- •А.А. Боева а.А. Мордовцев
- •Учебное пособие
- •Воронеж 2013
- •Введение
- •Сущность документооборота
- •Документопотоки
- •Порядок поступления документов
- •3. Классификация документов
- •2. Организация документооборота
- •Образцы деловых писем
- •Составление делового письма
- •Оформление делового письма
- •Предварительное рассмотрение документов
- •Регистрация
- •Направление документов на исполнение
- •Контроль исполнения
- •Создание документов
- •Трафаретные тексты
- •Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
- •Организационные документы
- •Работа с документацией
- •Процедура издания распорядительных документов
- •Состав реквизитов организационно-распорядительной документации
- •Требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительной документации
- •4. Образцы оформления документов в организации Образец приказа
- •Образец указания
- •Образец распоряжения
- •5. Архивное хранение документов
- •Проверка наличия и состояния документов
- •Формы использования документов из архивного фонда организации
- •Архивные справки
- •Архивные выписки и копии
- •Порядок выдачи архивных справок и других документов
- •Выдача из хранилищ архивных дел на руки
- •Другие виды использования архивных фондов организаций
- •Библиографический список
- •Оглавление
- •394026 Воронеж, Московский просп., 14
Составление делового письма
Перед тем, как написать деловое письмо, подумайте, какого конечного результата вы хотите добиться: увеличить продажи, ускорить процесс оплаты, предложить сотрудничество, предъявить претензии, поздравить, пригласить и другое. В соответствии с этим и составляйте деловое письмо, стараясь максимально подчеркнуть свою цель.
Оформление делового письма
Оформление делового письма осуществляется на фирменном бланке компании, где должно быть указано наименование организации, адрес месторасположения, контактные телефоны, возможно e-mail, сайт, логотип.
Деловое письмо необходимо печатать с использованием полей: левое поле должно быть не менее 3 см (для подшивки документов), справа – не менее 1,5 см.
Шапка делового письма должна содержать наименование компании-получателя с указанием ФИО и должности лица-получателя (в правом верхнем углу).
В левом верхнем углу под шапкой делового письма указывается дата написания и регистрационный номер (исходящий). Если деловое письмо является письмом-ответом, то необходимо указать, на какой документ отвечает это письмо.
По мере необходимости после даты и номера документа указывается его заголовок.
Деловое письмо должно содержать обращение к получателю письма.
В конце делового письма должна присутствовать подпись отправителя (ФИО, должность, подпись).
Для официальной деловой переписки обычно применяют шрифт Times New Roman с 12-м размером шрифта и одинарным интервалом.
Предварительное рассмотрение документов
Секретарь–референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.
Регистрация
Регистрация документа - это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или на компьютере. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.
В настоящее время находят применение три системы регистрации документов:
Централизованная - при которой регистрация всех документов организации производится в одном месте, например, в канцелярии, или одним работником, например, секретарем-референтом.
Децентрализованная - при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях секретарями подразделений.
Смешанная - при которой одна часть документов регистрируется централизованно, другая часть - в структурных подразделениях.
Важным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:
входящие документы
исходящие документы
внутренние документы
коммерческие контракты
документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»)
При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов). Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация. Порядковый нумерационный номер присваивается по журналу, начиная с №1 (или № 01) с первого января каждого года по 31 декабря.
Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, номер документа 01-05/134 включает:
01 - индекс структурного подразделения
05 - номер дела по номенклатуре
134 - порядковый номер документа по журналу регистрации
После регистрации документы передаются на рассмотрение и принятия решения руководителю организации. Принятие управленческого решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя. Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях. В резолюции руководитель организации должен определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению документа и установить реальные сроки исполнения. Сведения, взятые из резолюции, дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал или регистрационную карточку. Резолюция является основанием взятия документов на контроль.
Если в резолюции указывается несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.