Основные приемы работы, ввод данных и формул, оформление таблиц

Краткие теоретические сведения

Основные понятия электронных таблиц

Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа, отображаемом в его нижней части.

Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов, пронумерованных от А до IV. Строки последовательно нумеруются цифрами, от 1 до 65 536 (максимально допустимый номер строки).

Ячейки и их адресация. На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбца и строки (в этом порядке), на пересечении которых она расположена, например: А1 или DE234. Обозначение ячейки (ее номер) выполняет функции ее адреса. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках.

Диапазон ячеек. На данные, расположенные в соседних ячейках, можно ссылаться в формулах, как на единое целое. Такую группу ячеек называют диапазоном. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек, расположенных в противоположных углах прямоугольника, например: А1 :С15.

Ввод, редактирование и форматирование данных

Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из трех типов: текст, число или формула, — а также оставаться пустой.

Ввод формулы всегда начинается с символа «=» (знака равенства).

Ввод текста и чисел. Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку формул, располагающуюся в верхней части окна программы непосредственно под панелями инструментов. Место ввода отмечается текстовым курсором. Вводимые данные в любом случае отображаются как в ячейке, так и в строке формул.

Чтобы завершить ввод, сохранив введенные данные, используют клавишу ENTER. Для очистки текущей ячейки или выделенного диапазона проще всего использовать клавишу DELETE.

Форматирование содержимого ячеек. Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячейки, а числа — по правому. Чтобы изменить формат отображения данных в текущей ячейке или выбранном диапазоне, используют команду Формат ► Ячейки. Вкладки этого диалогового окна позволяют выбирать формат записи данных (количество знаков после запятой, указание денежной единицы, способ записи даты и прочее), задавать направление текста и метод его выравнивания, определять шрифт и начертание символов, управлять отображением и видом рамок, задавать фоновый цвет.

Задание.

1. Создайте простейшую таблицу под названием «Анализ показат­елей производства».

2. Автозаполнение (ввод в клетки СЗ и D3 выполняйте методом автозаполнения):

В таблицу должны автоматически вводиться данные:

- СЗ февраль

- D3 март

3. Далее в клетку ЕЗ введите слово «Квартал I».

Краткая теория: автозаполнением вы за секунды можете заполнить:

ряды

- чисел: 100, 200, 300,

- дат: 1-4-06, 2-4-06, 3-4-06;

- месяцев: Ноя, Дек, Янв, .

строки типа:

- Цех 1, Цех 2, ...

- Квартал 1, Квартал 2,

Потренируйтесь с автозаполнением в нижней части таблицы с 30 строки и вниз, используя вышеуказанные примеры.

4. Формулы

Чем больше в таблице формул, тем эффективнее ёе применение.

Автосуммирование:

• переместите курсор в клетку Е4;

• щелкните по кнопке «Автосумма»;

• мерцающим пунктиром будут выделены клетки, которые по­падут в формулу суммы, нажмите ENTER, и в клетку Е4 ав­томатически будет введена формула: =СУММ(В4 : D4);

• повторите эту же процедуру для ввода формулы суммирова­ния в клетку Е5: -СУММ(В5 : D5).

Для ввода любой функции также можно воспользоваться пунк­том меню ВСТАВКА>ФУНКЦИЯ

Ввод формул вручную

• поместите курсор в клетку В6;

• введите знак «=», с которого начинается ввод формул.

Далее вы можете использовать два способа набора формул:

а) переключите клавиатуру на «латынь» и введите в строку фор­мулу В5/В4;

б) щелкните мышкой по клетке В5, далее введите знак «/», вновь щелкните мышкой, но теперь по клетке B4 нажмите ЕNTER и в клетку В6 будет введена формула.

В таблице вы видите значение 0,9, рассчитанное по этой фор­муле.

Копирование формул

Для ввода однотипных формул, производящих расчеты по строкам или столбцам, используется метод копирования с автоматической настройкой относительных адресов клеток.

Скопируйте формулу из клетки В6 в интервал клеток С6:Е6, для чего надо выполнить любое из следующих действий:

• наведите указатель на маркер заполнения, расположенный в правом нижнем углу рамки текущей ячейки и после того как указатель приобретёт форму тонкого черного крестика, перетащите его по клеткам С6:Е6;

• выделите клетки В6:Е6 и выберите команду копирования вы­бором пунктов меню ПРАВКА>ЗАПОЛНИТЕ ВПРАВО.

В результате в клетки должны быть введены следующие форму­лы: С6=С5/С4; D6=D5/D4; E6=E5/E4.

5. Форматирование таблицы

Для представления таблицы в более наглядном виде необходи­мо ее отформатировать. Вы можете наложить на всю таблицу один из стандартных форматов, заложенных в программе.

Для автоформатирования:

• выделите всю таблицу;

• выберите команду Автоформат в меню Формат;

• в диалоговом окне выберите желаемое форматирова­ние.

Можно форматировать отдельные элементы таблицы, задавая ширину столбцов, тип шрифта и кегль для заголовков, высоту строк, обрамляющие рамки и тени клеток, расположение данных в клетках.

Для этого необходимо выделить соответствующие ячейки и выбрать пункт меню ФОРМАТ>ЯЧЕЙКИ, либо аналогичный пункт контекстного меню, затем выбрать необходимую вкладку.

Формат чисел в ячейках, количество значащих цифр, направление надписи оформляются с помощью вкладки ФОРМАТ>ЯЧЕЙКИ>ЧИСЛО.

Если необходимо напечатать текст в ячейке в несколько строк, то надо включить опцию ПЕРЕНОСИТЬ ПО СЛОВАМ. Если ячейка широкая, то данные можно располагать вверху, внизу, в середине ячейки.

Выравнивание в ячейке, как горизонтальное, так и вертикальное, устанавливается с помощью специальных функций того же диалогового окна.

Образец выполнения задания
Показатели производства
Пок./месяцам	Январь	Февраль	Март	Квартал 1
План	1000	2000	3000	6000
Фактически	900	2000	3200	6100
%	90%	100%	107%	102%

Контрольные вопросы

1. Как называется документ Excel?

2. Какие типы данных может содержать ячейка?

3. Опишите метод автозаполнения. Диапазон каких данных можно заполнить с помощью метода автозаполнения?

4. С какого знака начинается ввод формул?

5. Перечислите и опишите методы форматирования данных в таблицах.

Лабораторная работа № 2