Учебное пособие 1436
.pdfбиологическим, неблагоприятным факторам окружающей среды. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.
В зависимости от назначения документы могут выполнять различные роли. Функции документов делятся на общие и специальные.
Основными общими функциями документов являются: -коммуникативная функция документов - обеспечивает
внешние связи учреждений, организаций; -информационная функция - дает возможность анализи-
ровать деятельность. Это связано с тем, что в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека;
-социально-культурная (документы, представляющие социальное и культурное значение, передающие культурные традиции и системы ценностей).
Специальными функциями документов являются:
-правовая (одни документы являются источником права, другие могут быть доказательством в юридической сфере);
-организационная функция документа обеспечивает воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности;
-воспитательная функция. Документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации;
-управленческая (решение управленческих вопросов и принятие решений на основе документированной информации);
-обучающая (передача знаний между людьми и поколениями); познавательная (получение и передача знаний для дальнейшего изучения процессов и явлений);
11
-мемориальная (передача исторических сведений об отдельных людях или обществе, документы, являющиеся историческим наследием);
-научно-историческая функция обеспечивает исследова-
ние истории организаций. Именно документ - основа информационной системы предприятия. Он выступает одновременно
икак предмет труда управленческого работника, и как его результат.
Юридическая функция говорит о том, что документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т.д.). Знание вопросов документирования управленческой деятельности дает возможность работать без конфликтов.
Значение организации делопроизводства для совершен-
ствования аппарата управления объясняется большим удельным весом документации в процессе управления организацией, предприятием, учреждением.
От организации делопроизводства зависят оператив-
ность, надежность управления, организация труда, культура работы аппарата, использование информации в будущем.
Несмотря на то, что проводится работа по совершенствованию документов, они имеют ряд существенных недостат-
ков:
значительное дублирование документов и содержащихся в них данных;
большое количество излишних, неиспользуемых показателей при одновременном отсутствии информации, необходимой для решения конкретных задач управления;
12
плохая сопоставимость данных, содержащихся в различных документах;
недостаточный учет требований современной и особенно перспективной организационной и вычислительной техники;
отсутствие взаимосвязи форм и правил оформления традиционно сложившихся документов с требованиями рационального способа пересылки и хранения их;
недостаточное соответствие документов эффективным методам их составления и изготовления;
неоправданно большие затраты рабочего времени на делопроизводственные операции;
загруженность ненужной документацией и отсутствие необходимых и достаточных документов для управления;
недостаточное использование средств оргтехники для составления и изготовления документов.
Организация работы с документами – важная часть в системе управления. Делопроизводство координирует все этапы работы с документами.
1.2. Классификация документов в делопроизводстве. Подразделение ОРД. Требования, предъявляемые
кдокументам. Унификация документов
Взависимости от размеров и направлений деятельности предприятий, их структурных особенностей, уровня соподчиненности, форм собственности, на основе которых осуществляется хозяйствование, и других факторов формируются и используются документы самого разнообразного характера. Однако при этом многообразии условий деятельности принято выделять несколько типов (групп) документов, работа с которыми обязательна для любого предприятия, а именно:
директивные, информационно-инструктивные и ин-
формационно-методические материалы государственных ор-
13
ганов власти и управления, в том числе федеральных и местных (указы, постановления, правовые акты, инструктивные и информационные письма, методические указания, требования
кстатистической отчетности и др.);
внутренняя распорядительная (директивная) докумен-
тация (устав предприятия, приказы и распоряжения администрации, должностные инструкции, распорядок рабочего дня, контракты, договоры и т.п.);
документы, связанные с оформлением трудовых отно-
шений (табели явки на работу, графики отпусков, трудовые книжки сотрудников, приказы о приеме и увольнении, а также оформление отпусков, наград, поручений, взысканий и прочие);
финансово-бухгалтерская документация;деловая переписка;протоколы собраний и совещаний.
