2.5. Схема данных

Пример схемы данных приведен на рис. 12.

Первый уровень – источники информации. В данном случае это пациент, обратившийся в поликлинику. Информация (напр. паспорт, медицинский полис) от источника поступает в таблицу «Обращение» - второй уровень схемы данных. Посещение специалиста больницы заполняется с помощью справочников («Пациенты» и «Специалисты»). Заполнение справочников на схеме данных не показывается. Следующий уровень – формирования отчетных документов на основе запросов. В результате получаем два отчета (распечатанные документы). Причем второй отчет формируется на основе двух файлов, сформированных на основе запросов. Далее отчетные документы переходят получателю информации (начальник отдела, руководство и др.).

2.6. Схема взаимосвязи программных модулей и информационных файлов

На рис. 13 представлена схема взаимодействия программ и информационных файлов для формирования одного отчета.

Для формирования Отчета 2 необходимо первоначально сформировать файл Отчет 2 и диаграмму, а затем уже будет работать программа печати.

Рис. 12. Схема данных	Рис.13. Схема взаимодействия программных модулей и информационных файлов для формирования отчета 1

2.7. Проектирование и реализация экранных форм

После создания данных и установления связей между таблицами необходимо спроектировать формы. Формы состоят из полей, с помощью которых осуществляется ввод или просмотр данных. Формы должны выглядеть как бланки бумажных документов. Такая установка создает наиболее дружественную пользователю систему. Поэтому спроектированные, а затем реализованные формы должны иметь одинаковый стилизованный вид.

В ходе разработки запросов и отчетов так же должно учитываться правило единого стилизованного вида.

Используя, MS Access создаются три таблицы в соответствии с заданием.

Существуют следующие способы создания пустой таблицы для последующего ее заполнения собственными данными:

• Создание таблицы с помощью мастера;

• Создание таблицы в режиме конструктора;

• Создание таблицы путем ввода данных.

Определяются все нужные поля в таблице и отмечаются ключевые поля.

Создается схема базы данных (не путать со схемой данных), которая используется для создания, редактирования и удаления таблиц базы данных. Также схему базы данных можно использовать для просмотра связей между таблицами.

При создании связи между таблицами связываемые поля могут иметь разные имена. Однако связываемые поля должны иметь одинаковый тип данных, за исключением случая, когда поле первичного ключа является полем типа Счетчик. На рис. 14 представлена схема базы данных. Линии связи определяют отношение «один-ко-многим».

Рис. 14. Схема базы данных

Создание форм для ввода информации.

Формы являются типом объектов базы данных, который используется для отображения данных. Форму можно также использовать как кнопочную форму, открывающую другие формы или отчеты базы данных, а также как пользовательское диалоговое окно для ввода данных и выполнения действий, определяемых введенными данными.

Быстро создать форму помогают команда «Автоформа» или мастер.

С помощью автоформ можно создавать формы, в которых выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса. Мастер выводит на экран вопросы и создает форму на основании ответов пользователя. После этого пользователь имеет возможность доработать и изменить форму в режиме конструктора.

Например, на рис.15 представлена экранная форма для ввода информации справочника «Пациенты».

! Внесение данных необходимо начинать со справочников.

Создание запроса.

Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным. В Microsoft Access есть несколько типов запросов.

Рис. 15. Форма для ввода информации в справочник «Пациенты»

Запросы на выборку. Является наиболее часто используемым типом запроса. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (с некоторыми ограничениями). Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений.

Запросы с параметрами – это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например условие для возвращения записей или значение, которое требуется вставить в поле.

Перекрестные запросы. Используют для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ.

Запрос на изменение. Запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей.

Запрос SQL – это запрос, создаваемый при помощи инструкций SQL.

Например, Запрос 1 «Посещаемость поликлиники в зависимости от времени года». Для формирования запроса 1 нам необходима таблица «Обращения» (рис. 16).

Рис. 16. Создание запроса 1

В нижней части окна необходимо выбрать те поля, которые должны быть в отчете – это ФИО пациента, Специалист и Дата обращения. Теперь необходимо создать ограничения на поле Дата обращения. Для того, чтобы пользователь мог общаться с системой можно разработать диалог. В поле Условие отбора введем выражение:

Between [введите начальную дату] And [введите конечную дату].

Выражение можно ввести непосредственно в поле или воспользоваться Построителем выражения .

Сохраните запрос. Для выполнения запроса нажмите кнопку . Введите интересующий вас период времени и посмотрите результат.

Например, Запрос 2 «Количество пациентов обратившихся к специалисту _____ с ____ по ____.» Для его создания необходимо ограничить два поля «Дата обращения» и «Специалист».

Для построения диаграммы количества обращений по специалистам вводиться ограничение на поле «Дата обращения» и указывается операция Count, которая подсчитывает количество записей (рис. 17).

