Учебное пособие 1436

тельно тех групп однородных по виду, по срокам хранения, по подвиду деятельности документов, которые должны быть сгруппированы в одну папку, называемую «Дело». Например, в рамках общего руководства могут быть отдельные дела для концентрации приказов, которые издаются в течение года, для переписки с вышестоящей организацией, для уставных документов и изменений к ним, для штатного расписания и изменений к нему и т. п. В направлении взаимодействия с клиентами может выделяться в отдельные дела переписка с постоянными клиентами, причем при интенсивных взаимоотношениях на каждого постоянного или солидного клиента можно завести отдельное дело, куда будут поступать все документы, которыми обмениваетесь с этим клиентом в течение года. В таком деле будут соседствовать копии или отпуски (вторые экземпляры оригиналов) исходящих писем клиенту и оригиналы его входящих писем, так что состояние дел с ним можно будет определить, посмотрев материалы лишь одной папки.

Каждой папке внутри направления присваивается порядковый номер. На папке фиксируется год, в течение которого ведется делопроизводство, номер (обозначение) вида деятельности и номер папки. Эта система индексов позволяет отличить одну папку от другой. Мало того, зная систему индексации, по номеру папки можно определить, какого рода информация в ней хранится. Такая иерархическая система индексации дел аналогична системе организации данных в компьютере (генеральный каталог - год, каталог - вид деятельности, подкаталог - номер дела, и далее уровень конкретного документа - файла). Система распределения документов по делам должна быть максимально простой, функциональной, направленной на ускорение процессов принятия управленческих решений, ускорение поиска информации, обеспечение ее сохранности и быстрое установление факта утраты документа. Эта система должна быть понятна и известна всем, кто ведет переписку. Принятая система организации документопотоков

41

и индексации дел - закон для всех в пределах года. В следующем году могут поменять принципы систематизации, но этого нельзя делать в течение года, иначе произойдет путаница с определением места нахождения документов и значительно возрастет время их поиска. В некоторых организациях должностные лица тратят до 30 % своего времени на поиски нужных документов. Принципы систематизации, перечень всех дел, которые ведутся в течение года, фиксируются в документе «Номенклатура дел», который утверждается руководителем предприятия и является законом в течение года.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру науч- но-технические документы и печатные издания. Номенклатура дел составляется секретарем-референтом либо лицом, ответственным за работу с документами или архивом предприятия.

При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, «Основных правилах работы ведомственных архивов», «Положении об Архивном фонде РФ». Номенклатура дел разрабатывается специалистами, ответственными за организацию работы с документами. Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем предприятия, вводится в

действие с 1 января следующего календарного года.

Графа «Количество томов» заполняется по окончании года. Если Дело «разбухло» задолго до окончания года и стало толще 30-40 мм (примерно 250 страниц), пользоваться им становится не очень удобно. Эту папку прекращают заполнять, пометив на ее обложке, что это - Том 1, в котором документы с номера 1 по номер 250, заводится Дело точно с таким же ин-

42

дексом и названием, но обозначается как «Том 2, документы с номера 251 по ____». Может оказаться, что к концу года многие Дела превратились в многотомные, поэтому при разработке системы организации документопотоков на следующий год следует внимательно изучить причины «разбухания» дел и предусмотреть более глубокую их специализацию.

Графа 4 заполняется на основании перечней документов с указанием сроков их хранения. В решении проблем делопроизводства необходимо использовать компьютер. В него информацию сначала нужно ввести, систематизировать, организовать ее хранение. Для полной сохранности документов необходимо параллельно организовать правильное ведение и хранение подлинников на бумажных носителях.

4)В случае самостоятельности подразделений в части ведения переписки с внешними агентами и хранения «своей» документации внутри каждого из подразделений документы также делят по направлениям деятельности или на группы по какому-либо иному признаку. По каждому направлению или группе документов внутри подразделения заводят отдельную папку «Дело».

5)Самый младший уровень систематизации - порядковый номер документа внутри дела. Он присваивается «по очереди»: очередной документ получает очередной порядковый номер, начиная с самого первого 1.

Данную систему можно изобразить графически ( рис. 2).

Год

Рис. 2. Систематизация документов организации

43

Все личные дела работников, хранимые в отдельном шкафу, в номенклатуре дел имеют обычно общий индекс, считаются находящимися как бы в одной папке, которая физически является шкафом с личными делами. Это объясняется затруднениями, связанными с внесением каждого отдельного личного дела в номенклатуру дел: поступление на работу приводило бы к необходимости вносить новое дело в номенклатуру дел, а увольнение - изымать соответствующее дело и направлять в архив. Личные дела упорядочены в шкафу личных дел по алфавиту, и документы, относящиеся к личным делам работников, направляются все в этот шкаф-дело, а в шкафу им определяется место в соответствующем личном деле.

Достаточно много в номенклатуре дел и папок, в каждой из которых - всего один документ. Это и дело для самой номенклатуры дел, и дела для различных журналов учета, регистрации и т.п. Номер документа, единственного в таком деле, будет 1 (или 01). Пример фрагмента номенклатуры дел приводится на рис. 3.

Правильное формирование дел способствует оперативности исполнения необходимых документов в постоянно растущем документообороте предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок на рабочих местах.

