3.2. Правила оформления документов

Документы составляются на основании указаний Генерального директора Общества, руководителей подразделений, по инициативе работников подразделений и в ответ на поступившие документы от других организаций и граждан. Проект документа должен быть конкретным, логически последовательным, по возможности кратким, излагаться просто и ясно, соответствовать действующему законодательству. Ответственность за содержание, правильную подготовку и оформление служебных документов возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документ. Все служебные документы оформляются только на бланках установленного образца , за исключением случаев, оговоренных в данной Инструкции и законодательстве РФ. При оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих юридическую силу документа, способствующих оперативному исполнению и последующему использованию документа.  Оформление документов производится в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. При оформлении документов используются следующие реквизиты: дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; место составления или издания документа; гриф ограничения доступа к документу; адресат; гриф утверждения документа; резолюция; наименование вида документа;  

заголовок к тексту; отметка о контроле; текст документа;  отметка о наличии приложений; подпись; виза и гриф согласования документа; печать; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа в организацию.

3.3 Требования к оформлению документов.

Для всех категорий и видов документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, установлен единый порядок их составления и оформления.

Под оформлением документов понимается проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования¹. Состав реквизитов соответствует типовым действиям, связанным с созданием документов, их согласованием, подписанием, утверждением, пересылкой и т.п.

Реквизиты напрямую влияют на юридическую силу документов, выполняют информационные функции, т.е. указывают на состав должностных лиц, участвующих в подготовке документов, и на порядок работы с документацией. Поэтому они должны оформляться с соблюдением норм и правил, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах.

Требования к составлению и оформлению управленческих документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации (ОРД), закрепляются в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30—2003, который устанавливает состав реквизитов документов, входящих в систему, правила их расположения и оформления. Порядок расположения реквизитов приведен в приложениях 2 и 3.

Документы, относящиеся к одной унифицированной системе документации, формируются по единой модели, которая называется «формуляр-образец».

Формуляр-образец — это модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты документов системы. Как уже говорилось, совокупность реквизитов, свойственных документам, входящим в систему ОРД, определена Государственным стандартом Р 6.30—2003 и характеризует формуляр-образец системы. Все 30 реквизитов, закрепленные стандартом, не встречаются вместе ни в одном виде документов.

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, которые отражают его особенности, связанные с назначением в управленческих процессах. Совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности, является формуляром документа. Формуляр каждого вида документов (приказа, акта, протокола и др.) характеризуется определенным составом реквизитов и строгой последовательностью их расположения.

Заключение

Особенность языка стиля официальных бумаг — использование языковых оборотов, позволяющих с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения. Эти языковые формулы были выработаны многолетней практикой деловой переписки.

Владеть речевым стандартом оформления деловых документов – значит повысить степень конкурентоспособности на рынке труда. В России формальным сторонам деловой корреспонденции уделяется меньше внимания, чем на Западе. Соблюдение правил переписки свидетельствует о вежливости, уважении к партнеру.

На Западе очень пристальное внимание уделяется этике бизнеса, что, к сожалению, часто игнорируется в России. Там считается, например, совершенно необходимым письменно подтвердить предварительную договоренность или прием заказа, извиниться за непредвиденную задержку его исполнения, дать промежуточный ответ, сохранить конфиденциальность получения информации, поблагодарить за оказанную любезность или сделанную покупку, официально поздравить коллегу с повышением по службе или днем рождения. 

Список литературы

1. Голуб И.Б. Русский язык и культура речи (учебное пособие).  2. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требование к оформлению документов (с изменениями от 21 янв.2000г). М.: Стандарт, 2000.  3. Греков В.Ф. и др. Пособие для занятий по русскому языку.

4. Голуб И.Б. Русский язык и культура речи. М., 2001.  5. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требование к оформлению документов (с изменениями от 21 янв.2000г). М.: Стандарт, 2000.  6. Греков В.Ф. и др. Пособие для занятий по русскому языку. - М.: Просвещение, 1968.  7. Мамонов В.А., Розенталь Д.Э. Практическая стилистика современного русского языка. М., 1997.  8. Оганесян С.С. Культура речевого общения // Русский язык в школе. - 1998. 5.  9. Розенталь Д.Э., Теленкова М.А. Практическая стилистика русского языка. М.: Русский язык, 1976.  10. Русский язык и культура речи. / Под ред. В. И. Максимова. - М., 2000.  11. Русский язык. Энциклопедия / Под ред. Фролова. - М. Энциклопедия,1978.