Рис. 17. Создание запроса 3

Для указания операции Count необходимо включить Групповые операции . Если выполнить такой запрос, то получается таблица, изображенная на рис. 18.

Рис. 18. Выполнение запроса 3

При этом будет добавлен еще один столбец «Count-ФИО пациента», в котором отображается, сколько пациентов обратилось к специалисту. Теперь можно приступать к построению диаграммы. Для этого:

1. выберем пункт Формы – Создать – Диаграмма. Не забудьте указать на основе какого запроса строится диаграмма;

2. в диалоговом окне «Создание диаграмм» выберем поля «Count-ФИО пациента» и «Специалист» необходимые для построения диаграммы;

3. далее укажем тип диаграммы (цилиндрическая гистограмма);

4. переместите поля на образец (рис. 19);

5. задайте название диаграммы и нажмите кнопку Готово.

Рис. 19. Построение диаграммы

Диаграмма готова. Теперь при вызове на экран диаграммы сначала выполняется запрос, а затем строится диаграмма.

Формирование отчетов.

Отчет является эффективным средством представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом.

Например. Для формирования отчета 1:

1. выберите пункт Отчеты – Создание отчета с помощью мастера;

2. в окне диалога «Создание отчетов» укажите источник данных – Запрос 1;

3. выберите все поля для отображения;

4. далее можно добавить уровни группировки и тогда информация

будет сгруппирована по выбранному полю и сортировку записей;

5. выберите макет отчета и стиль из предложенных шаблонов;

6. задайте имя отчета и нажмите кнопку Готово.

Единственное, что неучтено, это подсчет количества записей в отчете.

Для этого откроем Отчет 1 в режиме конструктора. Макет отчета имеет шесть разделов: заголовок отчета, верхний колонтитул, заголовок группы, область данных, нижний колонтитул и примечание. Примечание отчета выводится один раз в конце отчета. Этот раздел используют для размещения таких элементов как итоговые значения. Примечание отчета является последним разделом в режиме конструктора отчета, но печатается перед нижним колонтитулом в печатном отчете.

На панели элементов выберем Поле и расположим его в области примечания. В контекстном меню выберите пункт Свойства. Это окно свойств можно не закрывать. Перемещаясь по элементам отчета, в окне свойств будет отображаться информация именно этого элемента.

Щелкните по названию поля, которое вы поместили в область примечания. В окне свойств появилась информация по этому элементу. На вкладке Макет в поле Подпись введите ИТОГО. Теперь выделите само поле в котором указано Свободный. На вкладке Данные установите курсор в поле Данные. Справа появится значок Построитель выражений. Выберите из встроенных функций знакомую уже функцию Count и нажмите Вставить.

Рис. 20. Построитель выражений

Вместо выражения «expr» необходимо указать поле, по которому будет подсчитываться количество записей. Выберите из отчетов (Reports) – Загруженные отчеты – Отчет 1 поле ФИО пациента. В результате получите формулу Count ([ФИО пациента]). Перейдите в режим просмотра отчета и проверьте выполнение функции.

Реализация и формирование меню.

Рассматривается процесс реализации спроектированного диалога с пользователем.

Главная форма изображена на рис. 21, на которой представлен первый уровень схемы меню. Чтобы создать такую форму необходимо выполнить следующие шаги:

1. Формы – Создание формы в режиме конструктора;

2. на появившемся макете расположите элемент Надпись и внесите название формы;

3. выберите элемент Кнопка и поместите на макет. В появившемся диалоговом окне вам представляется ряд категорий и соответствующих действий;

4. выберите Категорию – Приложение, а Действие – Выйти из приложения. Дальнейшие шаги достаточно просты, выполните их самостоятельно.

Перейдите в режим формы и проверьте, как работает созданная вами кнопка выхода.

По аналогии с представленными шагами создайте остальные кнопки.

Для этого просмотрите внимательно доступные категории и соответствующие действия.

Экранная форма содержит поля для ввода с клавиатуры и поля для автоматического заполнения данных из справочников и набор кнопок для работы с записями.

Рис. 21. Главная форма

Выбирая пункт «Работа со справочниками» попадаем на форму справочников. Кнопка «Регистрация обращения» открывает форму для ввода записей в базу данных. Кнопка «Запросы» открывает доступ к формированию и выполнению запросов и формированию диаграммы

Настройка параметров запуска базы данных.

Рис. 22.Настройка параметров запуска

Выполним необходимые настройки для запуска базы данных (рис 22):

1. введите заголовок приложения;

2. в качестве значка приложения можно выбрать файл с расширением *.ico или *.cur;

3. в поле Вывод формы/страницы укажите главную форму. Это та форма, которая первая появится на экране после запуска приложения;

4. уберите отметки с полей «Окно базы данных» и «Строка состояния». Эти элементы не нужны пользователю для работы с приложением.