, его подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности руководителя структурного подразделения, квалификационные требования, предъявляемые к руководителю, порядок замещения руководителя в период его отсутствия. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должно руководствоваться структурное подразделение в своей деятельности
Основные задачи	Излагаются направления деятельности данного структурного подразделения
Функции	Перечисляются конкретные виды производственно-хозяйственной деятельности, закрепленные за данным структурным подразделением
Права и обязанности	Указываются права структурного подразделения, необходимые для выполнения возложенных на него функций, и обязанности, которые структурные подразделения выполняют по отношению к другим структурным подразделениям предприятия и сторонним организациям
Ответственность	Устанавливается в соответствии с действующим законодательством ответственность руководителя структурного подразделения за несвоевременное и некачественное выполнение структурным подразделением возложенных на него функций, неиспользование предоставленных прав
Взаимоотношения. Связи	Определяются служебные взаимоотношения структурных подразделений предприятия со сторонними организациями по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, согласования документов, совместного выполнения работ и т. д.
Организация работы	Определяется порядок деятельности структурного подразделения, организации контроля и проверки деятельности подразделения, его реорганизации и ликвидации

Содержательная часть документа включает и такие реквизиты, как заголовок к тексту и отметка о наличии приложений.

Заголовок к тексту должен грамматически согласовываться с наименованием локального акта (например: Правила внутреннего трудового распорядка, Должностная инструкция инспектора по кадрам) или формулироваться с помощью предлога «о» («об») (например: Положение об организации испытания при приеме на работу, Положение о порядке обработки персональных данных).

К локальному нормативному акту могут быть приложены документы. В этом случае оформляется отметка о наличии приложения. Такая отметка может иметь несколько вариантов оформления - в зависимости от конкретной ситуации (табл. 3).

Итак, отметка о наличии приложения включает: слово «Приложение», которое всегда употребляется в единственном числе, независимо от количества прилагаемых документов; указание на количество листов и экземпляров прилагаемого документа (л., экз.) и - при необходимости - наименование приложенных документов.

Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает: слово «Приложение», при необходимости его номер (со знаком №), наименование, дату и номер основного документа (приложение 7).

Допускается печатать «ПРИЛОЖЕНИЕ №» прописными буквами, а также центрировать его вместе с наименованием документа, его датой и регистрационным номером относительно самой длинной строки.

Таблица 3 Варианты оформления отметки о наличии приложения

Ситуация	Правила оформления отметки о наличии приложения	Пример оформления отметки о наличии приложения
Приложение не названо в тексте локального нормативного акта	Название документа выносится в отметку о наличии приложения	Приложение: Лист ознакомления работников с Правилами на 10 л. в 1 экз.
К локальному нормативному акту прилагается несколько документов, не названных в тексте	Названия документов нумеруются и перечисляются в отметке о наличии приложения с указанием количества листов и экземпляров для каждого документа	Приложение: 1. Лист ознакомления работников с Правилами на 10 л. в 1 экз.  2. Перечень должностей работников с ненормиро-ванным рабочим днем на 3 л. в 1 экз.
Несколько приложений, полностью названных в тексте	Указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров	Приложение: 1. Лист ознакомления на 10 л. в 1 экз.  2. Перечень на 3 л. в 1 экз.
Прилагаемый документ тоже имеет приложение	Это указывается в отметке о на-личии приложения	Приложение: Инструкция по делопроизводству и приложения к ней, всего на 49 л.