Формированием дел называется группировка докумен-

тов в делах в соответствии с номенклатурой. Формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов, в канцелярии учреждения, организации, предприятия. Формирование дел предприятия проводит, как правило, референт или другой специально назначенный работник под непосредственным контролем руководителя предприятия. Секретари структурных подразделений или лица, ответственные за работу с документами, группируют в дела исполненные документы по профилю своего подразделения. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документном

44

массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

В дело № 04-01 Дата

Рис. 3. Пример фрагмента номенклатуры дел

Не рекомендуются формирование и хранение дел исполнителями, так как это затрудняет контроль над исполнением

45

документов, справочно-информационную работу с ними. Кроме того, исполнители не всегда знакомы с правилами формирования дел, что приводит к нарушению состава и объема документов дела. В большинстве фирм формирование дел проводится по названиям видов документов, например, акты, приказы, контракты (рис. 4).

Виды

Рис. 4. Классификация документов

При большом объеме документов необходимо для оперативного поиска вводить другие признаки классификации, например, контракты разделить на дела, содержащие контракты о поставке стекла, контракты о поставке леса и т.д.

При формировании дел должны соблюдаться следующие

требования:

 помещать в дело необходимо

исполненные документы;

46

правильно оформленные документы в соответствии с индексами и с заголовками дел по номенклатуре, с правильно оформленными реквизитами и их наличием;

вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

приложения вместе с основными документами, независимо от даты их составления, утверждения и копийности;

документы одного календарного года, за исключением переходящих, арбитражных, судебных и личных дел;

документы постоянного и временного сроков хранения раздельно;

машинограммы на общих основаниях.

требуется строго соблюдать объем дел и состав до-

кументов, которые должны помещаться в дело;

не должны помещаться

документы, подлежащие возврату;

лишние и неподписанные экземпляры;

размноженные копии;

черновики;

дело не должно превышать 250 листов, а его толщина

–40 мм.

Кроме того, при формировании дел следует учитывать:  документы, подшитые в дело, должны быть подлин-

никами или заверенными копиями; подлинники следует отделять от копий.

Исключение:

а) копии ответственных писем подписывают вместе с инициативными, копии инициативных – с ответственными;

б) копии документов, утверждаемых приказами или протоколами, подшивают вместе с оригиналами приказов, протоколов;

в) копии приложений формируют вместе с оригиналами сопроводительных писем.

47

документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

в дело включается один экземпляр документа;

документы внутри дела располагают в порядке разрешения вопросов, хронологии, алфавита, индексации (нумерации) и т.п.;

вопросный принцип систематизации, предусматривающий расположение документов в логической последовательности решения того или иного вопроса, совпадает с расположением документов по их датам (подписания, поступления, исполнения);

документы с проставленным грифом ограничения доступа к документу («Конфиденциально») формируют отдельно от документов без этого реквизита;

приказы по основной (производственной) деятельности подшиваются отдельно от приказов по личному составу;

документы по личному составу предприятия (личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников;

документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, следует формировать в личные дела соответствующих сотрудников;

устав предприятия и другие учредительные документы оформляются в самостоятельное дело;

утвержденные штатные расписания фирмы следует отделять от проектов и переписки по их утверждению;

положение, инструкции, уставы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним, и их следует группировать вместе с указанными документами;

распорядительные документы, протоколы, акты следует размещать в деле в хронологической последовательности

впорядке их номеров с относящимися к ним приложениями;

протоколы общих собраний акционеров формируют отдельно от протоколов заседаний Совета директоров;

48

документы, подготовленные к собраниям, заседаниям, совещаниям (доклады, сообщения, информация, расчеты, обоснования и др.) помещают после соответствующих протоколов в порядке рассмотрения вопросов;

приложения и дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым относятся;

приложения большого объема (документы к заседаниям коллегии – повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решения и т.д.) следует группировать в отдельные тома;

планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления; годовые планы и отчеты отделяют от квартальных и месячных; планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов;

документы в отчетах следует располагать в следующей последовательности: пояснительная записка, отчет, приложения;

бизнес-планы, рассчитанные на несколько лет, в дело года, с которого они действуют;

справки с места жительства, медицинские справки о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел;

лицевые счета рабочих и служащих и другие подобные документы группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий;

предложения, заявления и жалобы граждан формируются раздельно, их рекомендуется располагать в хронологическом или алфавитном порядке; каждое заявление или жалоба и документы по их рассмотрению должны составлять в деле самостоятельную группу. В случае повторной жалобы или возникновения дополнительных документов они должны быть подшиты в данную группу документов;

49

особую группу дел составляют дела с документами на открытия, изобретения;

на каждую поступившую заявку о выдаче диплома на открытие, авторского свидетельства и патента на изобретение заводится отдельное дело. В нем группируются следующие документы: внутренняя опись документов, находящихся в деле; заявление о выдаче диплома на открытие, авторского свидетельства (патента) на изобретение, описание предполагаемого открытия, изобретения; чертежи; справка о приеме заявки к рассмотрению; дополнения и исправления к описанию изобретения (открытия) и чертежи; заключение о наличии новизны в открытии (либо ее отсутствии); заключение о полезности предполагаемого изобретения; данные экспертизы на новизну; решение о выдаче диплома на открытие, авторского свидетельства или патента на изобретение; публикации в Бюллетене изобретений; переписка по заявке на изобретение (открытие);

при формировании дел с перепиской одним из решающих факторов является ее объем;

при небольшом объеме переписки заводится одно дело на входящие и исходящие письма и факсы;

при дальнейшем возрастании объема можно входящую переписку разделить по видам документов, на письма и факсы;

переписку группируют в дела за период календарного года или учебного года (для учебных заведений)и систематизируют в хронологической последовательности: документ – ответ помещают за документом – запросом;

в случае возобновления переписки по отдельному вопросу документы включают в дело текущего года с указанием индекса дела за предыдущий год, в котором хранятся предшествующие документы по данному вопросу;

копия исходящего сопроводительного письма может подшиваться в дело без копий приложения.

50