8.4. Закриття рахунків, порядок складання і подання річної бухгалтерської звітності

Перед складанням річної бухгалтерської звітності бюджетні установи обов'язково повинні проводити інвентаризацію засобів та розрахунків з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку шляхом їх зіставлення з фактичною наявністю активів та зобов'язань. Інвентаризація проводиться відповідно до «Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ», затвердженої наказом ГУ ДКУ № 90 від 30.10.1998 р. (у редакції закону ДКУ від 05.10.2005 р. № 184).

Відповідальність за організацію та своєчасне проведення інвентаризації несе керівник установи. Для проведення інвентаризації наказом по установі створюється інвентаризаційна комісія, встановлюються терміни початку і закінчення інвентаризації та порядок відображення її результатів в обліку. Очолює комісію керівник або його заступник, до її складу обов'язково входить головний бухгалтер. В окремих випадках можуть створюватися додатково робочі (місцеві) інвентаризаційні комісії для проведення інвентаризації в окремих структурних підрозділах.

Річна інвентаризація починається не раніше 1 жовтня (необоротні активи, сировина та матеріали, готові вироби, пальне, корми, фураж, незавершене виробництво у рослинництві, незавершені науково-дослідні роботи тощо) і проводиться, як правило, станом на 1 число місяця. Наприклад, інвентаризація капітальних робіт і капітальних ремонтів має проводитися станом на 1 грудня; дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та виробів з них, грошових коштів, грошових документів, розрахунків з бюджетом – станом на 1 січня і т. ін.

Результати інвентаризації оформляють інвентаризаційними описами, які складають у двох примірниках окремо за кожним балансовим рахунком (субрахунком) і матеріально відповідальною особою. Оформлені належним чином і підписані головою, членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальною особою описи здаються у бухгалтерію, де їх перевіряють і проставляють дані обліку про залишки інвентаризованих цінностей на дату проведення інвентаризації та виявляють відхилення (надлишки або нестачі). Результати інвентаризації комісія відображає у протоколі з визначенням причин розходжень та винних осіб. Не пізніше ніж за десять днів після закінчення інвентаризації протоколи інвентаризаційної комісії затверджує керівник установи. Результати інвентаризації повинні бути відображені в обліку в тому ж періоді, в якому закінчено інвентаризацію, а також у річному звіті. При цьому виявлені надлишки засобів прибуткуються та зараховуються на збільшення фінансування установи за спеціальним фондом, нестачі в межах затверджених норм – списуються на витрати установи, а понад норми природних втрат і втрати від псування цінностей – відносяться за рахунок винних осіб. (Порядок регулювання виявлених під час інвентаризації розходжень розглянуто у розділах 4.7, 5.9 та 6.11).

До складання річної звітності мають бути оброблені усі первинні документи, господарські операції відображені на рахунках в облікових регістрах, визначені результати виконання кошторису, закриті рахунки доходів та витрат, визначені фінансові результати, звірені залишки аналітичних і синтетичних рахунків (субрахунків). Методика складання і подання річної звітності визначається щорічно відповідною інструкцією ДКУ.

Згідно з вимогами цієї інструкції та інших нормативних документів ДКУ в кінці року бюджетні установи визначають фінансовий результат виконання кошторису. У зв'язку з цим перед складанням заключного балансу необхідно виконати бухгалтерські проведення із списання доходів і видатків установи на рахунок 43 «Результати виконання кошторисів». При цьому видатки списують на дебет, а доходи – на кредит відповідних субрахунків рахунка 43. На субрахунках обліку видатків (801–825) дебетове сальдо може залишитися на кінець року лише з незакінчених або закінчених, але не зданих і не оформлених відповідними документами робіт:

• з виготовлення продукції у виробничих (навчальних) майстернях;

• видання друкованої продукції і надання послуг;

• незавершеного виробництва у підсобному (навчальному) сільському господарстві;

• незакінчених науково-дослідних та конструкторських робіт за договорами з підприємствами, виготовлення експериментальних пристроїв для проведення наукових експериментів за рахунок коштів державного бюджету;

• незакінчених операцій із заготівлі та переробки матеріалів господарським способом.

Рахунки обліку доходів у кінці року закривають на результати виконання кошторису по тому фонду, за рахунок якого вони були одержані, за винятком доходів з видатків майбутніх періодів. Це можуть бути кошти, отримані авансом на виконання договірних науково-дослідних робіт, кошти за навчання, сплачені авансом на рік вперед тощо. Суми таких доходів переносять на субрахунок 716 «Доходи за витратами майбутніх періодів», де вони і залишаються кредитовим сальдо на кінець року.

На результати виконання кошторису зараховують у кінці року також результати переоцінок активів і курсові різниці за операціями з іноземною валютою, що обліковуються протягом року на рахунку 44, тому цей рахунок у заключному балансі на кінець року залишку не має.

Основні операції із закриття рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ наведено у табл. 8.3.

Таблиця 8.3

Бухгалтерські проведення щодо списання заключними оборотами

доходів і видатків бюджетної установи

Зміст господарської операції	Кореспондуючі субрахунки
	Дт	Кт
1. Списуються одержані у звітному році асигнування загального фонду	701, 702	431
2. Списуються одержані у звітному році доходи спеціального фонду:
що належать до поточного бюджетного періоду	711–714	432
що належать до майбутніх періодів	711-714	716
3. Списуються доходи за спеціальними коштами, одержані у минулому, а витрачені у поточному бюджетному періоді	716	432
4. Списуються доходи спеціального фонду кошторису, використані на покриття видатків загального фонду	715	432
5. Списуються результати реалізації продукції, робіт, послуг виробничих (навчальних) майстерень, підсобних сільських господарств, науково-дослідних робіт за договорами і т. ін.:
прибутки	721-723	432
збитки	432	721-723
6. Списуються видатки за рахунок коштів загального фонду	431	801, 802
7. Списуються видатки за рахунок коштів спеціального фонду	432	811-813
8. Списуються результати переоцінок матеріальних цінностей, придбаних за рахунок коштів:
загального фонду	431	441
спеціального фонду	432	441
9. Списуються нараховані курсові різниці за операціями з іноземною валютою:
за загальним фондом	431 442	442 431
за спеціальним фондом	432 442	442 432

Таким чином, заключний баланс бюджетної установи на кінець року не буде мати показників у третьому розділі активу «Видатки», крім витрат на незавершене виробництво, а також у третьому розділі пасиву «Доходи», крім доходів з витрат майбутніх періодів.

До річного балансу бюджетної установи додається довідка органу ДКУ або установи банку про залишки коштів загального та спеціального фондів на реєстраційних (спеціальних реєстраційних) або поточних рахунках бюджетної установи станом на 1 січня, на підставі якої складається реєстр про залишки коштів загального і спеціального фондів державного (місцевого) бюджету на реєстраційних (спеціальних реєстраційних) і поточних рахунках установи станом на 1 січня.

Інші форми бухгалтерської звітності складають на підставі даних регістрів аналітичного обліку до рахунків активів, витрат і доходів. До річного звіту додається пояснювальна записка та ряд довідок, передбачених інструкцією. Звіти установ, що знаходяться у подвійному підпорядкуванні, подаються вищому органу та органу ДКУ за місцем знаходження і за підпорядкуванням. Установи вищого рівня для складання зведених звітів приймають від підвідомчих установ, що перейшли на казначейське обслуговування, тільки завізовані органами ДКУ звіти. Наступні зміни у такі звіти вносяться лише за погодженням з органом ДКУ, що завізував звіт.