Правила работы с документами в конкретной организа-
ции составляют систему документационного обеспечения управления. Система ДОУ представляет собой совокупность общеизвестных принципов обработки документов и приемов в работе с документами конкретного предприятия. Система документационного обеспечения управления предприятий формируется под влиянием следующих факторов:
используемой нормативно-методической базы делопроизводства;
сложившихся национальных традиций работы с документами;
установленных руководством предприятия (отрасли) правил работы с документами;
квалификации делопроизводственной службы предприятия.
Руководители предприятия несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и должны
14
быть знакомы с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде России и архивах. В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства. Организация работы с документами и правила документирования должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству.
Существуют несколько систем документирования: административная, статистическая, коммерческая и т.д.
Административная система документации делится по видам документов на
организационно-распорядительную (ОРД): положения,
уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы.
справочно-информационную: письма, телеграммы, те-
лефонограммы, докладные записки, справки, акты.
по личному составу: приказы по л/с, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, договоры и т.д.
Значение ДОУ для современного предприятии как одной из важнейших сфер деятельности определяется рядом факторов, и прежде всего его универсальностью.
Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитование, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.д.
Документ (от лат. поучительный пример, свидетельство, доказательство) - это письменное свидетельство с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу. Именно документ - основа информационной системы предприятия. Он выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.
Документы служат доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизне-
15
су в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.
Документы предприятия, отражающие производствен- но-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы.
Особое значение имеют документы по личному составу,
отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие его трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важная роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур, в результате чего кадровая документация либо ведется с грубыми нарушениями Трудового кодекса Российской Федерации, либо не ведется вообще. Таким образом, знание вопросов современного документирования поможет работать без внешних (с государственными органами, партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив все внимание на решении задач производственно-хозяй- ственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.
В делопроизводстве проведена унификация документов, т.е. приведение определенных видов документов к единому образцу по форме, оформлению на пишущей машине, формату бумаги и т.д. На практике требования, предъявляемые к содержанию и форме документов, часто нарушаются. Следовательно, возникают отрицательные юридические последствия.
Унификация видов и разновидностей документов может быть проведена на основе классификации участков и вопросов деятельности учреждения и созданного классификатора управленческой документации.
Цель классификации.
1. Повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения
16
функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации.
2. Экономия труда за счет использования информацион- но-справочного аппарата (предметно-тематического каталога).
Значение классификации.
Первичная классификация документов в делопроизводстве обеспечивает быстрый поиск нужных документов, повышает оперативность работы с ними.
Достичь этого можно при четкой классификации документов в текущем делопроизводстве. Классификация необходима также для проведения работ по унификации документов.
Поскольку первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела (Дело – совокупность документов по одному вопросу, помещенных в твердую обложку, оформленную соответствующим образом), то она является основой правильного формирования дел.
Для классификации документов одного учреждения составляют классификационные схемы – классификаторы. Они бывают двух типов: структурного и производственно-
отраслевого. Классификаторы составляются на основе положений об учреждении, его структурных подразделений и должностных инструкций. При составлении классификатора могут быть использованы номенклатуры дел, перечни документов с указанием сроков хранения, описи дел постоянного и временного хранения.
В классификаторе структурного типа документация делится применительно к структурным подразделениям по частям.
Рубриками являются названия структурных подразделений, статьями – названия видов документов.
Основным признаком классификации является содержа-
ние документа. Пользуясь классификатором, можно установить, какие документы создаются в учреждении для осуществления функций учреждений. Для этого более удобным являет-
17
ся классификатор производственно-отраслевого типа (если нет четкого деления на структурные подразделения). Для того, чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию.
Классификация документов – деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.
Классификация документов - это распределение доку-
ментов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними. Классификация позволяет вырабатывать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.
