1.3. Определение ценности документов и документной информации
Полный цикл взаимодействия специалиста с документной средой включает следующие стадии:
— документирование, понимаемое как особыми способами удостоверенная фиксация информации на различных носителях;
— использование, включающее учет документов в текущей деятельности граждан и организаций;
— хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования.
Значение и ценность документов, образующихся в деятельности организации, полученных ею от корреспондентов на различных носителях и с использованием всевозможных средств их доставки, неодинакова.
Одни документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение довольно ограниченного времени.
Другие, содержащие нормативную базу и основные вехи становления и развития организации, фирмы, корпорации, представляют ценность только для данного предприятия.
Третьи, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение; как памятники истории и культуры они, как и архитектурные, материальные памятники эпохи, должны сохраняться максимально долго, в идеале — бессрочно, т.е., по документной терминологии, постоянно.
Четвертые, содержащие информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и другие, имеют социальное значение и должны сохраняться в течение всей жизни человека, но в конечном счете утрачивают свою ценность, так как имеют личностный характер и представляют интерес в силу их массовости только для конкретного индивидуума.
В силу типичности и неоднократной повторяемости задач системы управления появляется возможность проведения оценки ценности документной информации, циркулирующей в любой системе управления, на основе единых критериев.
Оценка документов проводится практически на всех этапах их создания и обработки. Это согласование проекта, определение формы документа и порядка доведения его до адресата (исполнителей), установление системы регистрации и, наконец, контроля за исполнением документов.
Наиболее тесно именно регистрация связана с изучением ценности документов для определения сроков хранения (и отбора части из них для длительного и постоянного хранения). Такая деятельность в системе управления получила профессиональный термин «экспертиза ценности документов».
В учреждениях, организациях и на предприятиях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного обеспечения, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие экспертные комиссии.
В архивных органах, в государственных архивах действуют экспертно-проверочные комиссии. Общее руководство этой работой осуществляет центральная экспертнопроверочная комиссия Росархива.
В крупных организациях с большим объемом документооборота создается центральная экспертная комиссия (далее — ЦЭК), основными задачами которой становятся, кроме перечисленных, рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комиссий структурных подразделений, цехов, филиалов.
Центральные экспертные комиссии создаются для того, чтобы обеспечить сохранность ценных исторических документов, образующихся в деятельности федеральных органов государственной власти, организацию и проведение методической работы по экспертизе ценности документов и отбору их на постоянное государственное хранение.
Правовыми основания ми разработки и внедрения Примерного положения о ЦЭК является то, что Росархив, согласно Положению о Государственной архивной службе России (ныне Росархив), обязан обеспечивать государственное регулирование развития архивного дела в стране, осуществлять межотраслевую координацию деятельности государственных и ведомственных архивов и контролировать соблюдение законодательства РФ в области архивного дела.
Главными задачами ЦЭК являются:
— формирование, обеспечение сохранности и использование документов Архивного фонда РФ;
— координация деятельности федеральных органов государственной власти в области архивного дела и делопроизводства, развитие совместно с этими органами государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.
Министерства и ведомства обязаны в течение определенного времени сохранять ценную документацию, вышедшую из оперативного использования в управлении, в ведомственных архивах.
Право определять ценность документов на основании их экспертизы принадлежит Федеральной архивной службе, для чего она разрабатывает и утверждает типовые перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение; федеральные органы государственной власти разрабатывают и утверждают по согласованию с Росархивом ведомственные перечни документов со сроками хранения.
Федеральные органы власти хранят документы в течение 15 лет, а затем в упорядоченном виде, в соответствии с требованиями архивной обработки, передают их в федеральные государственные архивы.
Эти документы включаются в государственную часть Архивного фонда РФ и предоставляются для использования всем юридическим и физическим лицам.
Центральная экспертная комиссия министерства (ведомства) осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за всеми процедурами определения ценности документов, обеспечения их сохранности и учета, архивной обработки и описания, передачи документов из делопроизводства в ведомственный архив, передачи документов на государственное хранение.
Экспертная комиссия — это совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству, он несет ответственность за сохранность документов.