Тема 1.3. Организационные основы управления коммуникациями на предприятии
1. Виды организационных структур и каналы коммуникаций
2. Специфика формирования внутренних коммуникационных систем.
3. Особенности внешних коммуникационных систем предприятия.
4. Информационные каналы и сети в организации.
Цель: Дать ответ на вопрос: Каким образом могут быть организованы коммуникации на предприятии и за его пределами и какие факторы на это влияют?
1. Виды организационных структур и каналы коммуникаций
На сколько эффективно будет идти процесс коммуникации внутри организации зависит не только от самих сотрудников и руководства, не только от наличия формальних или неформальних лидеров, а и от того как построена сама организация, т.е. от ее организационной структуры.
Общая структура предприятия представляет собой совокупность производственной структуры, организационной структуры и подразделений по обслуживанию работников, а также взаимосвязи между ними.
Коммуникационная структура – это сеть каналов или путей по которым осуществляется обмен информацией и идеями.
На построение организационной структуры влияют:
А) размер организации;
Б) виды деятельности и используемые технологии;
В) характер производственного процесса и продукции;
Г) жизненный цикл предприятия.
Рассмотрим модели организационных структур и их влияние на процессы коммуникаций (рис. 1.1.-1.4. в приложениях).
Но какая бы ни была структура предприятия отношения между уровнями поддерживаются благодаря коммуникациям и связям.
По ориентации коммуникации и связи делятся на (рис. 1.5.).
Горизонтальные связи - это связи кооперации и координации равноправних уровней управления. Они носять характер согласования.
Цели горизонтальной коммуникации:
1. координация работ;
2. решение проблем;
3. обмен информацией;
4. устранение конфликтных ситуаций и снятие психологической напряженности в организации.
.
линейные
функциональные
горизонтальные
вертикальные
СВЯЗИ
инвариантные
вариабельные
Рис. 1.5. Виды связей
Данное коммуникационное направление необходимо, потому что позволяет сэкономить время и обеспечить скоординированность действий. В одних случаях такое общение является формальным и обязательным, в других — происходит спонтанно, на неформальном уровне. Кроме служебных причин, коммуникации по горизонтали являются наиболее употребляемой формой личных отношении неформального общения. Такие коммуникации укрепляют коллектив, равноправные отношения, положительно влияют на удовлетворенность работников своей работой.
Вертикальные связи - это связи руководства и подчинения. Необходимость в них возникает при наличии нескольких уровней управления.
Цели коммуникаций сверху вниз:
1. выдача инструкций по выполнению работ;
2. логические объяснения работы;
3. общение по вопросам политики и методов работы;
4. налаживание обратной связи;
5. убедительное общение.
Нисходящий поток используется руководителями групп для постановки задач, описания работ, информировании о процедурах для того, чтобы выделить проблемы, которые требуют внимания, предложить варианты обратной связи по результатам работы. При этом, чем больше уровней проходит информация, тем меньше вероятность того, что она не будет искажена. Наиболее характерным примером является взаимодействие, общение руководителя со своими подчиненными. Нисходящая информация характерная для формальных связей (указания, директивы, запросы и т.д.). Таким путем сообщается подчиненным уровням информация о стратегических и текущих задачах, функциональных изменениях и др.
Восходящее направление. Восходящая информация в организациях перемещается от больше низкого к больше высокому уровню. Она используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах, служит средством доведения до сведения руководителей идей работников. Руководители полагаются на данную информацию при анализе того, как улучшить положение дел в организации. В некоторых организациях восходящая информация используется руководителями более низкого звена для информирования средних и высших руководителей (например, подготовка отчетов), при проведении обсуждений, где работники получают возможность рассматривать проблемы со своим руководителем или с представителями высшего руководства.
Информация, которая преимущественно идет «вверх», характерная и для формальных связей, и для неформальных. Обычно она поднимается (или опускается) на тот уровень, в компетенцию сотрудников которого входят полномочия адекватно и полноценно отреагировать на поступившую информацию,. Так, сообщение с описанием идеи направляется высшему руководителю, а приказ — конкретному исполнителю на нижнем уровне.
Цели коммуникации снизу вверх:
1. оценивание, которое было сделано сотрудником, его подчиненными и коллегами;
2. установление проблем, которые возникли у работника и в него отделе;
3. определение предложений работника относительно решения проблем;
4. выяснение собственной оценки.
5. определение аспектов политики и практики организации, которые нужно исправить.
Вертикальные связи могут носить линейный или функциональный характер.
Линейные связи - это связи подчинения по всему кругу вопросов. Это отношения, предполагающие, что руководитель реализует властные полномочия и осуществляет прямое и единоличное руководство подчиненными по всем функциям управления.
Функциональные связи - это связи подчинения в рамках реализации определенной функции управления. В зависимости от принятых в организации принципов управления и вида организационной структуры они могут носить совещательный, рекомендательный или информационный характер.
Инвариантные связи - это связи, которые могут оставаться практически неизменными при любых условиях.
Они характерны для функциональной и производственной структуры
Вариабельны связи - это связи, которые при изменении ситуации меняют свои характеристики. Они характерны для матричной структуры.
Налаженные коммуникационные связи на предприятии способствуют:
1. своевременно получать необходимую информацию;
2. принять важное решение;
3. обеспечить обратную связь;
4. уменьшить организационные барьеры;
5. содействовать рождению новых идей.
Но процесс коммуникаций имеет и негативные аспекты:
1. перегрузка организации информацией;
2. отвлечение рабочих от выполнения их главной задачи;
3. увеличение количества ошибок при передачи иформации.