Документы на предприятиях классифицируются по сле-
дующим основаниям:
по способу фиксации информации (письменные, графиче-
ские, фото, видео-, аудио-, кинодокументы, документы на разнообразных машинных носителях);
по содержанию или роду деятельности (организацион-
но-распорядительные, плановые, бухгалтерские и т. п.);по назначению (приказы, положения, протоколы, уставы,
акты, отчеты, письма, заявления и т. п.);по видам (типовые, т. е. обязательные к применению в
определенной области, примерные, трафаретные, индивидуальные);
по степени сложности (простые, т.е. посвященные одному вопросу, решаемые, как правило, в одном подразделении, и сложные, содержащие ряд проблем, ставящие ряд вопросов. Документооборот по простым документам минимален по времени и трудозатратам, а по сложным документам - обычно велик и требует больших материальных, временных и трудовых затрат, связанных с его осуществлением и проведением контроля исполнения. С точки зрения адресата, быстрее и эффек-
18
тивнее решаются вопросы, направленные в простом документе);
по месту составления (внешние по отношению к организации - входящие и исходящие, т. е. или направляемые за пределы организации, или поступающие извне организации, и внутренние);
по срокам исполнения (срочные и несрочные);
по сфере действия (служебные, или деловые, и офици- ально-личные, т. е. именные, с указанием конкретного лица);
по степени гласности (обычные, или без ограничения доступа, и с ограничением доступа разного уровня: секретные, для служебного пользования, содержащие коммерческую тайну, или конфиденциальные);
по юридической силе (подлинники, т.е. оригиналы, копии, отпуски, дубликаты, подложные).
Оригинал обладает полной легитимностью, если подписан собственноручно должностным лицом, подпись которого заверена оттиском печати. В настоящее время, после принятия федерального закона «Об электронной цифровой подписи», активно решаются юридические и технические проблемы так называемых удостоверяющих центров.
Отпуск в данном случае - это полная копия документа, подписанная собственноручно теми же лицами, что и подлинник, и заверенная подлинным оттиском печати. По существу, отпуск - это второй экземпляр оригинала, подписанный собственноручно руководителем и заверенный, если нужно, печатью. Наличие в организации не копии отправленного документа, а отпуска очень важно, например, при заключении торговой сделки, оформляемой с помощью таких документов, как оферта и акцепт. Согласно Гражданскому кодексу, наличие этих документов полностью обеспечивает юридическую силу сделки. Однако у каждой стороны должна быть юридически полноценная пара документов (т. е. оригиналы): оферта и акцепт. Поскольку оригинал вы направляете деловому партнеру,
19
а себе оставляете обычно копию, ваша пара документов не имеет полной юридической силы (копия - всего лишь информационный, а не юридический документ). Поэтому целесообразно составлять оригинал и отпуск: оригинальная подпись руководителя и оттиск печати придадут отпуску силу оригинала.
Одним из наиболее эффективных направлений совершенствования документов является их унификация, стандартизация, представленные в табл. 1.
Таблица 1
|
|
Классификация документов |
Классификационные |
Пояснения |
|
|
группы |
|
|
|
|
|
1 |
2 |
1. По видам дея- |
Научно-технические документы, нормативные, пла- |
|
тельности |
новые, стандартные, проектно-сметные, организа- |
|
|
|
ционно-распорядительные, отчетно-статистические, |
|
|
финансово-расчетные, учебно-методические и т.п. |
2. По направле- |
Подготовка и расстановка кадров, материально-тех- |
|
ниям деятельности |
ническое снабжение, планирование, оперативная |
|
|
|
деятельность, административное, бухучет, финан- |
|
|
сово-кредитное, внешнеторговое |
3. По |
наименова- |
Чертежи, схемы, графики, приказы, распоряжения, |
нию |
|
протоколы, акты, инструкции, планы, отчеты и др. |
4. По способу до- |
Рукописные, электронные, графические, типограф- |
|
кументирования |
ские, кино-, фото-, видео-, аудиодокументы |
|
5. По |
месту со- |
Документы подразделяются на внешние (входящие |
ставления |
и исходящие) и внутренние. Входящие - это доку- |
|
|
|
менты, поступившие в организацию. Исходящие - это |
|
|
документы, отправляемые из организации. Внутрен- |
|
|
ние - составленные и используемые в самой органи- |
|
|
зации. |
6. По |
степени |
Простые и сложные. Простые документы - это доку- |
сложности |
менты, в которых рассматривается один вопрос. В |
|
|
|
сложных документах рассматривается несколько во- |
|
|
просов. |
7. По грифу огра- |
Документы подразделяются на открытые и доку- |
|
ничения доступа |
менты сограниченнымдоступом.Документы могут |
20